档案管理步骤精选(九篇)

第1篇：档案管理步骤范文

在组织机构、队伍能力、监管业务、内部管理、基础设施、经费保障等方面得到全面提升，确保全省现场会顺利召开。

二、方法步骤

“点对点”业务指导分7个指导组，具体负责食品药品监管所能力建设7个方面的业务指导。

（一）综合管理指导组

成员单位：市局人教科、区县局负责监管所组织建设人员。

指导步骤：市局人教科与区县局人教股对食品药品监管所的阵地建设布局、内部管理制度、人员学习培训等方面进行现场指导。

（二）食品生产监管业务指导组

成员单位：市局食品生产监管科、区县局食品生产监管股。

指导步骤：市局食品生产监管科与区县局食品生产监管股帮助监管所规范完善食品生产类监管档案。并带领监管所人员到食品生产企业（小作坊）实地指导如何开展监督检查。

（三）食品流通监管业务指导组

成员单位：市局食品流通监管科、区县食品流通监管股。

指导步骤：市局食品流通监管科与区县局食品流通监管股帮助监管所规范完善食品流通类监管档案。并带领监管所人员到食品流通企业（小副食店）实地指导如何开展监督检查。

（四）餐饮服务监管业务指导组

成员单位：市局餐饮服务监管科、区县局餐饮服务监管股。

指导步骤：市局餐饮服务监管科与区县局餐饮服务监管股帮助监管所规范完善餐饮服务类监管档案。并带领监管所人员到酒店、小餐饮店实地指导如何开展监督检查。

（五）医疗器械监管业务指导组

成员单位：市局医疗器械监管科、区县局医疗器械监管股。

指导步骤：市局医疗器械监管科与区县局医疗器械监管股帮助监管所规范完善医疗器械类监管档案。并带领监管所人员到医疗器械企业实地指导如何开展监督检查。

（六）药化生产监管业务指导组

成员单位：市局药化生产监管科、区县局药化生产监管股。

指导步骤：市局药化生产监管科与区县局药化生产监管股帮助监管所规范完善药药化生产类监管档案。并带领监管所人员到药品生产企业、化妆品生产企业实地指导如何开展监督检查。

（七）药化市场监管业务指导组

成员单位：市局药化市场监管科、区县局药化市场监管股。

指导步骤：市局药化市场监管科与区县局药化市场监管股帮助监管所规范完善药化市场类监管档案。并带领监管所人员到药品经营店、化妆品经营店实地指导如何开展监督检查。

三、相关要求

（一）认真落实责任。各业务指导组要认真落实业务指导责任，进一步帮助监管所规范完善监管档案，提升监管所人员监管业务能力。

第2篇：档案管理步骤范文

音像档案数字化的特点及优点。数字化载体相比于传统的磁带或者录音带，它不会有文件逐渐播放不出来的危险，其存放空间更大，可以存放更多的东西，而载体的生产成本相比于磁带也更加的便宜。也不需要很多的地方来保存这些文件了。并且数字化设备能实现高度集成化，通用性强能进行系统性、模块化处理，通过互联网建立综合录音档案数据库，可实现音像档案进行便捷查询，进而有利于数字化录音档案的管理，很好的解决传统录音档案的分散性和多样性问题。数字化音像档案信息除了便于查找外，也更容易被复制，可以解除特定载体对其的束缚。其具有可分离的特点，让数字化音像档案信息的增删修改比较方便，除了对档案原件的修改具有权限控制外，相对于手工填写的著录信息具有更大的可操作性。

二、音像档案数字化技术要求

（一）技术步骤为了实现音像档案数字化管理，就需要技术的支撑。在电子计算机技术高速发展的今天，计算机的应用已走进千家万户。再加上国家对档案事业的大力支持，档案法律的不断完善以及档案工作国际环境合作的开展等等，为音像档案数字化管理提供了技术支持。以下步骤是关于音像档案数字化管理的具体操作步骤。第一，数字化采集。数字化采集是指将传统介质、传统信号经过计算机软件的处理，生产数字化媒体数据，并保存在数字化媒体介质上，如：硬盘、数据路磁带、光盘等。第二，编目信息标引。在将各类音像档案入库之前必须经过编目，不然随着越来越多的资料入库，将很难管理与使用。并且编目系统，能将无序的信息变为有序的资源，为检索提供必要的多种检索途径。第三，数据检索。标好编目之后，使用者可以利用检索软件，填写相关的查询条件，使用者能快速、准确、全面的找到想要的资料。第四，数据下载。如果有需要，可以向系统提出下载的请求。这样那些珍贵的资料就能很容易的走进大家的生活，不会蒙上历史的灰尘。第五，存储管理，互联网及其系统，工作人员能够轻松监控整个储存系统中的数据情况，便于管理。

（二）音像档案数字化管理面临的问题虽然音像档案数字化管理有诸多的优势，也是历史进程中的必然，但是我国音像档案数字化发展明显滞后，除了一些电视台和极少数的档案馆开展了音像档案数字化，更多的音像档案还在沉睡。一部分是由于技术方面的不过关，另一部分是由于国家发展中的资金不到位，各个地方的发展不平衡，还有的就是对音像档案数字化没有引起足够的重视。

三、结束语

第3篇：档案管理步骤范文

1 传统会计档案特点

传统会计档案主要以纸质形式呈现，进行会计数据的记录、核算和管理，一般包括会计凭证、账簿、会计报表等会计核算资料， 用于记录和反映单位的资金流来源、流向和其运营情况。 传统档案材料对真实性、可靠性、时序性等要求程度高，不可随意变更、打乱，反映信息更加直观、凭证一般为原始文件， 有助于会计档案使用人员第一时间了解和掌握会计财务信息，是会计部门常用的一种档案管理方式。 但传统会计档案本身也存在着缺点与不足，具体表现为纸质形式档案在时间和空间上局限性大，查阅时受时空影响，导致使用者无法在第一时间在任意地点查阅会计档案； 而且传统会计档案的储存工作较为繁琐，不仅需要按照时间顺序管理，还要注意防止纸质资料遭受破坏，耗费大量的人力、物力和财力。

2 电算化会计档案特点

电算化会计档案是由当前网络信息技术的发展催生的，具有高效性和实时性，科技程度高，对会计人员的职业水平和电脑技术水平要求高。电算化会计档案不仅存有原有会计档案的相关内容，同时还涵盖相应的存储系统软件、财务会计文档与会计程序内容。电算化会计档案的存储形式以电子形式（磁盘或光盘存储）为主，辅助打印的纸质形式，存储形式多样化，也可利用电脑硬盘、软盘等存储介质进行数据备份， 存储环境需要注意电子干扰的影响。 电算化会计档案可以通过计算机和软件系统进行浏览传输，进行简便快捷的数据分析，利于管理者掌握单位运营状况、制定决策，且不受时空限制。电算化会计档案在安全系数方面的要求水平是较高的，磁盘、硬盘等会很好的将数据进行存储，并在依据相应技术方式的前提下对数据展开修改，且相关人员能够通过网络对会计档案进行复制、浏览、修改、销毁等，导致重要信息的外泄，信息安全性难以保障。 保存电算化会计档案要求必须具备高强度的防火墙系统，防止电脑病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 传统会计档案与电算化会计档案管理比较

3.1 会计档案的形成

传统会计档案与电算化会计档案管理的差别是相对明显的，主要的体现方面多是会计档案的构成办法与步骤内容。会计档案的形成方式是二者最明显、最根本的不同。 传统会计档案主要通过会计人员手写登记凭证、账簿，完成汇总材料，属于纸质档案。 而由于操作工具的变化，电算化会计档案的形成主要通过计算机和会计管理软件系统，由会计人员录入财会信息，最终保存下来，形成会计档案，智能化与人工化对比， 存在着本质区别。 在形成步骤方面，传统会计档案采用平行记账方法，将原始凭证手工抄录形成记账凭证，再根据此凭证完成日常记账和总账目，汇总成年度报表， 所有这些表格即构成会计档案。 电算化会计档案的形成采用集中处理方法，通过会计软件系统输入、输出、存储、备份数据，四个步骤环环相扣，输入数据即将原始凭证录入系统， 输出数据就是将系统录入的数据进行打印，存储数据将数据保存到存储介质上，备份数据则定期将数据复制存放，保障信息安全。

3.2 会计档案的归纳

因为会计档案在形成办法与步骤方式方面存在差别，使得两者在对工作进行归纳时同样会使用或出现不同的内容。传统会计档案归档时将原始凭证、记账凭证、账簿、报表等归纳整理，而电算化会计档案归纳管理时除了将打印的上述纸质材料归档外， 还需要对系统核算的软件、硬件材料进行归纳。 首先要对软件的质量进行把关，不合格者进行重置或维护处理，防止软件问题导致数据丢失和可靠性下降。 其次收集软件系统的开发资料和维护资料。 开发资料指系统开发中的系统说明书、程序设计资料、测试报告、手册等，有助于系统地理解和运用，维护资料则涉及维护指南、规划等。 而且在档案归纳中要将存储数据信息的磁盘、光盘等介质进行电子标示和设置外部标签，按时间顺序归档，防止出现混乱，影响会计档案管理质量。

3.3 会计档案的管理方式

传统会计档案管理方式主要人工管理纸质材料的收集、整理和储存，管理时需要注意档案的时间顺序，分类分时排列，同时关注储存环境条件， 防止潮湿等条件造成Y料的损毁丢失。 电算化会计档案管理方式则偏向智能化，由于电子文件对计算机和存储设备要求高，因此对耐久性问题需要加以考虑，管理时不仅要注意设备问题， 还要提防网络病毒和黑客等网络犯罪手段，一旦出现此类问题，财务信息就将遭到泄漏、损坏。 因此在档案管理中应定时查毒、杀毒，保障档案的安全性。

4 结束语

总之，信息技术的进步推动了会计电算化技术的产生和发展，会计电算化档案管理逐渐取代了传统纸质化会计档案管理。传统会计档案和电算化会计档案特点鲜明，前者简明直观，时空性差；后者实时性好，管理难度高。 二者在会计档案的形成、归纳和管理方式方面存在着诸多差异，必须加以明确，以便于会计档案管理工作的顺利进行。

参考文献

[1] 戴新智.对传统的会计档案管理和会计电算化档案管理的几点认识[J].黑河学刊， 2014（3）：128-129.

[2] 王庆东.传统会计档案与电算化会计档案的比较研究[J].兰台世界， 2014（1）：60-61.

第4篇：档案管理步骤范文

一、 商务沟通

(一)接待工作

1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工资做好准备。

2. 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。

3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。

5. 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。

(二) 沟通与协作工作

1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。

2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。

3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。

(三)商务谈判

1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。

3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一) 会议筹备

1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。

4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。

5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。

6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。

(二) 会议沟通与协调

1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作

2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。

3. 做好会议保卫、保密工作。

4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。

5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行

(三)会议善后

1. 做好与会人员的返程安排

2. 检查清理会场和整理会议文件。

3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。

4. 评估会议效果

三 商务活动管理

(一) 商务活动

1. 安排会见、会谈

2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动

2. 掌握组织信息会的程序，成功举办信息会。

4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

(二)商务旅行

1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品

2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

四 办公室的管理

(一)办公环境管理

1. 合理设置办公室的布局

2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

3. 维护责任区整洁的工作环境

4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理

(二)办公资源管理

1. 采购、调配和利用各类办公资源

2 做好办公资源库存的监督管理工作

3 参与政府采购管理和招标工作

(三)办公效率管理

1. 制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。

2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标的顺利完成。

五、 信息与档案管理

(一)信息管理

1. 运用各种信息搜集的渠道和方法，及时充分的手机领导所需要的各种信息。

2. 掌握各种信息整理和加工的方法，对所搜集到的原始信息进行处理。

3. 运用各种方式，把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用，做好信息的传递和利用工作。

4. 熟悉信息储存程序，做好已用信息的保存工作

5. 熟悉 执行反馈信息的5个步骤，组成反馈与再反馈链条，实现反馈信息的良性循环。

6. 掌握信息开发的途径与方法，对信息进行全面挖掘、综合分析和概括提炼。

(二)档案管理

1. 掌握档案收集的途径和方法，接收与征集应立卷归档的文件材料

2. 熟悉档案整理的程序，对需要进一步条理化的档案惊喜分类、组合和编目，使之系统化。

3. 了解影响档案价值的因素，掌握各种档案保持价值的鉴定方法，对档案进行科学的鉴定。

4. 掌握各种档案的保管措施，维护档案的完整与安全

5. 掌握常用档案检索工具的编制方法，编制多种类型的档案检索工具

6. 运用各种档案的利用方式和途径，向档案使用者的提供各种服务。

六.日常办公事务处理

(一)文书处理

1. 熟悉处理手法文书的程序，做好收发文书的处理工作

2. 科学做好文书的清退和传递工作

3. 掌握文书立卷的步骤，提高文书立卷的质量，进而提高档案的质量

4. 掌握文书归档知道和文书归档步骤，做好文书归档工作

5. 掌握文书销毁的范围，掌握文书销毁的程序和方法，对已无保存价值的文书进行焚毁。

6. 掌握各种专用文书的管理步骤和方法，有效的管理各种专用文书

(二)其他事务

1. 运用印章的使用和报告方法，加强对印章的管理。

2. 掌握接打电话的步骤和方法，妥善处理好电话事务。

3. 掌握零用的管理方法和报销手续

4 了解值班工作的内容，加强值班工作的标准化管理。

七.常用事务文书写作

(一)行政事务文书写作

掌握公告、通知、通报、请示、批复、命令、指示、计划、决议、总结类文书、记录、简报类文书和规章制度类文书等行政事务文书的书写格式与写作要求。

(二)公关礼仪文书写作

掌握各类演讲稿、致辞、请柬、聘书、感谢信、贺信和信息传播类文书等公关礼仪文书的书写格式与写作要求。

(三)涉外经济类文书写作

掌握经济于此报告、市场调查报告、业务合作意向书、产品说明书、广告、可行性研究报告、经济合同和招投标书的书写格式与写作要求

八 商务礼仪

(一)个人礼仪

掌握仪容仪表、交谈礼仪、服饰礼仪等个人礼仪要求

(二)日常交际礼仪

掌握称呼礼仪、致意礼仪、介绍礼仪、电话礼仪、办公室礼仪和异常情况下的礼仪等日常交际礼仪要求。

(三)涉外商务礼仪

掌握拜访礼仪、宴请礼仪、馈赠礼仪、公共场所礼仪、中国习俗礼仪和外国习俗礼仪等涉外商务礼仪要求。

秘书人事工作內容說明

1. 制定、执行公司人力资源规划;

2. 制定、执行、监督公司人事管理制度;

3. 招聘：制定招聘计划、策划招聘程序、组织招聘工作;安排面试、复试、综合素质测试;

4. 绩效考评：制定考评政策、统计考评结果、管理考评文件、做好考评后的沟通工作、不合格员工的辞退;

5. 激励与报酬：制定薪酬政策、晋升政策;组织提薪评审、晋升评审;

6. 公司福利：制定公司福利政策、办理社会保障福利;

7. 人事关系：办理员工各种人事关系的转移;

第5篇：档案管理步骤范文

企业档案的编研工作是企业档案信息开发的重要手段之一，将档案的编研重点放在企业的生产经营服务上，不仅有利于企业在新时期竞争环境下生存，又有利于企业的未来发展。各企业应该谨慎做好企业的档案编研工作，以满足企业在未来发展过程中对企业信息的开发和利用。

一、企业编研工作的内容

企业档案编研工作的主要物质对象为档案文件，编研实质为对档案文件的内容加以研究、分析和整理；编研工作最主要的目的就是满足企业在发展中对档案信息的需要和利用。

企业档案编研工作的编研顺序通常情况大致包括选题―选材―加工编辑―总纂―审核等五个步骤。选题就是选择档案编研的题目，它是档案编研工作的第一步，其他步骤都是围绕这一步骤来展开的。在选题过程中，要注意两方面要素：一是档案的利用需求，二是档案材料的基础。选材就是选择素材的简称，在档案编研工作中起到承上启下的作用，也是档案编研工作进入实操环节的第一步。选材过程主要包括选择素材，确定素材和考订素材三个步骤，选材时要保证材料的真实性，材料问题为典型问题，素材要适用于多数场合，选择材料的过程中要保证次材料齐全，材料形式要多样化。第三步是加工编辑，即按照档案编研成果编制规格，将材料组织格式化处理，加工编辑是档案编研成果形成主体内容的步骤。加工编辑时主要是对编辑材料进行校勘，删除不必要的章节，将材料加以组织编写，之后格式化。第四部是总纂，其指的是按照一定的体例要求，对整个档案编研成果进行统一的编排和结构上的完善加工。最后一步是审核，就是对编研成果进行进一步的审定和核校，是对整个档案编研工作过程和档案编研成果的审核过程。

二、企业编研工作的重要性

档案编研工作通过对企业相关资料进行整理分析以及整理编制，形成不同层次的参考文献，为企业的发展提供便利。档案编研成果不仅能够有助于企业自身的发展还能够提高档案管理的社会地位，引起社会各界对档案管理工作的重视。

档案编研工作有助于提高科研工作的质量。科研人员可以利用档案编制成果，从中吸取好的可以利用的经验，在科研工作中少走弯路，加速科研工作的完成。

档案管理工作有助于保护和延长档案文件的使用寿命。大部分的档案编研成果是对档案资料进行分析，研究然后整编而成的，是多种档案资料的集成品，一定的情境下，能够代替档案资源为使用者提供便利。这样可以减少档案文件的使用次数，避免在重复利用中产生的磨损。

档案编研工作有利于档案部门对外形象的提升。通过对档案编研成果的广泛推广，可以让各界都更够认识到档案编研成果的作用，既有利于档案编研成果的推广，充分发挥其作用，还能够让各界对档案管理部门有一个积极的认识。

档案编研工作有强档案管理部门人员的活力。由于广大基层对档案编研成果的认可，促进了档案编研工作者的积极性，促使编研工作者主动编撰技术性更强，实用性更强，可利用性高的档案编研成果，为社会各行各业的发展提供便利的参考，实现需求和激励的良性循环，促进档案编研工作的进行。

档案编研工作是非常重要的，它不仅能够加强档案管理工作，还能够为社会各行各业的发展提供有力依据，档案编研成果作为前人实践活动的记录，为后人提供了便利和基础，但是，也会产生一定的矛盾，为了正确解决和处理这些矛盾，档案编研工作还要继续优化，加强时代适用性、规律准确性和服务性的建设，使之能够更好的为为社会服务。

三、企业编研工作的现状

中国是一个法制化的国家，讲究依法办事，前提就是要有法可依，由于《档案法》的颁布和普及，依照法律、法规对档案进行管理已经成为一种现象。虽然在各方的努力下，档案编研工作取得了很大的成效，但是从整体上来看，档案编研工作的前进脚步还是比较缓慢的，档案编研的水平与发达国家仍有很大的距离，与新时期的要求还差得很远。其不足之处主要包括以下几点：

第一，档案编研工作的选题范围小。随着社会进入知识科技的时代，知识趋向于多元化，针对档案的编研成果类别也应该向着多元化趋势发展。档案编研工作是针对信息开展的高层次开发工作，但是，由于人们对档案编研工作的理解不到位，所以，对档案编研存在着一定的误解。在档案编研过程中，重文轻科技、注重历史轻经济的现象普遍发生，致使经济相关的档案编研工作不能够与实际契合，对经济方面的内容开发不彻底，经济类型档案编研成果不能被广泛利用，进而减少经济效益。

第二，档案编研成果形式单一。由于我国的档案编辑工作开始的较晚，所以，在档案编研工作过程中缺乏一定的理论指导和实践经验，现有的档案编研成果大都是根据现成的参考工具和资料编制而成的，缺少深度和广度，编研成果也大都是大事记，文件汇编，会议记录等，档案编制成果单一，没有新意，不能够和新时期的企业紧紧契合，作为解决问题和继续发展的依据。由于不适应目前的经济形势，造成编研成果无人问津，爆冷门的现象频发，档案编研工作势头降低，档案编研人员失去积极性，造成编研工作的恶性循环，致使档案编研工作停滞不前，前进的步伐被搁浅。

影响档案编研工作的因素主要包括：①档案编研人员思想观念落后，虽然已经提出了相关于新时期下的新课题，但是部分的方案编研人员没有充分意识到档案管理工作的重要性，对档案的编研工作不热情，没有积极性，导致档案编研工作前进的步伐赶不上社会进步和经济进步的速度；②档案编研过程中信息来源有限，档案的编研工作主要是依据现有的信息和资料来完成的，但是由于相关企业的信息来源比较闭塞，编研人员没有丰富的信息资料，就好比无根之水，无法将编研工作保质保量的完成。

四、如何做好新时期下企业编研工作

1.扩宽档案编研工作的选题范围

社会正处于知识多元化发展的时代，因此，在为档案编研工作选题时，可以从多角度去发现，对选题内容进行创新，使之逐渐适应新时期的新政策、新发展趋势。编研工作选题的过程中，要注意开拓思路，根据新形势从各企业的生产研究方面和经营管理等其他方面进行着手，更新选题范围，将新题目与丰富的信息资源有机结合起来，吸取来自各面的建议和意见，完善档案编研的基础工作，促使编研成过能够符合新时期企业的要求。

2.提高企业领导的重视

档案编研成果是企业在发展过程中需求和利用的首要文件，因此，企业领导应该对企业档案编制工作加以足够的重视，在社会主义新时期，经济知识都在不断的发展和更新，为了跟上时代进步的脚步，各企业公司应该积极向档案编研人员提出编研题目，使之秉承“符合新时期政策，建设新思路，超前规划，纳入管理”的指导思想，编制出更加符合新时期下企业发展需求的档案编研成果，为企业的发展及时提供可利用的资源。

3.积极收集各方面的信息，为档案编研工作提供扎实的基础

档案编研工作就是对各种信息整理、综合的过程。档案编研工作是建立在丰富的档案信息的基础之上的，没有丰富全面的档案信息作为编纂资源，是无法编纂出可利用性强的档案编研成果的。

因此，从事档案编研工作的人员要注意档案信息资源的收集与保存，将其清晰分类的整理出来，并做好注释，以便在编撰过程中对信息资源的查找，进而促进新时期下档案编研工作有质有量的完成。

第6篇：档案管理步骤范文

关键词：高速公路 档案收集 信息化建设

完整、有效、规范、准确的内业资料能为高速公路的日常营运和养护管理起到重要的基础保证作用。而信息化建设能推动档案管理机制和手段的创新，确保企业档案工作不断适应企业发展需求。

一、高速公路各类内业材料归档要求和质量要求

对归档文件材料的要求：

（1）归档文件必须完整、准确、规范、清晰、系统，各项签字手续完备。

（2）收集归档的文件材料应为原件，真实可靠。

（3）收集归档的文件是各部门、单位在其职能活动中形成的、办理完毕，应作为档案保存的各种纸质材料。

对归档文件的质量要求：

（1）归档文件应全面系统的反映本单位的真实历史面貌。

（2）一份文件、一个事由其内容应完整无缺，已破损的文件予以修复或托裱，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

（3）应永久、长期保存的文件，如用易褪变材料书写的文件，要进行复制，复印件放在原件后面一并归档。

二、高速公路内业档案的分类和收集整理方法

（一）分类方法

根据实际工作情况需要，文书档案按照“年度-机构-保管期限”的方法进行分类。在“年度-机构-保管期限”一级分类基础上，再次按“年度-问题-保管期限”及“年度-形成时间-保管期限”进行二次分类。一个全宗内应采用统一的分类方案。工程、养护、基本建设项目类则按行业归档要求分类、编制、立卷归档，在项目竣工档案验收后3个月内移交办公室归档，集中保管。会计档案按“类别D年度D保管期限”进行分类。类别定为四类即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。声像、照片、光盘（磁盘）或其他非纸质载体的档案属于特殊载体类，可另设一类归档，可采用和纸质档案统一编号的办法。

（二）收集整理方法

1、文书档案整理

整理步骤：收集剔除修理装订编页号确定保管期分类排列填写归档章编制目录填写备考表装盒填写档案盒封面、盒脊打印目录排列上架。在一份文件中，文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示、签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件或手抄件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件；会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件； 各种报表、名册、图表等按其原来的装订方式，一册或一本为一件。会议文件、统计报表、刊物、简报、处理及审计、纪检监察案件形成的材料要分别结合时间集中排列。归档文件按件装订。采用左上角装订的或左侧装订（即三孔一线：页数多的可采用三孔一线装订）。

2、科技档案整理

科技档案整理步骤：收集组卷卷内文件排列卷内文件整修编页号填写卷内目录填写备考表案卷封面的编制编制案卷脊背装订案卷排列编制案卷目录。科技档案整理应按科技文件系统、成套性特点进行案卷整理或卷内文件排列。文件材料根据归档范围分别整理编制成卷。科技档案整理工作原则：一是集中统一管理，分级负责原则，对养护工程文件要定期收集和集中统一编制、归档；二是应与工程实施三同步，即：同步管理、同步检查、同步验收。工程档案应按项目按阶段组卷整理装订，装订采用三孔一线法。

3、会计档案整理

会计档案整理步骤：分类装订编制卷内目录填写卷内封面编制案卷号编制会计档案目录编制会计档案移交清单。会计档案类别定为会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类、其它类。会计档案凭证保存15年；现金、银行账簿 25年；总账、明细账簿等15年；年度报告（报表）永久；季、月报告（报表）5年；保管清册、销毁清册永久；移交清册15年；银行余额调节表、银行对帐单5年。会计档案卷内目录有两类，一类是会计账簿的卷内目录，一类是会计报告类的卷内目录（同文档卷内目录）。凭证是没有卷内目录的。报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。

4、特种载体档案整理

照片：活动结束后1个月内，由拍摄者连同底片、说明一并归档。同一内容的若干张照片，择其主要照片归档。归档照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。声像材料：单独放卷盒、像册中，并用文字标出摄像或者录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

三、内业档案信息化建设

（一）建立机构

数字档案室建设工作涉及面广、工作量大、时间要求紧，建议建立由分管领导任组长、职能处室负责、相关处室参与的工作机制，落实好具体工作人员，安排好数字档案室建设工作进度计划。

（二）制订制度

主要包括电子文件归档制度、档案数字化规程（技术标准）、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等。

（三）配置设备设施

档案专用电脑、扫描仪、打印机、光盘刻录机、UPS电源、服务器、数码相机及数码摄像机等设备（其中前5项为必配设备）。

（四）确定数字化范围

明确单位需进行数字化扫描的文书档案、科技档案、会计档案、业务档案、照片档案等的范围，以及声像档案需进行数据格式转换的范围。

实施档案管理软件系统，所有归档文件，都必须通过档案数字化管理软件系统、扫描、录入等多种渠道，逐步实现“档案的利用和查阅”以电子计算机为主，便于一定范围内的共享与利用。

四、结束语

综上所述，高速公路内业档案管理和信息化建设是项任重道远的长效工作，是一项综合性、业务性、技术性都较强的工作，作为参与高速公路内业档案管理人员，我们必须树立档案意识、规范档案管理，从而提高高速公路内业档案管理水平，更好地为高速公路的建设和发展服务。

参考文献：

第7篇：档案管理步骤范文

一、当前我国档案管理面临着的难点问题

（一）档案管理流程的不明确

档案从收集一直到录入档案，这中间需要的步骤是相当多的，而这些步骤的处理，对于今后档案的使用率以及利用率存在着很大的影响。而就目前的档案管理来说，存在着流程不清楚的情况，从档案资料的收集，到档案资料的整理，到档案的坚定，再到档案的保管与管理以及检索工作的建立，最后到档案的标引。这些繁琐的工作是不可缺少的，也是能够帮助档案管理建立流程的过程。但是当前档案的管理流程的不明确，在档案的整理过程中仅仅重视档案资料的收集等等一些重要的步骤，未能对一些小细节的重视，档案的管理工作也未能够深入的开展，最终也将影响到档案资料的使用价值。

（二）档案管理人员的重视程度不够

就目前来说，档案的管理需要的更多的是专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。二就目前来说，档案人员管理首先在思想上的不重视，会造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍的。而在另一方面，档案管理人员重视不够也体现在专业素质上，为具备较高的专业素质，未能够对档案资料的管理提供专业的档案的管理能力，从而保证档案的管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两者情况的出现，都影响了档案资料的最后作用的正常的发挥。

（三）档案管理方式的简单化

随着经济的不断发展，各个组织之间的各项活动逐渐增多，所形成的档案资料是相当多的，而这对于档案管理的压力是相当大的。所以说，采用科学化的管理的方式，对于档案资料的管理是相当有意义的。其实就目前来说，很多地方的而管理方式未能具备实现计算机管理的条件。很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，影响了档案管理的有效性，在一定程度上影响了基础档案的工作效率。同时依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找都形成了一定的阻碍。并且此时他们的档案管理仅仅停留在保证资料的完整性上，已经忽视了档案其他的参考价值。

二、提高我国档案管理的解决措施

（一）进一步完善档案工作的制度建设

对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入档案，能够有一个流程制度，去保证工作的的顺利进行。而在这其中，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时还应该加强，档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现资料的错误，也能够及时的挽救，从而保证了资料的有效性。当然要在这个过程中，仍旧是需要一定的监督机制的。因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，也能够更好去规避在档案管理中可能出现的问题。

（二）不断提升档案管理人员的专业素养

随着计算机技术的不断发展，越来越多的管理方式受到了计算机技术的影响，当然了，档案管理工作也不例外。就目前来说，我们需要通过培训以及资料的宣导等多种方式去帮助档案管理人员去建立一个高效的、专业的档案管理素养，提升他们的档案管理技能。首先，要让他们从思想上重视档案管理工作，档案的管理不仅仅是简单的资料的保存，其中还是需要其他很多的方面的，比方说资料的查阅、资料的总结等等，都是需要档案管理从中发挥作用的。在思想上的重视，接下来便是需要提升从业人员的专业素质，可以通过日常工作的总结，还有一些先进经验的学习。

（三）加快档案管理工作的现代化

计算机技术的使用，能够更好的帮助我们进行档案的管理，不断提升档案管理工作的效率。提高档案管理工作的效率，需要加快档案管理工作的现代化，应该积极推行以及使用各类新型计算机信息技术，帮助在重新组合案卷、统一分类号、规范档案等方面的作用，同时建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。

第8篇：档案管理步骤范文

关键词：档案监督；存在不足；农科档案

中图分类号： G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.09.062

1做好农科档案保密工作的必要性

档案的保管过程中档案保密是一项最基础工作，是档案工作的重要内容之一。做好档案保密是为了维护档案的完整与安全，便于更好地利用档案。随着信息化、网络化程度的提高、科学技术的进步以及经济文化、交流合作的日益发展，如何做好档案保管利用中的保密工作，是档案工作面临的新问题。当前档案利用过程中，很多人对农科档案的保密工作存在认识错误，认为不会涉及国家安全方面的问题，抱有忽视态度。其实任何档案都有保密要求，农科档案也应如此，涉及企事业单位隐私和商业秘密等问题，因此在农科档案在利用过程中做好保密工作必不可少。

2当前档案监督工作存在的不足

2.1制度不完善

从事档案监督和保护的工作人员，对于制度要有严格的态度、高度的责任心。一是要时刻秉持着为人民服务的态度，对于档案要有着无比的热情；二是业务方面，知识必须专业而且能够从容面对各式各样的业务问题，对于相关的法律法规有着一定的了解与掌握；三是关于文化和个人素养，对工作人员的学识应该有一定的要求，要有善于总结和观察的能力，因为工作方面有一定的规律性，与此同时，还要有敏感的观察的能力，善于发现问题解决问题。

2.2措施不完善

一些重要的档案管理机构要采取一些高科技的手段，比如要安装监控等设备，防止有图谋不轨的人对档案进行盗取或者篡改。平时会有看书翻书页占口水的习惯必须要严加管制，因为档案大多数都为纸质容易破损。保证监督明确，监督到位，不能让档案受到任何的损失。工作人员要勤快，关于档案的保护与监督需要一定的宣传力度，关于相关的法律规则要勤与人们交流传播，并且时时刻刻关注着每一份档案的被使用情况与变动；要勤于动脑，及时征求使用者对档案收储工作的态度与建议，及时检查被查档案的变化，及时登记与记录实施情况。在使用者离开之前保证档案的万无一失，如果出现了故意损坏档案以及盗取行为或者无意损坏档案的人为行为，及时记录并向上级部门反应，采取一定的补偿惩罚，以挽救档案的完整。

2.3管理不完善

一是部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业，档案收集意识淡薄，而且有部分档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒中，没有足够的时间整理归档，严重影响了档案管理水平；二是一些归档的材料还不够真实和准确；三是档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全，虽建立管理制度，却流于形式执行不严谨。例如：档案管理人员责任心不强，文件资料堆积如山，档案整理不及时，档案资料收集不全，丢失严重；借出的档案不履行借阅手续等，有借无还时而有之，时间一长档案资料就不知去向，还有少部分人员借工作的机会私自涂改文字或数据，严重损害了档案的真实性和利用价值。

3做好档案管理工作

3.1做好档案的审理与审查

审查工作是档案进行开放为使用者服务之前必须进行的一个环节，要准确地确定档案的使用范围以及内容的审阅，确保档案的万无一失。这项工作需要按照一定的程序进行，初审需要档案管理人员凭借一定的标准，对于一定期限开放中的档案进行对比与审核，要做一个初步判断需要开放的时间以及开放的应用范围，中审最为严格，参与这项工作的人员需要具备一定的知识储备，能够做出决断要不要采取一定的保护措施维护档案，终审是审查的最后一个步骤，这项步骤需要领导加以定夺，通过前两个步骤的总结与归纳，并要通过分析与判断，决定是否对一定量的档案进行开放。

3.2调动档案管理人员工作积极性

档案管理工作长期单调而枯燥，在实际的档案管理工作中，要激发员工对工作的积极性和热情，保证工作按时完成。与此同时，奖罚要明确，坚决制止，为员工各尽其职搭建一个公平、公正的平台。物质激励对激发员工的积极性具有非常重要的作用，物质激励方式有多种，要根据每个岗位不同特点采取相应的方式，才能达到最好的激励效果。在设计物质激励的过程中最重要的是要体现“公平”原则，以发展战略和经营计划为导向，以每位员工创造的绩效大小为依据，制定基于绩效的物质激励体系，充分体现“多创造价值多得回报”的理念。

第9篇：档案管理步骤范文

【关键词】企业档案 信息化 管理

随着信息技术的高速发展和企业各项工作的不断完善，企业形成的档案已有传统的纸质形式发展为以纸质为主的多种载体，这给档案工作带来了诸多挑战，传统的档案管理模式已不能适应社会和企业发展的要求，信息化成了档案管理的必由之路。近几年来，青岛卷烟厂结合企业管理和形成档案的实际情况，分阶段、分步骤对企业荣誉档案、会议纪要档案、商标档案等实施了全文信息化管理，取得了理想的实用效果。

实现档案的信息化管理，首先要将档案信息数字化。所谓档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文件等传统介质和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的内容有两个不同层次：一是档案目录信息的数字化，二是档案全文信息的数字化。

1企业档案信息化管理的必然性

企业档案的信息化管理是信息时代企业发展的必然要求。信息化建设是知识经济时代的主线，企业管理的信息化是企业生存与发展必须具备的基本条件，档案管理作为企业管理的一部分，在企业发展过程中发挥着极其重要的作用。随着企业OA办公软件的应用及各种电子设备的投入使用，诸如文件的起草、核对、签发等工作全在网上办理，形成档案的形式已发生了变化，传统的档案管理模式已不能适应时代和企业发展的需要，必须运用现代化信息技术对档案进行管理，所以说档案的信息化是档案管理在网络时代的发展的必然趋势，其终极目标是建立数字化档案室。

企业档案的信息化管理是企业加强市场竞争力的必然选择。随着信息技术的发展，网络信息的应用面越来越宽广，企业管理面临着网络化、信息化的变革，企业的竞争力和企业的信息化程度有着很大的关系，企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分， 其信息化程度直接左右企业的市场竞争力。

2档案信息化管理的意义

提高工作效率。传统的档案检索方式是档案管理人员在档案管理系统中通过模糊查询、分类查询档案题名或题名关键字等方式检索到档案的档号，然后按照档号去库房相应位置调阅相关档案，占用大量时间和人力。信息化后，可直接在档案管理系统中通过查阅关键字后查看档案全文信息。据统计，信息化后档案管理人员的查档时间可节约40%，档案利用率将比传统档案管理的利用率提高5～10倍。

保护原始档案。档案信息化后，档案管理者可以向档案利用者提供电子版或打印稿供其查阅，这就减少了多次复印、翻阅对原始档案纸张造成的腐蚀和损坏，有效保护了企业的档案资产。

提高档案信息利用的时效性和服务效率。信息化后档案资源在一定权限内可实现共享，并能远程服务，时效性强，从而能为企业生产发展提供高效优质的档案服务，企业整体工作效率得到有效提高。并能提升档案管理部门在企业中的地位，脱离了过去单纯的档案保管模式，转而成为企业的信息中心。

3档案信息化管理面临的问题

由于档案的全文数字化工作在近几年刚刚起步，企业针对这种数字化档案的管理制度还不够完善，落实不到位。首先，档案管理部门应从企业形成档案的实际出发，依据国家档案局出台的部分标准规范，完善企业电子档案的管理，制订《企业电子档案管理规定》，确保企业档案的规范化管理。其次，要不断加强相关工作人员的保密意识，严格控制信息化档案的使用范围，另外还可以采用数据加密、安全认证和信息隐藏等技术，确保企业相关档案信息的安全。

总之，档案信息化管理是当前对档案管理工作的跟本要求，信息化管理不但是一种新型的档案管理模式，也是档案管理工作中一项长期而艰巨的任务。这就要求我们档案工作者要逐渐改变传统的档案管理模式，不断解放思想、与时俱进，努力做好企业档案的信息化管理，让档案信息化的便利惠及企业的每一项工作，充分发挥档案工作的价值。

参考文献：