智慧档案管理全文(5篇)

第1篇：智慧档案管理范文

关键词：档案管理；急救指挥中心；信息化

120急救指挥中心是卫健委对群众的直接窗口，承担着突发公共事件、重大灾害伤亡事故和日常医疗急救调度指挥重任。烟台市120急救指挥中心于2008年成立，共调度指挥45家急救站、106部救护车。120急救指挥中心档案（以下简称中心档案）是在急救指挥中心活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着城市化进程加快，以及市民健康意识的提升，急救指挥中心业务量不断攀升。如2020年某一周，中心接呼救电话12572个，调派救护车2901辆次，救治急症伤病员2612人。急救中心信息管理系统、调度指挥系统等信息化技术的开发和应用，产生了大量电子档案，并逐步替代传统纸质档案，中心档案信息化建设及安全管理成为摆在档案管理人员面前亟待解决的重要问题，需要认真研究解决，不断提升中心档案管理水平。

1急救指挥中心档案信息主人构成内容

1.1调度业务信息

120急救指挥中心调度室接警电话录音，急救调度事件详细情况、事件复核结果，以及调度详细统计产生的电子文件形式归档资料；保险公司或交警到120急救指挥中心调取报警详细情况的，也要及时做好相关信息登记、收集和归档。

1.2急救设备信息

120急救指挥中心开展业务工作所配备的各类仪器、设备及软件信息等。硬件方面，有120急救车信息、电视机、LED显示屏、电脑、打印机、投影仪等各种设备的购置时间、参数、合同均需记录，并归档保存；此外，还包括各种急救类药品、器械等档案。软件方面，如急救调度系统软件、回访系统软件、急救分站系统，以及急救指挥中心档案管理软件，等等。

1.3工作人员信息

120急救指挥中心整个中心的调度员信息、管理人员信息，以及不同岗位、人员的岗位职责、身份信息、学历及专业等，均需要纳入归档范畴。

1.4财务管理信息

120急救指挥中心开展急救业务过程中形成的各种财务信息情况。如，网络运营费明细、人员工资发放支出、设备系统维护费用、办公用品采购费用等，均需要及时进行备案归档。

2急救指挥中心档案信息化平台内容

信息化建设的关键与核心是平台建设，信息化平台的搭建能够有效提升中心档案管理水平，实现档案信息资源共享，延长档案保管期限，强化档案安全保障等。根据急救指挥中心职能，其档案信息化平台（见图1）包括应用层、业务层和支撑层三个方面。其中，应用层是由中心文档管理、档案查询、图像扫描、档案编研、档案统计、档案门类、档案分类、全文检索、全宗管理等应用功能组成；业务层主要包括中心档案工作流引擎、系统日志、语义分析、搜索引擎、事件监控、报表管理及定时任务等应用功能组成；支撑层，又叫保障层，是保证该信息化平台正常运行重要网络系统，如档案数据库、操作系统、应用服务器和网络等。

3急救指挥中心档案信息化平台模块功能

急救指挥中心档案信息化平台立足中心职能，将档案信息化管理功能纳入到日常归档、查阅、管理和应用等多个方面。

3.1智能归档

120急救指挥中心在业务调度、设备采购、人员管理等过程中产生大量电子档案，这些电子档案具有数量大、非结构化、种类多、传播快等特点，做好中心电子档案的收集、归档是做好档案管理工作的前提和基础。通过信息化平台系统软件的设计和应用，通过数字签名、电子签章、提取关键词/主题词，以及自动分类等，实现电子档案自动归档，实现智能收集归档。在单轨制理念下，电子档案完全按照档案收集、整理的标准和要求，信息系统会对中心业务活动中产生的各类电子档案进行案卷、卷内文件整理，还可以进行批量修改、档号自动生成等，高效、便捷。

3.2查阅利用

该信息系统包括档案查询、查询日志、借阅及借阅管理等功能。其中，查询功能。作为档案信息化最基本，也是最常用到的功能，该平台提供浏览器/服务器结构功能，支持远程档案网络检索服务。通过系统中的全文查询检索、分类检索、模糊检索等功能，快速查找所需档案原文及目录。查询日志、借阅、借阅管理等，记录中心档案查询时间、模式，通过借阅记录提醒设置，提醒档案管理者回收档案等。

3.3综合管理

中心档案信息化管理平台中的综合管理模块主要包括大事记、个人设置、鉴定销毁、通知通告和常用下载等组成。其中，大事记模块，作为三次文献开发类型，该模块设计便于后期中心档案编研，并将编研成果以内容及年份排序展现，利于查找利用。个人设置模块，基于中心工作人员及档案管理人员档案信息需求。该模块提供个人平台登录、密码修改及档案查询申请等。鉴定销毁模块，则根据中心保存的电子档案存档类别、年限，分类分卷分件建立销毁清单，使档案销毁有据可查，利于档案安全。通知公告模块，主要是中心档案工作的重要通知、通告，最新动态等，使档案管理更具时效性、导向性。常用下载模块，主要为广大用户提供各种中心档案依据的法律法规、常用的标准规范，以及各种应用软件的下载服务。

3.4高效统计

随着120急救指挥中心业务量的增加，做好阶段性档案精准统计分析，便于掌握阶段性业务工作特点，为相关部门和领导决策提供参考。因此，档案信息化平台中设计有统计模块，涵盖了按照年份统计、移交部门统计、档案销毁统计、查询利用统计等若干子功能，提供档案数据信息及管理之间联系，便于宏观预测档案需求。

4急救指挥中心档案信息化建设措施

4.1夯实信息化保障

急救指挥中心档案信息化建设应以信息化平台为核心和依据，发挥平台的聚合效益，将政府各相关部门、中心各内设职能部门，以及中心与分中心之间建立信息联系，实现指挥中心业务开展过程中产生的档案信息资源实时存储，并利用计算机信息网络做好档案信息资源共享。因此，中心应加大档案信息化所需物资、资金支持和保障力度。一方面，根据档案管理的实际需要，加大计算机、扫描仪配置，以及档案库房建设及保障力度；另一方面，还要根据档案信息化管理需要，积极采购相应的档案管理软件，并定期做好档案管理系统升级改造。

4.2完善信息化机制

将全生命周期理念贯穿于中心档案信息化管理全过程，建立健全档案信息化管理机制。从电子档案的收集、整理、保管、统计、编研，到电子档案的利用和鉴定销毁等，严格落实《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等业务规范细则要求，健全信息化档案管理机制，完善中心档案信息化管理体制，提升档案信息化管理水平。

4.3培养信息化人才

中心档案信息化建设需要一支高素质的档案管理人才队伍作为支撑和保障。一方面，应根据中心档案管理现状，通过社会招聘等形式，加大人才尤其是信息化专业技术人才引进力度；另一方面，做好现有档案人员的业务培训，重点是安排信息化知识、数字技术、OA办公应用的培训，以及档案理论知识的学习，着力培养复合型人才队伍。此外，挖掘内部人才资源潜力，采取专兼相结合的原则，在各业务科室设立兼职档案资料收集员，协助档案部门做好档案信息化管理工作。

4.4注重信息化安全

信息化使中心档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，因此，在档案信息化建设和管理过程中应更加注重信息安全。通过设置路由器防火墙，对信息化平台中收录的数据进行扫描分析，及时发现病毒并隔离，防止档案数据信息被改写或盗取；安排专人负责数据库登陆和管理，赋予其专门管理权限，格权限管理。此外，严格落实档案信息化工作责任制，强化网络安全维护和数据信息安全管理，规范运行，降低操作风险，确保档案信息安全。

参考文献：

［1］赵莎.加强急救指挥中心档案管理打造绿色健康信息化平台［J］.兰台内外，2020（24）：55—56.

［2］邢国亮.大数据背景下我市120急救指挥中心人事档案管理探析［J］.办公室业务，2019（11）：126—127.

［3］邢国亮.菏泽市120急救指挥中心电子档案的安全管理［J］.山东档案，2017（4）：64—66.

［4］索井春.浅议区块链技术在急救中心档案管理中的应用［J］.科技视界，2019（24）：198—199.

第2篇：智慧档案管理范文

决策科学是实现科学决策的学问。为有效杜绝各级党政领导机关和企事业单位发生非理性的“三拍”决策（即主要领导在拿主意时拍脑袋，决策时为显示“气魄”而拍胸脯，一旦发现决策失误就拍屁股走人），凡是担任各种领导职务的官员们或企业家，就应潜心钻研决策科学，特别是善于利用“智库”进行科学决策、从而有效避免决策失误，提高决策的科学性与成功率。向智库团征求意见和建议，必要时召集专家进行“会诊”，找出问题的症结，拿出对策性意见，谋划解决问题的最佳办法。为使决策有比较性的选择余地，对重要决策还应让智库机构提出多个方案，按不同方案设计的路径进行模拟运行推演，从中进行优劣对比，最终让决策层做出理性优选决断。智库在各级各类决策机关的决策过程中，发挥着特殊的重要功能。

二、档案管理机构完全可以充任高水平智库

为有效打造好决策的智库功能，档案管理机构在认真履行档案管理职能的同时，还需树立智库意识，相应进行属于智库机构的如下必要素质准备：

（一）依据档案管理机构的业务特点，进行智库功能的准确定位。

就一个地区而言，可以说档案管理资料内容浩瀚，内存具有一定时空跨度的大量信息，对实施科学决策弥足珍贵，所以从广义上讲，档案管理机构可在所有领域发挥决策的智库作用。但是考虑档案管理部门与政府其他部门的职能划分，档案管理机构的智库作用应着重从以下三个方面发挥：一是在地区性经济社会发展战略的决策方面；二是在区域经济社会发展一体化定位的决策方面；三是在特别重大的发展项目决策方面。在这三个方面，档案管理机构应为决策机关从历史发展的延续性、各类条件是否成熟性、环境限制性等方面，提出可能性与可行性方面的依据。至于诸如人事任免，一般性项目的决策，有关具体项目引进或限制，相关政府职能部门更为专业，这类决策参谋就交由他们发挥。而档案管理机构在这方面智库作用的发挥，也不应是全程包揽所有智库功能，而是从档案管理的特殊功能出发，为决策层提供一方面的决策依据。

（二）安排热心智库的工作人员，进行决策科学的定向培训。

通过培训，让他们逐步具备决策人员应有的素质。使档案管理人员在决策参谋作用发挥方面，具备“四能”业务技能，达到“四严”素质水平和“四求”工作质量标准。“四能”就是要具备综合分析、文字表达、编研整理和计算机操作四种能力。“四严”就是具有严肃的工作态度、严谨的工作作风、严明的组织纪律和严格的自我约束。工作质量的“四求”标准。一是求准：就是围绕决策议题，准确把握领导思路，站在全局高度，挖掘与提供紧贴课题要求、带有全局性的情况和问题，能引起决策成员的深度思考。二是求实：就是实事求是地提供能够反映矛盾和问题的资讯材料，不掩盖矛盾，客观地反映事物的面貌，真正做到喜忧兼报。三是求深：就是能深入发掘档案资料中与决策课题密切相关的资讯材料，进行深度分析与加工，从制度、体制、机制层面提供相关依据，让领导能够了解掌握这方面的第一手历史性材料。四是求新：就是克服僵化思想，不满足于现状，不固守传统观念，对现存档案资料，用新的思维去分析，用新的眼光去判断，用新的认识去思考，用新的观念去研究，最终做出新的推论，提供给决策层参考。

三、努力实现档案管理的现代化与智库作用的智能化

第3篇：智慧档案管理范文

关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度

当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。

1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。

2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。

3.内部控制方法指导高校财务会计档案管理内部控制方法中对财务会计控制做出了明确的规定，指出行政事业单位要建立完善的财务管理制度，建设会计机构，不断提升相关工作人员的业务水平和工作技能，落实会计人员的岗位责任制度，并对会计的基础工作做出规范，重视会计档案管理工作，并对会计凭证处理、财务会计报告处理以及会计账簿处理程序做出了明确的规定。高校财务会计档案管理本身就是内部控制的一种重要途径和方法，这就要求档案管理要确保质量，保障所有的会计资料都是准确和客观的，这样才能真正落实高校的内部控制。因此，高校内部控制的方法对高校的财务会计档案管理有重要的指导作用，能够为高校的财务会计档案管理提供重要的方向和有效的手段。

二、当前高校财务会计档案管理内控存在的不足

1.没有正确认识到高校财务会计档案管理的功能高校的财务部门在高校中具有非常重要的地位，可以说高校所有重要功能的体现都离不开财务部门，无论是科学研究还是人才培养过程中，财务部门都发挥着非常重要的服务作用，是高校的核心部门之一。但是，从实际的情况来看，大部分的高校财务人员都将工作重点放在和财务相关的工作上，包括财务预算、核算和决算等，但是却没有充分认识到档案管理的重要性，对会计档案的认知程度不够，这样就导致在财务会计档案管理过程中投入的精力和时间比较少，没有对会计档案进行有效的管理，领导层和相关的档案管理人员的档案管理意识比较薄弱，这和高校的内部控制建设的要求不相符合。

2.高校会计档案管理系统有待升级近年来，随着我国高等教育的普及化，导致很多高校都在不断扩招，学生数量越来越多，高校的各种经济活动也越来越多样化。所以，会计档案的资源信息也在日渐增多。当前，高校的会计档案管理系统主要是针对以纸质为载体的档案信息和数据进行管理，随着信息技术的不断发展和进步，这种落后的会计档案管理系统凸显出很多的问题和不足，无法对海量的数据存储进行处理。近年来，内部控制规范建设也在不断进步，财务核算系统也正朝着电子化建设的方向发展，由于信息技术的介入，导致档案信息的储存介质也变得更加多样化，而当前高校使用的会计档案管理系统和其他部门的信息化管理系统还很难实现兼容，存在着信息孤岛和兼容性的问题。不仅如此，高校会计档案管理系统在电子存储方面还具有一定的提升空间，在对纸质会计档案进行存档时虽然比较稳定，但是，对于纸质会计档案的利用和查询具有较大的难度。内部控制规范建设工作需要查询大量的账目，当前的高校会计档案管理系统还很难实现，这就要求要采用电子查询系统，发挥电子查询系统的功能和优势来快速检索大量账目，同时还可以调取打印已经成像的原始凭据，并且对于电子档案还能够进行加密，能够确保电子档案的真实性和可靠性，这就要求会计档案管理系统要及时升级。

3.高校会计档案管理缺乏健全的制度当前，大部分的高校会计档案管理都归于独立的档案管理部门，但是，由于会计档案管理对管理人员的专业性要求比较高，所以档案部门对会计档案的管理只是流于形式，真正来对会计档案进行管理的还是财务人员。财务人员对会计档案进行管理时，一般是以我国的会计档案管理法来开展工作，高校自行制定的会计档案管理的制度比较少，这就导致了高校会计档案管理缺乏健全的制度的情况。高校的财务工作具有特殊性，并非是纯粹的行政性也不是盈利性，所以，高校的会计档案管理在实际的工作中，不知道是按照行政会计来执行还是按照企业会计来执行，陷入了两难的境地。由于高校财务档案管理的特殊性，导致高校对会计档案的存档内容以及档案的保存标准都做出了独立的规定，而很多高校并没有结合自身发展的具体情况，来制定健全的财务会计档案管理的制度，最终导致了会计档案管理出现各种问题。

4.高校会计档案管理人员的管理水平有待提升高校会计档案管理对管理人员的专业化水平要求比较高，但是，从实际的情况来看，部分高校财务部门并没有专业的会计档案管理人员，并且也只有极少数的高校在财务部门设置了独立的档案管理科室，和其他的业务科室相比，会计档案管理受到的重视不够，缺乏专业的会计档案管理人员，很多都是勤工助学的人员或者是其他部门的人员来兼职，导致会计档案管理的专业化水平比较低。近年来，随着信息技术的不断发展，档案管理也朝着数字化的方向发展，这就对会计档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。但是，由于会计档案管理人员的专业化水平比较低，导致会计档案的信息化建设和数字化管理难以实现，不符合内部控制建设的要求。

三、高校财务会计档案管理的内控制度建设

1.重视会计档案管理的内控建设高校要对会计档案管理的内控建设给予高度重视，深刻认识到内部控制贯彻在会计档案管理全过程的重要性和必要性，重视预算管理，并在预算管理的过程中做好各项经费预算，结合高校往年的情况以及当年的工作计划和活动计划来做好预算。在分配经费预算时，一定要将会计档案管理中的各项必要的支出都充分考虑进去，对于系统维护、设备添置以及平台建设等各项工作都要做好充足的预算，确保基本建设有充足的经费，建立经费内部控制的有效机制。制定会计控制内控的规范，并建立健全的会计档案管理制度，以制度为导向，让各项档案管理的相关业务都能够有章可循。高校可以结合最新的会计档案管理办法来制定会计档案管理制度和办法，同时，也要结合高校的实际情况来进行调整，详细规定会计档案的入册、登记、保管和交接等一系列的工作，形成系统、规范工作流程，通过有效的会计档案管理机制来促进会计档案管理工作的科学性和有效性。

2.会计档案管理实现专人专管高校会计档案管理的专业性比较强，因此，应该由专门的人员来进行专业管理。高校要对会计档案管理实施专人专管的制度。在实际工作中，可以由业务科室的工作人员来做好会计档案的收集和整理工作，然后由专业的会计档案管理人员来审核业务科室提交的原始数据，将符合要求的会计档案入册并进行装订。装订之后进行归档，归档也应该由专业的人员来进行专管，各个环节的专业管理人员要做好交接工作，交接完之后才能进行下一个流程。在会计档案的专人专管过程中，一定要充分结合会计档案的管理制度来完成对应的工作，对于会计档案的管理要制定岗位责任制，对于每一个环节的档案管理人员的工作职责和工作要求都做出明确的规定。为了取得更好的效果，可以建立考核机制，通过奖惩制度来调动会计档案人员的工作积极性和岗位责任意识，从而高质完成对应的工作。

3.做好会计档案管理的组织建设高校会计档案管理的内部建设离不开好的组织建设，在会计档案管理的过程中，如果管理的层级比较多，那么将会导致管理的力量分散，会严重影响管理的效果。当前，高校会计档案在管理过程中，档案职能在业务科室，在管理过程以及传达指令时要经过科室来进行转达，这样就导致了会计档案管理的执行力比较分散。内部控制制度具有制衡性的特点，要按照制衡性的原则来进行管理，而会计档案的管理当前功能不独立，没有形成平等的关系，这样业务科室容易对会计档案管理职能造成一定的影响，使得会计经济活动等的相关数据和信息很难客观记录下来，影响了会计档案的真实性和可靠性。针对这种情况，就要求高校会计档案要独立设置科室，由会计管理部门直接领导，会计档案管理功能科室应该和预决算功能科室、会计核算功能科室、收费功能科室以及资金管理功能科室等形成平等的关系，相互之间能够平等制衡。

4.以内部控制原则来规范会计档案管理在高校的会计档案管理过程中，一定要严格按照内部控制的原则来对会计档案的管理进行规范，尤其是要针对会计档案保管和查阅做好规范。高校要建立专门的会计档案管理科室，并选择2～3人来做好会计档案管理的专职工作，会计档案保存和查询有专门的人员负责，建立台账，会计档案的查阅都要做好登记备案，建立对应的台账和查阅制度流程，想要查账要先提交申请，经过财务管理部门的人员签字之后才能查账，并且只能在档案室查账和拍照，以此来确保会计档案的安全性。如果有一些特殊的用途和原因一定要外借的，一定要经过内部授权审批才能执行，会计管理相关的负责人同样需要签字，并且要约定好归还的时间，使用完之后一定要及时归还。会计档案管理人员要对相关的会计档案进行定期的清点和整理。

5.升级会计档案管理系统，提升管理人员专业素质要做好会计档案管理的内部控制，升级会计档案管理系统和提升管理人员的专业素质是基础。因此，会计档案管理部门要对档案管理系统进行升级，使其和财务核算的平台能够相适应，将数字存储技术、数字成像技术、信息化录入技术以及电子扫描技术等都及时应用到会计档案的管理过程中，以此来强化内部控制的效果和效率。利用计算机技术来完善存储设施，不仅要对传统的纸质档案进行存档，同时还应该利用扫描仪扫描原始单据，并进行存档，这样在档案查阅时就更加便捷，只要通过凭证号就能够快速、准确、便捷地将需要的档案调取出来。通过电子档案备份能够延长档案的保存期限。另外，还应该提升会计档案管理人员的专业素质，加强信息化建设，对档案管理岗位的会计人员进行计算机信息化培训和会计电算化培训，不断提升会计档案管理人员的综合素养。

四、结语

第4篇：智慧档案管理范文

关键词：高校档案；智慧档案馆；建设

0前言

高校档案作为高校工作的重要组成部分，它是高校建设和发展的全过程历史记录，对高校的发展具有重要的信息价值和参考意义。当前，随着社会经济的快速发展和高校发展建设内涵不断深入、范围不断扩大，高校档案信息资源的数量急剧增加，种类更加丰富，形式更加多样化[1]。高校档案管理水平，在很大程度上体现高校综合管理水平。一个管理水平高超的高校，其档案管理也必然超然卓越。面对浩瀚的档案数据内容，如何做好高校档案管理工作，如何充分发挥大数据优势，提高高校档案信息服务水平，增强高校档案信息工作的实效。建设智慧档案馆，让处于大数据时代洪流之中的高校档案馆发挥高校档案工作者“善假于物”的特点，运用大数据的思维模式改革传统高校的信息化管理，科学、高效地运用大数据技术，开创档案大数据智能化服务体系建设的新局面[2]，从而增强档案管理的有效性，为优化高校档案治理体系、提升高校档案管理水平奠定基础。

1高校档案管理信息化建设现状

根据近期高校档案馆信息化建设情况的统计，不少高校在档案信息化建设上投入大量精力并取得一定成效。以重庆市为例，据2021年重庆市教育系统档案事业统计数据，该市绝大多数高校进行实体档案数字化工作。尽管如此，但或多或少还存在某些问题，结合实际情况分析，主要表现为如下几种：

1.1档案管理传统化意识较重

长期以来，很多人沉缅于传统的档案管理模式带来的舒适区，不屑于寻求变革与创新。这种暮气的思想首先主要表现在强调对档案信息的保存和利用，例如在传统的管理模式下，存储形式为纸质文件、光盘和DVD，针对这些原本的存储容量，如何统一管理存储模式；其次，档案管理者的视野也较拘泥和狭隘，大多只关注小范围的管理，没有考虑高校档案馆还能发挥哪些信息价值、做哪些更有价值的事；同时，相关工作人员也缺乏主动性，工作内容也停留在基础的档案管理与信息存储上；

1.2高校档案信息资源管理体系混乱

许多高校档案管理缺少较完善的制度体系，尤其缺少各类专门档案的管理制度，导致信息资源管理上的混乱。例如，学生的学业成绩和学历档案有的存档在学生部门，有的存档在学校档案馆，导致档案存储方向混乱。学生在查阅自己的档案时时而到教务处、时而到学生处、时而到档案馆，有时还需要跑几个部门。这种碎片化、凌乱式的管理系统既不利于档案的管理，也不利于档案的利用，还很难适应大数据和信息量大内容的处理。因此，制订各类专门档案的管理制度，明确各管理部门在档案管理上的职责分工，是厘清高校档案信息资源管理层次的重要举措；

1.3档案管理人员信息化技术水平一般

很多高校档案管理人员不具备专业的档案管理素养，管理能力处于较低层次的水平。改变传统模式下的管理，必然需加大对档案人才队伍的建设。例如，使用现代技术，精通计算机程序，学会使用云计算操作处理复杂的数据内容。也有很多人员没有全面的知识结构，没有进取心，对工作内容的处理没有正确的态度和科学的方法，这也导致难以提高档案管理整体水平、高校智慧档案馆难以顺利开展建设。

2建设高校档案智慧馆的重要价值

2.1优化信息处理

开展高校档案智慧馆建设，能充分发挥信息技术优势，从而提高科学数据管理的有效性。特别是从近年高校的发展历程看，高校档案数据呈现快速增长趋势，数据信息量开始越来越庞大。对档案数据的处理上，存在重复操作的情况。比如有的档案本身是电子文件，偏偏要打印成纸质档案归档，然后又通过扫描数字化存入档案管理系统，既费力、又费钱，还降低工作效率。面对这种情况，如不迅速进行新技术的更新改造，将会不断降低高校档案管理的有效性，也会对高校档案服务模式和服务质量产生一定的负面影响。传统方法下档案信息查询分析中的一些技术内容难以完成，而大数据以及智慧化档案馆的优化技术可很好地解决这个问题；

2.2挖掘信息价值

通过大数据技术的计算能力，可实现档案信息查询的自动化，与人工查询相比，大大减轻档案人员的负担，非常有效地减少时间和人力。结合大数据信息技术，在档案馆的信息构建中更加深刻地挖掘档案的信息价值，为进一步优化高校档案管理，大数据的管理和服务模式应从制度到使用内容、方法等方面进行深化和完善。可实现结合用户的不同需求建立不同的档案，为广大用户提供个性化的档案服务，也可创新服务模式，发挥大数据档案管理的更多优势；

2.3丰富使用体验

在大数据时代的背景下，展开高校智慧档案馆的构建，能充分发挥技术优势，感受信息化技术的力量，拥有更便捷、更丰富的数据使用体验。随着市场经济越来越快的发展，高校档案信息服务管理也开始遇到更大的困难和挑战。为保存对高校建设具有重要意义的信息内容，充分利用高校技术展现更多数据价值，开展大数据技术改进研究至关重要。

3高校建设智慧档案馆需应对的挑战

档案馆如何更好地融入科技，并将其逐步发挥和应用在在线平台上。以及如何保证文件数据的信息传输不泄露、不丢失，是引入大数据技术应考虑的关键问题。作为高校大数据最直接的展示方式，充分发挥服务模式的效率，保证服务的个性化和精准化也非常重要。以下就上述部分问题进行详细探讨，希望能找到问题的根源并采取相应的解决方案，以促进高校档案管理工作的更好运行。

3.1大量数据导致的档案馆存储问题

首先，由于比较传统的档案数据遗留问题，这也给大数据技术的引入带来高校档案馆信息的存储问题；此外，在服务模式中，如何对这些庞大的信息内容进行分类和管理也是一个关键点。传统的数据信息大多以结构化的方式存储，但大数据技术可用非结构化或半结构化的存储方式。在非结构化或半结构化存储技术中，可进行多种数据信息筛选，筛选结果也可记录反馈。由于传统的存储类型不同于大数据信息的存储方式，在大数据技术的融合中也存在信息不和谐的问题。如何解决这个问题，还需要建立大数据技术集成体系，合理区分不同存储的信息内容；

3.2传统档案馆与智慧档案馆的模式差别

在传统的档案服务内容中，把档案服务的重心放在相关信息的保存和查询。如何充分发挥信息内容的最大优势还没有完全体现出来。因此，目前的传统档案服务内容较片面，传统档案馆使用模式的方式也很单一。针对这一问题，充分发挥高校档案管理的信息优势，体现信息的有效性和准确性，在整合大数据技术时，要注意大数据时代的资源结构特点，强调个性化和智能化中的档案馆建设技术。传统的文件服务类似于文件信息的存储和调用平台。用户需要结合特定的文件内容，因此可相应地访问到具体的文件信息。这种模式下的文件服务效率不够高，不能给用户带来更多的服务价值。无法对文件信息进行深入研究和筛选相关关键词信息。为保证档案服务个性化、多样化和高效率，构建智慧化的档案馆体系也就变得愈加重要。

3.3档案信息的安全

在大数据技术下，高校档案馆内容将以在线为主。同时，服务模式也更加强调开放和共享。在这项服务的前提下，如何保证档案信息内容不被泄露和滥用，防止丢失，应提前做好档案信息的安全工作。尤其是大数据信息技术，内容多、处理速度快。面对海量的信息，如何保证不出错，不会遇到其它情况，会使安全工作非常复杂。首先，要有一定的专业技术，能了解信息防火墙的基本设置；其次，要结合文件管理的操作流程和文件内容，合理安排使用过程中每一操作的步骤，防止文件信息泄露；同时，要注重高校档案馆的服务模式和服务内容，体现高校档案馆的整合优势，注重高校档案馆资源的进一步优化；

3.4档案管理人员的专业问题

结合高校档案管理相关人员的综合素质，大部分工作人员的档案专业性体现不够，多数档案工作者并非档案专业或档案相关专业毕业，而是来自千差万别的不同专业，从不同工作岗位转岗而来。一些档案工作者刚入职时没有接受过档案专业业务培训，在工作中也没有较系统地学习档案相关知识。这也导致大多数档案工作者只停留在档案的存储和检索上，并不能真正发挥档案管理的优势，体现档案管理信息的价值。尤其是在大数据技术引入过程中，有的档案管理人员甚至对新的档案存储方式表示质疑。这进一步说明，有为数不少的档案管理员不专业、工作水平低下。如何改变这一部分档案管理群体人员的狭隘认识，以及提高档案管理人员的工作质量，都是亟待解决的问题。

4建设高校智慧档案馆的有效策略

针对以上问题，在大数据时代背景下，如何充分发挥大数据技术的优势并将其引入高校档案馆的智慧建设中，体现大数据信息的快速处理和高校档案的服务特色是当前研究的主要目的。从以上突出问题的内容看，首先，要解决海量数据信息面前的数据存储工作；其次，要关注传统数据处理与大数据技术中数据处理工作模式的不同，由此努力创新工作模式；此外，还应充分考虑档案馆内信息使用的安全性。要防止档案信息泄露和滥用档案信息的情况。只有做好安全防护，构建的数据资源才能可靠；最后，为使高校档案馆的建设工作更加持久稳定，还要注重提高工作人员的工作水平，只要不断加强技术和人员的实力，就可保证档案管理的稳步推进。

4.1建立标准化的资源数据体系

要充分利用传统的大数据管理模式，首先要强调档案技术与大数据管理系统的融合。在资源数据中，已有电子文件可通过一定的技术实现电子档案单套制归档，提高档案归档效率。加强校际协作，可与其它高校开展协同合作，构建可相互借鉴、相互利用、有机整合、优势互补的档案信息资源。确定资源在数据系统中的存储分类和资源使用情况，根据资源的分类设置相关的系统设置。在资源数据的存储位置和内存管理上，内存大小要适应传统档案存储空间，尽量为档案数据信息的扩展腾出足够的空间，提高档案数据的可用性，体现档案数据信息的综合价值；此外，在资源数据系统中设置资源共享平台，为档案信息提供一定的交互空间。通过以上方法，将传统档案馆与大数据技术下的档案馆的使用和连接联系起来；

4.2构建开放的档案管理工作模式

由于传统档案馆在档案信息存储中采用不同的信息结构，大数据技术下档案管理和服务体系的构成要注意改进现有的工作模式。大数据是云计算发展的产物，具有数据挖掘、分析和计算的能力。因此，通过这种方式，可在处理档案大数据的过程中充分发挥这一优势、充分发挥云计算和大数据的先进技术，实现档案数据的智能化运营。做好大数据时代档案信息服务和技术支持工作，还需要优化对档案信息资源的结构化，并在服务系统中设置个性化的档案信息存储选项。通过继续加强高校新型档案资源整合，加强与第三方专业化的信息技术服务机构开展技术合作，为高校档案资源搭建网络资源共享平台，不断优化档案信息资源利用大数据的处理技术，打开封闭式的档案管理模式，构建开放式的新型档案管理模式，实现高校智慧档案馆的建设；

4.3增强智慧档案馆的数据安全性

由上可见，档案管理的数据安全是高校智慧档案馆建设质量的最关键环节。如安全生产工作未能做好，将影响档案管理的整体运行，必将破坏已建立的大数据技术档案管理体系。而且，无数实践案例以惨痛的事实表明，技术越先进，这种破坏对档案管理的伤害性程度将更大。因此，在档案文件管理的安全性方面，在高校智慧档案馆建设中必须放在重中之重的位置。首先要在网络平台的数据传播中设置防火墙，通过信息技术拦截来源不明的用户，限制其使用；同样，在用户使用方面，也要进行分级管理。上级管理重要程度高的档案内容，下级需要申请档案，并做好重要档案资料的备份，以防丢失。为充分发挥档案管理的有效性，要制订档案管理平台的使用规则，要求每个用户都遵守和执行。针对高校智慧档案馆的数据使用和应用情况，设立相应的档案信息使用管理体制，并要求每个工作人员严格按制度执行，从而更好地加强和完善智慧档案馆的实用性；

4.4提高智慧档案馆相关人员信息化技术水平

人才素质是做好一切工作的关键性因素。智慧档案馆要求的档案管理信息处理技术和传统内容都大不相同，相关工作人员的工作素质要能结合实际做到相应的增强和提高，注重自身的专业素质培育，提高工作上的专业化。建设高校智慧档案馆，必须要让高校档案馆所有的管理人员“智慧”起来。档案部门工作人员要提高档案意识，在内心深处把档案工作放在非常重要的地位，要与一种与档案工作共进退、共发展、共荣辱的思想意识。高校智慧档案馆要注意引进具有档案及相关专业背景的专业化人才，建立高素质的档案管理人才队伍，不断壮大队伍实力。档案管理人员要多接受平时档案工作的培训，上岗前进行专业考核，遇到不合格的要重新学习。鼓励档案管理人员自觉学习先进的信息技术，提高技术水平，敢于提出服务创新的意见和想法，为高校智慧档案馆建设与运营管理工作的顺利开展贡献自己的力量。

5小结

第5篇：智慧档案管理范文

1机关后勤档案管理工作现状

一是后勤档案管理重要性持续强化。近年来，机关后勤档案管理工作取得重要进展，各级党委政府对档案工作的重视程度越来越高，各单位档案室建设日益标准，工作环境得到不断改善。二是档案管理信息化程度不断提升。档案工作的信息化建设有了新的发展，结合电子政务档案，档案管理系统软件逐步改版升级，档案工作信息化技术含量全面提升。三是档案培训专业化程度不断增强。对档案人员的培训工作细致深入，档案人员综合素质、专业化程度不断提高。四是后勤档案管理面临高质量发展新挑战。随着政府机关职能的转变、业务范围的不断拓展及部门间沟通交流的增多，机关后勤档案的信息数据呈现爆炸式增长，数据类型向多样化方向发展，档案管理工作内容发生了质的变化，档案管理者必须具备更专业的档案知识，掌握一定的信息技术处理能力，才能更加适应岗位的需求。

2机关后勤档案管理存在的问题

2.1机关后勤档案管理人员整体素质有待提升

现阶段机关后勤档案管理人员存在思想观念不与时俱进、专业化程度不高、档案管理效率较低的问题。档案管理工作者对自身的职业认同感较低，在实际工作中，部分档案工作者存在全局意识不强、开拓创新精神不足、对信息化专业知识钻研不深、在实践中提高自己的工作能力干劲不足等现象，这些落后的思想和行为降低了机关后勤部门档案工作的效率，对推进“服务型政府”的建设也造成了一定影响。2.2机关后勤档案管理与先进技术不接轨机关后勤单位目前仍然实行封闭式的服务体系，服务对象主要是政府里的机关干部，对外接触少，档案管理人员走出去培训和学习的机会不多，大多数单位机关后勤工作依旧遵循传统的老路，档案整理、登记、归类、存储方式缺乏科学方法和先进技术支撑，导致机关后勤档案管理服务功能发挥不足。

2.3机关后勤档案管理信息化制度体系不健全

国家档案局对档案信息化管理工作提出明确要求，为新时代机关档案管理信息化发展指明方向。但是机关后勤档案的实际信息化水平不高，新的制度体系仍不完善，结合信息技术的新制度、新技术更加欠缺，存在着档案的扫描、传真、保密及网络等技术比较落后的现象。部分机关后勤部门档案管理工作效率低下，导致一些重要的文件、数据无法按时存储和归类，甚至造成缺档、丢档的现象。

3加强机关后勤档案管理工作的对策建议

3.1牢固树立宗旨意识，提升机关后勤档案服务水平

一是后勤部门的档案管理要“暖人心”。档案管理员应该做到主动、热情、积极地为对方提供档案信息服务，做好档案查阅登记工作，遵守相关档案查阅规章制度，解决查阅人的实际问题。二是后勤档案管理人员要“细心”。要注重突出档案的规范管理，按照《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围及要求》等法律法规，专门对文书、会计、财务、声像等各门类档案进行补充分类和整理保管，把各项工作做到精准到位，严格把关和监督检查。对档案室基础设施及时进行排查检修，并定期检查档案材料，每天注意观察档案室温湿度，做好记录，防火防盗工作有没有做到位等，做到档案安全工作万无一失。三是后勤档案管理人员要“热心”。机关后勤部门本身就是服务部门，档案管理更应该将相关模式和经验应用到实际服务当中去。例如，机关后勤单位的餐厅和接待部门的档案管理员平日应注意收集就餐和会务人员的信息反馈、对就餐和会务人员的兴趣爱好等建立考核小组，建立职工就餐微信群等，随时征询相关人员意见，及时整理成册并加以整改。

3.2增强机关后勤档案人员专业能力，推动档案管理工作转型升级

重视档案管理员的学习和培训。将参加上级档案管理部门组织的业务培训和本单位业务培训学习有机结合，熟练掌握政府金宏网与其它政务网的相关程序，对档案的收发、归档、存放、查阅等能准确、方便、快捷的操作。对于机关后勤的公务用车管理应当利用公车平台收集各单位公车信息，对单位所管辖公务用车有一个信息化和标准化的监督作用，通过查看档案材料中的备案合同、公务活动车辆租赁审批单等相关手续及制度建立情况，不但可以规范各部门的车辆租赁行为，而且可以提升公务用车使用效率，降低出行成本；而对于机关后勤单位的办公用房管理也应该发挥其档案管理的能动性，收集所管辖单位的办公用房面积、人员编制等信息，及时将公房相关数据上传到上级机关事务管理部门汇总。通过建立公房档案，对各个机关单位的办公用房使用标准、台账登记备案、动态调配管理等制度进行细化完善，以制度规范促进管理规范，促进机关后勤档案工作转型升级。

3.3夯实机关后勤档案基础建设，提高信息化管理水平