档案管理数字化建设精选(九篇)

第1篇：档案管理数字化建设范文

关键词：城建档案；管理；数字化

在城市化进程不断加快的过程中，城建档案管理的重要性也突显出来。城建档案能为城市化发展提供必要的背景资料研究，促进城市的合理规划。但随着城市规模的扩大，城市化进程的加快，城建档案管理的难度也越来越大，大量的资料需要归类、整理，这给城建档案管理提出了新的难题。因而，有必要实现城建档案管理数字化，使得资料管理能更加便捷有效，以提高城建档案管理水平。

一、城建档案管理数字化的意义

（一）实现便捷高效的管理

传统的城建档案管理主要是纸质资料的管理，在管理中不仅需要大量的管理人员而且效率低下。在对纸质资料的管理中，资料必须依照相应的顺序规定进行归类整理，而且纸质资料在存放过程中需要大范围的存储空间，并且在长期的保存中，容易造成资料的破损。而在信息技术的发展下，互联网的发展为资源的共享提供了一个便捷的途径。因而在城市化进程的推进下，城建档案管理模式也应随着社会的进步加以创新。随着人们生活方式的变化，人们对信息资料的便捷化、高效化要求进一步增加，而传统的纸质资料管理也不再适应人们获取信息的需求。因此，实现城建档案管理数字化是时展的要求。

（二）实现规范化的管理

在传统的城建档案管理中主要是人工管理的模式，因而在管理的过程中不免会出现失误，造成档案的破损或遗失，并且在传统的档案管理中需要有一套完善的制度，而一旦管理制度不当就会影响管理的科学性。因而，人工化的管理模式不利于城建档案管理规范化的实现，并且在缺乏统一有效的管理中，档案资料管理在利用上也会出现许多问题，影响档案资料的及时获取，增加管理成本。

（三）便于城建档案的开发利用

城建档案管理数字化建设不仅能实现高效规范的管理，还有利于城建档案的开发利用。因为城建档案不仅是城市建设的重要依据，还能为城市管理等提供相应的数据理论支持，因而数字化管理模式的应用，对城建档案资料的开发与应用会有新的突破。城建档案管理数字化建设中，用户可以通过网络对城建档案网站进行访问，对各项信息进行查询，从而提高了城建档案的利用率，并且用户在应用的过程中还可以对资料进行扩充，从而丰富城建档案资料内容。

二、城建档案数字化建设中存在的问题

（一）管理信息的缺失

在城建档案管理中会因为信息网络的不稳定造成档案资料的缺失，影响管理的有效性。在传统的纸质档案管理中，信息资料相对比较稳定，基本不会发生改变。但利用数字化的管理模式，在管理的过程中不论是软件的问题、硬件的问题、网络的问题还是人为因素，都会影响档案资料的稳定性，造成档案资料的缺失。尤其是一些重要信息资料的缺失将严重影响城建档案的完整性，给后期的利用造成不便。

（二）管理信息的泄露

城建档案资料具有保密性，除了一些可以对外公布的资料外，大部分资料是要进行严密管理的。但利用数字化的管理模式，城建档案信息很容易被篡改，甚至造成泄露。一些不法分子会对城建档案管理信息系统造成攻击，对信息进行盗取，影响城建档案信息的安全性。因而，相对于纸质档案资料的管理，数字化的城建档案资料的管理更应重视信息的安全。

（三）初期建设难的问题

在城建档案管理数字化建设的初期需要将纸质资料转化为数字信息，因而在初期的建设中需要对所有资料进行整理，并做好信息录入工作。在系统建设的初期，对于信息网站的建立、搜索引擎和各项条目的制作都需要投入大量的人力、财力。在实现数字化管理的过程中，不同的城市建设管理单位所用的数字化管理模式会存在一些差别，因而管理会难以统一，以致于影响后期资料的利用。

三、城建档案管理数字化建设的措施

（一）合理的规划

对于城建档案管理数字化建设来说，初期的工作至关重要，只有在初期合理计划，做好充分的准备，后期的工作才能有条不紊地进行。因而，在初期的工作中要进行合理的规划，在纸质档案资料转化为电子档案的时候，应做好相关的调查工作，对具体的档案数量及档案类型作详细地了解。在整理的过程中，应按照相应的标准，将资料进行分类，整理出具体的条目，从而在制作搜索引擎的时候能依据条目呈现具体的档案资料。

（二）制定科学、统一的标准

由于缺乏统一、科学的标准，在城建档案管理数字化建设中，会给后期的资料查找带来许多问题，影响具体的操作，并且难以实现真正意义上的资源共享，给管理造成巨大的困扰。因而，在城建档案管理数字化建设中应制定科学、统一的标准，使得纸质资料在转化为数字资料的过程中，能按照统一的标准进行操作，从而进行统一的管理，无需将不同的格式进行转化，实现资料的有效共享。

（三）优秀的管理人才

在城建档案管理数字化建设中，优秀的管理人才是尤为必要的。因为实现数字化的管理模式意味着与信息技术的发展相接轨，因而管理人员不仅要有相应的档案管理知识与能力，还应具备一定的计算机操作技能，在管理过程中能熟练操作计算机。过去的纸质资料管理，管理人员只要对资料进行分类管理，做好相应的档案资料摆放等工作，但数字化管理则要求管理人员能在日常工作中应用计算机进行操作，熟悉档案资料查找流程，能将各种数据进行归档，从而使得档案管理更加高效。

（四）数字化管理模式的应用与推广

随着现代科技的发展，在城建档案管理中推行数字化的管理模式是时展的需要。因而，在城建档案数字化建设中，应突出其建设的重要性与意义，以获得各方的支持。在具体的建设过程中，应加大城建档案管理数字化的建设力度，对数字化档案管理模式进行推广；应充分发挥城建档案管理部门的职能，通过城建档案数字管理模式的应用，主动建设数字化的档案管理。城建档案管理部门作为社会资源的集中部门，应重视数字化档案管理的建设，着力建设一个档案管理服务平台，从而建立两方面的资源管理模式，因为档案的一部分资料是可以公开查阅的，而另一部分则是内部资料，不便于对外开放。因而在建设中应建立统一门户，实现资源共享，而另一方面应建立内部的资源利用平台，方便内部资料的查找，并进行必要的加密处理，防止资料的泄露。此外，还应对资料进行备份处理，防止因数字化资料的不稳定造成资料的丢失。

总而言之，应对数字化档案管理模式进行推广，并且履行好档案管理部门的职责，提高城建档案管理数字化水平。城建档案管理的重要性是不言而喻的，随着城市建设的高速发展，传统的纸质资料管理模式已无法适应现代社会的发展需求，因而有必要应用数字化管理模式对城建档案资料进行管理。但城建档案数字化管理建设仍存在一些问题，因而在建设的过程中应采取有效措施加以解决，强化城建档案数字化管理的建设，提高城建档案管理水平。

参考文献：

[1]白建峰.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].江西建材,2014(3):292.

[2]杨元元.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].大科技,2013(34):424-425.

第2篇：档案管理数字化建设范文

关键词:档案数字化;数字化档案信息平台;兰台e令

信息技术日新月异的发展给社会各个领域都带来了全新的机会和挑战。“十三五”时期国家档案馆所颁布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合的指导思想[1]。数字化档案信息管理平台建设有利于加快档案管理数字化工作发展，促进档案事业和社会经济同步发展，为我国现代化服务。

一、数字化档案信息管理平台建设的必要性

随着社会信息化进程的加快，信息资源逐渐成为人类经济活动、社会活动的战略资源[2]67。数字化档案信息是国家信息资源和社会信息资源的重要组成内容，而档案信息化建设正是当前档案工作者所需要面临的重要课题。数字化档案信息管理平台建设作为档案信息化建设的核心内容之一，其建设对我国档案事业和社会实践的必要性有以下几点。1.数字化档案信息管理平台建设是信息时展的必然趋势。伴随着计算机网络技术和信息化浪潮对人类社会生活方式、工作方式和学习方式的迅猛冲击，档案事业也正向着数字化、信息化的方向发展。由此形成的大量数字化档案给档案日常管理工作带来了全新的挑战。与此同时，随着自动化办公、无纸化办公的观念普及，档案管理由实体化管理转向数字化管理成为必然趋势。因此，一个优秀的数字化档案信息管理平台无疑会使针对数字化档案管理的工作更符合时代趋势。2.数字化档案信息管理平台建设是数字档案馆建设的重要内容。国家档案局的《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆的建设内容包括集成建设满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施；开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统；推进馆藏数字档案基础数据库建设，逐步进行传统载体档案的数字化转换；实现档案信息资源分层共享；配套建设数字档案馆保障体系[3]。数字档案馆如果没有一个可靠的平台作为支撑，那么数字档案馆的档案管理储存、资源共享、信息安全等功能需求将无从谈起。3.数字化档案信息管理平台建设是档案管理的迫切要求。在过去的传统档案管理中，大量的纸质档案给档案管理工作带来诸如档案汇总、档案存放、档案检索、纸质防潮、人员看护等不少方面的麻烦。随着大数据时代的来临，这些麻烦也随着档案的数量呈指数倍地增长。而数字化档案信息管理平台可以使档案变得存储方便、不易损坏，甚至通过程序使大数据量的档案维护、检索成为十分方便的事情。4.数字化档案信息管理平台建设是社会发展的实际需要。当今社会，人们对档案的重视程度不断提高，越来越多的人愿意建立起自己的家庭档案来记录家族历史、荣誉成功等，这些档案甚至可以成为家庭教育的素材。数字化档案信息管理平台可以为想要建立家庭档案的用户提供便捷的数字化档案建档、管理服务。除此之外，拥有庞大数据、图表、文件等档案资料的信息化档案管理平台也同时具有不可估量的社会经济价值，可以为政府或机构做重大决策时提供大量具有时效性、便捷性的档案资料检索服务。

二、数字化档案信息管理平台的建设内容

1.“兰台e令”专题网站介绍。兰台是我国汉朝中央档案典籍库，其主管者称为兰台令史，兰台e令即是“互联网+”时代的档案管理者和使用者。网站采用“互联网+档案”的模式，将互联网思维融入传统的档案管理中，政府档案管理部门、家庭，甚至个人都可以使用网站平台将相关档案上传到云端数据库，建立、管理公众、家庭和个人的档案。网站用户角色主要分为四种：游客、注册用户、管理员、超级管理员。游客仅具有浏览网站公开档案的权限；注册用户除了浏览网站内的公开档案外，还可在自己的空间下建立、上传公开或是私有的档案；管理员拥有用户管理、档案管理、数据统计等后台功能；超级管理员仅有一名，除了拥有管理员所有权限外，还可以创建、注销其他管理员账号。网站整体web服务架构采用MVC设计模式，以JAVA作为主要编程语言[4]311。开发过程中的技术选型使用Spring+SpringMVC+Hibernate框架技术[5]18，MySQL作为后台数据库[6]144。2.档案信息资源集成系统建设。档案信息资源集成系统指对各类数字化档案进行收集并上传至云端的整套系统。档案集成过程中应遵守国家档案局颁布的档案归档标准等相关文件。以“兰台e令”专题网站为例，其参照了民生档案的归档要求，将档案分为成员成长、家庭历史、家庭资产、荣誉成果、医疗保健、社交旅游、声像电子、家庭藏品、图书资料、其他等十大一级分类，每一大类下还可以由档案上传者在自己的档案分类下自由设置自定义的二级分类。档案集成渠道可以由档案局的工作人员使用平台管理员账号将需要上传的数字档案上传至云端，也可以由普通民众在网站平台上注册的账号建立相关家庭档案。档案也可设置其可视权限，公开档案可被所有访问该网站的用户所见，私有档案只可由自己和管理员权限以上用户查看。3.档案综合管理系统后台建设。档案综合管理系统后台指系统管理员管理、维护平台的可视化端口。在“兰台e令”专题网站中，后台功能分为用户管理、档案管理、数据统计等，可由管理员以上权限用户通过系统后台的可视化界面进行访问以及监管。用户建立上传的档案有违反法律规定或监管条例的情况，管理员可删除违规档案，严重情况下可暂时或永久冻结上传者的账号。用户在注册、填写账户信息、上传档案时产生的大量数据可以由管理员在后台进行相关数据的统计，例如用户地区分布、年龄分布、档案类别分布等等。4.档案信息交流分享模块建设。用户通过网站上传的档案位于网站所在的文件服务器中，通常意味着档案的传播渠道只有在网站内部发生。但在“兰台e令”专题网站中，用户上传的档案不仅仅只可在网站内部浏览、传播，还可以利用第三方网络社交平台进行传播。这不仅仅可以方便用户之间的使用，有利于档案信息和档案理念的传播，还可以增加网站在社会上的曝光率。5.档案信息安全保障体系建设。用户上传的档案既是信息资源，也是用户的隐私。对于用户不愿公开的档案，网站平台应当建立一系列的安全保障体系来保障用户的隐私不被窃取。“兰台e令”专题网站对用户密码采取了MD5加密，增加了用户密码被窃取、破解的难度；另外，针对SQL注入、XSS攻击、目录遍历等常见的Web攻击手段也做了相应的安全防护措施[7]795，以维护用户的隐私权益和网站的形象。

三、数字化档案信息管理平台的发展方向

1.结合大数据时代背景的服务拓宽。当前档案实践领域，包括数字化档案、归档电子文件等档案数字资源总量达到了PB级别，具有了大数据的特征[8]9。同时，现在的档案用户也不再仅满足于表面数据的利用，而是更加希望可以得到数据背后蕴含的信息。因此，档案服务也应该与数据挖掘、数据分析等大数据领域相结合，开发一套基于档案大数据的新型信息服务引擎，使数字档案信息资源中蕴藏的巨量信息得到真正的开发和利用。2.各级数字档案信息平台间建立共享网络。目前，我国各省市级档案网站的建站过程相对独立，技术标准、检索方式各异，内部档案信息资源互不相通。长此以往势必形成“信息孤岛”，致使数字档案事业发展失去活力。若各级数字档案信息平台之间相关内容进行超链接互连，或由龙头档案网站做各级数字档案馆的目录索引，集成各类数字档案信息资源，有利于实现数字档案信息资源的共建共享。档案数字化建设是档案事业发展中一项重大而复杂的任务，对传统的档案管理工作方式是一次巨大的冲击。在信息化时代充分开发、建设、利用、管理数字化档案，有助于档案信息资源的高效利用，提高工作效率，降低管理成本，实现便民利民等重大意义。此外，在档案数字化建设过程中要着眼考虑未来时代的发展趋

参考文献

[1]国家档案局.全国档案事业发展“十三五”规划纲要（档办〔2016〕4号）.

[2]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯,2005（3）.

[3]国家档案局.数字档案馆建设指南(档办〔2010〕116号）.

[4]和璇.MVC模式在JAVAWEB中的应用[J].计算机光盘软件与应用,2014,17（16）.

[5]张耀民.SSH框架在Web项目开发中的构建和应用实践[J].微型机与应用,2013（15）.

[6]陈正举.基于HIBERNATE的数据库访问优化[J].计算机应用与软件,2012（7）.

第3篇：档案管理数字化建设范文

现阶段随着我国教育改革进一步深化，对高校各方面管理工作提出更高的要求，其中高校学籍档案数字化管理建设面临很大的挑战。高校招生人数增加，学籍档案数量也大幅增加，为档案管理工作带来很大的麻烦，因此加强学籍档案数字化管理建设显得比较重要。本文主要就高校学籍档案数字化管理建设的重要性及主要特征进行分析，并就高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略进行探究。

关键词：

高校；学籍档案；数字化管理建设

高校学籍档案是学生入学到毕业期间在学校的学习状况及生活状况的记录，这些记录对学生以后就业和升学都是比较重要的证明，所以加强对高校学籍档案的管理就很重要。随着信息化技术的应用，其在学籍档案管理中的应用比较关键，从而提高学籍档案管理效率。

1.高校学籍档案数字化管理建设重要性及主要特征

1.1高校学籍档案数字化管理建设重要性分析对高校学籍档案进行数字化管理能够有效提高管理效率，减少人力劳动的投入。由于高校学生学籍档案中存有学生比较丰富化的信息，加上高校招生人数的增加，自然在学籍档案管理上带来很大麻烦，而数字化管理下能将管理问题得到有效解决［1］。不仅如此，在数字化管理方式下对学生学籍档案在信息的完善性层面得到增强，数字化管理将不同学习信息内容进行集中呈现，让学生的档案信息更完整。另外，学生的学籍信息共享成为可能，实现对档案的科学化管理，让学生的学籍档案为学生和学校及社会服务。

1.2高校学籍档案主要特征分析高校学籍档案数字化管理建设有比较鲜明的特征体现，首先是在学生学籍档案形成过程中较分散化，是从各项活动及教务处和学生处等层面进行收集的，材料的分散性在具体搜集过程中存在很大的困难，在人工劳动上的付出相对较多。再者就是学籍档案内容较广泛，从学生学籍档案的内容层面看，主要有学生的学习成绩及奖惩情况等［2］，而电子学籍信息则包含学生从入学到毕业期间的所有基本信息内容。基于学籍档案的内容广泛性及材料搜集的困难性，使得档案形成在周期性问题上比较突出。

2.高校学籍档案数字化管理建设问题及优化策略探究

2.1高校学籍档案数字化管理建设问题分析从实际发展情况看，我国高校学生的学籍档案数字化管理建设过程中还有诸多问题有待解决，这些问题主要体现在学籍档案数字化基础设施方面相对比较薄弱，主要是多媒体技术及通信网络的传输数据在速度上达不到标准要求，存在安全性问题，数字化程度还不是很充足，当前高校使用的数据库及网络技术和时代的发展步伐无法紧密结合。学校对学籍档案的数字化管理建设存在重视硬件轻视软件的现象，这些方面对高校学籍档案数字化管理建设都会造成很大的影响。再者，高校学籍档案数字化管理人员的档案意识不强，在对学生的学籍档案收集整理过程中不积极，在信息上没有完善化，尤其在时间编排和材料分类层面较混乱，以及在组卷装订方面没有得到规范化。另外，高校学籍档案的管理系统层面没有得到完善，以及在学籍档案管理人员自身对计算机操作的水平方面相对比较薄弱，因为学籍档案的管理工作相对比较复杂化，工作内容不容易量化，造成档案管理人员的流动性较大，管理队伍不稳定等［3］。除此之外，高校学籍档案的信息保密性及安全性需得到加强。

2.2高校学籍档案数字化管理建设优化策略探究

第一，针对高校学籍档案的数字化管理建设要从多方面考虑，在管理过程中遵循相应的原则，这样才能将数字化管理的作用得到充分发挥。主要就是将协调统一的原则得到充分体现，学籍和成绩管理是重点管理内容，在学籍档案数字化建设过程中与学校整体发展相结合，建立独立的学籍档案管理系统，实现学籍档案的科学收集及管理和共享［4］。另外，还要遵循学籍档案数字化的标准规范管理原则，确保数据格式及数据库建立的规范统一，在兼容扩展的原则层面得到显著体现。

第二，对高校学籍档案数字化建设的加强要从基础设施建设层面着手，从具体措施实施来看要配置高容量及高服务器和刻录机、扫描仪的学籍档案管理软件，并要对学籍档案的资源网站等服务系统的建设进行完善化。还要将电子文件的收集归档及管理工作得到完善，在相关制度建立上进行加强和完善，使电子文件的归档安全性得到保障。

第三，高校学籍档案的数字化管理建设离不开专业的管理人员，所以要加强管理软件的开发人员及学校学籍管理人员之间的联系，结合实际开发出适合学校学籍档案管理的软件，这样才能真正将数字化效果良好呈现［5］。不仅如此，在信息技术高水平的学籍档案管理队伍的建设层面要加强，提高自身信息技术水平，在专业化培训及考核层面严格按照要求，培养适合高校学籍档案数字化管理的人员，只有这样才有利于高校学籍档案数字化管理目标实现。

总而言之，针对高校学籍档案数字化管理建设的策略实施，要和实际相结合，不断增强管理人员在这一领域的管理能力，学生学籍档案数字化管理是发展趋势，所以要充分重视。

参考文献：

［1］秦芳远，刘环琼.学生档案数字化建设的实施方法研究［J］.兰台世界，2015（23）.

［2］吴放.浅谈高校如何建立服务型档案馆［J］.山西科技，2015（04）.

第4篇：档案管理数字化建设范文

关键词：干部人事档案；数字化管理；数据收集

在新时代的智能发展中，档案建设也是其中的重要一项，最关键的一步就是将原本通过人工管理的档案进行数字化的管理及建设。这是因为我国的档案发展与国家对人才进行管理和治理有着重要的参考作用[1]。为了避免一些管理方面的漏洞，减少缺乏针对性管理的情况，应当改变传统人工操作的方式，通过数字化管理的方式，在保障干部人事档案准确性的基础上，让政府及人事部门可以通过档案信息进行科学管理及研究，并就我国的国情和需求来对干部的发展进行规划，让干部为我国各项事业的建设提供重要力量。

一、将干部人事档案进行数字化建设的概念及必要性

（一）干部人事档案数字化建设概念干部人事档案数字化建设的概念就是通过信息化的管理方式，让干部的人事档案管理工作模式进行改变及优化，以此来提高管理的质量和效率，并在此基础上帮助干部人事档案能够更加快速并准确地提供有效信息，最终达到对档案管理模式的改革及创新目的[2]。干部人事档案还可以通过数字化的方式构建更加安全、高级别质量的档案信息库，以此来完成对档案材料的收集、整理、统计、保管以及查阅等各类日常工作的数字化方式管理。通过该方式将干部人事档案从纸质的结构变成数字型的结构。除此之外，档案查借阅还可以从过去的线下审批转换成线上审批，管理手段也从过去传统的档案管理展开全新的升级，并将其改为当前更加现代化管理的形式。

（二）干部人事档案数字化建设的必要性将干部人事档案进行数字化管理，可以利用计算机的优势来替代过去传统人工干部人事档案信息的科学采集、材料在收集归档、接受和转递、日常查询等烦琐的工作，不但可以有效提高工作进展的效率，也避免了因为人工而造成的各类错误[3]。再加上过去一味地对纸质档案进行查阅，对于纸质也会产生损害，当人事档案实现数字化管理之后，通过计算机就可以对其进行查阅，避免了在翻阅纸质档案上浪费的大量时间，在翻阅效率以及查阅的精准度上，也能够有效提高干部考察及干部选拔等工作。将干部人事的档案进行数字化的管理，并再一次建立相对应的信息库，可以更加有效地将档案信息进行更深层次的分析、利用以及挖掘，通过持续的改进和创新来实现其效能，在此基础上将人事档案服务干部工作的信息库作用发挥到极致，真正把人事档案工作从过去的简单管理服务优化为研究开发服务。

二、当前干部人事档案数字化管理现状

很多地方虽然已经开启了数字化管理模式，但是在应用及管理上却不太尽如人意。这可能与干部人事档案多年来都主要依靠手工操作的方式有关，再加上其因为保密性的特殊性质限制，数字化管理的起步又相对太迟、设备也不够先进，利用起来不是很顺手，逐步就形成了数字化管理技术较为落后的局面[4]。其在管理时大致分为以下几个问题：1.起步较迟。早在十几年前国家就已经下达了将干部人事档案进行数字化管理的考核任务，随着时间的推移，很多发达地区目前已经实现了数字化管理，但更多的地方基本上都还处于起步阶段；2.设备较差。由于干部人事数字化管理需要使用高速扫描仪、交换机以及服务器等硬件的设备，而地方的设备配备一直没有得到完善，所以在人事档案管理数字化的过程中，信息系统软件没有进行统一的使用，造成了纸质的档案和数字化的档案没有很好地进行同步实现，也导致了部分地区的数字档案管理开发滞后；3.利用率较低。有些地方虽然开启了数字化管理，但是在实际的使用过程中，系统只能对相对应的标题进行搜索，对于内容中含有的相关信息无法进行检索，也就无法通过系统进行查档，只能按照过去的老办法到阅档室去翻阅纸质的档案；4.从事干部人事档案管理工作的人员不够专业。在现代化数字管理中对于信息管理系统的应用和推广必须建立在系统可以熟练操作的基础上，所以相关的管理人员必须在该方面具备足够的知识以及掌握先进技术的能力，除此之外，对于电脑的操作能力也有着较高要求。而当前在大多数的存储干部人事档案单位中，很少有擅长以上描述的综合人才，也就导致了数字化管理结果不太理想的情况。

三、如何高效率建设数字化档案信息管理系统

（一）加强对数字化管理的重视程度利用数字化管理的方式可以将人事干部的信息进行永久性的管理和保存，不但可以降低过去传统纸质档案产生的大量人力、物力的投入支出，还可以借助高科技的力量来达到档案高效管理的目的。所以，加强对干部人事档案数字化管理的重视及引导，适当增强其宣传力度，能够帮助档案管理单位对数字化建设引起高度的重视，并以此来提高其对档案数字化管理的专业能力。

（二）优化各体系建设的规章制度优化各体系建设的规章制度，是当前干部人事档案工作管理的基础标准。只有将具备全面性以及科学性的合理干部档案数字管理规章制度进行统一的制定，再结合人事档案工作的特殊性及和数字化管理系统需要的内容进行充分完善，最后将该工作在实施过程中的实际经验进行融合，制定出规范的流程说明。通过各类的措施和举动，对管理流程进行优化的管理，稳定维护工作的秩序，保证工作可以按照规定及要求有序地开展，持续性的将干部人事的档案数字化管理推向更加成熟、智能的工作模式中。

（三）有效提升硬件基础设施的建设将硬件设施的基础打好，就代表着数字档案的安全有了良好的保障[5]。有些单位的基础设施配备不高，所以除了经济条件方面的因素外，更多的是因为其对人事档案管理的工作不够重视，没有相关的意识，也完全没有干部人事档案一旦出现损毁，将会产生不可逆严重后果的观念。正因如此，为了保障数字化档案的安全性，不但要加强对于人事档案数字化管理的规范性，还要在档案管理的相关部门内安装相对应的硬件基础设施。

（四）优化档案管理风控在数字化系统管理中，档案管理的相关单位应当建立起专门的网络信息安全保护队伍，保障其数字化系统能够在完全安全的环境中展开运行。一是强调“三员分离”。“三员分离”分别指的是系统管理、安全保密以及安全审计等三个岗位的安全管理员。其中系统管理员的主要工作是对用户进行信息的建立以及删除；安全保密岗位主要工作是对各个权限进行有效分配；而安全审计主要是查看相关的日志并对其进行日常的管理[6]。二是保障档案信息安全。应当按照实际管理中需要的各类材料来选取与其相匹配的各种软件，以此来提高建立数据库时的有效性及真实性。在选择软件时，首先应当将安全性、规范性摆在首位，通过标准化的软件来将网络安全进行进一步的强化，在此基础上选择相对保障能力较高的软件系统。以上理论必须建立在数据的录入、传输、存储以及访问都经过国产化管控的前提下。这是因为国产的数据库、操作系统、扫描仪、打印机甚至是服务器存储等，不但可以完成兼容及认证，对于其安全性也得到了极大的保障。在访问一些关键节点时，也可以利用相对性的MAC地址对其进行绑定，只允许一些固定的设备对系统进行访问，当一些特定的文件需要经过加密才能传输时，就体现了文件加密、防截屏录屏拍照等相关工作的安全性[7]。除此之外，档案管理的相关单位还要对各类电子信息进行副本备份，让其在增强安全性的同时，还能做到信息的一致性。工作人员还应当对档案调阅，杜绝档案在调阅的过程中被人进行恶意的增减、篡改甚至替换等。当工作人员在对档案调阅进行记录时，应当严格按照其监管的流向，从档案开始借阅的时间到借阅人员以及借阅的时长和归还的期限上进行严格把关，借阅结束后，应当将归还后的档案与之前备份的副本进行核对，在确认与原副本信息完全一致的前提下，再将其进行归档[8]。由于档案本身存在较高的私密性和重要性，所以档案信息的流动效率也应当急速提高，在操作过程中使用技术手段将系统级进行多份拷贝，必要时也可以建立灾难备份的系统，以此来确保数据的安全性。

第5篇：档案管理数字化建设范文

数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：

（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础

病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：

1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。

2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。

3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。

（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：

1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。

2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。

3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。

（三）数据化病历档案室的实践

我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：

1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。

2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；

3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。

（四）体会

数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。

1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。

2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。

第6篇：档案管理数字化建设范文

关键词：城建档案管理；数字化建设；问题；思考

在我国现代化建设的过程中，城建档案作为城市建设的重要组成部分，有着重要的指导意义，城建档案主要是针对城市发展建设过程中的建筑情况进行充分的了解，并且归纳总结成相应的资料用于今后的建设，所以可以说是对今后的城市发展进程起到了支撑以及促进的作用。在我国城市现代化水平不断提升的过程中，城建档案的信息量也呈现逐渐增多的趋势，所以采用原有的档案管理方式显然不能适应现代化的发展速度，这就必须要运用数字化的管理手段做到与时俱进，更好的促进城建档案管理质量的进步，加快管理效率，这样才能为社会提供服务。所以本文重点针对城建档案的数字化管理问题进行研究，希望对今后的工作有所帮助。

1 城建档案管理数字化建设的意义

在对城建档案进行管理的过程中，普遍采用了数字化的管理方式，但是在此之前，我国基本上采用的都是人工的方式进行管理，相比较两种管理方式就会很明显莪对看出，采用数字化的管理方式更有助于档案的建设，无论是在整理还是在进一步查阅的过程中都显示出了明显的优越性。并且随着社会的进步，人工查找的方式显然已经不能满足管理的要求了。必须要对档案管理的方式进行改革，才能实现现代化的管理。所以数字化管理建设是目前档案事业的必然之举。并且在过去的档案保管中主要是纸质档案，这种档案如果经常调阅就会损坏，并且也不能实现资源共享的效果，在这种情况下就需要运用数字化的存储空间，保证城建档案无论是在广度上还是在深度上都不会受到局限，让信息资料可以得到更加便捷的交换，因此，数字化档案的建设大大节省了时间，促进工作效率的提高，促进了社会的发展建设，让城建档案的价值在这一过程中得到了充分的发挥。但是在数字化建设的过程中，城建档案是存在一定问题的，这些问题在不同程度上制约了我国档案事业的发展，笔者对此进行了总结。

2 城建档案管理数字化建设中存在的问题

从我国现阶段的发展建设来看，伴随着我国科学技术的进一步发展，计算机已经成为工作中必不可少的工具之一，没有计算机的帮助，就无法高效的进行工作，就城建档案的管理而言，如果缺少了计算机的支持，那么对今后的长期存取也会造成一定的影响，所以城建档案的数字化建设的实现是要建立在物质载体的基础上的，物质载体的性能越好，那么就能得到更长时间的存储，相反，如果物质载体不能保证长时间的存储，这样也就会对相关资料的保存带来一定的影响。由此可见，物质载体对于信息的存储具有决定性的作用，要想保证长时间的应用，就要充分考虑物质载体的稳定性，并且保证其使用寿命，这样才能更加长远的使用计算机相关设备开展数字化管理的相关工作。

实际上，城建档案是具有一定特殊性的，这就要求城建档案必须要具备适当的法律价值，从传统的管理角度来看，进行档案管理的信息存储载体的性质是非信息化的，纸张是一种不容易随便改变的载体，只要能够将其保存完好就具备一定的价值，在法律上也拥有相应的效力，但是数字化的档案就有所不同了，因为数字化档案并不能保证是原始档案，即便是原始档案也是需要一段较长的时间进行验证的，这就要求对数字档案进行统一的标准评定，让其更加具有统一性的特点，在我国现阶段的发展过程中，这方面是比较缺乏的，也是今后的工作重点。传统纸质档案在存储的稳定性以及保存时间上都比较理想，并且也具有可靠性的特点，在数字化档案中则需要更加安全的环境才能实现稳定性的要求，如果技术设备或者存储载体出现问题数字档案就无法使用。

3 对做好城建档案数字化建设的几点思考

3.1 前期的全面规划

对于城建档案数字化建设来说，前期的规划是一个至关重要的环节，需要将大量的纸质档案全部转化成数字文档，工作量非常巨大。在进行数字化工作时，应对本档案馆的馆藏有一定的了解，通过对馆藏的彻底调查，根据档案的类型对档案进行数字化规划。在规划的过程中，工作人员应认真谨慎按照一定的程序突出工作的重点，严格按照相关规定做好规划，为城建档案数字化建设奠定良好的基础。

3.2 加强标准规范建设

数字文档的资源共享，需要根据相关标准和规范进行文档信息的数字化，所以建设档城建档案管理的数字化，需要制定一个完整的规范制度体系。主要包括信息化标准规范体系和数字化档案管理规范。信息化标准规范体系是指对信息采集和整理，档案信息的安全保障，数字档案的格式标准以及网站建立和管理等的指导说明。数字化档案管理的规范主要是由接收标准和管理细则这两方面构成。加强标准规范建设为城建档案数字化建设工作的操作提供合理有效的依据。

3.3 加强信息系统建设

城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统，不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台，配合档案的管理和共享。在这里要注意信息系统的安全性，使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生，保障信息系统和档案信息的安全。

3.4 完善资源库的建设

城建档案需要进行基本信息资源库的建设，这里包括目录数据，目录中心，全文数据库以及多媒体数据库等的建设。榱颂岣呤字档案的专业性，可以将工作的重点放在特色资源库的建设上，将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库，使数据库变得更加条理清晰，一目了然，提高数字档案的实用性，有利于档案管理工作的顺利进行。

3.5 提高档案的使用效益

城建档案作为相关城市资料的提供者，除了凭证需要，还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值，城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。

4 结束语

城建档案数字化建设对于城市建设来说有着不可忽视的作用，档案工作人员应予以高度的重视。在进行档案数字化管理的过程中，重视档案信息的安全问题以及其系统的稳定性，完善数据库的建设，提高数字档案的使用效益，捉进档案管理工作的发展，为社会提供更好的信息服务。

参考文献

[1]刘亚萍.浅谈城市建设档案馆的发展与建设[J].兰台世界.2010（S2）

第7篇：档案管理数字化建设范文

第一，数字档案馆应当具备数字档案接收和加工的能力

数字档案馆是对数字档案信息进行规范接收、有序管理、长期保存、高效利用的集成系统。数字档案信息包括立档单位形成并按照相关要求向档案馆移交的电子档案，馆藏传统载体档案转换形成的数字化档案，区域内与馆藏档案信息密切相关的重要数字信息等。

数字档案馆系统应当具备接收各立档单位移交的电子档案的能力。电子档案接收首先需要建立一整套接收机制，保证接收过程责权明确，杜绝安全隐患，从源头上保证电子档案的真实完整和长期可用。数字档案馆系统应当提供选择在线接收和脱机接收方式，在线接收方式需要建立电子档案移交和接收平台；系统能够批量导入或导出数据，保证数据的可靠和可用；能够对电子档案数据进行真实性、完整性、可用性验证；具备目录数据和内容数据等多种信鼠资源的采集功能。

数字档案馆系统应当具备将各种模拟信号档案进行数字化转换的能力。传统载体档案数字化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。档案数字化工作是一项系统工程，涉及档案保管、保护、整理、鉴定、扫描、存储、利用等多个环节，应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面梳理。档案馆开展数字化可采取自行组织加工和委托专业公司加工两种方式。对于加工量较大、开放程度较高的情况一般采取委托专业公司加工的方式。即使是全部采用委托专业公司加工的方式，各级档案馆也需要配备必要的各类档案的数字化转换系统，以便日常之用。

数字档案馆系统应当具备采集区域内与馆藏档案内容密切相关重要数字信息的能力。重要数字信息采集一般需要配备多媒体采集系统、网页信息采集系统等，同时应当随着新的数据类型的不断出现而配备相应的系统和设备。

第二，数字档案馆应当具备有序管理数字档案的能力

档案工作的主要内容就是建立各种规章制度，运用各种方法手段对档案实体和档案信息进行科学、有序的管理。采用信息化的技术方法对数字档案信息实行科学、有序的管理是数字档案馆系统建设和运行的中心环节，是数字档案馆的核心功能。

数字档案馆系统应当能够按照设定的分类方案，将数字档案信存储到系统中，并根据管理要求进行适当调整；能够过滤重份数据和重新分类、编号；能够对档案内容进行抽取和添加元数据等操作，目前档案管理都是基于目录数据库挂接方式来实现，将来不排除使用新的技术方法对数字档案进行有效管理；能够辅助人工完成档案的开放鉴定工作；对档案内容数据及其元数据等相关信息建立持久联系，形成长期保存档案数据包和利用数据包；能够对档案类型、数量大小等按照设定要求进行统计、显示或打印输出所需各类档案信息；能够辅助完成馆藏实体档案编目(著录、标引)、整理、出入库房管理等工作；能够定制档案业务流程或进行流程再造。

第三，数字档案馆应当具备保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用的能力

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用是数字档案馆系统有别于一般档案信息管理系统以及其他类型信息管理系统的最重要、最显著的特征；是数字档案馆建设发展到一定阶段的必然要求；是数字档案馆关键技术和管理要求的核心内容。

保证馆藏数字档案信息可靠可信和长期可用采用的技术方法、管理手段，会随着信息技术的不断发展和档案管理要求的不断变化而不断发展。当前需要采取的技术方法、管理手段包括，一是建立功能完备、技术先进、符合相关要求的数字档案信息管理系统，这是数字档案信息保存、管理、利用等各项工作的环境和基础；二是数字档案信息采用符合国家标准的存储格式，暂时未制订标准的，选择开放格式或主流格式，如确需保存特殊格式的数据，应同时保存相关的源代码、软硬件等；三是接收、保存、记录反映数字档案信息内容、背景、结构及其变化过程的元数据，并与相应数字档案内容信息保持持久、有效的联系；四是系统采取防非法修改的技术方法；五是建立完善的管理制度，定期对载体及其软硬件环境进行读取、测试，发现问题，及时解决；六是适时采用迁移技术方法，计算机软硬件以及技术或标准规范发生重大变化或发生重大事件时，采取迁移等手段进行技术处理。

第四，数字档案馆应当具备提供多种形式信息化服务的能力

运用信息化手段为各类用户提供方便快捷的档案利用服务，是数字档案馆建设的根本目的。数字档案管理系统应当根据不同服务对象和不同档案开放范围建立相应的服务平台。一是基于局域网面向档案馆工作人员和来馆利用档案人员服务的馆内档案利用服务平台；二是利用当地党政网建立面向本级党政机关各立档单位服务的电子文件归档、电子档案移交和档案信息共享平台；三是利用互联网建立面向广大社会公众和进行馆际交流的公共档案信息服务平台。系统应当能够实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析等功能。

系统能够运用最新检索技术方法满足利用者在各种利用平台对档案数据进行快速、准确、全面的利用查询要求；能够通过网络平台或特定载体档案信息和信息资源共享；能够辅助档案业务进行档案信息智能编研、深度挖掘；能够为档案管理者和利用者提供在线交流、远程指导、远程教育等服务；能够辅助开展数字档案信息的增值服务；能够进行档案利用访问量统计、分布分析、舆情分析等相关工作；能够对用户、数据项、功能组件进行利用权限的角色授权处理，能够进行门类设置、结构设定、字典定义等系统代码维护工作。

第五，数字档案馆应当具备对馆藏数字档案安全保障的能力

档案安全体系建设是“三个体系”建设的三大任务之一。数字档案馆系统的安全保障能力建设是一项基础性工作，是数字档案馆有效运行的保证，包括数字档案数据、信息系统和网络平台等方面的安全要求和保障。数字档案馆安全保障体系建设应当针对安全保护要求，建立安全保护制度，应用安全技术方法，配备安全防护设施。

第8篇：档案管理数字化建设范文

【关键词】数字化；档案；网站

随着网络现代化的深入，档案管理也实现了办公自动化，档案记录已是纸质文件和电子文件并存的局面。档案管理决策者应该在这个数字化时代，认真考虑数字化档案信息资源建设问题，深入调研了解数字化档案信息资源建设的内容，分析其存在的问题，并且采取措施，切实加强数字化档案管理资源建设工作。

一、数字化档案信息资源建设存在的问题

对档案信息资源数字化、网络化、实现信息资源共享，提高档案信息资源的利用率，这是未来数字化档案信息资源建设的趋势和方向。当前省级档案信息管理资源数字化建设过程中存在以下几个方面的问题：

（一）档案人员素质低

档案信息资源建设和管理中，一线档案管理人员面对数字化档案信息资源时，由于对数字化处理档案信息资源管理的知识储备不足和技能不够，直接影响了数字化档案信息资源建设的质量和进度。

（二）档案信息资源管理不到位

第一，虽然数字化档案信息资源是非常重要的，具有重要的社会效益。但是，政府领导比较偏重于短期经济效益，这影响了数字化档案信息资源管理建设；第二，许多档案信息资源的管理人员掌握的管理手段还比较传统，管理理念和管理水平还远远不能适应数字化档案信息资源建设的要求；第三，政府管理监督过于刚性。由于数字化档案信息资源的建设时间不长，许多单位档案信息资源建设中还只是有总括性的任务要求，还缺乏具体硬性要求。大多数单位所谓的数字化档案信息资源，只是将电子档案进行数字化处理，真正档案信息资源进行数字化并未真正开展起来；第四，政府机关对档案业务工作检查还没做到位。由于档案信息资源建设时间比较短，政府部门还来不及完备档案管理的管理制度和技术规范标准。

（三）数字化档案资源建设仍存在缺陷

数字化档案信息资源建设中，利用网站信息是必不可少的，因此，数字化档案信息资源建设需要建设相应的网站。但是，许多政府管理工作人员思想观念等因素，对建设网站重要性认识不足，对需要比较大的人力和财务建设专门的网站平台规划比较迟缓，力度比较小。

二、数字化档案信息资源建设措施

（一）加强档案人员队伍建设

数字化档案信息资源建设的成败的关键是档案人员队伍建设。因此，强化档案人员队伍建设，是摆在政府面前的重要任务，必须采取有效措施建设数字化档案信息资源。

第一，做好数字化档案管理人才的引入。政府部门在引入档案管理人才时，应特别注意引入那些具有现代档案管理知识和管理技能的大学毕业生从事档案管理工作，为数字化档案信息资源建设储备人才。

第二，加强从事档案管理的工作人员的培训力度。目前从事数字化档案信息资源管理工作的人员不足，因此，为了解决从事档案管理工作人员的不足，需要充分利用正在从事档案管理工作的人力资源，对他们进行专业数字化知识和技能培训。

（二）完善各项管理制度

首先，对档案管理部门的领导理论班子要科学安排，强化档案管理部门的人员配置，特别要发挥档案管理部门高层管理人员的影响力和号召力，带领团队踏实做好数字化档案信息资源管理工作。高水平的档案管理的形成也不是一时半会就能形成的，造就高水平的档案管理，学习是其最有效的方法。因此，需要为档案管理人员创造更多的学习提高的机会，让他们在实践中学习本领，增强才干。

然后，数字化档案信息资源建设需要做好规划，按计划有条不紊地推进，政府部门必须制定操作性强的数字化档案信息资源建设方案。档案业务部门还应有明确的奋斗目标，有效监督管理机制。上级政府管理部门应多关心档案管理业务部门的工作，支持他们的数字化档案信息资源建设，深入档案管理业务部门，调研的基础上了解他们在数字化档案信息资源建设现状，然后制定建设方案，建设中做好切实的检查评估工作，切实使得数字化档案信息资源建设落到实处。

最后，单位工作业绩考核指标中应该将数字化档案信息资源建设纳入其中，只有将数字化档案信息资源建设与个人工作业绩挂钩，才能获得领导的重视，切实担负起数字化档案信息资源建设任务，充分保障建设人力、财力和物力的到位，推动数字化档案信息资源建设有条不紊的进行。

（三）采取有效措施解决数字化档案资源建设中的问题

数字化档案信息资源建设需要大量投入资金、人力和物力的工程。如建设过程中需要购买的数字化硬件设备（如高速扫描仪等）的价格都非常高。所以，为数字化档案信息资源建设筹集到充足的建设资金，这是建设能否正常开展的前提和基础，否则一律免谈。为此，政府部门应该给予档案管理部门下拨足够的经费以保证数字化档案信息资源建设的硬件和软件的正常添置。

数字化档案信息资源建设中，建设档案网站是必不可少的。只有建成档案网站，为读者提供查询的通道，使数字化档案信息资源发挥社会效益。而建设档案网站，对档案软件要求较高。为此，购买性能优良，操作容易上手的档案软件是其建设必须重视的项目之一，面对市场上众多品牌的档案软件，应精选最适合本单位的档案软件。另一方面，对档案信息资源进行数字化处理，建立文本信息资源库和多媒体档案信息资源库，使得信息能通过网站向全世界传播，当然，要特别注意保密工作，只有无需保密的档案编研成果才能在网上向读者开放和共享。

数字化档案信息资源建设中，应该把为读者提供优质服务作为其建设成败的重要指标。为此，需要集中力量调查读者对数字化档案信息资源的需要基础上，制定科学的建设计划，推进建设进程，切实建设出真正为读者服务的数字化档案信息资源库。

三、结语

数字化档案信息资源建设是大势所趋，形势也比较严峻，所以对数字化档案信息建设刻不容缓，对其建设应该做到早安排，早落实，着手制定详细的数字化档案信息管理建设方案，上级政府管理部门和档案信息资源建设单位共同努力，早日将数字化档案信息资源建设成为现实。

参考文献：

[1]邓增娟.民生档案信息资源建设探[J]. 兰台世界.2013，（04）.

第9篇：档案管理数字化建设范文

一、数字化档案概述

数字化档案，就是运用数字设备和技术，实现档案收集、管理、保护，以档案目录数据库和原文数据库为核心，将数字化的档案信息以网络为媒介提供利用服务的虚拟档案。数字化档案的特征，主要体现在管理自动化、利用网络化、档案存储数字化等方面。具体来说：第一，信息资源数字化。企业的档案不仅有纸质档案，还有一部分电子档案而且这些档案的信息全部存储在计算机中，包括图文等全部内容。第二，档案信息传递网络化。档案信息能通过互联网技术在企业内部形成一个网络体系，不受时空限制进行利用。第三，档案管理自动化。数字化档案管理信息系统，实现了档案的接收、归档、检索等工作智能化，每个模块工作都在既定标准下运行。第四，信息资源共享。与传统档案不同，数字化档案的信息可以同时供多个用户查阅，资源共享效率大大提升。

二、国有企业数字化档案建设的现状和存在问题

在计算机信息技术和人工智能日益发展的今天，国有企业的信息化建设工作不断完善，信息化工作几乎普及到企业管理的各个领域，例如办公业务管理、财务管理、采购管理、客户管理等等。在档案管理方面，许多国有企业的档案信息化建设工作也取得了一定成绩，信息化和网络化成了档案建设的主流。然而，我国国有企业档案管理与国际优秀企业档案管理水平相比，普遍缺乏生机与活力，档案数字化建设工作相对滞后。主要表现在：

（一）软硬件设施更新缓慢尽管许多国有企业尤其是大型国有企业的档案数字化建设步伐较快，但总体来看国有企业档案室的设备更新缓慢、设备陈旧，大多只能满足企业的日常档案管理工作，难以满足数字化发展的要求。例如，档案数字化建设过程中，需要配置各种型号的扫描仪、信息管理系统服务器、电子资料备份设备等，原有的陈旧的、满足不了新时代要求的设备都需要更新。而在实际的档案数字化建设中，一些国有企业软硬件设备更新缓慢，投资力度不够，导致不能满足数字化档案建设的要求。

（二）档案数字化建设的技术难度大数字化档案是高新技术的产物，需要高新技术、电子设备和计算机网络技术的支撑。国有企业数字化档案建设过程中，技术密集，面临着许多技术问题。例如，一些数字化产品兼容性较差，短期内就会被淘汰，容易导致数字信息在新的硬件设备和软件中难以读出，技术过时问题不容忽视；档案数字化建设标准难确立，国有企业如何全面实现信息资源的共享困难重重；光盘等刻录载体的质量，直接影响着档案数据的保存期限和使用安全。以上这些技术问题，直接影响着国有企业档案数字化建设的步伐。

（三）存在较大的安全隐患数字化档案离不开计算机、软件和互联网，离开了数字化设备档案就不能存在，所以数字化档案稳定性较差。在技术和设备更新换代频率加快的今天，数字化档案在保存、传输和利用等方面的安全性风险日渐加大；加之数字化档案具有容易被更改、被复制等特征，国有企业数字化档案的安全性日渐凸显，如何确保数字化档案在任何状态下都能处于安全状态非常重要。

（四）业务问题不容忽视传统档案管理以纸质档案管理为主，因而国有企业纸质档案数字化操作中必然面临一系列的业务问题，这些业务问题如果处理不好，也会影响国有企业数字化档案建设工作的顺利推进。首先，原始档案的鉴定工作。在进行档案数字化之前，要对原有纸质档案进行鉴定，以明确数字化工作的操作程序和范围。而在鉴定过程中，标准不一，人为造成了档案数据的不完整。例如，有的国有企业在界定数字化扫描范围时，只扫描正本，而对定稿、草稿等资料不进行扫描；有的国有企业由于档案没有正本或定稿，扫描了草稿的档案。其次，档案的拆卷（件）与装订问题。尽管国家档案局推出了立卷改革，精简了档案整理流程，但国有企业数字化档案建设中不可避免地需要整理以前的案卷，这些案卷扫描时不进行拆卷和装卷是不可能的。所以，数字化扫描前到底要不要拆件，或者扫描后要不要装卷，成了一个颇具争议的问题。

（五）档案数字化人才缺乏数字化档案建设需要高层次人才的引进，培养一支既懂档案管理，又精通信息技术的人才队伍，是国有企业数字化档案建设的瓶颈问题之一。一些国有企业在档案数字化建设中，由于人手紧张、精通业务的人才缺乏，往往依靠一些有资质的档案扫描公司开展数字化档案工作；一些国有企业经费不足，人员编制受限，没有能力培养或引进优秀的档案管理人才。总之，复合型人才的缺乏是很多国有企业数字化档案建设中的瓶颈问题。

三、国有企业数字化档案建设的建议与对策

针对国有企业数字化档案建设存在的问题，提出以下建议对策。

（一）加强领导重视程度，增加经费保障国有企业数字化档案建设关系到企业各个方面的工作，需要在组织结构、人员队伍、经费保障、部门协调等方面获得领导的大力支持。可以说，领导的支持的档案数字化建设的首要条件，离不开领导的支持和重视。国有企业的领导只有充分意识到档案管理的重要性，认识到数字化档案建设的必要性，才能在组织和经费方面给予足够的保障，把档案数字化建设工作纳入到企业管理常规任务中，推动企业档案管理工作的持续发展。例如，在数字化档案建设过程中，前期工作量较大、时间紧迫，在数据加工时可由领导出面，聘请临时工作人员帮助完成任务；数字化档案工作开展后，如果岗位和人员设置不科学，经费短缺，同样应向领导反映，及时解决存在问题。针对软硬件设施更新缓慢的问题，国有企业应逐渐加大经费投入力度，为企业数字化档案建设投入必要的设施设备，确保档案数字化建设的稳步推进。档案事业是国有企业的基础事业，档案数字化工作是实现企业档案信息化的基础工作，因此国有企业要加大档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，在企业预算中固定单列经费项目，并尽可能逐渐增加经费预算，确保经费支出落到实处，

（二）加快人才培养步伐，引进新技术国有企业在数字化档案建设过程中，普遍存在复合型人才缺乏的问题和多方面的技术问题，为了解决好这两个问题，国有企业应在加快人才培养步伐的同时，适当引入新技术。国有企业档案管理员一般都存在年龄结构不合理、计算机操作能力不高、习惯于传统纸质档案管理等问题，针对这些问题，国有企业应花大力气培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的管理型、技术型和复合型人才。一方面，加强对现有档案管理人员的教育和培训，提升管理员的业务技能和专业素养；另一方面，通过公开招聘等方式，吸引优秀的档案管理人才，充实企业数字化档案建设人才队伍。新技术引进方面，国有企业要结合现代企业制度积极引入网络技术，引入先进的档案管理软件和系统，更新和改善原有的档案管理方式，突破传统档案管理的时空限制，提高国有企业数字化档案管理工作的效率与质量。

（三）积极应对数字化档案的安全问题首先，要增强档案管理员的责任心，强化安全意识。数字档案具有脆弱性，不仅人为因素会损坏档案，自然因素也会损坏其数据。档案管理员在档案信息保存、传输和共享等管理过程中，要具有安全意识，按照标准化工作制度进行操作，避免档案的损害和数据的篡改、复制等。其次，推行档案保管双套制。确保国有企业的数字档案、纸质档案都有备份，各有两套进行存档，而且纸质档案和电子档案都要长期保存。最后，推行数字档案异地存储方式。为了避免数字档案在某个地方损坏后就彻底丢失的安全风险，国有企业数字化档案管理可以采取国家档案馆的做法，建立异地备份库，对一些重要的档案进行异地备份，保证档案在任何地方、任何情况都处于安全状态。