智慧档案管理精选(九篇)

第1篇：智慧档案管理范文

1 智慧档案管理系统的层次

智慧档案管理系统是智慧档案馆的重要组成部分，根据档案机构的定位不同，管理系统可以分为三个层次：（1）机构档案信息管理。主要是对本单位已经形成或将要形成的生产、活动信息进行的收集、组织、利用和长期保存。（2）机构档案信息传播管理。这是在机构档案信息管理的基础上，增加档案信息的传播功能，关注将信息转化为生产力，及时地捕捉档案信息资源，并及时审核、归档并传播，支持机构或相关部门最大限度地利用档案信息资源。（3）机构档案信息能力管理。机构档案信息的需求分析、信息能力分析、信息管理分析、信息能力竞争分析等，这个层级达到档案为现实生活提供信息决策、指导生产生活的最终目的。同时，可以解决机构需要什么样的信息，机构拥有什么样的信息，机构内外的档案信息存在什么样的关系，需要的信息与存在的信息之间的差距，与其他机构的信息进行对照等。

档案机构信息管理系统应该根据自己机构的实际情况进行功能设计，这样能够保证档案机构一方面保存本机构重要信息的功能，同时还担负起对档案信息资源的传播和利用的深层次能力，更好地开发和利用档案资源。

2 智慧档案管理系统的资源

智慧档案管理系统建设的前提就是档案资源库的建设。数据库所包含的资源是档案机构提供服务和决策的基础，数据库资源的多少以及利用的方便与否，决定了智慧档案馆服务的深度和广度。

2.1 原存纸质档案。目前大部分档案馆所保存的卷宗还都是纸质档案，包含人事档案、科技档案，以及会议记录、政策法规等。这些档案是档案馆的主体部分，其数字化策略包括以下两种办法：（1）可以通过扫描、拍照等方式转换成PDF格式或jpg形式的图片进行入库，并进行标引。（2）可以通过键入的方式形成WORD文档，加盖数字水印技术进行入库。这两种方式各有优劣，扫描和拍照相对简单，容易操作，但是不利于后期的标引、检索，并且部分特殊档案不能进行拍照和扫描。第二种档案数字化方式对人力的耗费较大，但是后期的加工成本会大大降低，同时可以支持全文检索。

2.2 原存数字档案。数字档案已经是各个档案馆档案不可或缺的组成部分，尤其是一些使用办公系统比较早的企业，数字档案所占比例较大。数字档案的入库相对来说比较简单一些，主要是要保证数据在转移或转换过程中，保持数字档案的原始记录性，比如一些入库的日期、原始格式、页码、操作员等非文档内容标示的保存。数字档案移库的方法包括数字迁移和数字仿真两种：（1）数字迁移指的是将系统的软件、硬件迁移到整个新的系统软件中，从而可以保证数字资源在新的系统中能够被识别和利用。（2）数字仿真是指一个计算机或者一个系统对另外一个计算机或者系统进行全部或部分模拟，也就是在新的系统中建设一个兼容原始数据、设备及管理软件的允许环境。这两种方式各有优劣，数字迁移技术是将数据整个升级到新的软件中，但是在转移过程中，容易造成部分数据和格式的丢失，造成信息失真。而数字仿真则不会出现这种情况，但是相当于在整个新的系统中开发出单独的模块来使用这部分数据，这在档案信息利用过程中容易出现多种格式的数据模式。

2.3 新归档档案。随着机构的发展，新产生的档案将会成为档案数据库的重点，这就要求在新数据上传过程中，严格按照数据格式、工作流程、数据大小等，将各种不同类型的档案，如文档、照片、音频、视频等在设计过程中进行格式统一，每种文档采用什么格式进行归档，要进行统一，方便日后档案资源的利用。有些单位数字档案和纸质档案同时保存，这就要求上传的电子档案应与纸质档案保持一致。

3 智慧档案管理系统功能设计分析

根据档案工作流程，智慧档案管理系统的功能应该包含安全认证、存储、组织、检索和扩展性服务，其中扩展性服务体现出来的是智能化特征，但是安全认证、存储、组织、检索这些环节是智能化服务的基础，同时将一些新兴的技术手段如RFID、语义关联性、知识库等运用到相关环节，最终实现档案管理和使用的智能化。

3.1 安全认证。档案的私密性决定了安全认证的首要地位，档案涉及机构的生产活动中的一些机密，档案安全一方面要考虑到信息管理系统的硬件安全，如服务器、路由设备、防火墙的安全设置；另一方面要考虑系统的软件安全，软件安全主要体现在系统文件的加密，管理员、用户的加密设置上。包含管理员的权限设置、上传、修改、删除、审核等；操作员的上传、检索、审核等；用户的上传、检索、浏览等权限设置，并且每一次文件或系统的修改都应该记录下操作员工号。原则上档案信息资源是不能修改的，修改权限保留在管理系统的最高权限。

3.2 档案信息的存储。应当建立相关的标准、制度来保证及时有效地存储档案信息资源。（1）建设一个快捷方便的上传接口，可以连续上传、批量上传，并且支持从其他系统导入资源和元数据的功能，非数字作品的数字化、转换和载入的方法，提供档案资源的鉴别和权属管理的功能。（2）建立规章制度保证什么文件什么人在什么时间应该提交什么格式的档案，以保证档案信息系统的资源完整性，并建立相应的激励机制、约束制度和传播保护政策，即档案的隐私性。支持机构成员以常见的格式上传档案，并提供常见格式到保存格式的转换，同时还要提供保存格式到传播格式的转换功能。

3.3 档案信息的组织。档案信息的组织就是将资源库中的档案进行序化，形成系统性、科学性的知识体系，可以更好地为用户服务。系统应按照多种模式进行信息资源的组织，以方便多手段的档案检索。传统的档案组织方式都是按照年代进行的。智慧档案信息系统在组织信息资源过程中应该加入机构部门、主题、领域、责任者等方式，并能根据分类提取相关的关联词组，并描述出它们的上下位类和语义联系，以方便相同类型的档案进行聚类组织。

3.4 档案信息的检索与传播。系统的检索要提供多样检索途径，关键词检索是常用的检索方式，同时辅以分类检索，检索的手段应该包含主题、部门、领域、责任者和年代，关键词检索要提供全文检索。针对选中的单一档案，能够将关联度较高的档案职能推送给用户。

档案信息的保密性和隐私性决定了档案资源传播需要一定的条件。系统应该设置一个保密权限字段，从某个时间点开始可以对机构开放、从某个时间点开始对社会开放的功能，这个时间点的设置在档案入库的时候就根据其保密年限进行设置。

第2篇：智慧档案管理范文

1.1 理论基础。随着全球物联网、新一代移动宽带网络、下一代互联网、云计算等高新科技的迅猛发展，新一轮信息技术革命正蓄势待发。根据IBM在2009年8月的《智慧的城市在中国》中提出的“智慧城市”，将这一崭新的理念作为城市发展的一种新型策略――在城市发展过程中，在其管辖的环境、公共事业、城市服务、本地产业发展中，充分利用信息通信技术，智慧地感知、分析、集成和应对地方政府在行使经济调节、市场监管、社会管理和公共服务政府职能的过程中的相关活动和需求，创造一个美好的生活、工作、休息和娱乐环境。

“智慧城市”理念问世以来，国内外相关企业、研究机构和专家，纷纷对其进行了定义和研究。归纳起来，主要有以下三点：第一，智慧城市建设必然以信息技术应用为主线。智慧城市可以被认为是城市信息化的高级阶段，必然涉及信息技术的创新应用，而信息技术是以物联网、云计算、移动互联和大数据等新兴热点技术为核心和代表。第二，智慧城市是一个复杂的、相互作用的系统。在这个系统中，信息技术与其他资源要素优化配置并共同发生作用，促使城市更加智慧地运行。第三，智慧城市是城市发展的新兴模式。智慧城市的服务对象面向城市主体――政府、企业和个人，它的结果是城市生产、生活方式的变革、提升和完善，终极表现为人类拥有更美好的城市生活。[1]

1.2 实践经验。我国在进入智慧化发展阶段后，各地方政府普遍重视智慧城市建设工作。2012年，住建部公布首批国家智慧城市试点名单，共有90个城市入选；2013年，国家科技部、国家标准化管理委员会进一步扩大试点范围，智慧城市总数达193个。[2]

近两年，许多东部沿海城市或一线城市都在摸索智慧城市的建设，纷纷启动“智慧城市”战略，意在抢占先发优势。这些城市的相关规划、项目和活动渐次推出，进入了我国智慧城市的第一梯队。以深圳为例，在2010年2月4日的全市科技工贸和信息化工作会议暨工矿商贸企业安全生产工作会议上，出炉了两个关于深圳未来走向的最新名词――“智慧深圳”、“低碳工业城市”！代市长王荣更是指明深圳要抓住城市竞争能力要害，“不能工业上比不过内地、服务业又不如香港，那么城市将变得不伦不类，没有特点”。[3]因此，深圳一方面打造以无线城市为载体的“智慧深圳”；另一方面，转变发展模式，建设低碳生态城市。当深圳在科技、人文和生态方面都达到“智慧城市”的标准时，一个洋溢着文化气息的“智慧深圳”就诞生了。

2 档案信息资源开发在智慧城市建设中的地位

就我国智慧城市建设的现状而言，基础设施建设已取得一定成果，如智慧交通、智慧安居、智慧物流、智慧贸易、智慧健康保障体系等方面的服务和项目都卓有成效。[4]但相对而言，智慧城市的软实力还较为薄弱，城市的信息资源能否满足人们利用，城市的文化价值能否传承，城市的社会记忆能否延续，关系到城市精神、理念、特色、发展战略等竞争力要素。

一个城市，只有硬件发展是不够的。要走向“智慧城市”就不能忽略城市信息资源、文化资源对于社会进步和城市发展起到的重要推动作用。长期以来，我们把档案资源开发孤立化，没有提升到城市建设的层面。其实，档案资源建设与智慧城市建设紧密相关。将档案信息资源作为智慧城市建设的重要内容来抓，既是对智慧城市建设提出更高的要求，同时也让智慧城市的文化价值得以通过档案的文化价值来实现；近年来反响热烈的数字档案馆，也是建设智慧城市的大本营，是信息化过程中产生各类信息资源的开发、处理、存储、利用中心，在智慧城市建设中发挥承上启下的关键作用。因此，必须强化档案资源建设为智慧城市服务的理念，扩大档案信息资源开发的影响力。

3 档案信息资源开发要强化为智慧城市建设服务的观念

3.1 领导者的观念转变：资源宝贵，必须开发。档案资源开发的外部环境和内部要素至关重要。从某种程度上说，一个城市的市政府，特别是市档案局（馆）长及其下级分管档案信息资源开发的领导，这些领导者的档案资源开发观念，直接影响到智慧城市建设中的档案资源的运作，特别是领导层对档案信息资源开发的要求，将最终决定档案信息资源开发为智慧城市建设服务的决策。[5]因此，不仅要从外部营造有利于开发档案信息资源，服务智慧城市建设的良好氛围，更要从内部主导制定档案信息开发服务政策，提供档案信息资源开发的必备条件。

一般来说，档案局（馆）除了档案信息资源开发工作的分管领导外，其他部门对档案信息化的了解不多，认识和敏感程度不高，以至于忽略了档案是可以为智慧城市建设服务的宝贵信息资源。从管理学的角度讲，对智慧城市建设中具有独特作用的档案信息资源视而不见，实质上是一种资源的闲置或者浪费。所以，档案局（馆）领导者，尤其是分管档案信息资源开发工作的领导，其观念必须转变为“资源宝贵，必须开发”，[6]而不是“且用且开发”的消极态度。对档案工作者的期望值也要提高，不能要求其只应付日常的保管和利用工作就行，必须认识到档案信息资源是智慧城市建设不可多得的、非常宝贵、作用独特的信息资源，[7]必须通过各种途径保证档案信息资源的有序开发。

3.2 利用主体的观念转变：解决问题，需要开发。长期以来，档案馆（室）的工作不被社会大众所理解，存在档案信息资源开发观念的认识误区，第一种认识误区是历史原因导致的，片面强调档案的机要性、保密性，认为档案不能随便加以开发利用。第二种认识误区是缺少沟通交流导致的，认为档案仅是尘封的历史，档案工作就是收集归拢、抄写装订，没有什么技术含量和学问，更不要说开发档案资源，或提供深层次的档案信息产品了。

社会大众作为档案信息提供服务和利用的主体，却看不到档案对于智慧城市建设的信息开发作用，提不出有利于档案信息资源开发的建议，长此以往，无疑是有百害而无一利的。随着档案信息化程度的提高，政府信息公开力度的加大，档案部门必须强化公众的档案意识，帮助利用者转变观念，使之正视档案馆（室）的使命和职能。鼓励他们从解决智慧城市建设实际问题的角度，大胆地提出档案信息资源开发的合理建议和利用档案信息开发产品的正当需求。[8]

3.3 档案工作者的观念转变：大有可为，积极开发。近年来，智慧城市建设已经在许多城市如火如荼地开展，但仍有一些偏远地区的档案工作还很落后，档案信息资源开发的观念陈旧，导致档案馆（室）在智慧城市建设中时常缺位。普遍存在着档案工作者守着丰富的档案信息资源难以为智慧城市建设有所作为。这种缺位导致了：一是智慧城市建设中许多问题因为档案信息的提供不到位、不及时而难以解决，或者是造成了智慧城市建设的重复和浪费现象严重；二是使档案馆（室）失去了通过提供信息开发产品为智慧城市建设服务的机会，也失去了自身发展的机会。智慧城市建设是一个影响到城市生活质量、城市未来发展的大事，档案信息资源开发又对智慧城市建设有着独特作用。因此，档案工作者必须树立这样的观念：在智慧城市建设背景下，开发档案信息资源大有可为，明确“积极开发档案信息资源，主动服务智慧城市建设”的思路。通过激活档案信息，主动提供服务，利用智慧城市建设平台带给档案工作发展机遇，提升档案工作水平。

4 建立为智慧城市建设服务的档案信息资源开发机制

目前很多国家综合档案馆为智慧城市建设做了不少资源开发工作，但基本上是自发的，而不是出于工作机制本身的要求。要使档案信息资源开发更好地、自觉地、有针对性地服务智慧城市建设工作，必须建立为智慧城市建设服务的开发机制。[9]

4.1 将档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴。档案信息资源开发工作本身就是智慧城市建设工作的组成部分，是城市文化积淀的保存、整理、选择和利用，实际上是依据已有城市信息资源整合出新的信息内容和形式。档案工作具有的存储和传递信息的功能，是智慧城市尤其是城市的规章制度、行为规范、精神文明形成的重要渠道。因此，档案信息资源开发工作纳入智慧城市建设范畴，是智慧城市建设的重要保障。

政府在制定智慧城市建设考核评估办法时，应将开发档案信息资源作为重要的考核内容。在制定、落实智慧城市建设的规划、计划时，应兼收开发和利用档案信息资源的内容，引导各有关单位、部门在智慧城市建设中以各种方式开发档案信息资源。

4.2 将服务智慧城市建设的要求纳入档案信息资源开发工作范畴。要充分发挥档案信息资源开发在智慧城市建设中的作用，把服务智慧城市建设作为档案信息资源开发工作的重要使命，关键在于围绕智慧城市的各项工作及时提供信息服务，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作服务智慧城市建设的最好途径就是根据智慧城市建设的需要，开发各种档案信息产品。档案信息资源开发工作，如果不纳入为智慧城市建设服务的规范要求，仍然处于自发状态，就等于没有抓住智慧城市发展的契机，同时，智慧城市建设也不可避免地丧失了重要的信息资源和文化资源。在档案信息资源开发工作中落实服务智慧城市建设的要求，一要根据智慧城市建设的实际需要开发档案信息产品。档案馆（室）要与外界保持联系，以获取智慧城市建设的动向，判断其档案信息产品需求的内容和层次。二要及时了解智慧城市建设中档案信息产品的使用反馈信息，评估档案信息产品在智慧城市建设中的效用，为下一轮档案信息资源开发做准备，尽量避免因为档案信息资源开发成果的滞后而影响实际使用。三要推行档案信息资源开发等级评定活动，制定出符合实际的具体实施办法，将服务智慧城市建设作为档案信息资源开发的重要内容，纳入档案信息资源开发工作等级评定评估指标体系之中。[10]

4.3 加强档案信息资源的时效、质量和数量建设。档案信息资源开发之所以会出现服务时效滞后的问题，一个重要原因是档案馆（室）内部机构设置和人员安排上缺少对档案信息资源开发功能的通盘考虑。这当然会造成档案馆（室）对智慧城市建设的需求响应不足，容易出现方向判断失准、专业化程度低、缺少专业人员、开发周期长、开发效果差等不良状况。在智慧城市建设过程中，要根据自身具体情况，调整档案馆（室）的内部机构设置，或者安排专人负责，或者将之明确为档案人员的岗位职责。[11]一是在档案馆内部设置档案信息资源开发部、档案编研部、档案展览部等机构，专门负责档案信息资源开发事宜。二是以信息技术为主线，全面推行归档文件信息化制度，安排专人负责档案信息资源开发工作。三是需要扩大收集范围，加强体制外档案、民生档案的收集利用，建设成综合档案馆（室）。[12]

第3篇：智慧档案管理范文

1智慧城市对档案信息化的影响

1.1涌现大量数据

？随着互联网、物联网的发展，我们已经进入大数据时代，这一时代具有数据数量多、数据类型丰富、数据生成速度快，以及数据价值大，但是数据密度低的实际特点。调查显示，当前我国档案馆中的电子数据，主要包括两种数据，一是非结构数据，二是半结构化数据。档案，是对过去的历史事件、历史信息进行记载的记录，具有保存价值。而在智慧城市当中，无论是哪个领域哪个行业，随时都会受到电子信息化的影响，产生大量的数据，这些数据中，有些数据具有保存价值，可以收录到档案之中，成为档案信息。大数据与信息化两者的相继到来，对档案馆而言是有些突兀的，当前的档案馆无论是技术水平，还是设施设备，都无法满足大数据和信息化的要求，目前，档案馆在对电子数据信息进行处理时，经常发生信息过多，无法及时对其机械能处理的情况，导致大量信息堆积。

1.2增加了信息技术处理的难度

“智慧城市”的提出与建设，为云计算技术、移动无线通信技术、以及大数据处理技术等现代科学技术提供了用武之地。在智慧城市的发展和建设过程中，利用先进的信息技术，以互联网为依托，通过感知与职能的方式，切实实现物理、信息、社会三种技术设施的有机结合，进而转化为新型的智慧化城市基础设施，为城市发展，以及城市居民的生活，提供更加完善、更加现代的基础设施。这表明在未来智慧城市发展中，各个领域在发展过程中，都会生成大量的档案，但因为领域之间、系统之间存在两极或是多极交叉，又因为不同领域中的信息技术不同，则必然会增加档案馆的工作难度。因此，智慧城市中的档案馆，要充分利用信息技术，做好档案信息化工作[1]。

1.3服务方式转变

推动智慧城市形成的内在动力包括两部分，一是现代信息技术，二是逐渐开放的城市创新环境。现代信息技术种类众多，如计算机技术，云计算技术，大数据处理技术等等，归属于技术层面，而开放的城市创新环境，归属于社会经济层面。智慧城市对档案馆的档案管理工作提出了新的要求，要求档案馆从传统的保存实体档案，向保存电子档案转变，从传统的提供纸质档案，转变为提供电子档案转变，这两种转变加大了工作难度，电子档案的保存要求更高。与此同时，也促进档案馆工作效率的提高，迫使档案部门不得不加快对信息的采集，加速信息处理速度，保证档案信息质量，密切档案服务与档案信息化两者之间的关系，关注用户对电子档案的需求，构建智慧化档案信息化的服务体系。

2智慧城市中的?n案馆创新措施

2.1增强档案信息协同性

进入信息时代以来，档案信息化发展的重点是数字档案，数字档案具有一定的局限性。智慧城市中的档案馆与现行的数字档案馆相比，创造性的增加了两种功能，一是档案信息感知，二是协同处置。智慧档案馆，充分利用现代科学信息技术，为档案馆创设了一个可以实现自动搜索，并且能够自动接收档案信息的系统，这个系统是智能化的感知系统，与此同时，促使档案管理工作各环节之间的关联性，提高了各环节工作之间的协同性，以此进一步提高档案馆的工作效率，并有效提高了服务水平，方便用户的使用[2]。

2.2提高服务水平

受移动服务技术的影响，智慧城市中的档案馆，与数字档案馆比较而言，其服务范围更大。智慧城市背景下，人们在城市当中，可以随时随地不受限制的登录互联网，并能够随时运用4G通信提供的服务，这使得智慧城市档案馆，在保有数字档案馆优势的基础上，可以满足用户实时收集动态信息的需求。相对于数字档案馆，无论是信息收集、信息分析、信息反馈，还是信息智能服务，智慧城市档案馆其优势更为突出，智慧城市档案馆，可以充分利用城市中的现代科学信息技术，对用户针对档案的需求提供智能反应与支持。

2.3注重以人为本

第4篇：智慧档案管理范文

关键词：城市建设档案；智慧城市信息系统

1 智慧城市的概念与意义

智慧城市就是运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能响应。智慧城市的理念就是把城市本身看成一个有思维的系统，城市中的市民、建筑、交通、卫生等要素构成了一个个的子系统。这些子系统形成一个普遍联系、相互促进、彼此影响的整体，借助新一代的物联网、云计算、决策分析优化等信息技术，通过感知化、物联化、智能化的方式，可以将城市中的物理基础设施、信息基础设施、社会基础设施和商业基础设施连接起来，成为新一代的智慧化基础设施，其实质就是利用先进的信息技术，在城市不同部门和系统之间实现信息共享和协同作业，更合理的利用资源、做出最好的城市发展和管理决策、及时预测和应对突发事件和灾害，进而为城市中的人创造更美好的生活，促进城市的和谐和可持续成长。

2 智慧城市信息系统与城市建设档案的关系

城市建设档案是指城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档的科学技术文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。城市建设档案作为建筑物最全面，最能反映建筑物内在构造情况的文字和图纸材料，有着大量的资源内容可以被发掘，利用价值也可谓是巨大的。

如果把智慧城市看作一个有思维的成人，那么城市建筑物作为城市的重要组成部分，就是这个人的血肉，城市建设档案就是这血肉里的细胞。

首先，每个建筑物自身就是一个小的智慧系统，城市建设档案中保存了建筑物建成前后及过程中每个细节的信息，这些信息无论对建筑物的开发建设者还是现行使用者，都有着很大的利用价值。其次，建筑物自身的空间位置就是一个最基本的地理信息要素，建筑物作为一切城市活动的场所依托和基站，可以当作各部门和系统间联络的信息起始点。不难看出，城建档案信息可以为智慧城市提供更细致、准确、丰富的数据，而智慧城市信息系统也可以有选择的利用城建档案信息，与智慧城市信息系统中其他要素进行关联，得到城市管理决策中所需要的各种信息。

3 按照利用方式对城市建设档案进行归类

城市建设档案是一种比较系统的技术文件材料，一直以来，建筑行业都是参照《城市建设档案分类大纲》（以下简称：分类大纲）对城市建设档案进行归类。该分类体系主要是依据城市建设档案的专业特点以及城建工作和工程性质等标准来设置类别，将城建档案划分为勘测、规划、设计、科研、管理、环保以及工业建筑、民用建筑工程、市政工程、军事人防工程等18个大类的体系化逻辑分类方案。而智慧城市信息化系统作为一个能够支持城市各方面发展和决策的系统，除了需要包含大量的数据信息外，还需要在处理这些庞大的数据时做到关联合理，逻辑清楚，因为只有在底层数据信息组合得当的前提下，整个智慧城市信息系统的上层功能才能得到更大限度的开发和利用。所以，城市建设档案想要在智慧城市系统中发挥它自身的价值，仅仅按照旧有的分类方式是不够的，我们要重新对城建档案数据进行分解，系统选择，在归类方式上除了要兼顾城建档案自身的专业技术性还要充分考虑到与智慧城市信息系统中其他要素的连结性，从而使城建档案数据可以被利用得层次更深、范围更广。

1997年12月国际标准化组织（ISO）颁布了国际标准《质量管理―项目管理质量指南（ISO10006）》，将项目管理分为十个过程，分别是战略策划过程，综合性管理过程，与范围有关的过程，与工期有关的过程，与成本有关的过程，与资源有关的过程，与人员有关的过程，与沟通有关的过程，与风险有关的过程，与采购有关的过程。该划分方法从一定程度上概括了绝大部分项目的过程类型，而城市建设档案作为建筑项目档案，属于比较严格意义上的项目管理，适用该指南，所以参考这十个过程对城市建设档案进行如下归类：

1.战略策划类

可提供相关数据的文件包括规划许可证、项目综合属性表、竣工总结文件等。参考已有项目的档案数据内容，为即将筹建的项目做前期参考使用；其他子系统中凡是用到建筑物基本信息数据的，例如建筑高度、占地面积等，都可调用该类数据。

2.进度控制类

可提供相关数据的文件包括开工报告、各分部工程验收记录、开工/复工报审表等。借鉴已有项目的进度控制节点和方法，为在建项目提供参考；利用某项目关于进度的相关数据，协调做好该项目所在区域内的规划建设。

3.成本控制类

可提供相关数据的文件包括国有土地使用权出让合同、房地产综合开发项目及建设用地中标通知书、建设项目结转通知书等。查询类似项目的建筑规模和投资总额，为筹建或者在建项目提供参考作用。

4.质量控制类

可提供相关数据的文件包括图纸、材料设备报验表、隐蔽工程验收记录施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验汇总表等。该类文件对质量问题回溯，对建材提供商的信誉考查都能够提供可靠的凭证依据。

5.资源类

可提供相关数据的文件包括材料设备报验表，隐蔽工程验收记录，设备安装记录表，施工材料、预制构件出厂合格证及进场试验汇总表等。原材料质量追责的时候可以查看该材料的出厂合格证；可以统计大型设备在各类建筑中的使用情况。

6.合同类

可提供相关数据的文件包括工程建设中的各类合同，例如建设工程委托监理合同、电（扶）梯安装合同、材料设备供应商合同等。该类文件可以为违约责任追踪和索赔案件提供准确的信息；为类似项目的参建单位选择和原材料供应商选择提供参考依据。

7.采购类

可提供相关数据的文件包括预制构件出厂合格证及进场试验汇总表，材料设备的检测报告等。可统计出各型号原材料某段时间内在该城市建设项目中的供需情况；查看材料资源的市场价格走向。

8.人员资质类

可提供相关数据的文件包括建设工程设计合同、各类文件上责任人签名等。通过人员信息与项目挂接，能够知道某个人员在某一时期内参与建设的所有项目；通过信息比对，核实人员资质信息的真实性。

9.安全、健康、环境类

可提供相关数据的文件包括建设项目环境影响报告表、施工组织设计文件、环保措施文件等。该类文件可以为安全监督、环保部门提供相关数据信息，协作整个城市的智慧信息化建设和管理。

4 城市建设档案在智慧城市信息系统中的应用举例

1.城市建设档案数据统计分析成果

统计分析岩土类型变化情况，商品混凝土、钢筋、水泥使用量统计，某区域内新建建筑总数统计，某施工单位在某段时间内承接项目类型和项目数量的统计，某区域内高层建筑的数量统计，某区域内商业建筑的数量统计等。

2.与城市交通数据相关联提供辅助决策功能

城市建设档案与公共交通的关联：从城市建设档案中调用建筑类型和建筑规模的信息，分析出一个区域在指定时间段内的预估出行人数，从城市交通数据中调用公共交通信息，例如公交车在该时间段内路过该区域的频率，通过这两个数据的关联，分析出该时段该区域的公共交通设施配备是否充足，从而合理配备公共交通资源。同时，该分析信息还可以被出租车司机利用，在该时间段内行车范围主要选择在公共交通设施配备不够充足的区域内。

城市建设档案与私人出行的关联：私人出行关心的问题除了路况信息外，还有一个主要信息就是停车位置信息。城建档案数据可以为停车场的规划选址提供帮助，通过筛选城市中可用地块面积、周围商区情况、周围写字间分布数量等相关条件符合规划要求的地块，为最终的选址提供帮助。

第5篇：智慧档案管理范文

关键词：高校档案；数字化；风险；

在“互联网+”“智慧档案”等档案信息的创新服务模式下，各高校档案馆以“泛档案、大数据、拓利用”为理念，在“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则指导下，积极构建以“数据存储、数据管理、数据应用、数据共享”为核心的档案信息资源中心。那么，各高校在建设数字档案馆过程中，在档案数字化加工整理中，如何应对人员操作失误、技术漏洞、黑客攻击等人为和技术风险，如何解决与校内办公系统的网络接口等问题，成为目前高校档案工作者亟待探讨的课题。

1 高校档案数字化加工中存在的风险分析

档案数字化加工是指通过数字化扫描、缩微转换、音视频转换、资料翻拍等技术手段，对各种档案、资料、数据等进行数字化转换。在加工和转换过程中，人为操作的失误、技术的缺失、计算机病毒的入侵、网络黑客的攻击等等，会随时破坏数字化加工系统。

1.1 加工人员操作失误的风险。根据国家保密局的规定，在对档案的集中存储和管理过程中，对档案的定义、过滤、屏蔽和粉碎工作，要全程监管和控制加工数据，避免档案信息的泄露。但在实际操作中，一些高校档案馆对档案卷宗实体、现场、人员及信息安全重视不够，对加工人员操作失误造成的卷宗扫描模糊，特别是利用率较高的高校录取审批表及文件的图像自动纠偏、校对工作、人工去污处理等问题，没有及时发现，造成出错率高，无法保证数据原件的质量。甚至有些员工因对工作不满，故意为其他机构提供机密的技术与数据等，这些都是潜在的人员风险因素。

1.2 加工技术及设备缺少评估的风险。档案数字化加工人员技术的高低，直接决定着加工的效率和质量。目前，大部分高校档案馆对档案数字化加工采取外包方式，在招标过程中，只对外包公司的进度保障、扫描设备、档案卷宗的拆装等提出要求，而对加工过程中的安全生产和信息保密缺乏管理，甚至没有签订相关的技术及保密协议，没有对相关人员进行安全培训，对加工设备的技术参数也不甚了解。另外，大部分高校档案系统的日常运行、维护都是由软件开发公司提供远程技术指导，馆内缺少真正懂技术处理和网络防范的专业人员，对网络安全没有深刻认识，并缺少必要的技术风险评估。

2 高校档案数字化的风险应对措施

2.1 内部环境。高校档案馆承担着学校档案保管和开发利用的职责，从安全风险角度看，既有风险高发的土壤，也有风险敏感的人群[1]。因此，必须加强和完善风险管理，坚守档案安全底线。在内部环境上，应从加工过程中确保文件的准确、完整和安全着手，在交接加工案卷时要检验档案的内容、范围是否正确，以及交接前后稻菔欠褚恢拢并采用“数字摘要”技术，确保电子文件和数字档案在移交、接收、备份过程中的原始性和真实性，使系统能够自动监控和发现文件是否被篡改，自动检测电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等有无缺损，并随时提示档案管理员信息项是否完整，凡涉及电子文件加密、存储、下载、打印等操作事项，要做到全程自动监控，及时形成电子日志记录。

2.1.1 数字文件形成人员风险的应对。档案数字化加工和维护过程中，一方面，要强化加工人员的保密观念，避免人员职责错位；与档案软件公司和数字化加工公司签订技术服务合同、保密协议，加强对保密资质的审核，避免档案数据的失、泄密或者不当扩散，并对后续软件的日常维护工作进行细化管理。另一方面，对加工人员进行统一身份认证，严格控制非法人员和离职人员接触加工数据，提升数字化加工的管理规范，有效保证加工数据和文件形成过程中的安全。强化电子签名的有效性，当发现伪造或无效的电子证书时，系统要锁定相关操作，并向指定的系统安全审计人员发送报告通知，便于及时识别和事后核查操作者身份。

2.1.2 软硬件设备存在风险的应对。档案数字化加工，要严格遵照国家档案局制定的《档案数字化外包安全管理规范》《纸质档案数字化技术规范》等相关规范要求，在图像文件中详细记录实体档案在数字化过程中使用的设备类型、设备制造商、设备型号、设备感光器、数字化实践等元数据信息，为分析数字化加工使用的设备、参数提供可追溯依据。高校要选用符合国家和行业标准的载体及软、硬件，采取严密的流程设计，确保电子文件和数据档案登记备份工作的规范性，减少因设备损坏造成的文件损失。

2.2 外部领域。外部领域的风险主要指外部用户非法入侵、恶意访问、篡改文件内容信息等。档案数据信息易伪造、篡改或误删，因此，确保其原始内容的真实性是数据有效利用的基础。高校可以通过预警机制、多套备份、封装机制和检测机制等技术和管理手段，全方位保障档案数据安全，警惕外部风险的入侵。

2.2.1 加强网络入侵检测技术。高校档案数据库建设的内容包括国家教育方针政策、教育资源整合、师生个人信息、校园基础建设等内容，为确保这些信息的安全，首先要将校园局域网与广域网分开，通过屏蔽PC机上全部通信接口、服务器物理上锁等技术手段，在一定程度上回避外部潜在的入侵风险[2]。其次，加强监测技术，安装入侵监测软件，发现网络系统有违反安全的行为或遭到袭击时，提供实时报警，及时提醒档案数据管理人员做好监测和防范，确保档案信息万无一失。

2.2.2 做好异地异质数据备份。高校档案数据库，如果没有做好异地异质的数据备份，会存在着丢失等风险因素。因此，高校在加快档案数字化加工和数字档案馆建设的过程中，在加强基层单位电子文件的接收的同时，要对重要数据库信息进行安全备份，并把备份的存储介质与机房隔离，保存于安全位置或异地存放保管。一旦遇到系统受损，就可以利用灾难恢复系统进行快速恢复。

3 高校档案数字化发展思路

当前，以数字化为基础的科技创新影响着我们的工作和生活，大数据、云计算、物联网等智慧化服务体系渗透到各行各业。高校档案馆应顺应数字时代要求，树立创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，逐步由“纸与铁”的时代向“数与网”的时代靠拢[3]，逐渐将数字档案馆建设融入智慧学校、智慧城市建设体系中。

3.1 树立互联网思维模式。高校档案管理者应在档案“资政、存史、维权、育人”的四大功能不改变的情况下，改变传统的“封闭、保管、行政干预”的档案管理模式，树立“五位一体”的智慧档案馆信息发展观，树立全新的互联网思维模式，审视现代信息技术给档案管理手段、用户体验、档案文化传播及价值体现等方面带来的变化，从“开放、协作、共享”的角度来思考档案服务模式的转变，着力提升高校档案工作的生命力、创造力、执行力。

3.2 加强新媒体平台建设。目前，随着微博、微信等社交网络平台的出现，图片传送、微信支付、公众账号扫描、图像识别等信息化、智能化技术普遍应用于各行业。在互联网思维、大数据应用、智能化管理上，高校档案数字化管理稍显滞后。因此，各高校应加紧对海量档案数据资源进行加工、分析、研究，从中找出数据关系，构建互联、感知、开发、共享的智能化网络平台。加快档案数字化进程，落实档案工作“存量数字化，增量电子化”战略[4]，研究图像识别技术，并把图像识别转变为文本数据，以利于档案的检索、查询和安全防范。创建以利用者为中心的“档案信息服务站”，逐步实现档案的信息导航和便捷服务。

3.3 借助“互联网+”技术优势，打造高校“民生牌”。高校档案馆的部分档案是师生工作、生活和W习的真实记录，涉及个人现在、将来的切身利益。干部提拔、职称评定、学历认证、房产公证、出国留学、医疗保险等档案材料与师生的工作、生活息息相关，档案管理人员应针对不同的档案建立前端监控机制，使档案管理更加规范化、数字化、标准化。同时，借助“互联网+”优势，利用校园网、档案网站等传播档案信息内容，倾听师生之诉求，捕捉师生之需求。另外，还要做到高校档案的精准扶贫，档案人员要走出去，对居民社区、扶贫村落、实习单位、实训基地等进行查询档案业务的宣传和网络信息知识的传递，让他们学会利用网络平台查询档案、利用档案，形成“读档、信档、用档、爱档”的良好社会氛围。

总之，高校档案馆通过数字化风险应对，加强数据库资源建设，积极探索新的发展思路，融合档案管理业务咨询服务、档案信息化系统、数字资源以及基础设施等方面优势，实现档案收集、整理、保管、利用的高度集成化和信息化，实现馆藏档案数字化、增量档案电子化、档案服务网络化，探索“智慧档案”服务新模式，增强高校档案的智慧化服务能力。

参考文献：

[1]谢波.江苏省数字档案馆建设理论与实践[M]，南京：河海大学出版社.2014：10.

[2]赵豪迈.数字档案长期保存研究[M]，西安：陕西师范大学出版总社，2015：3.

[3]李明华.着力提升服务能力，深化“三个体系”建设，大力推进新形势下档案馆工作[N]：216-11-21（02）.

第6篇：智慧档案管理范文

关键词：智能化；资源共享；开发利用；安全管理

智能化、信息化是城建档案管理的发展方向。2015年5月山东省威海市按照“市域一体、统一架构、资源共享”的原则，建设并投入运营了智慧城建档案管理平台，实现了以建筑物为核心，提供从地上设施到地下管线，从项目开工到项目竣工，从电子文本到测绘数据等复合型信息查询和利用服务。作为平台建设与管理的基层参与者，笔者结合工作实际，就推进城建档案智能化建设中发现的一些问题，提出几点看法。

一、山东省威海市城建档案智能化建设的基本情况

2014年10月，作为国家“智慧城市”试点工作的重要组成部分，山东省威海市依托市云计算中心，采用4G移动APP、二维码、物联网等先进技术，投资350多万元建设了“智慧城建档案管理平台”项目，并于2015年5月投入试运营。该平台先后搭建“智慧地下管线信息共享平台”、“智慧城建档案数据中心”等模块，对各类城市建设数据进行互动型、智能型、动态型采集、处理和存储，实现共建共享，为领导决策、项目论证、规划设计、工程施工、道路挖掘、建筑拆迁、抢险救灾、城市管理、民生服务等提供方便、快捷、高效的查询、检索和利用。特别是在地下管线管理上，平台采集了全市供水、排水、燃气、热力、电力、电信等6大类、共计13994公里管线数据，基本摸清了全市地下管线“家底”，有效避免了盲目施工造成对地下线路的破坏，为安全施工提供了可靠依据。

二、当前档案智能化建设中面临的主要问题

（一）普查工作协调难度大。

城建数据信息采集是档案智能化管理的第一步。城建工程涉及到多个管线单位和政府部门，国家层面缺乏相对细致的法规制度，没有一个联合机制，这使得档案资料特别是地下管线资料的收集难以顺利实施。一直以来，全国各地档案普遍缺乏完整连贯性，市政管线档案入库率低，有重建设、轻档案的现象。如，某地自来水管改道，施工队在改道工程结束后，并没有在覆土前通知相关单位来进行测量，或者未把更新信息告诉测量单位，普查就难以有一个客观的反映。这种局面急需建立统一的部门联动工作机制，大力推进管线数据利用和更新。

（二）数字化投入成本高。

档案资源实现信息化、网络化，需要具有一定的基础设施设备和经济实力。包括配置高容量的计算机、服务器、扫描仪、数码摄像机、复印机、打印机等档案数字化处理设备，构建档案信息处理的硬件环境。当前，各地普遍存在经费投入少、设备更新慢等问题。许多基层档案馆专用计算机容量低、配置差，多以单机版档案信息系统管理为主，网络化建设仍然处于比较原始的阶段，还是对档案手工管理工作的简单重复和低水平建设。

（三）政策规定及标准体系少。

档案智能化建设是对传统档案工作的一场变革,是一项全新技术，必须以相应的法律法规和标准作保障。如网络环境下电子公文归档、电子档案管理、档案信息公开和上网安全、网站建设与管理、档案系统应用软件等都要有严格的制度规定和标准可循，形成有效的档案存档和利用的完善机制。虽然一些地方规章或规范性文件正在积极尝试，但目前行之有效的制度少之又少，在业务操作上缺乏科学规范的执行标准，且在档案资源开发中可能面临不可预知的法律风险。

（四）档案资源开发利用程度不高。

作为重要的公共信息资源“集散地”，城建档案信息资源应得到最大程度的开发利用，更好地为城市建设和经济发展服务。在推进智能化建设过程中，部分基层档案馆虽然也采用了机读、电子检索等信息化手段，但管理观念却没有相应提升，工作重心还停留在档案接收、立卷、存储、查阅几个环节，重收集归档，轻开发利用，在满足群众需求上手段和方法不多，没能充分让“死”的档案变成“活”的信息。

（五）网络安全可靠性不足。

城建档案智能化建设使档案管理应用跃升到一个新的层次，极大地方便了群众查阅和使用。但很多档案信息涉及国家的安全和利益、涉及经济技术秘密、涉及社会秩序和个人隐私等方面的内容。因此，档案部门如何在强调档案保密、重视档案保密的前提下，加大档案开放利用力度，处理好网站档案开放利用和档案保密之间的矛盾，是一个需要认真解决的难题。

三、关于加强城建档案智能化建设的建议

（一）建立档案资源收集联合工作机制。

没有一个各部门、各单位之间的联合机制，智能化城建档案管理平台的信息普查、收集难以顺利实施。基于当前各地城建档案管理机构相对独立、级别不高的现状，建议由各级政府建设管理部门牵头，把各建筑物、管线等权属单位联系在一起，通过日常化运作联席会议，共同推动综合规划编制、施工管理、竣工测绘等涉及城建档案管理的工作，以进一步提高档案资源采集的准确性和效率。

（二）加强档案信息化基础设施建设。

各级政府要建立稳定的资金投入机制，并在市场化运营方面进行有益的探索，确保在计算机软硬件配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用）、信息化工作流程等方面持续投入。特别是加快应用物联网、云计算、大数据等最新的信息技术，整合提升现有工程项目管理应用系统的应用深度和广度，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，真正让社会利用者有据可查、查必有果，提供方便、快捷、全面、系统的信息资源利用服务。

（三）加快完善档案智能化管理制度。

各级政府及建设行政主管部门要加大工作调研力度，加快出台相关规划、法律、规章和规定等，在档案信息数据库建设、声像档案一体化管理、馆际间异地数据备份、灾难恢复机制等方面，建立起完备的工作规范和责任机制，为推进城建档案智能化建设提供可靠的立法依据和指导标准，推动城建档案智能化建设向制度化、规范化、法治化方向发展。

（四）加大档案资源开发利用力度。

城建档案工作的出发点和落脚点就是为当地经济社会发展服务。各级档案管理机构要以推进档案智能化建设为契机，切实把服务工作的重点转向对信息资源的开发利用上来，丰富档案信息资源加工手段，将城建档案管理部门从文献资料的收藏、提供者，转变为信息产品的生产、开发和提供者。要想方设法使档案利用更方便、更快捷，提高社会各界利用城建档案的积极性，从而让档案工作的社会效益实现最大化。

（五）加强数字化档案的安全管理。

第7篇：智慧档案管理范文

[关键词]集体智慧 协同进化 知识共享 技术平台

一、引言

集体智慧是由于合作或者竞争而在不同个体之间产生的一种分享的、团体的智慧。它不是个人智慧的简单加和，而是个人智慧在系统的相应层次中不断交互所涌现出来的，体现的是个人智慧资源的配置机制和效率。伴随着全球经济一体化的进程以及国际分工与协作的发展，现代企业单靠个人力量难以取得长足发展与进步，需要聚合多方智慧形成集体智慧。集体智慧是企业核心竞争力的体现，是企业取得进步与发展的根本动力源泉。目前关于集体智慧平台的研究主要来自于国外学者，主要采用web2.0技术和语义网技术。如希腊学者Lykourentzou等人提出了CorpWiki系统，利用Wild技术促进组织对员工个人知识进行有效利用，发展集体智慧；美国的Tom Gruber则提出了名为RealTravel的集体知识系统，该系统集成社会网与语义网，它将社会网的集体智慧和语义网中的知识表示和推理技术有效地结合起来，聚合个人参与和结构化信息来创造价值；韩国的Nyamsuren和Choi针对在web 2.0上的大量基于语义的本体信息资源整合问题，将集体智慧与本体工程联系起来，提出了一个基于简约上层本体的便于在web 2.0应用中使用的信息整合策略。以上研究要么针对单个企业内部，要么针对web2.0整个社会网络，但都没有从企业网络角度提出解决方案。事实上企业处于一个生态系统之中，只有生态系统的所有成员协同进化才能确保企业战略目标的实现。因此，提出支持企业协同进化的集体智慧平台解决方案显得迫切而重要。

二、集体智慧平台设计原理

1、与传统知识管理系统的区别

传统的知识管理系统一般基于某个组织构建，且其重点也是落在公司所擅长的领域，而集体智慧平台的设计将覆盖范围扩大到企业及企业所有的利益相关者，包括企业员工、股东、合作伙伴、政府等，所有用户都可以通过该平台获取想要的信息，也可以进行知识交流分享。

2、与通用社会网络的不同

集体智慧平台的重点在于知识分享与智慧聚合，与社会网络的仅仅保持用户便捷地接触网络的功能有很大的区。用户可以提出问题、回答问题、发表评论、评价问题或者答案。更重要的是，用户可以通过智能搜索和匹配找到志趣相投的其他用户，组成兴趣组，这样的兴趣组使得他们能够参与讨论并与其他人分享信息知识。

由于传统的知识管理系统在专业知识的组织方面具有局限性，个人智慧的潜能经常被弃之未用。建立一个基于社会网络观点的集体智慧平台可以大大扩充传统知识管理系统获取知识的范围，此外还可以清除阻止人们交流分享的障碍。因此，将社会网络的观念植入到集体智慧，面向企业及其利益相关者设计和构建一个全新的以社会网络为核心的集体智慧平台，允许不同领域的用户深入了解自己的智慧潜能，根据自己的能力、经验和热情为集体智慧作出贡献，贡献的覆盖范围包括从提出可以被其他用户解决的简单问题到设计、研究和解决复杂问题。

三、集体智慧平台框架模型

1、集体智慧平台基础架构

集体智慧平台构建的目标是实现信息挖掘、知识分享和智慧聚合，并到达支持平台参与对象协同进化的目标。平台需实现从海量Web网页信息资源中高效提取有效信息，通过一系列的分析和处理后将有针对的有用信息提供给用户。

如图1所示，集体智慧平台的框架由四个部分组成：Web数据资源层、平台基本功能层、平台核心组件层以及平台接口层。

在集体智慧平台上，Web数据资源的来源基本上分为两种：最终用户和专家(研究人员)。根据参与对象的不同，最终用户还有更深层次的划分：一般用户、企业用户、合作企业用户等等，根据其身份定位不同进行不同的权限划分。

平台功能层囊括平台所应该具有的基本功能，包括本体管理、权限控制、匹配映射、资源挖掘和推荐管理。集体智慧平台的基本思想是通过本体来管理用户的智慧，通过主题划分将不同的智慧进行归类，构建智慧本体实现领域知识建模，采用OWL语言进行智慧的描述。通过本体设置实现不同用户的权限分配功能，对不同类型的用户进行分类，标记其能访问的智慧主题，并将标记主题与本体中的类别进行匹配映射，将匹配映射结果推荐给相关用户进行权限内的访问或操作。除此之外，集体智慧平台还具有智慧挖掘功能，对用户的历史印记、博客、留言以及相关解答进行深层次的知识挖掘，并将相关的挖掘结果进行聚类，挖掘结果也会添加成为智慧本体相关主题的实例。

平台组件层是该平台的核心部分，基本组件有：用户个人档案信息搜集组件，实现用户显性信息和隐性信息的搜集；博客组件，管理用户的相关博客，并进行博客主题分类，方便用户搜索相关主题的博文；群体组件可以实现用户好友的划分，进行相关群组的推荐等功能；问答组件则是该集体智慧平台的核心组件，是实现知识分享、智慧涌现的关键组件。

接口层包含两个接口：用户接口(User Interface)和应用接口(Application Interface)。用户能通过简单对象访问协议(SOAP)来实现网络资源的共享，也可以通过开放的通用借口来访问集体智慧平台中的相关应用。

2、集体智慧平台核心组件

(1)个人档案信息搜集组件。集体智慧平台通过抓取用户的需求和兴趣等信息来建立用户个人信息档案，使得系统能够辨出用户的专业方向，以满足用户的个性化需求。根据用户个人信息档案，平台对Web信息资源进行处理，包括信息组织(使得问题能够准确地分类到它最可能属于的类中)和解决内容的语境歧义。例如，基于用户的搜索记录抓取用户可能感兴趣的类列表，平台可以主动向用户列出其可能感兴趣的问题。同样平台利用用户感兴趣的领域来将用户所提出的问题自动划分到所属的类。有两种抓取用户个人信息的方法：显性地抓取或隐性地抓取。用户个人信息档案的显抓取是通过用户注册程序或是用户自己编辑自己的个人信息档案来实现的。隐性抓取则可参考挖掘用户偏好的方法。

(2)博客组件。用户可以使得他们的个人博客对大众或好友开放。除了能够帮助平台搜集用户的个人信息外，博客组件还为平台提供丰富的信息和知识资源以便用户能够获取新的智慧。每篇博文都可以通过关键字来标记博客所属的领域。标签可用于支持快速响应和搜索，而自动标签则支持文本的自动分类，一

旦用户修改或者移除某些建议标签，自动建议功能则会将这些动作之间的关联关系反馈给系统。利用自动学习工具，系统能够根据历史建议结果和反馈结果提供更为准确的分类信息。博客组件的自动标签功能可以潜移默化地影响用户标记他们的博客条目，有助于知识的高效共享，形成集体智慧效应。

(3)群体组件。用户可以在集体智慧平台上创建自己的群组。群组允许用户参与讨论、上传消息或者分享文件等，也允许用户联系在某一问题上与其有相同兴趣爱好的群组成员。除了公众群组可以对大众开放外，群组还具有隐私功能，这样的群组是需要群主邀请才能加入。在私有群组中的成员可以接触到群组内部的消息内容，非群组成员无法得到。

当某些员工的工作性质相同时，他们可能有相同领域的问题或者经验知识。若专家需要重复回答不同提问者相同的问题时，就造成了资源的浪费。因此，群体组件允许用户按工作部门构建领域群组，系统会在用户首次登陆时对其工作的部门进行记录，其内部的自动反馈功能会将此登记的工作部门作为默认群组推荐给用户，用户可以根据自己的需求选择是否加入该群组。群体组件具有为用户自动匹配所属群组中高级用户的功能，作为好友推荐给初次使用者，允许初用者与高级用户或者专家建立联系，使得其提问或者反馈更加高效便捷。

(4)问答组件。问答组件允许用户提出问题和解答他人所提出的问题，是信息交流的窗口。问题根据其不同的类被归类到不同的目录或子目录，问答组件为用户提供详细的目录信息。此外如同博客组件、问答组件也提供标签功能，方便用户检索相关信息。当用户提出问题时可以根据系统提供的常用标签来进行标注或者使用标签编辑功能来自定义标签，从而使得系统能够正确将问题归类，方便看到问题的人准确解答。

第8篇：智慧档案管理范文

（潍坊市科技合作中心，山东潍坊261061）

【摘要】科技档案作为档案的重要信息，具有崇高的科学价值，必定要纳入科技管理。从另一方面来讲，作为企业内部的档案管理者，从管理的创新上来看，以及效率上来看，建立企业信息网络，对于实现档案的资源共享、扩大需求等非常重要。主要从科技档案的管理计划阶段、系统建立阶段及实际应用阶段等几个方面来阐述。

关键词 科技化；信息化；档案管理；企业管理

在当今社会，由于现代信息技术的突飞猛进发展，信息技术已经融入到生活中的各个方面。对档案管理来说，对于过去的仅仅保存档案原有资料，已经无法满足企业对于人才的采纳需求，也无法满足社会对于科研开发的资源有效利用。这说明过去的管理方式已经无法满足今天的管理模式，科技档案管理需要用一种全新的方式。

科技档案是科学技术研发和结果的记录。在科技档案中储藏着无数的科学技术成果，我们看科学档案的价值不仅仅在于它当时的科学价值，更多的是对于后天科学技术的运用与研发的价值。科学档案作为一种私密性较强的档案文件，包括政治、军事、经济等各个领域，记录着我们的科学劳动成果，是人类智慧劳动结晶。

合理利用科学科技档案的这一价值，对我们今天去实现从潜在的到实质运用上具有重大意义，为现代人类谋福利，就必定要寻求到有效途径。

1科技档案纳入科技管理的前提

从档案的特点上来看，档案是传递知识，记录人类智慧结晶的重要文献。具有很强的历史性，因此，可以说，档案是再现历史真实面貌的原始文献。

另外，从今天社会对于科技档案的定义上来看，科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本设施等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字资料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。

从以上科技档案的定义来看，将科技档案纳入科技管理的计划，首先应依照法律治理档案，严格贯彻《档案法》和《科学技术档案工作条例》等相关法律文献。从而辨析出哪些档案是真实的有效的，哪些档案是无效档案，只有这样才能保证科技档案再现还原历史，也才更具备科研价值。

从这点上来看，提高科技档案的归档率，依法管理，保证档案的历史真实性是实现科技档案纳入科技管理的前提。但是仅仅是这样起到的效果却是微乎其微的，要想实现档案的历史真实性，还要让科技档案的管理受到领导的重视与支持。从这方面来看，让领导认识到档案管理对于实现档案真实、后续科研的重要性，对档案管理加大投入，并切实制定方案，给档案管理人员以一定的压力增大执行力，为实现科技档案纳入科技管理做准备工作。

2建立科技档案管理系统

建立科技档案的管理系统是实现科技档案纳入科技管理的关键步骤。

在21世纪的今天，科技高速发展，高新技术作为新兴产业在获得利润的同时也掀开了技术革命的热潮，在这个新兴的科技时代，计算机网络和通信技术的广泛应用使信息成为人类生存和发展的重要资源，而信息资源的利用正是对人类知识和智慧的利用，科学信息的交流和利用将不断地推进社会生产力的发展，科技档案信息化管理势在必行。

首先，推进科技档案信息化的关键是人才。坚信解决了人才问题就能有效把握档案信息化建设的正确方向，也就能够最大限度的满足企业及科技事业单位对科技档案的需求。

其次，积极调动所有科技档案人员踊跃参与，自己的档案自己负责，自己的科技事业自己料理。科技档案信息化建设实质上是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不可能仅仅是档案部自身就能实现的，也不仅仅是凭借少数人的努力就能实现的。它需要企事业的统筹兼顾、需要技术人员的积极处理，更需要全部有关人员的有效配合。

最终使科技档案受用于科技管理的决策人还是各个企事业单位的信息管理部门的主要负责人，让企事业单位的科技信息管理部门起到先决作用，大力实施才是关键。

3科技档案管理系统的细化分类

以汽化电厂举例：电厂的档案管理目前也有所欠缺，作为典型案例：一是负责制定科技发展规划，负责科技计划管理，包括科技项目计划，科技费用项目计划等；二是负责科技管理成果，包括鉴定、申报、评审、奖励、科技成果产业化及推广应用、技术市场等；三是负责专利管理，包括申报、统计、实施等；四是负责计量管理，包括计量升级、贯彻执行计量法、计量认证与许可、计量标准的建立与检定、计量站管理等；五是负责全质管理，包括全职管理结果的申报、评审、发表、奖励等；六是负责标准化管理，包括标准的制定、修定、标准化审查等；七是负责科技统计工作；八是负责信息化工作，包括信息规划、信息网的建设与维护、组织开发应用软件等。

4科技档案纳入科技管理需要克服的困难

科技档案需要克服的首要困难是，抓好科技档案的质量，去伪存真。对科技档案的质量控制工作，也就是对于其真伪性的鉴别，看其是否保存完整，记录是否准确，把正确的留下，错误的剔除，这就关乎到科技档案的利用价值，比如其科技价值，信息价值等等。把每年收集的材料进行统一审查，或者大面积抽查，审核看其是否有保存价值，并留下有价值的作为重点保存。对于没有其价值的或者已经过期的资料可以申请上报进行销毁，但不能随意扔掉。这样可以大大节省储藏空间，也更能留存下有效信息，以后再整理也方便多了。

实现了科技档案的真和质，下一步要实现的就是应用问题。科技档案纳入科技管理的第二大困难便是：紧密联系科技工作者、科技档案与科技档案工作者三者的关系，以便提高科技档案利用率实现科技档案的真正价值。开展科技档案的利用工作，是实现档案价值的必由之路。档案馆也需要限制，大前提是不违反相关的法律法规，即可大力开发、传播科技信息资源，促进科研成果的开发利用。通过建立科技档案信息反馈系统，可以以组织撰写分析报告的形式，也可以采用互相监督举报的形式，让档案部门与用户之间取得有效联系和信任。

总之，实现让科技档案纳入科技管理，需要多方面的努力，不仅需要建立完善强大的管理系统，更需要管理层的大力支持，实现利用现代科技手段，加速科技档案数字化、网络化建设，而下层管理部门需要做到采取多种形式，改善服务手段，加强档案管理人员与广大科技人员的密切联系。科技档案作为档案文件的重要部分，作为科研人员资料查取的权威性来源，是人类智慧的重要结晶，它的作用不仅仅局限于今天对社会的作用，或者说对某一领域某个人的作用，在若干年后，它就是人类文化的重要遗产，多种留存的信息，承载着人们的希望，知识的传递，应有效的保存和管理。做到有效管理就应尽快实现科技档案纳入科技管理，让资源永续，实现科研真理想，以真正实现档案价值，为人民谋福祉。

参考文献

［1］张铁.浅谈高校科技档案管理工作[J].中国电力教育,2010(S1).

［2］荀巨虹.煤炭科技档案管理的经济效益浅析[J].才智,2011(25).

［3］荣增鹏.医院科技档案管理的问题与对策[J].青海师范大学学报:哲学社会科学版,2013(02).

第9篇：智慧档案管理范文

《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》把卫生信息化建设作为“新医改”的四梁八柱之一，要求建立实用共享的医药卫生信息系统，大力推进医药卫生信息化建设，整合资源、加强信息标准化和公共信息平台建设，逐步实现统一高效、互联互通平台。文件中同时指出要加快医疗卫生信息系统建设，以建立居民健康档案为重点，构建乡村和社区卫生信息网络平台。

鄞州区作为宁波最大的市辖区域，通过四年多的探索实践，完成了鄞州区卫生信息平台，实现了区内80多万常住居民的包括健康档案和检验检查在内的健康信息的实时采集、存储交换、管理和在区内各医疗机构的授权交换共享。全区居民电子健康档案建档率达98%以上，规范化居民电子健康档案建档率达到80%。该平台于2012年9月通过部级验收的区县级卫生信息平台，被业界定义为卫生信息化建设的“浙江鄞州模式”。

本研究就鄞州区居民健康档案系统建立、管理、应用等现状开展了实际调查和研究，以期发现存在的问题，分析问题的原因，并提出可持续发展的对策。

1 相关概念

1.1 区域卫生信息平台

区域卫生信息化平台，是连接规划区域内（医疗卫生机构、行政业务管理单位及各相关卫生机构）各机构的基本业务信息系统的数据交换和共享平台，是让区域内各信息化系统之间进行有效的信息整合的基础和载体，多元化子系统整合的一个综合业务平台。

1.2 电子健康档案

电子健康档案（health records）是记录居民健康状况的系统性文件，是以居民个人健康为核心，贯穿整个生命过程，涵盖各种健康相关因素、实现多渠道信息动态收集，满足居民自我保健和健康管理、健康决策需要的信息资源。

2 电子健康档案平台运行现状及存在的问题

2.1 电子健康档案平台运行状况

2.1.1 系统功能较完善

被业界称为“鄞州模式”的区域卫生信息平台，在建设初期就站在高起点上，把“提高管理水平，提升医疗质量，增进人民健康”融入到实际行动中。通过实时性、协同性、针对性、互动性、再造性、可扩展性，充分体现鄞州卫生信息化发展模式。目前该平台主要包括：社区卫生服务管理系统、基础医疗服务管理系统、综合卫生信息管理系统。

2.1.2 平台覆盖范围广

鄞州区域卫生信息平台，以居民电子健康档案为重点的区域卫生信息平台建设，辖区内已互联2家综合性公立医院、3家专科医院、24家社区卫生服务中心、284家社区卫生服务站及2家公共卫生机构，覆盖了几乎全部医疗卫生机构和部分民营医疗机构，并且实现信息共享和互联互通。

2.1.3 平台应用效果突出

通过四年多平台运行效果看，该项目建设是利用信息技术方便市民在医院、社区卫生服务中心就诊，提供居民健康管理质量，提供卫生行政部门监管力度。社区居民健康档案的重要性已经得到了广大卫生保健工作者，尤其是基层卫生工作者的认可，不仅带动区域性的社区卫生信息化的建设和发展，同时也带来较好的社会效益。

1）提高社区卫生服务管理效率。

通过该平台的运行，实现全区社区卫生服务信息化管理，实现居民健康保健管理流程的优化，帮助社区卫生服务中心规范社区保健服务流程，简化社区卫生服务中心信息录入方式，切实提高社区卫生服务的管理效率。

2）提升医院和社区卫生服务质量，服务居民。

利用信息化手段，优化现有管理流程，实现居民电子健康记录共享，实现医院和社区卫生服务中心之间的信息互动，从流程上彻底解决管理不连续、信息采集不准确的问题，为居民提供一站式的服务，提升医院和社区卫生服务的质量，真正做到服务于民。

3）有助于开展社区卫生服务效果评估。

动态连续的居民健康档案信息收集， 能反映社区卫生服务的实施过程，为经济和社会效益、居民满意度等服务效果评估提供信息支持，改善和提高卫生服务能力提供基础信息，以便最大限度地满足社区居民卫生保健需求， 实现卫生事业的可持续发展。

2.2 平台运行中存在的问题

2.2.1 建档率较高，但仍存在部分档案不规范，更新率较低

在国家提出对电子健康档案建档率后，鄞州区卫生部门结合实际情况，提出高于国内平均的建档率目标。单从建档率来看，全区居民电子健康档案建档率达98%以上。但这种过分强调建档率的同时，建档人员所建的健康档案中部分只有人口学特征和血压记录，或者只有一次性的体检记录，未能达到科学的健康档案基本组成的要求，导致部分健康档案建档不规范，档案利用率低，可靠性较差。

2.2.2 功能模块可深度整合，共享范围亟待扩展

该平台运行中发现，有多条业务是相互独立的，基本医疗服务、妇幼保健和免疫预防信息系统还未整合，另外目前该平台数据，只局限在鄞州区范围内互联互通，健康档案可以共享。然而宁波市域较小，优质医疗资源集中海曙、江东、江边，鄞州区市民就诊时经常跨区就诊，这样就没能发挥出鄞州区域卫生信息平台的作用，该区域卫生信息平台有待在宁波市范围内尽快共享，才能发挥出其信息平台共享的优势。

2.2.3 市民参与意识薄弱，智慧医疗成果有待推广

该平台建设之初，主要面向医疗卫生机构和管理部门，用于提高管理和开展卫生服务的效率。系统平台数据接口只面向医疗卫生机构和管理部门开放。多数市民只有到医院就诊才会去了解个人健康信息，市民主动参与意识薄弱，未能充分利用当前信息技术发展优势，做好个人健康信息素养普及，智慧医疗成果有待进一步推广。

2.2.4 系统稳定性较好，但安全性有待改进

电子健康档案包含个人既往病史等隐私信息，在安全性问题也会随之而来。在全区实现98%以上建档率，卫生管理部门，因各系统之间信息是高度互联的，平台的稳定性至关重要。另外，目前社区医院基本没有专业人员可以独立解决系统平台出现的问题，出故障主要依靠软件开发商来解决系统运行中出现的问题，从一定程度来讲，平台数据的管理存在安全隐患。从鄞州区域卫生信息平台运行情况看，系统平台本身和系统平台数据的安全性都有待改进。

3 平台可持续发展对策分析

3.1 政府持续投入，协调好各利益相关者

电子健康档案的建立在规范医疗行为、提高医疗质量、控制医疗费用等方面具有重要意义。应该积极鼓励有条件的地区逐步建立电子健康档案，鼓励多种方式筹集资金发展电子健康档案，加大政府投人，稳定资金来源。系统平台的建设是一项系统性工程，其稳定运行，不仅需要卫生部门持续的投入，每年安排专项经费用于维护和升级，而且需要卫生行政管理部门协调好各利益相关者的关系，只有这样才能保证各个利益相关者形成合力推动区域卫生信息平台发展，发挥出应有的优势。

3.2 实现全市范围内信息共享，突出平台优势

应积极推进区域共享平台的建立，促进各级医疗机构的服务联动，提高服务效率和能力，减少重复检查和过度诊疗。只有在全市范围内，建好市级区域卫生平台，并且在全市范围内都可以共享，这样才能最大限度的发挥出电子健康档案的作用。有条件的省市应该积极探索建立省级区域卫生平台，形成区域卫生平台优势。

3.3 推广智慧医疗，开展相关便民服务

政府在建设智慧城市时，要加快智慧医疗的建设，发展医疗相关便民服务，鼓励市民积极参与，让市民共享智慧医疗成果。对公众开放健康档案数据接口，建设初期可以优先开放慢病患者数据，让市民养成利用健康档案的好习惯。开发建设一批市民喜欢的智能APP应用，整合健康教育，预约挂号，实时医疗资源动态，在线咨询，医疗费用查询等功能，培养用户使用习惯。使用户从重视单纯的关注医疗服务，向健康管理和健康促进转化，由被动参与到主动关注。

3.4 夯实信息安全基础，保证系统稳定运行

系统平台的稳定运行离不开安全保障，系统平台安全性可以从技术、管理和法律手段入手。技术上不断采用最新的防火墙、防病毒软件、数据备案技术确保数据安全；管理上要加强信息化人才引进，明确职责，由专人负责数据安全，杜绝安全问题过于依赖软件开发公司；法律上积极制定与电子健康档案相关的法律法规，确保有章可循，有法可依。

4 结书语

综上所述，在当前大数据背景下，要解决好电子健康档案的建设、管理和维护，地方政府在加大政策保障和资金投入，确保系统安全，同时应遵循科学发展的思想，要根据实际情况，做到统一规划，加大数据共享范围，鼓励市民参与，推广智慧医疗应用，使之成为居民健康管理和健康促进的重要工具和手段，共建健康鄞州，健康宁波。