档案管理的职责精选(九篇)

第1篇：档案管理的职责范文

关键词：企业 职工档案 管理 思考

做好企业职工档案管理工作，是满足企业职工切身利益的的必然要求，是实现全面建设小康社会奋斗目标的必然要求。我们要义不容辞地担负起历史使命，清醒地认识肩上所负的责任，既要科学、规范、安全地保管好职工档案，又要为企业和职工提供及时有效的服务。这是必须认真思考的课题，本人认为在这里谈谈个人的观点。

一、企业职工档案管理工作中存在的问题

企业职工档案是由企业管理部门在职工学习、招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地记录和考察职工的依据，是企业职工退休申报的重要凭证，做好企业职工档案管理工作意义非常重大。近年来，部分企业职工档案管理工作问题比较突出，有些企业擅自将档案交给本人携带、保管，发生多起丢失职工档案事件；有些企业甚至擅自更改职工档案中有关年龄、工龄、工种等方面的历史记录；有些企业不能按时按程序为职工申报退休。这些违反国家档案管理法律和政策规定的行为，严重影响了职工退休的客观公正，损害了职工切身利益。

二、做好企业职工档案管理工作的对策

1.严格要求档案保管条件。为确保职工档案的安全和利用，职工档案管理机构保管职工档案，必须具备以下条件：1.1用人单位必须是依法自主经营、自负盈亏、独立核算的生产和经营单位，取得独立法人资格；1.2要有明确的领导分工负责，设有专（兼）职档案管理人员。建立领导、专（兼）职档案人员责任制。档案人员应具备档案专业知识。建立、健全职工档案的归档、管理、利用、转递、保密等有关管理制度并在实际工作中贯彻落实；1.3要有符合条件的档案库房和装具，库房要和阅览、办公两室分开。必须用铁柜存放职工档案，以确保职工档案的安全。

2.严格制定档案管理制度。职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的用人单位或劳动机构。逾期不移交，被延误期间的失业保险待遇由用人单位承担。任何单位和个人无权擅自更改职工档案的相关内容，更不得弄虚作假，通过更改档案中的工种、年龄、工龄等内容，为职工办理提前退休和提高退休待遇。凡办理职工社会保险业务需要将职工档案带出单位时，一律由本单位人力资源管理部门的工作人员负责传递。任何个人不得借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的档案，严禁任何人涂改、圈划、抽取、撤换职工档案资料，严禁任何人私自保存本人的档案或利用档案资料营私舞弊。凡未按上述规定携带职工档案办理社会保险等业务的，相关职能机构不予受理。

3.档案移交手续必须齐全完整。企业改制重组或关闭破产后，要有专人负责，做好职工档案资料的整理和保管工作。不得遗弃、销毁与职工身份和权益有关的任何相关档案资料。档案资料移交有管理权限的其他部门保管的，不得在移交前更改、撤换档案的任何内容，确保档案的真实、准确、完整和无遗漏。档案接收部门在接收档案时，应切实履行档案资料验收登记制度。凡移交的档案资料存在伪造、损毁、擅自涂改、添加、抽取等问题的，不列入移交范围。

第2篇：档案管理的职责范文

关键词：高职 档案工作 档案建设 发展目标

一、档案工作发展现状

1.基本情况

档案馆负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料，组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展档案的开放和利用。目前，我院档案馆有3名专职档案员，其中本科学历1名，研究生学历1名，在读博士研究生1名；高级职称1人，中级职称2人。馆长全面负责档案馆、校史陈列馆及全校档案工作，其余2名工作人员分别负责档案工作的技术管理、业务指导、资源管理与综合管理工作。此外，学校兼职档案员的人数为34名，负责学校各部门档案的收集、整理、归档、移交。

现馆藏档案总数截止2013年12月13日27576卷，底图17682张。案卷按照高等学校档案实体分类法分为党群、行政、学生、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、人事、照片、特殊载体、文书、示范建设、评估共十六大类。档案馆面积为409.62m2，其它用房66m2，校史陈列馆面积641.4m2。

2009年，档案馆开始使用高校档案管理软件，将档案管理并入高校档案馆的管理之列，加强档案工作的规范化、数字化、信息化建设，通过管理手段与模式的转变，使我院的档案管理与时俱进。

2.工作思路

提高档案意识，增强宏观管理。健全全校档案工作网络的二级管理，德阳、青白江校区档案工作实行综合管理，坚持集中统一管理原则，统一领导，统一机构，统一制度。坚持档案规范化管理，重视专兼职档案员队伍建设及培训，提高业务工作水平和档案知识涵养。不断更新档案自动化网络化管理设备，逐步实现档案数字化与信息化。不断改善服务方式与手段，提高档案信息服务水平和质量。

3.组织管理

四川建院档案工作由院长领导，主管副院长协助院长负责。图书信息中心主任为部门主管，档案馆设馆长一人。在全校形成了档案馆、学生档案分室、人事档案分室、财务档案分室以及各部门配备的兼职档案员的档案工作系统，各部门、各院系正职领导为本部门档案工作直接责任人。档案馆对全校档案工作进行组织、协调和管理。

4.管理措施

在四川省教育厅、四川省建设厅、四川省档案局的领导下，以及省档案局经科处、高校档案工作协会的指导下，依托学校档案馆为主体、各部门兼职档案员形成的档案工作网络系统，执行我院《档案管理规章制度》，切实将档案工作落实到人头，保障学校档案的全面性、准确性和持续性；落实档案管理岗位责任制，制定并执行档案工作院长、主管副院长、各部门主管领导职责、专职档案员岗位职责、兼职档案员岗位职责，并由档案馆进行业务指导、监督和检查全校档案工作；以南大之星档案管理系统为手段，实现档案的数字化、网络化管理；有计划地培养档案员，提高档案员的素质，保障档案信息的挖掘、编研与开发利用。

二、今后工作方向

学院的档案工作虽然取得了一定的成绩，但管理水平还有待进一步提高，在四川省教育厅、四川省档案局的领导下，在省档案局经科处、四川省高校档案工会协会的具体指导下，我院将以此次达标为契机，以评促建，以评促管，以评促改，切实落实改进措施，争取建成数字化档案馆。

三、发展目标

四川建院档案馆的短期目标是：以2013年达省二级标准为新的起点，坚持以评促建、以评促管、以评促改，切实落实改进措施，争取三年以后申请档案工作规范化管理达省一级标准认定。

我院档案馆的发展目标是：不断提高档案专兼职管理人员的综合素质和业务水平，加强档案管理手段自动化、形成积累程序化、档案整理规范化、归档范围清晰化、重要档案数字化、数据录入标准化、档案检索网络化、利用服务人性化，逐步实现档案馆全面现代化、规范化、智能化、数字化、信息化的科学化管理。

参考文献

[1]王雅南 高校档案工作规范化管理途径探讨.教育学文摘[J]，2011，11下，总第44期，7-8。

[2]四川省教育厅 四川省档案局 四川省高等学校档案管理办法实施细则（试行）.川教〔2009〕204号，2009，08，28。

第3篇：档案管理的职责范文

一、健全档案管理的制度和组织架构

系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”财政部的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。

档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。

二、完善档案管理部门的工作内容和责任

做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和政策，维护档案的完整与安全。

对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。

三、完善档案归集的流程

档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。

对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。

财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

四、细化档案的使用、复制及销毁管理

资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些图纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。

档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。

确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。

其他方面，企业要对档案要经常检查、清理，并做好统计工作，确保档案完整、齐全。档案保管房间要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作：防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切断电源，关好门窗，确保档案管理房间的安全。

第4篇：档案管理的职责范文

关键词:职工档案 违法行为 法理

面对档案违法行为的隐蔽性、违法后果显露的滞后性以及发现违法行为难度较大的实际困难,北京市档案局(以下简称市档案局)近年来把发现和查处档案违法行为作为当前档案行政执法的重点来抓,先后对四起档案违法行为实施了行政处罚。

为了促进档案行政执法工作的发展,现将近期市档案局行政执法人员在查处丢失职工档案违法行为中遇到的问题及自己的思考介绍如下,同大家研讨交流。

一、案件查处情况

2008年12月1日,市档案局接到群众举报,反映本市某企业存在故意藏匿、销毁职工档案的违法行为。市档案局执法人员经过深入细致的调查取证,查明举报人原系本市某企业职工,1995年12月8日,该企业将举报人予以除名并将其职工档案从本单位转出。由于举报人的职工档案至今下落不明,该企业又不能提供确凿证据证明本单位已将举报人的职工档案转往其户口所在地的街道劳动部门,客观上造成职工档案丢失的危害后果。

我们认为此行为违反了《企业职工档案管理工作规定》第十八条“企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门”和该规定第十九条“接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回。逾期1个月转出单位未收到回执应及时催问,以防丢失”以及《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第三十四条“有下列行为之一的,由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任:(一)损毁、丢失属于国家所有的档案的”等规定,属于丢失档案的违法行为。

根据《企业职工档案管理工作规定》第十五条“对违反《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《中华人民共和国保守国家秘密法》的,要依法处理”以及《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条“有本办法第三十四条第(一)项、第(二)项、第(三)项行为的,由市或者区、县档案行政管理部门给予警告,根据有关档案的价值和数量,对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款;造成档案损失的,由市或者区、县档案行政管理部门、有关主管部门根据损失档案的价值,责令赔偿损失”的规定,市档案局于2009年3月6日对本市某企业给予警告的行政处罚。根据《中华人民共和国行政处罚法》(以下简称《行政处罚法》)第二十三条“行政机关实施行政处罚时,应当责令当事人改正或者限期改正违法行为”的规定,市档案局责令该企业认真整改,切实保障职工档案的安全。

2009年3月11日,市档案局收到被处罚企业报送的整改报告。该企业表示服从市档案局的行政处罚决定,在今后的工作中要吸取教训,采取有效措施加强对职工档案的管理,杜绝再次发生类似违法行为。

二、相关法理问题的思考

在查处丢失职工档案违法行为过程中,有以下四个法理问题需要认真梳理、形成共识:

(一)对职工档案国家所有权的辨析

根据《北京市实施〈档案法〉办法》第三十四条和第三十五条的规定,只有发生“丢失属于国家所有的档案”的违法行为,档案行政管理部门才能依法予以行政处罚。显而易见,职工档案是否属于国有档案,是档案行政管理部门能否查处职工档案管理中发生的档案违法行为的首要问题。

人事档案是组织、人事管理部门或其他有关部门在人事管理活动中形成的,关于个人经历和德才表现,并以个人为单位集中保存起来以备查考的人事材料。可划分为学生档案、工人档案、干部档案、军人档案四个部分①。《企业职工档案管理工作规定》第二条“企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据,是国家档案的组成部分。”2006年国家档案局在就人事档案丢失诉讼对最高人民法院的答复中指出“人事档案是国家档案的重要组成部分,其权属归国家所有。任何单位和个人对人事档案均无随意处置的权利。单位对人事档案负有保管义务”②。由此可见,从档案所有权的角度来看,作为人事档案重要组成部分的职工档案,属于国有档案的范畴。丢失职工档案属于“丢失属于国家所有的档案”的违法行为,档案行政管理部门应当依法予以查处。

由于人事档案事关公民个人的切身利益,公民向档案行政管理部门举报、要求查处人事档案管理中的违法行为的愿望尤为强烈。在当前档案行政管理部门依法履行行政处罚职责缺乏案件线索的情况下,应当对公民举报的涉及人事档案的违法行为予以高度关注,从中发现有价值的案件线索。

(二)对丢失档案违法行为发生时间的确定

根据《行政处罚法》第二十九条“违法行为在二年内未被发现的,不再给予行政处罚。法律另有规定的除外。前款规定的期限,从违法行为发生之日起计算;违法行为有连续或者继续状态的,从行为终了之日起计算”的规定,确定丢失职工档案的时间是否距发现之日起不超过两年,是能否给予行政处罚的关键因素。

本市某企业1995年把举报人除名后,认为本单位已根据有关规定将其职工档案提请其户口所在地的某区劳动行政部门审核后转交某街道劳动部门保存,而某区劳动行政部门及某街道劳动部门均否认曾经接收和保存过举报人的职工档案,举报人据此认为本市某企业并未将其职工档案转出。也就是说,1995年本市某企业转交举报人的职工档案以来,有关当事各方均认为该档案有着确切的下落,不存在丢失档案的情况。只有在2008年市档案局接到举报、进行调查取证后,才彻底查清了举报人的职工档案下落不明,最终确定了该档案已经丢失的事实。鉴于本市某企业只能提供证据证明已转出举报人的职工档案而不能提供证据证明已将档案转交其户口所在地的某街道劳动部门保存,举报人的职工档案下落不明显然与本市某企业履行转交职工档案的法定责任不到位有着直接的因果关系,市档案局据此认定该企业应当对丢失职工档案的违法行为承担必要的法律责任。

需要说明的是,举报人的职工档案从本市某企业转出后下落不明,只是表明该档案脱离了有关单位的有效管理。由于存在将来重新发现该档案下落的可能性,因此档案下落不明并不一定意味着其已经丢失。由于下落不明的档案一旦被认定为丢失就构成了档案违法行为,对此负有直接责任的人员必须承担相应的法律责任,借鉴《中华人民共和国民事诉讼法》为人民法院针对下落不明满一定期限的公民设定判决宣告死亡的特别程序,公民在被法院判决宣告死亡后,其原有的婚姻关系随之消灭,继承由此开始的规定③,对于下落不明的档案能否确认其已经丢失,我们认为应当由档案行政管理部门经由调查核实的特定程序来予以最终确认。借鉴1988年《最高人民法院关于贯彻执行〈中华人民共和国民法通则〉若干问题的意见(试行)》“被宣告死亡的人,判决宣告之日为其死亡的日期”的规定,我们认为丢失档案违法行为发生时间应当推定以档案行政管理部门经过调查取证,最终确认本市某企业存在丢失职工档案违法行为之时起算。

(三)查处档案违法行为的法律适用

由于《档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《档案法实施办法》)和《北京市实施〈档案法〉办法》对行政处罚都作了相应的具体规定,根据《中华人民共和国立法法》第六十三条第一款“省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常务委员会根据本行政区域的具体情况和实际需要,在不同宪法、法律、行政法规相抵触的前提下,可以制定地方性法规”的规定,在查处档案违法行为时,究竟是适用作为上位法的《档案法》和《档案法实施办法》,还是作为下位法的《北京市实施〈档案法〉办法》,要看这三部法律、行政法规和地方性法规之间是否存在相互抵触的情况。

档案行政管理部门的行政处罚权是1996年7月全国人大常委会通过修改《档案法》赋予的。由于这是在1996年3月全国人大制定《行政处罚法》对行政机关的行政处罚权予以严格限制的情况下,国家把行政处罚权赋予一个以前没有此项权力的行政管理部门的第一部法律,因此《档案法》对档案行政管理部门实施行政处罚权的范围予以了严格的限制。根据《档案法》第二十四条第二款的规定,只有“在利用档案馆的档案中”这一有限范围内发生“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的”三种档案违法行为,档案行政管理部门才能对违法者给予行政处罚。由于在现实工作中,档案违法行为大多发生在利用档案馆的档案这一特定领域之外,为了有效制裁档案违法行为,切实保障档案安全,《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条突破了《档案法》第二十四条第二款的限制,授权档案行政管理部门对发生在“利用档案馆的档案”之外的上述三种档案违法行为给予行政处罚。

对《档案法》、《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于行政处罚的规定进行比较,《北京市实施〈档案法〉办法》授权档案行政管理部门对“损毁、丢失属于国家所有的档案的;擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的;涂改、伪造档案的;擅自出卖或者转让国家所有的档案及集体所有、个人所有的以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案的;倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的”五种档案违法行为给予行政处罚,运用“警告、罚款、没收违法所得”三种行政处罚种类,罚款幅度为“对责任单位可以并处1万元以上10万元以下罚款,对直接负责的主管人员或者其他责任人员可以并处500元以上5000元以下罚款”的规定,这与其上位法《档案法》和《档案法实施办法》)的规定是完全一致的,符合《行政处罚法》第十一条第二款“法律、行政法规对违法行为已经作出行政处罚规定,地方性法规需要作出具体规定的,必须在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内规定”的要求。

有鉴于此,《北京市实施〈档案法〉办法》在给予行政处罚的行为、种类和幅度三个方面严格遵照其上位法《档案法》和《档案法实施办法》的有关规定,这三部法律、行政法规和地方性法规在行政处罚的规定方面并没有相互抵触之处。对于本市某企业丢失档案的违法行为,档案行政管理部门完全可以根据《北京市实施〈档案法〉办法》的规定给予行政处罚。

(四)对行使档案行政处罚自由裁量权的考量

档案行政处罚自由裁量权,是指档案行政管理部门在法定档案行政处罚权限范围内,对档案违法行为是否给予行政处罚、给予何种行政处罚和给予何种幅度行政处罚的自主决定权。根据《档案法实施办法》第二十八条和《北京市实施〈档案法〉办法》第三十五条的规定,对于丢失档案违法行为的责任者,由档案行政管理部门给予警告,并可对单位处1万元以上10万元以下罚款,对个人处500元以上5000元以下罚款。造成档案损失的,还可责令赔偿损失。

为了进一步做好规范行政处罚自由裁量权工作,根据2007年北京市人民政府制定的《北京市关于规范行政处罚自由裁量权的若干规定》④第六条“规范行政处罚自由裁量权应当遵守下列规定:(一)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚种类的,行政执法部门应当明确适用不同种类行政处罚的具体条件;(二)法律、法规、规章规定可以选择行政处罚幅度的,行政执法部门应当根据涉案标的、过错、违法手段、社会危害等情节划分明确、具体的等级”的规定,按照《档案法实施办法》和《北京市实施〈档案法〉办法》关于罚款数额“根据有关档案的价值和数量”予以确定的要求,2008年市档案局制定的《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》⑤以“涉案标的”作为规范档案行政处罚自由裁量权的基本标准,把涉案标的价值以“保管期限”为标准具体细分为“永久”和“定期”两个档次,把涉案标的数量以纸质档案为标准(其他载体档案参照执行)在“永久”和“定期”两个档次内再进行具体的划分。

根据《行政处罚法》第五条“实施行政处罚,纠正违法行为,应当坚持处罚与教育相结合,教育公民、法人或者其他组织自觉守法”的规定,在“警告、罚款、没收违法所得”三种档案行政处罚种类中,《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》高度重视档案行政处罚的教育功能,倡导档案行政管理部门对大多数轻微档案违法行为适用“警告”的行政处罚。考虑到普通的职工档案其价值和数量都较为有限的实际情况,根据《北京市档案行政处罚自由裁量权规范应用标准》关于“损毁、丢失属于国家所有的档案的”违法行为,涉案标的为1页-50页以下的永久保管档案、1页-250页以下的定期保管档案,行政处罚种类适用“警告”的规定,市档案局决定对丢失举报人职工档案的企业给予警告的行政处罚。

根据《行政处罚法》第七条“公民、法人或者其他组织因违法受到行政处罚,其违法行为对他人造成损害的,应当依法承担民事责任”以及《中华人民共和国民法通则》第一百三十四条“承担民事责任的方式主要有:(七)赔偿损失”的规定,考虑到2008年人民法院经过审理已经认定该企业对丢失职工档案负有过错、判决其赔偿举报人人民币六万元的情况,市档案局决定不再对该企业造成档案损失的过错作出责令赔偿损失的处理。

以上是我们对参与查处丢失职工档案违法行为的情况介绍及其法理分析。徒法不足以自行,查处档案违法行为是提高社会档案意识和档案法制观念最有效的途径和手段。我们相信,在广大档案行政执法人员的辛勤努力下,随着档案行政执法尤其是档案行政处罚工作的深入开展,必将为档案事业营造出一个良好的发展环境。

注释:

① 王英玮.专门档案管理.中国人民大学出版社,2004:p84.

② 《国家档案局办公室关于人事档案丢失诉讼有关问题的答复》(档办〔2006〕54号)

③ 柴发邦.民事诉讼法学.北京大学出版社,1992:p285.

第5篇：档案管理的职责范文

【关键词】档案文件管理

引言

档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、档案包含的种类为文书档案（党务、行政档案）；科技档案（产品档案、设备档案、基建档案、科研档案、测绘档案、气象档案、水文档案等）；专门档案（人事档案、会计档案、教学档案、诉讼档案、审计档案等）。

二、档案与文件的关系（文件是档案的前身，档案是文件的归宿），其中包括使用或办理完毕的文件；具有一定的查考价值；按照一定规律集中保存起来的文件。

三、文件材料的形成和积累包括字迹材料（不能使用的是：圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸、红墨水、铅笔等）；积累的内容（文字材料：红头文件和非红头文件；图表：基建、设备、人事、工资、科研等；声像：录音带、录像带、磁盘、光盘、照片等；实物：荣誉证书、奖状、奖杯等）；积累的重点：一是履行自身职责时形成的各种文件材料；二是要积累文件的原件；三是要完整准确。

四、文书档案归档范围概括为（本单位工作活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的收发文件、电报电传、会议文件、内部文件、编印的出版物原稿和印本以及图表、簿册、照片、录音（像）带、光盘、实物等）。

五、确定档案的分类方法和类目（常用的方法：文书档案：按保管期限―年度―机构（问题）；保管期限―年度―问题分类法；科技档案；会计档案：会计文件形式―年度―保管期限；特殊载体档案：按载体形式分类（照片，录音带，录像带，光盘）；实物档案：按种类分类（证书，奖牌，奖杯等））。

六、怎样做好档案工作包括

1.掌握档案工作标准（《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）；《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）；《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）；《企业档案工作规范》（DA/T42-2009））；

2.建立档案工作组织体系（领导、机构、人员、工作网络），其中领导（应在三个层次确定档案工作负责人：分管领导，各职能或承办部门、项目工作部门负责人，档案部门的负责人）；机构（应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心）；人员（专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；应保持档案人员相对稳定）；工作网络（应建立以档案部门为核心，各职能部门、各项目专兼职档案人员为基础的档案工作体系）；

3.建立档案工作制度包括档案工作规章的制订（建立档案工作岗位责任制。包括分管领导职责；办公室主任（行政工作部部长或总工办主任）职责；档案部门负责人职责；各职能部门（项目部门）分管档案工作负责人职责；档案部门专职档案人员职责；各部门兼职档案人员职责；有关专业技术人员、管理人员职责；

4.制定档案工作制度（文件归档制度；档案保管制度；鉴定销毁制度；档案统计制度；档案利用制度；档案保密制度；电子档案管理制度；档案管理系统操作制度）；

5.制定档案业务规范（文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；特殊载体档案管理规范）。

第二部分：档案整理方法

一、文书档案的整理包括文书立卷方法（订本式）；归档文件的整理方法（以件为单位装盒）。（归档文件的整理单位；归档文件的整理与装订；归档文件的排列；归档文件的编号与归档章的加盖；归档文件的编目；归档文件的装盒）。

二、工程项目文件的整理包括项目文件的构成及归档责任（项目准备阶段，项目施工阶段，项目试运行阶段，项目文件的归档范围）。

三、工程项目文件的组卷（组卷要遵循科技文件的形成规律，保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用）；案卷编目（一是整卷装订，要编通号，卷内目录要标明所在页号。单面书写材料在右下角编号；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角编号；图纸的页号编写在右下角或标题栏外右上方；二是以件为单位装盒，卷内目录要标明页数）；案卷封面应印制在卷盒正表面，亦可采用内封面形式。

第三部分：档案整理心得

以上仅谈谈本人在建设项目工程管理中积累的一些学习体会，建设工程项目档案管理还涉及到很多方方面面，在今后的工作实践中，我会继续努力学习和总结，在建设工程档案管理中贯彻高效，有效的方法。

第四部分：档案整理示例（设备仪器类）

序号 基 本 范 围 保管期限

1 综合

1.1 设备管理条例、办法、方案、规定、通告等 30年

1.2 设备管理规划、计划、总结，设备运行管理文件，备品备件管理文件 10年

1.3 设备技术管理文件 30年

1.4 设备台帐 永久

2 单台（套）设备仪器

2.1 调研、考察材料；购买设备的申请、批复文件 30年

2.2 购置合同、协议 30年

2.3 洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料 30年

2.4 设备仪器开箱验收记录 30年

2.5 设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料 30年

2.6 设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料 30年

2.7 运行记录及重大事故分析处理报告 30年

2.8 设备仪器保养和大修计划、记录 30年

2.9 设备仪器检查记录、设备仪器履历表 30年

2.10 设备改造记录和总结材料 30年

2.11 技术、质量异议的处理结果材料 永久

2.12 设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果 30年

参考文献

[1]《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）

[2]《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2008）

第6篇：档案管理的职责范文

人事档案管理是我国劳动管理制度的特色之一，是做好企业人力资源管理工作的前提、保障和基础，是影响人力资源管理工作的效率、质量和水平的重要因素。

认识人事档案管理在人力资源管理中的重要性

人事档案管理是一项具有真实性、准确性、权威性、唯一性和严肃性特点的特殊工作岗位，一点点的疏忽都可能造成难以弥补的损失。

人事档案管理是人力资源管理的信息库，负责搜集和提供人力资源管理需要的基本信息。没有准确、及时的信息提供，人力资源管理就成了无本之木。对职工档案所蕴藏的丰富的人员信息资源认识不充分，也必然影响到人力资源管理水平。

 

人事档案是唯一记录职工各类情况的具有法律地位的文件，随着国家关于劳动法律法规的健全，职工法律意识的增强，职工档案成为维护企业和职工个人利益的重要依据，是处理劳资纠纷的主要参考记录。

 

提高人事档案管理水平的几个环节

1、材料收集要勤

完整全面地收集材料，是做好职工档案管理工作的起点和前提，反映职工情况变化的材料是处在动态变化之中，只有及时地收集补充，才能保证职工档案客观准确地反映职工的全貌。

 

2、鉴别、整理材料要真、准、全

职工档案管理要本着对组织、对职工负责的态度，对每一份收集上来的材料进行鉴别、精选，确保档案材料真实、完整、准确。真实性是职工档案的生命线，职工档案是否真实、准确、可靠，直接关系档案的使用价值，更关系到每个职工的切身利益，是一项复杂的基础工作。

 

职工档案工作不是简单的接收入档，档案工作人员要体现出自己纯熟过硬的专业素质和认真、负责的敬业精神。鉴别材料是否属于入档范围和入档要求，不属于归档范围的材料，不擅自归档，经过鉴别，根据情况予以处理。整理装订人事档案材料时，不归档的材料填写处理档案材料清单，报请有关领导审查批准，由专人负责监毁。保证整理的材料真实、准确、全面，使职工档案达到完整、精炼的要求。

 

3、严格执行职工档案管理制度

职工档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保职工档案的安全，严守档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高职工档案管理的规范化水平。建立健全档案收集制度、鉴别归档制度、查（借）阅制度、转递制度、检查核对等制度等。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

 

注重对职工档案管理人员的培养

职工档案工作是一项政治性、政策性、专业性、服务性很强的工作，要做好职工档案管理工作，关键是要建立一支在政治上、业务上双过硬的档案管理人员队伍。

职工档案工作工作繁琐且专业性强，职工档案反映职工方方面面的情况，要求档案管理人员熟悉劳动法律、法规及公司各项劳动管理文件，对劳动关系、机构调整、劳动工资、保险待遇、奖励惩处、职工培训、人事管理、党的组织工作都有充分的认识和了解，并熟悉劳动管理的历史演变情况。

 

档案管理人员的选拔必须是党性强、作风正、忠于职守、严肃认真的人员，职工档案工作人员不仅要具备较为深厚的专业知识，根据形势的需要熟练掌握现代化的管理方法和技术，还要努力学习相关学科知识，不断增强法律意识，提高业务能力；要切实增强服务观念，职工档案工作本身是一项服务性较强的工作，要做到认真、热情、周密、仔细，一丝不苟；职工档案工作人员要淡泊名利、吃苦耐劳、忠于职守、踏实工作，提高责任心。

 

人事档案管理的价值在于提供服务的价值

档案管理的最终目的是为了档案的利用，职工档案管理还应包括建立起一套完整的职工个人资料信息库，及时、准确的为企业人力资源管理提供有效的信息资料。由档案管理人员建立职工个人信息库是档案管理的职责和目的决定的，档案管理人员直管理职工的基本信息丰富准确，建立起来的信息库准确程度高，更新更及时。

第7篇：档案管理的职责范文

一[！]、提高人事档案管理人员的职业道德素质

人事档案管理人员是为社会主义现代化事业而奋斗大军中的一员,人事档案管理人员要具备的职业道德是社会主义职业道德规范的具体表现和补充。“爱岗敬业、诚实守信、办事公道、服务群众、奉献社会”是我们社会主义职业道德的主要内容和基本规范,也是我们人事档案管理人员应该具备最基本的素质和必备的法律要求。根据《中华人民共和国档案法》相关要求,档案人员应做到“忠于职守、遵守纪律、具备专业知识”。这已经将档案人员的职业道德素质直接提升到了法律要求的高度,从他律性的角度对档案管理工作的权责进行了明确。从事人事档案管理工作的人员,必须把握好档案管理职业的自律性与他律性,首先做到能够将档案管理工作对自身提出的要求与自己在工作中树立起来的理想信念相结合,同时也要牢记法律规定,严格遵纪守法,做好《档案法》中要求的每一项工作。

二、增强人事档案保密意识

人事档案管理人员是人事档案保密工作的主要负责人。能否履行好档案保密工作职责是做好人事档案管理工作的重要一环。因此,档案人员应绷紧保密这根弦,高度树立人事档案保密意识。

2.1 提高保密意识,学习人事档案法律法规

档案管理人员应熟练掌握《保密法》、《档案法》等人事档案保密工作相关的法律法规,在统一思想、提高认识的基础上,牢固树立保密观念,增强保密意识。

一是充分了解人事档案的定密依据、解密时间及保密相关要求,为日常档案管理工作提供法律法规依据。

二是积极参加人事档案保密的交流培训活动,提高业务素质,明确国家最新的规范规定,巩固保密知识。

三是定期开展保密自查活动,对各个易的风险点进行定期自查,一方面差缺补漏,一方面对各档案管理人员提出新要求,以此为契机宣传人事档案保密工作的重要性,提高档案管理人员的保密意识,督促其学习人事档案保密知识。

2.2 增强档案管理人员的保密责任感

人事档案中蕴藏着大量的个人信息,其中不乏个人隐私信息。因此,要做好人事档案管理工作,必须树立高度的责任感,在工作中细致严谨,确保不发生人事档案泄密事件。要制定档案管理工作制度,各负其责,分兵把守,将责任落实到个人,使档案管理工作人员能够在制度的严格约束下,自觉维护档案秘密性,做好人事档案保密工作。

三、做好人事档案存放过程中的保密管理工作

“保密工作无小事。”在人事档案的存放过程中,我们主要应注意以下几点。

3.1 要加强人事档案存放库房的管理工作

人事档案存放的库房是做好保密工作,维护档案安全的重要保障。档案库房要严格按照国家有关规定进行建设。从保密角度考虑,一般不应将人事档案存放库房设在办公楼的最底层。人事档案室的门窗应牢固可靠,档案库房应制定严格的管理制度。人事档案室内,设有专门的人事档案保险柜,由专人负责管理,无关人等一律禁止入内。

3.2 严格人事档案存放管理制度

档案人员要切实承担起维护人事档案完整与安全的职责:

一是保证人事档案完整,建立健全管理制度,使用人事档案要经过层层严格的审批手续,有效避免人事档案的损坏,同时,发现人事档案有损坏及破损要马上修复补救,以免以后遗忘或增加破损;

二是保证人事档案的安全性,提供足够的人力物力财力保障,负责人员要严格职守,积极采购保密箱、保密柜、防盗门等并投入使用,杜绝档案遗失或失窃的问题;

三是保证人事档案存放的统一性与有序性,按照国家相关规定,规范人事档案卷宗排列方式和次序,使人事档案排列有序,整齐规范,便于管理与查找。人事档案管理人员要严格按照档案存放管理制度进行日常管理,保证好人事档案的安全与保密。

四、落实人事档案保密工作职责

第8篇：档案管理的职责范文

【关键词】依法行政；行政管理；执法；业务指导

一、档案行政管理职能沿革

在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。

当前社会主义市场经济发展阶段，不再适用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而实行依法行政。在这种变化当中，档案部门处于改革的前沿。随着指令性管理逐步转变为依法行政，及时出台了《档案法》，在法律上明确了档案行政管理部门转变管理职能的重要性与准确定位。随着当前推行依法行政，档案行政管理职能在模式上实现了转变，不再依赖计划经济时期的指令性业务指导而转变为社会主义市场经济时期的依法行政为主。行使档案行政管理职能的部门，也不再规定为一个单独的部门，而成为业务指导与法规两个部门。但在传统思想与习惯的作用下，这种转变还没有完全落实到行动当中，特别是在当前的基层，依然实行着指令性的业务指导这种管理做法。

二、 法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，认为提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体，而没有认识到行政管理的主要职能是什么。所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。

三、如何才能做好档案行政管理工作

（一）档案行政管理必须依法行政。在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，但需要提出的是，其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。在实际开展档案行政管理工作中发挥这些法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

（二）档案行政管理必须遵循分级管理的原则。依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

当前，很多档案行政管理部门都设置了业务指导与法规科，业务指导部门不适宜再沿用当前名称，而可以称其为“档案管理指导处与档案指导处”，主要负责档案行政指导、行政奖励、培训、宣传教育等工作，不拥有强制性行政职能。法规处（科、股）履行档案行政监督检查、行政处罚、行政执法监督等职责，负责制定档案业务标准、规范、政策等，主要行使强制性的行政职能。

（三）增加机构，加强内部监督。加强内部监督是保障依法行政，切实履行法定职责的必要环节。在条件允许的情况下，应增设档案执法处（科、股），或者统称“档案执法队”，专门履行强制性的行政职能，其中，对查处违法案件没有决定处置权。法规处（科、股）则主要履行档案行政监督、审批档案执法队查处的档案违法案件、制定业务标准等职责，履行对同级档案馆和下级档案部门的行政监督检查、查处档案违法案件和行政监督等职责。“档案管理指导处（科、股）”履行档案行政指导等非强制性的行政职能。

【参考文献】

第9篇：档案管理的职责范文

关键词：同级所属机构；档案事务；管辖权划分；模式构建；

对同级所属机构（指与档案行政管理机关同级的专业主管机关所属的具有独立法人地位的机关、团体、企事业单位。以下简称“同级所属机构”）涉及档案事务的行政管辖，档案单行法律法规做了一些明确的规定，理论上来说，对此问题已没有再探讨的必要。但在具体的档案行政执法实践中，对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖问题，仍然存在着理解上的偏颇和监管上的空隙。事实上，对同级所属机构涉及档案事务由谁监管，并不是一个非此即彼的政策取向问题，有必要对“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”的现象进行反思，以理清对同级所属机构涉及档案事务行政管辖的基本思路和行政管辖模式的构建。

1 档案单行法律法规规定与存在问题

对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，实际上是涉及各行政主体行政权、行政管辖权划分的问题。行政管辖权是一种程序性权力，由单行法和程序法赋予；而行政权则是一种实体性权力，由宪法和组织法赋予。[1]

1.1 档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定。档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定包括两个方面：一是档案实体法的规定。对同级所属机构涉及档案事务“实行统一领导，分级管理的原则”。县级以上档案行政管理机关主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督、指导，依法查处档案违法行为。机关、团体、企事业单位和其他组织应根据本专业的管理体制，负责对所属机构涉及档案事务的监督、指导和检查工作，并受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。[2]二是程序法的规定。县级以上档案行政管理机关负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作。各机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织违反档案法的案件，由同级和上级档案行政管理机关查处，必要时，会同其上级主管机关查处。档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理机关依照职权管辖，法律、行政法规另有规定的，从其规定。档案行政管理机关依照法定的权限、范围、条件和程序实施行政许可。[3]

1.2 两个管辖主体实施行政管辖的差异。从上述法律法规规定来看，对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖涉及两个行政主体：一是同级档案行政管理机关；二是同级专业主管机关。从行政管辖的形式和内容上来看，两者是存在差异的。档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖是全面的，不仅负责对其涉及档案事务的监督、指导和实施行政许可，同时还具有对其档案违法行为依法查处，实施档案行政处罚的权力。也就是说，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，既是一种职权性权力，又是一种程序性权力。而专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只限于业务监督、指导和检查，是一种不完全的事务管辖。也就是说，按照档案单行法律法规规定，专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只是一种职权性事务权利，不具备档案行政许可和档案行政处罚权。

1.3 对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题。对同级所属机构涉及档案事务的双重负责、双重监督的现有行政管辖形式，形成了宏观方面的统一领导和微观方面的业务管理双管齐下的严格管理体制。这种管理体制，在设立之初对于规范、推动所属机构涉及档案事务的发展确实起到了一定的积极作用。但由于两个行政管辖主体之间互不隶属、互不制约，由它们对同一管辖客体进行监督，实践中必然会引发管辖权的冲突，尤其是随着行政监管体制改革的深入开展，其暴露出的缺陷日益明显。

1.3.1 专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管职责缺乏具体化。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有“对所属机构的档案工作实行监督和指导”的职责，但对此职责都是一些原则性的规定，没有具体化的内容范围和措施，导致一些专业主管机关对所属机构涉及档案事务时无所适从，只能依赖于同级档案行政管理机关的监督和指导。专业主管机关的这种惯性依赖，使档案单行法律法规规定的由专业主管机关对所属机构的档案工作实行监督指导的职责形同虚设，成为一纸空文。同时，在实践层面上，监管职责缺乏具体化，也为专业主管机关对其所属机构涉及档案事务的消极管辖提供了理由空间。

1.3.2 未明确专业主管机关疏于监管的法律责任。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有对所属机构涉及档案事务的监管职责，但却未规定其不履行监管职责时应承担的法律责任。这种没有责任承担的职责，既不利于档案行政管理机关对专业主管机关疏于监管职责时的责任追究，更不利于督促专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管。

1.3.3 未明确两个管辖主体之间的沟通协调机制。由两个互不隶属的管辖主体对同一客体进行管辖，虽然档案单行法律法规规定了两个主体的各自职责，但并未明确二者之间的相互沟通协调机制，这样很容易形成职责的相互推诿。当一方或双方均怠于行使管辖权时，就会造成管辖的漏洞，导致对同级所属机构涉及档案事务的日常管理处于“真空”状态。

1.3.4 疏于对同级所属机构涉及档案事务的日常管理。在对同级所属机构涉及档案事务的监管实践中，由于两个管辖主体相互依赖对方，管理的随意性较大，日常监管经常处于“真空”状态。一方面，由于专业主管机关对档案行政管理机关的惯性依赖，加之缺乏对其不履行监管职责的法律责任追究，其对所属机构涉及档案事务的监管，要么是不管不问，要么是以不具备档案行政处罚权为由，将监管责任全部推向同级档案行政管理机关；另一方面，档案行政管理机关由于监管面大，人员有限，对同级所属机构涉及档案事务的监管，要么是蜻蜓点水、走马观花，要么是以专业主管机关负有监管职责为由，将其推给专业主管机关。至于专业主管机关是否行使监管职责，档案行政管理机关则很少跟踪监督。这种由两个管辖主体之间的相互惯性依赖所形成的监管“真空”，正是导致当前大量档案违法行为发生和监督、查处不力的最直接原因。

1.3.5 对同级所属机构涉及档案事务的违法违规行为查处不力。专业主管机关对所属机构的档案工作有监督、指导的职责；档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务有监督、指导和依法查处其档案违法行为的职责。档案单行法律法规虽如此规定，但实践中许多同级所属机构涉及档案事务的违法、违规行为却未受到惩处。查处不力，除有档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务疏于监管，没有或不能及时发现其档案违法、违规行为以及档案法律法规规定的法律责任不具体等原因外，更重要的原因是专业主管机关因涉及自己部门利益，对档案行政管理机关给予所属机构涉及档案事务的惩处不予支持；或者是对发现的所属机构涉及档案事务的违法、违规行为不向档案行政管理机关通报，从而导致其所属机构涉及档案事务的违法、违规行为未受到相应的惩处。

2 对同级所属机构涉及档案事务管辖权划分的考察维度及理论依据

2.1 两个监督机关监督的差异性――管辖权划分的横向考察维度。按照档案单行法律法规规定，对同级所属机构涉及档案事务的监督、指导，由同级档案行政管理机关与专业主管机关共同管辖。从传统的角度来看，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的监管是宏观和总体性的，是主管。专业主管机关的监管是个别和具体的，是分管。分管在主管的监督指导下行使监督管辖权，主管在行使监督管辖权时也需要分管的支持与配合，不能代替分管。[4]但是，如果考虑行政监管体制改革和管辖权设置应符合行政效率原则的话，在划分同级所属机构涉及档案事务管辖权时，就应该从二者在监管目标与任务、时间、基本手段及方法，权力、程序与频率，专业性及独立性等六个方面的内核性差异来考虑，因为这些差异决定了由谁管辖更符合行政监管体制改革的要求，更符合行政管辖权设置的行政效率原则，也因此成为考察二者管辖权划分的横向考察维度。

2.1.1 监管目标与任务。档案行政管理机关总体而言更关注于档案作为一种信息资源的形成、积累与统一管理，并且此目标明确地优于其他目标。专业主管机关则更多地关注于档案作为一种信息的应用和节约管理成本，甚至将档案工作作为专业工作的组成部分，容忍档案信息的分散状态存在。在监管重点上，专业主管机关多注重对所属机构涉及档案事务的个别行为的监督和矫正上，而档案行政管理机关的监管则倾向于保证档案信息资源整体完整性构建和档案工作整体目标实现的整体制度设计和纠正上。

2.1.2 监管时间。专业主管机关的监管多是一种事先、事中的持续性的干预行为，而档案行政管理机关的监管通常是事后的干预行为。由此可以看出，专业主管机关的事先、事中监管，更有利于改变所属机构涉及档案事务行为的不确定性，及时发现并纠正存在的问题，减少档案违法行为的发生，弥补档案行政管理机关事后监管的不足。

2.1.3 监管手段和方法。档案行政管理机关的监管是以落实档案法律法规规定，排除或者矫正不利因素和违法行为的间接手段，来达到监管目标的实现。专业主管机关的监管是在将档案事务作为业务工作环节的前提下，把目标要求纳入各业务工作环节，以直接介入业务工作各环节管理的形式来确保监管目标实现。二者相比来说，专业主管机关的监管手段和方法更直接，效果更佳。

2.1.4 监管权力、程序与频率。按照组织原则，专业主管机关是所属机构的直接上级，在监管所属机构涉及档案事务上比档案行政管理机关拥有更广泛的权力。其对所属机构涉及档案事务的监管程序已纳入各业务环节，更直接具体，更具有操作性。同时，由于专业主管机关将所属机构涉及档案事务纳入了各业务环节，其监管的主动性、频率与细微度上也高于档案行政管理机关，更重要的是能对所属机构涉及档案事务持续监管。

2.1.5 监管的专业性。相对于档案行政管理机关而言，专业主管机关的专业性体现在对其所属机构涉及档案事务的非常了解，而档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的了解只限于与档案法律法规相关的一般性知识，特别是专业主管机关对所属机构各工作环节档案的形成、流转、积累、管理、利用情况非常熟悉，其实现有效监督管理的优势非常明显。

2.1.6 监管的独立性。如前所述，专业主管机关由于是所属机构的直接上级，在对所属机构涉及档案事务实施监管时，出于部门利益因素的考虑，更易受到所属机构不利因素的影响。而档案行政管理机关的监管是全局性的，则很少会受到同级所属机构不利因素的影响，其独立性更强。

上述档案行政管理机关与专业主管机关监管职能的差异，决定了其各自作用范围的理论必然性，因此，在判断对同级所属机构涉及档案事务究竟由谁监督管辖时，就要充分考虑其职能差异，以实现监管成本和监管成效的最佳结合。

2.2 专业法律法规涉及档案事务的完善与适用原则――管辖权划分的纵向考察维度。“分级管理”就是充分发挥各专业主管机关的专业管辖优势、特性和能动性，做好专业主管机关所属机构涉及档案事务的自律和监管。“分级管理”的前提，是各专业主管机关依据档案单行法律法规规定精神，完善并积极地实施本专业涉及档案事务的法律法规。专业主管机关只有具备完善的涉及档案事务的相关法律法规，才能有效地对所属机构涉及档案事务进行自律和监管，才能达到相关法律法规规定的应然效果。

在专业主管机关具备完善的涉及档案事务的相关法律法规后，如其所属机构违反专业法律法规中涉及档案事务规定的义务时，是否也同时构成违反档案单行法律法规中规定的义务？是适用其专业法律法规或是档案单行法律法规呢？按照行政法学“特别法优于一般法”的原则，应适用其专业法律法规，由其专业主管机关行使行政管辖权。因为这些特别法和特别法律规范条款对各专业领域档案违法行为的惩处、行为描述和条款适用更高、更具体，更易于操作。也就是说，对同级所属机构涉及档案事务豁免适用档案单行法律法规是为了对其适用更高、更严的管制，而不是为了逃避档案单行法律法规的管辖，因为专业法律法规中涉及档案事务的规范已符合档案单行法律法规规定的精神和原则，并高于档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务所规定的义务。因此，划分档案行政管理机关与专业主管机关对所属机构涉及档案事务管辖权时，应将专业法律法规涉及档案事务的规范是否完善与适用作为划分的纵向考察维度。

2.3 对档案法律法规的贯彻程度――管辖权划分的个别考察维度。如前所述，当专业主管机关具备涉及档案事务的完善的法律规范时，其所属机构涉及档案事务应适用专业法律法规，由专业主管机关管辖。但在具体的行政执法实践中，还应考虑专业主管机关对档案单行法律法规的贯彻程度。由于我国法律法规立法的多元性，专业主管机关出于部门和专业利益的需要，在制定和实施具体的方针政策时，难免会过多地考虑本部门、本专业的利益，设置一些垄断或者限制性条款。这就需要在确保“分级管理”的前提下，档案行政管理机关在涉及国家档案资源建设总体目标，如档案的流转与定期向国家综合档案馆移交、档案的无歧视利用等方面保留排他性的管辖权，最次也要保留在这些方面的共同管辖权。现实中，档案行政管理机关与建设专业主管机关有关建设业务档案流转、移交的争议，已充分证明了保留某些关键事项管辖权的重要性。

3 同级所属机构涉及档案事务行政管辖的模式构建

综合上述对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权划分的横向、纵向和个别考察维度，结合当前对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题，笔者认为，对同级所属机构涉及档案事务的管辖，应摒弃以“档案行政管理机关为主，专业主管机关为辅”的共同管辖模式，构建以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式，以利于“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”矛盾的解决。

3.1 专业主管机关优先管辖为主。如前所述，对同级所属机构涉及档案事务进行行政管辖的最佳状态，是专业主管机关在专业法律法规中纳入促进档案事务合法、合规发展的规范，并由专业主管机关发挥其专业力量进行持续性的监管。这种最佳状态，是由前述的档案行政管理机关与专业主管机关监管的内核性差异所决定的，有其合理、合法性。但这种最佳状态有一个非常重要的前提，就是专业法律法规中涉及档案事务的法律规范的完善，构建起了对所属机构涉及档案事务的详细义务和监管计划，并足以为档案单行法律法规规定的档案管理目标的实现提供保障。具体来说，实行以专业主管机关优先管辖为主时，专业主管机关应符合以下三个条件：一是实行以专业主管机关优先管辖为主，必须在档案和其他专业法律法规中明确、直接、具体地规定。目前，档案单行法律法规中由专业主管机关“监督、指导所属机构档案工作”的规定太笼统，既不能表明对同级所属机构涉及档案事务以专业主管机关为主，拥有优先管辖权，也没有排除档案行政管理机关对其涉及档案事务的优先管辖，容易造成对所属机构涉及档案事务的消极管辖，形成管辖空隙。二是专业法律法规中涉及档案的违法行为有不与档案单行法律法规立法旨意相违背的具体规范性条款，并有对具体违法行为如何处理的相关责任性规定。三是专业法律法规对涉及档案违法行为的相关规范已完善，能够制止和防范所属机构档案违法行为的发生，并为所属机构档案工作发展提供制度保证。专业主管机关只有同时满足上述三项条件时，才能拥有对所属机构涉及档案事务的优先管辖权。

3.2 档案行政管理机关有效介入。对同级所属机构涉及档案事务实行以专业主管机关优先管辖为主，并不是无原则地排除档案行政管理机关的一般管辖权。根据“统一领导，分级管理”原则，在专业主管机关没有尽到监管职责，对档案违法行为处理有失偏颇，或者其专业法律法规和具体行政行为与档案单行法律法规的立法精神、主旨相违背时，就应启动档案行政管理机关的有效介入机制，发挥档案单行法律法规的一般性规范作用。档案行政管理机关的有效介入包括以下四个方面：一是定期对专业主管机关的监管情况实施执法监督检查。二是行使对查处同级所属机构涉及档案违法行为的督办、交办职责。三是对同级所属机构重大档案违法案件的直接查处。四是对专业法律法规中与档案单行法律法规立法精神与主旨相违背的规范，启动行政协商机制或行使排他性管辖权。

3.3 建立共同管辖的沟通协调机制。要实现以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”共同管辖模式的有效运作，还须建立一套行之有效的相互沟通协调机制，而且这一机制必须在双方或者至少在档案行政程序法律法规中予以明确规定。至于沟通协调机制的具体形式与内容，可参照《档案管理违法违纪行为处分规定》第十八条，由档案行政管理机关与专业主管机关双方视具体情况确定。

4 结束语

从文献检索情况看，目前还没有相关的文献研究成果可供借鉴。笔者提出的上述最佳管辖模式，虽是一己之见，但无论从理论或实践上来说，都是可行的。为实现上述最佳管辖模式，国家档案行政管理机关可以先行一步，在专业主管机关不具备上述条件时，通过修订档案单行法律法规，以赋权的形式，倒逼专业主管机关对所属机构涉及档案事务行使优先管辖权。一是在档案单行法律法规中规定专业主管机关对所属机构涉及档案事务的具体职责与任务。二是具体规定专业主管机关不履行其监督职责应承担的法律责任。三是在档案单行法律法规中增加专业主管机关依照相关条款，对所属机构档案违法行为行使行政处罚的权利，使专业主管机关对所属机构涉及档案事务的管辖，既符合职权性要求，又符合程序性要求。四是在档案行政程序法律法规中明确双方沟通协调机制的形式与内容，便于档案行政管理机关对专业主管机关行使行政管辖权情况的监督与管理。

本文为2013年度国家社会科学基金项目《依法治档研究》（项目编号：13BTQ068）的阶段性成果之一。

参考文献：

[1]肖登辉.行政管辖略论[J].长沙理工大学学报（社会科学版），2009（3）：46～49.

[2]参见《档案法》、《档案法实施办法》、《机关档案工作条例》，各省、直辖市《档案管理条例》相关条款，各级政府组织法、条例及档案行政管理机关“机构三定方案”等。

[3]参见《行政处罚法》、《行政强制法》、《行政许可法》、《行政复议法》、《档案执法监督检查工作暂行规定》、《档案行政处罚程序暂行规定》、《档案行政许可程序规定》等相关条款规定。