档案馆建设解决方案精选(九篇)
第1篇：档案馆建设解决方案范文
一、档案馆库建设情况
XXX档案馆现有馆舍建于1985年，面积880平方米，其中档案资料库房面积286平方米，与国家标准要求（建筑面积2600平方米以上，库房面积900平方米以上）差距较大。现有库房的标准存放量为4.1万卷，至2018年底，馆藏档案量已达到6万余卷，严重超饱和存放，已经没有接收档案进馆的空间，亟需建设新馆。
（一）建馆准备工作前期主要情况
馆舍不达标是我县档案馆的重大短板。近年来，我们贯彻落实省、市关于加快推进县级国家综合档案馆建设的要求。
2014年，xxx档案局争取县委、县政府的高度重视，把县档案馆新馆建设列入为“两大振兴”发展战略的重大项目，并上报XXXXX备案立项。
2015年，年初，xxx档案局向县政府提交“关于解决县档案馆新馆馆址建设的请示”，得到县政府批复同意后，迅速制订工作方案并开展相关筹备工作。年底，县长办公会议通报了档案馆建设筹备工作情况，要求有关部门要进一步加强与省、市的沟通对接，积极争取立项建设以及上级项目资金。
2016年，县政府原则同意启动县档案馆馆舍建设前期准备工作。在县档案局积极协调下，有关单位按时编制了xx县国家综合档案馆馆舍项目可行性研究报告、拿出了初步设计方案，为确定建馆选址提供了参考。选址确定在县委大院内后，由于址内一老楼房被列为文物保护单位以致变更选址。
2017年，4月中旬，省人大教科文卫委和省档案局联合调研组来平开展档案馆库建设调研，xx县委、县政府按照省调研组提出的意见建议落实整改，10月25日，县政府常务会议原则同意县档案馆新馆大楼的选址及初步设计方案，新馆建设重回原选址。
2018年，2月1日，xx县城规会对新档案馆的初步设计方案进行了研讨审议。4月，县档案局会同规划设计单位又一次围绕选址区内的现状对初步设计方案进行了调整优化。此后，新馆建设工作处于停顿状态。
（二）存在问题及其原因
目前我县档案馆建设工作停滞不前。前期工作虽已启动但至今尚未实现动工，按时完成建馆任务难度大。
造成这一问题的主要原因是，我县经济总量小、欠发达，财政十分薄弱，难于筹措新档案馆建设的所需资金。
（三）下一步工作的建议
一是进一步明确主体责任，想方设法筹措建设资金；
二是尽快对项目设计方案进行调整完善；
三是开展地质调查和建筑设计，确保按时间节点建设；
四是要求上级切实在政策、资金方面给予倾斜。
二、档案信息化建设情况
（一）档案目录数据库建成完善。全面录入档案文件级目录60多万条，实现馆藏档案文件级目录电脑全检索。
（二）数字档案馆建设加快实施。2014年制订《xx县数字档案馆项目实施方案》，2016年6月经县政府批准启动实施，截至2018年，馆藏纸质档案全文数字化加工累计XXX多万页，近年来查阅利用热度较高的土改档案、山林权证档案、职工人事档案等民生档案基本实现电脑检索查阅，查阅速度和利用效应均有大幅度提高，数字档案馆1.0版基本建成。目前，数据中心和检索平台运行平稳正常。
（三）存在问题及解决对策
我县档案信息化目前存在的主要问题是，数字档案馆建设依然滞后，数据库规模太小，利用网络无法搭建。要解决这些存在问题，一是要发挥县档案馆的主观能动性，勇于担当，积极作为；二是要加大投入，加快档案全文数字化步伐，扩大数据库规模和民生档案覆盖面；三是要加快推进档案馆库建设，以便搭建利用网络。
（四）下一步打算：在不断完善数字档案馆1.0的同时，启动数字档案馆2.0建设，对更多民生档案进行全文数字化加工，力争于2019-2020年完成馆藏档案全文数字化加工XXX万页以上，到XXXX年基本建成完善xx县数字档案馆2.0，实现电脑全文查档在民生领域全覆盖。为此，县档案馆已特请县人民政府批准落实2019年档案全文扫描经费XX万元。
三、重点档案抢救和开发利用工作情况
（一）抢救情况：民国档案是我馆的重点档案，共有xxxx多卷，截至2017年已全面完成抢救性修裱和案卷级目录的数据库著录。近几年来，我县馆藏民国档案发挥了较大作用，取得了较好的社会效益和经济效益，如：
为“xxx纪念馆”提供了大量史料，在弘扬红色文化、发展红色旅游中发挥了档案的重要作用；
为“申报XXX”起到了主要依据支撑，被采用为“xxx申报XXX主要依据”的档案史料有30多项；
为《xxxxxx》一书的编纂出版提供了大量的档案资料；
为XXX哲学社科课题“XXXXX”成果《XXXXX》一书提供了大部分的史实资料。
第2篇：档案馆建设解决方案范文
【原刊地名】郑州
【原刊期号】200306
【原刊页号】6～10
【分 类 号】g7
【分 类 名】档案学
【复印期号】200402
【 标 题】对数字档案馆的理性思考
【 作 者】刘东斌
【作者简介】刘东斌 濮阳市档案局
【摘 要 题】数字信息化
【 正 文】
随着信息技术的迅速发展，信息资源数字化、网络化的进程进一步加快，数字档案馆的建设与研究成为档案界关注的热点。但是，研究的重点大都集中在介绍数字档案馆的概念、特征、功能和技术层面的问题上，对数字档案馆非技术方面的问题及其背后深层次的问题研究不够。而对这些问题如果不给以足够的重视与研究，将会严重影响对数字档案馆的认识，及其建设与运行。我们应当对这些问题给以冷静的理性思考。
1 数字档案馆：能不能提高利用率
档案馆作为永久保存国家档案的基地，它一直把自身建成提供档案信息为社会服务的信息中心，实现档案信息全社会共享，提高档案利用率作为梦寐以求的目标。但是，在以往的条件下，这个目标是很难实现的。数字档案馆的出现为其实现上述目标提供了途径。数字档案馆“是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和支布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息”。[1]真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文，”[2]实现档案信息的共享。数字档案馆为实现档案信息的共享铺平了道路，使档案信息共享成为可能。然而，数字档案馆的建成并实现档案信息的共享，并不等于就能提高档案利用率。档案馆作为信息部门的“弱势群体”，在建立了数字档案馆后，并不一定就能解决传统档案馆面临的档案利用困境问题。回顾历史，我们可以看到建国以来所谓的档案利用高潮仅仅出现过两次，一次是改革开放初期拨乱反正中利用档案了大批冤假错案；另一次是上世纪80年代全国范围内的编史修志促成的利用高潮。这两次利用高潮可以说是在特定历史条件下，为特定的目的而形成的特殊现象。因而，这种档案利用高潮会随着目标的实现而退潮。事实也证明，随着时间的推移，大规模的编史修志工作的基本完成，档案利用工作再次走入低谷。尽管，档案部门想尽各种办法，丰富馆藏、改善馆藏结构、建立开放档案目录中心、开展创新服务机制等等，但是，档案馆门前依旧是“门可罗雀”，档案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫无起色。“我国国家档案馆利用程度不高是不争的事实，接待查阅档案者日均二三人次的省级档案馆，日均不足一次的区、县档案馆决非个别现象”。[3]传统档案馆所面临的档案利用率低下的困境依然会摆在数字档案馆面前，这个问题并不会因数字档案馆的建立而马上解决立刻消失，数字档案馆对此恐怕也无良策。因为数字档案馆虽然可以实现档案信息的全社会共享，但是，档案信息的共享还需要建立在对这些档案信息的需求之上。如果没有对这些档案信息的需求，档案信息的共享也就没有了意义。档案信息的共享，说到底实际上是建立在对异地档案信息的需求之上的。我们清楚一般的档案馆保存的档案大部分是有关本地区的社会记录，尤其是市（地）级以下的档案馆都是以本地区的利用者为主。试想一下，连本地区，守着家门的利用者都不去利用的档案，异地的利用者还能对其有利用需求？或者说，连对本地的档案都没有利用需求的利用者，还会对本地区没有关系的档案产生利用需求？更何况这些档案馆保存的档案大部分都是党政机关的文书档案，可以说从内容上是大同小异的，而且与异地的利用者没有多少关系。即使那些所谓利用率高的土地、房产、婚姻、公证等档案，也只是与当地的利用者有关系，与异地的利用者没有一点关系。而且利用者在利用这些档案时，多数是在利用它的凭证作用，但数字档案在目前是很难起到它的凭证作用的。因而这些档案根本就不可能吸引异地的档案利用者利用。从这个意义上讲，就是大部分档案馆都建成了数字档案馆，档案信息的利用问题仍旧不可能解决，数字档案馆同样会陷入传统档案馆面临的尴尬局面中。很显然，数字档案馆的建设和运行，只是运用新技术解决了档案的快速检索与异地查阅，只是更新了档案利用的手段，它并没有改变档案信息的内容和档案的凭证性基本作用。当然，数字档案馆的建设，对于部级和部分省级档案馆以及一些其他馆保存的珍贵档案来说可能会增加一些利用者，但相对于庞大的大部分市（地）级以下的档案馆来说，增加的这些利用者就显得微不足道，解决不了根本问题。因此，我们对数字档案馆在提高档案利用率的作用方面要有清楚的认识，在投资建设数字档案馆时应做出理智慎重的选择。同时，也应该看到，开发档案信息资源仍然任重道远。
2 数字档案馆：要不要成本效益观
在我国档案工作者的头脑中成本效益的观念是相当淡薄的，我国档案界历来都不关注档案管理的投入与产出的问题，很少有人关心档案整理保管利用的成本效益问题，也很少有人研究档案价值和档案整理保管费用之间的关系。不管投入的整理保管档案的费用是否超过档案的价值都照常保管，这样就出现了两种情况。一种是有许多档案的保管费用已经超过了其档案的价值，或者说是完全没有保存价值了还仍旧被保管着，使有限的档案保管费用被白白浪费。另一种是许多珍贵的档案不能得到合理的保护，使这些珍贵的档案和一般的档案在同样的条件下保管。有些条件差的档案馆仅仅是保存不丢失而已，根本谈不上保护。由于缺乏成本效益观念，造成了档案馆投入与产出的不协调，这种不协调在传统档案馆条件下对档案工作的影响还不算太明显。这是因为对于传统档案馆来说，可以投入大量资金改善档案保管和利用条件，也可以只给几间房子来保管档案，虽然保管和利用档案的条件差别很大，但对利用工作来说相差还不算太大。实质上前者是不计成本在维持档案工作，而后者是以牺牲档案的安全永久保存的代价来维持档案工作。但是，在数字档案馆的条件下这种投入与产出的不协调就显得特别突出，对档案工作的影响更是显而易见的。数字档案馆是高新技术支撑起来的，建设数字档案馆需要巨额资金。但是数字档案馆又不是一次性巨额投入建成后就可以一劳永逸的，它的维护和使用费用并不少于初建的费用；数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运行。它与传统档案馆相比：其一，它的成本投入超出了人们的想象不知要高出传统档案馆多少倍；其二，它不像传统档案馆给几间房子就能运行，就是建一个最低标准的数字档案馆的投入也是相当可观的。在第一个问题里谈到数字档案馆并不能提高档案的利用率，这时的巨额投入与利用率的不高就形成了强烈的反差，成本效益的问题就显得格外突出。
以往可以不关注投入与产出的问题，不要成本效益的观念，但是在数字档案馆时代我们不得不关注投入与产出的问题，不得不树立成本效益的观念。对于建设数字档案馆来说，说到底还是以政府投入为主，在以往对传统档案馆的投入毕竟投入的没有数字档案馆多，所以对政府、对档案部门来说都可以忽略成本效益的问题，但对数字档案馆的建设来说如此巨大的投入，而且是不断地投入，政府自然会考虑成本效益的问题。因此，档案部门一定要树立成本效益观念，必须处理好投入与产出的关系，讲求最佳效益。因为资金问题是建设数字档案馆的最关键问题，而投入与产出的不协调又使得资金问题的解决变得更加困难，这恐怕是摆在数字档案馆建设面前的最不容易解决的难题。这应该引起我们的深思，究竟该如何建设数字档案馆？如何消除或缩小数字档案馆的这种投入与产出不协调的强烈反差？如何用尽可能少的投入，换取最大的效益？
3 数字梢案馆：怎样定位
在数字档案馆发展建设过程中，对其应有一个理性准确的定位，只有明确数字档案馆当前的位置和未来的地位，才能以科学谨慎的态度看待数字档案馆，保证数字档案馆沿着正确的方向发展。
对于怎样给数字档案馆定位，许多档案学者做了深入思考，有学者认为：“现在，我们可以这样认识数字档案馆的定位：建设数字档案馆是我国迅速发展的政务信息化对档案工作提出的迫切要求，数字档案馆是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分”。[4]也有学者将数字档案馆定位于“数字档案馆是社会发展到数字时代的新型档案馆……是档案馆发展到数字时代的一种新形态……数字档案馆将成为未来档案馆的主体……“数字档案馆并不是重建一个存放数字化档案的档案馆，而是在原有档案馆基础上建立的，它和传统档案馆是共生关系，它在传统档案馆基础上建立并逐步取代传统档案馆的中心地位，但这并不意味着能够完全取代传统档案馆”。[5]应该说这些认识都有其合理性与科学性的一面，但并不全面。
对于数字档案馆的定位，我们应当这样来认识：其一，由于现在数字档案馆存在着种种技术缺陷，数字档案馆很难起到档案馆的作用。因此，在数字档案的原始性、凭证性得不到保证和无法确认的情况下，数字档案馆实际上并不能称其为数字档案馆，数字档案馆的建设和运行只能作为传统档案馆的附属。它实质上也就是传统档案馆实现档案信息快速检索、信息共享、服务网络化的技术手段。解决数字档案原始性和凭证性的问题，不仅档案部门要达成共识，而且还要得到社会广泛的认可，只要这一天没有到来，数字档案馆就仅仅只能作为传统档案馆的技术手段而存在，充其量也只能处于传统档案馆的辅助地位。这一阶段恐怕是相当长的一个阶段；其二，数字档案馆并非就是电子政务和办公自动化的一个必需的组成部分，数字档案馆应该姓“档”，应当坚持“档案馆”的属性。数字档案馆的建设目标应始终放在档案馆基本功能的实现和拓展上，以档案馆的功能为中心开展数字档案馆的构建。数字档案馆可以作为传统档案馆的附属，但是不能作为电子政务和办公自动化的附属。数字档案馆相对于电子政务和办公自动化采说应有独立性，数字档案馆不仅要解决电子政务和办公自动化带来的档案管理问题，还要解决传统档案数字化和提供利用的问题。尽管有学者认为：“如果把数字档案馆建设仅仅定位于馆藏档案数字化，其建设的必要性和紧迫性就不是非常突出，因为我国目前社会公众的档案意识还比较薄弱，对档案信息利用的需求量也不是非常大，对档案利用的速度要求也不是特别高，档案馆现有的利用服务基本能满足要求”，[6]但是，现在的电子政务和办公自动化条件下产生的档案按现在档案法规要求至少要10-20年才需接收进馆，而要公开利用这些档案则应是30年以后的事了。我们投臣资建设数字档案馆难道在30年内仅仅是接收和保管电子政务和办公自动化产生的数字档案，而不产生效益吗？应该说对档案馆馆藏数字化和接收保管电子政务产生的数字档案是数字档案馆两项同等重要的工作。当然建设数字档案馆依靠电子政务和办公自动化来共建共享，或依靠电子政务和办公自动化和实施来推动数字档案馆的建设都元可厚非，问题是一定要坚持数字档案馆姓“档”，坚持数字档案馆的相对独立性；其三，数字档案馆是一个发展的概念。数字档案馆会随着技术的发展完善而逐渐克服其缺陷而走向成熟。数字档案馆的定位也会随着其技术的完善而变化。数字档案馆的第一阶段，也就是现阶段，在没有解决数字档案的原始性和凭证性问题之前，它处于传统档案馆的辅助位置，是以传统档案馆为主，以数字档案馆为辅。第二阶段，在数字档案解决了其原始性和凭证性问题之后，没有解决数字档案的长期存取的问题之前，这一阶段可以说是数字档案馆与传统档案馆平分秋色。数字档案馆完全承担起利用的角色，而传统档案馆则担负起长久保存的角色。两者不分主辅。第三阶段，在数字档案解决了长期存取的难题之后，数字档案馆将上升到主导地位，而传统档案馆将下降到辅助地位并逐渐淡出档案馆领域。第四阶段，随着技术的逐渐成熟更新，数字档案馆最终取代传统档案馆的位置，承担起档案馆的全部历史重托。而传统档案馆将逐渐地淡出档案馆领域，并逐渐演变成档案博物馆或并入博物馆。当然，我们也要清醒地认识到，虽然数字档案馆最终将取代传统档案馆，但是数字档案馆的建设不可能一蹴而就，数字档案馆要取代传统档案馆需要走相当长的艰难路程。数字档案馆在其发展过程中的不同阶段中有着不同的定位。
4 数字档案馆：如何建设
4.1 数字档案馆建设：是一哄而上，还是循序渐进
数字档案馆作为网络数字时代档案馆发展前进的方向，也是档案工作者努力追求的目标。数字档案馆的馆藏数字化、传递网络化、存储海量化、服务自动化、信息共享化的巨大优势激起了档案界建设数字档案馆的热情，而随着数字政府上网工程的建设实施和公开现行文件服务中心的建立，数字档案馆的建设在不断升温。许多档案馆都已经紧急行动起来，筹集资金，纷纷铺开摊子，投入到数字档案馆建设的热潮之中。有些并不是经济发达地区和资金充裕的档案馆甚至也要在3-5年内建成数字档案馆。
面对这一热潮，我们不禁要问，在目前我国还是处在发展中的国家，能拿出多少资金来建设数字档案馆？从投资效益和资源利用率的角度讲，也就是用成本效益的观点看，不论经济条件如何，不管其档案资源如何，全面开花的数字档案馆建设到底能产生多大效益？能给利用率长期处在低谷的档案馆带来多大起色？
数字档案馆不仅仅是一个时尚的概念，它是一项实实在在的庞大而又复杂的系统工程，而且需要巨额资金和高新技术做保证。在目前，我国档案界许多人都觉得建设数字档案馆所面临的主要困难仅仅是资金不足，其实，数字档案馆建设还处在探索阶段，除了存在资金不足的难题外，还有许多难题，其中既有技术因素，也有非技术因素，概括说还有以下12个方面的问题：数字档案的凭证性问题；数字档案的失真问题；信息的长期存取问题；信息的安全问题；技术过时问题；诸多技术难题，如数据压缩、数据组织、数据检索、海量信息存储与调配等；标准化问题；法律法规方面的问题，如数字化权、著作权、隐私权等；人员问题，既需要大批计算机网络专业人才，又需要大批高素质的档案管理人员；管理体制与管理思想的相对滞后；网络环境不理想，网络通信设施不足，性能偏低；网络用户环境较差，国民素质和利用数字档案信息资源的个人条件偏低。以上这些问题，仅仅是制约数字档案馆建设发展的外因。除此之外，数字档案馆从诞生到成熟，它自身也有一个逐渐演变的过程，这种演变的过程决定了数字档案馆的建设和完善是一个漫长的过程。因此，在建设数字档案馆的过程中，一哄而上，企望一蹴而就的做法是行不通的。数字档案馆的建设应当是循序渐进，不断总结经验教训，逐渐走向完善。
4.2 数字档案馆建设：是追求形式，还是追求内容
数字档案馆的主要优势在于对档案信息的快捷传递和方便利用上，但是数字档案馆的技术条件本身并不能提高档案信息资源利用率。事实上，现阶段的数字档案馆的形式仅仅是为提高档案信息资源利用率提供了可能，要充分发挥数字档案馆的功能作用，还需要我们把工作重点放在开发档案信息资源上。重点是要使开发档案信息资源的措施适应数字网络环境，使数字档案馆充分发挥其优势功能，提高档案信息资源的利用率。为此，在数字档案馆建设过程中，应避免两种倾向：
4.2.1 重“硬件”建设，轻“软件”环境改变。在当前的数字档案馆中，普遍存在着一种重“硬件”建设，轻“软件”环境建设的倾向。重心工作都放在硬件购置、网络建设、档案信息输入上，而对以往限制档案利用的条条框框和不适应网络环境的利用规定等“软”环境建设少有过问，结果建成的数字档案馆成了搬到网上的传统档案馆，根本不能发挥数字档案馆的优势，传统档案馆的一些弊病依旧存在。数字档案馆的核心是档案信息资源的共享，如果馆藏档案不愿意开放、或者到了开放年限还不开放、或者强调保密不开放、该公布的档案不公布、利用开放的档案必须进行身份认证、不允许毫无目的地任意阅览开放的档案等等软环境条件不改变，那么数字档案馆的功能就很难发挥，数字档案馆的建设也就失去了意义。
4.2.2 重档案信息资源建设，轻档案信息资源利用。“重保管轻利用”的思想对档案馆的影响很深，在传统档案馆中并没有很好解决这个问题，它不可避免地还要影响到数字档案馆的建设。因此，在目前数字档案馆建设中应尽量避免这种思想的影响，在数字档案信息资源建设上，要以大力开发档案信息资源为出发点，以提高档案信息资源的利用率为目的。紧紧围绕最大限度地满足利用者对档案信息的需求来进行档案信息资源建设。一是不片面强调数字档案信息资源的数量，更要重点关注档案信息资源的内容质量和可利用性；二是搞好调查研究，追踪反馈信息。注意收集利用者对数字档案信息资源建设的意见和反映，避免关起门来搞数字化；三是搞好网上咨询，为利用者提供网上释疑解惑。
4.3 数字档案馆建设：有重点，分步骤
尽管数字档案馆的建设存在着许多难题和困难，但是数字档案馆还是档案馆的发展方向，因为这是数字时代的大势所趋，档案馆不可能独立其外。不过我们应当清醒地认识到数字档案馆的建设和发展是分阶段的，其过程也是漫长的。因此，数字档案馆的建设应根据需要和可能的原则，区别轻重，分清步骤，依据条件，量力而行。
4.3.1 有重点地建设数字档案馆。数字档案馆的建设不应该全面开花，而应该是有重点地建设。就目前我国的国情来说，一是要把中央档案馆、第一历史档案馆和第二历史档案馆作为重点来建设。因为这些档案馆都保存大量珍贵的档案，它们的档案利用率比省以下的档案馆的利用率都高，应当先行一步。二是沿海发达地区，经济力量雄厚，又由于政府上网、数字城市等工程的实施，办公自动化、电子商务等技术日益在政府、企业事业单位得到普及，许多地方政府要求档案馆加快档案管理现代化的步伐，这些地方的数字档案馆建设已势在必行，也应作为数字档案馆建设的重点。三是有条件的省级档案馆也可以开展数字档案馆的建设。而对于大部分省级以下的档案馆，特别是中西部地区，由于经济发展相对落后，就目前来说从技术、经费、需要等方面考虑，不宜开展数字档案馆建设工作。
4.3.2 有重点地对档案进行数字化。对于重点建设的数字档案馆，由于其保管的档案数量庞大，不同的档案的价值也不同，将全部档案数字化是不切实际的，既可能浪费有限的资金又增加了工作量。因此，要根据馆藏情况、服务对象和档案馆的功能类型，有重点、有选择地对馆藏档案进行数字化，有条件的其他档案馆也可以开展这项工作。一是对馆藏珍贵档案数字化；二是对具有长远使用价值的档案数字化；三是对具有经济、科技、文化价值的档案数字化；四是对具有地方特色的档案数字化；五是对利用率高、需求大的档案数字化；六是对开放的档案数字化。
4.3.3 做好电子文件的收集归档工作。数字档案馆的档案信息资源建设有两个方面：一方面是对馆藏档案的数字化处理；另一方面是做好电子文件的收集归档。对于后者来说它是今后数字档案馆建设的基础。因此，做好电子文件的收集归档工作就成为数字档案馆建设的重要前提和步骤。对于那些不具备建设数字档案馆条件的大部分省级以下的档案馆来说，并非无所作为，它们的首要任务就是要做好电子文件的收集归档管理工作。因为，虽然这些档案馆不具备建设数字档案馆的条件，但是，各机关各单位产生了大量的电子文件已成为事实。因此，从现在起就要做好电子文件的归档管理工作，要对本地区各部门目前已经形成的应当归档的电子文件进行全面、系统地调查和了解并进行收集归档，还应采取相应的管理手段和技术措施以保证归档文件的真实、完整和有效。如果不采取有效措施做好电子文件的收集归档工作，就很容易使这些电子文件丢失或失真。做好电子文件的收集归档工作，不仅为数字档案馆建设提供丰富的档案信息资源，而且还可以减少档案信息数字化的重复劳动。从某种意义上讲，收集归档电子文件是数字档案馆建设的重要基础和步骤。
第3篇：档案馆建设解决方案范文
一、档案馆智库建设的意义
1.智库是档案馆履行档案利用职能的重要形式。“采取各种形式开发档案资源，为社会利用档案资源提供服务”是档案馆依法承担的重要工作任务。围绕党委、政府工作大局，通过各种途径提供档案信息，从历史的角度提出合理化建议，为各级领导决策服务是开发利用档案信息资源的重要形式之一。通过提供决策参考，档案馆在知识（档案信息）与权力（决策者）间架起了一座桥梁，在一定程度上体现了作为智库所要求具备的为政府决策提供科学思想和政策信息的基本特征。因此，加强智库建设是档案馆履行档案利用职能的题中应有之义。
2.智库是创新档案服务机制的有效载体。在新的历史条件下，档案馆工作的服务对象、服务手段、服务方式正在发生根本性的变化。档案馆的定位已大大超越了传统模式，“爱国主义教育基地”、“现行文件服务中心”、“政府信息公开查阅场所”等已经成为档案馆的新标识。党的十七大报告指出，要推进决策科学化、民主化，完善决策信息与智力支持系统，它将智库问题提升到了一个前所未有的高度，也为档案馆加强智库建设创造了前所未有的良好机遇，在已有基础上，进一步提高档案信息为政府决策服务的水平和能力，将档案文化得升到一个新的高度，把档案馆真正建成为政府的重要“外脑”，成为档案馆创新工作内容的又一重要载体。
3.智库建设是实施人才强档战略的重要平台。智库承担着人才培养、人才储备和人才交流三方面的功能。将档案馆建成“思想库”，必将对档案人才战略产生重大影响。智库的建立，大大提升了档案馆对高素质、高层次研究型人才的需要，对档案人才培训、引进的导向，对档案馆人才汇聚、人才组织与人才运用方式都提出了变革的要求。智库建设一方面将为调动档案馆工作人员的研究热情，发挥他们的聪明才智，积极参与公共决策提供新的舞台，也将为档案馆学习型、研究型、复合型、创新型专业人才的成长，为档案馆与政府、高校、研究机构的人才流动创建新的渠道，成为档案馆实施人才战略中具有深远意义的重要平台。
二、档案馆智库建设的优势和存在的问题
1.档案信息具有构成决策信息的天然优势。档案信息以其真实性、原始性、权威性的特点在国家信息资源体系中占有重要的地位并发挥着独特的作用。“前事不忘，后事之师”，档案的借鉴、佐证作用，历来是各级领导决策参考的重要依据之一。现代科学决策的发展、决策过程的日益复杂，使各级党委政府和其他决策部门对档案信息的需求日益增长。
2.档案馆具有构建智库的独特优势。现代社会的多元与复杂性，决定一个政府必须建立制度化、多元化的决策咨询通道。现在国内主要存在三种类型的智库：政府基于政策需求而专门设立的研究机构、挂靠大学但独立运作的研究机构和民间自发成立的研究机构。我国的档案馆兼具国家档案馆与公共档案馆的属性，它在沟通政府与社会之间存在着自己的特有优势。作为政府职能部门它与政府机关具有良好的合作关系，可以保证政策研究的互动性和转化率。同时档案横跨百业、纵贯千年的特点，使档案馆具有比传统智库更为宽广的研究领域。档案馆智库建设，将进一步丰富我国智库体系，发挥其独特的优势。
3.档案馆具有服务政府决策的实践优势。近年来，各级档案馆不断加大开发档案信息资源为政府决策服务的力度，在“思想库”建设上进行了有益地探索并取得了显著的成绩。浙江省档案馆利用档案资源，编发专题档案信息研究材料，多次得到省委书记的认可。青岛市档案馆编制《资政新编》、南京市档案馆编撰《每日互联网信息》等。这些实践，无不迸发着档案馆“思想库”的火花，上海市档案馆等部分先进档案馆已经初具智库的雏形。
虽然档案馆智库建设有不少优势，但总体来讲档案馆离真正意义上的“思想库”还有相当的差距。存在的主要问题包括：对档案馆智库建设认识不足，参与公共决策意识不强；档案信息服务政府决策领域狭窄、质量不高，决策效益不明显；档案馆智库建设中档案信息资源与人才要素制约亟待改善；档案馆智库建设在机构、经费等方面保障机制有待建立完善等。
三、档案馆智库建设的对策措施
1.提高认识，将智库建设纳入档案馆发展方向。要从贯彻落实科学发展观的高度，从坚持“立党为公、执政为民”，“加强党的执政能力建设”的高度，来认识新形势下开展档案馆智库建设的重要意义。重视和推进档案馆智库建设工作，将它作为深化改革、推进档案服务机制创新的重要举措摆上议事日程，将它作为档案部门服务改革开放和现代化建设大局的切入点不断引向深入。要着眼长远，从档案馆发展战略性、前瞻性和全局性出发，确立智库建设的“路线图”，使档案馆智库建设成为档案馆工作内容创新的最新成果。
2.探索规律，提高档案馆智库建设理论水平。档案馆智库建设目前还没有系统的理论与知识体系可资应用，因此相关档案理论研究机构要积极探索档案馆智库建设的规律，不断完善档案馆智库建设理论体系，从而更好地为各级档案馆推进智库建设提供理论指导。
3.创新机制，完善档案馆智库的管理体制与运行机制。档案馆智库建设要遵循智库建设的一般规律，也要注重自身特点，实现体制机制创新。一是要培养和引进高级研究人员。智库作为现代“思想工厂”，以前瞻性、战略性、创新性为主要研究方向，因此虽然人数不一定要求多，但一般以高级研究队伍为主体。而从目前档案馆实际情况看，高级研究人员的不足是一个普遍的问题。对此，应当在加强档案馆高级研究人才培养的同时，重视建立和实施柔性引才机制，加强高层次人才的引进、储备与交流，形成“智囊团”,使档案馆政策研究具备一定的思想高度。二是要建立与政府机关的良好互动机制。智库虽然在思想上和研究上是独立的，但其效益必须体现在影响和改进公共决策的程度上，因此建立与政府机构之间良好的互信互动机制非常重要。从档案馆实际出发，应当把智库建设的目标和方向定位于服务党委、政府政策研究需要，为决策层提供档案信息与解决方案上，并通过多种渠道建立起与党政机关、社会以及高校、研究机构、媒体之间密切的互动机制，保持信息与思想流动渠道的通畅。三要建立形式多样的档案研究成果形成与推销机制。强有力的成果推销机制是发达国家智库的突出特点，在当前档案信息开发和决策研究成熟度相对不高的情形下，开辟多种渠道，提高档案研究成果的影响力和采用率更符合档案馆的现实。
第4篇：档案馆建设解决方案范文
论文摘要：随着 社会 信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和 经济 活动的战略资源。信息技术的高速 发展 和推广 应用 使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案数字化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的 研究 课题——这就是档案数字化建设。档案工作的数字化建设也是顺应潮流、适应 时代 发展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。面对这种挑战我们档案工作者应积极应对，我们要不断 学习 科学 知识，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。 2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中，同月国家档案局在 中国 档案管理 现代 化建设研讨会上宣布：十五期间，我国将加快数字化档案馆的建设。由此，传统档案馆数字化建设的 问题 引起了人们的关注，并且有一些档案馆已经开始对此投资建设。我们认为，传统档案馆的数字之路并非一蹴而就，而是一个循序渐进的过程，对这个过程的各个环节进行深入的 分析 研究是十分必要的，只有在有了清楚认识的基础上，才能规划和解决好档案馆的数字化之路，为今后的数字化档案馆进而是数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。近年来，我们临海市档案部门在数字化建设方面进行了积极的探索，取得了初步成效，在工作中数字化建设也给档案工作带来了极大的方便。 首先我们充分认识到档案数字化建设的紧迫性 1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。 2、形势发展的需求 21世纪是信息化的时代，临海市政府把数字临海建设摆在了十分突出的位置，无疑是十分及时和正确的。数字档案馆是数字临海的重要组成部分，其一，档案馆就是市委、市政府保管和提供利用档案信息的职能部门。它馆藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，数字临海就不是真正意义上的数字临海。所以，要建设数字临海，首先要建设数字档案馆。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案馆数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替， 电子 档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案馆的数字化。 目前 ，档案馆的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。 3、社会强烈需求 当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，如婚姻档案，有一些 农村 ，尤其是僻远山区的利用者要查阅婚姻档案十分清便，来回要好几天，他们迫切要求信息共享。还有一些外商投资者，他们想了解临海的整体情况，才敢于投资，那么要了解临海的详细 内容 恰恰只有市档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，特别是我们建立临海市现行文件查阅中心之后，对各界人士及外商投资查阅信息更为方便，这都迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。 二、档案数字化建设的 内容 1、推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平 目前 ，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和 应用 软件多乱，这些都严重 影响 了系统整体水平的提高。笔者认为对这一 问题 取得共识是档案数字化建设思想上的一次飞
第5篇：档案馆建设解决方案范文
【摘 要 题】数字信息化
【关 键 词】数字档案馆/数字化档案/it集约化服务/集成平台
数字档案馆的出现给现代档案管理带来了生机和活力。短短几年全国范围内的档案信息化管理成绩斐然，电子文件中心、馆藏档案数字化、档案信息网络化等广泛利用现代信息技术开展档案资源管理的热潮在档案行业得到迅速开展。档案利用者在查档、用档等方面获得了前所未有的高效、快捷的优厚待遇，档案工作者也逐渐改变往日的手工粗放管理方式，开始利用网络、计算机和信息系统开展现代化管档。不可否认，档案资源的信息化与网络化给国家、机构和公众带来了巨大的社会效益，给档案事业的快速发展带来了机遇，但由于信息化管理理念与传统档案管理模式之间还需要经历更长一段的磨合期，特别是与信息技术的快速发展相比较，我国数字档案馆的建设与发展处于相对滞后的状况，信息系统的建设跟不上技术的发展，何谈信息化的有效利用与滚动发展，加之档案工作者几乎不可能投入更多的精力以了解、学习、跟踪不断更新的信息技术，这无疑使档案工作者萌生了众多的困惑和忧虑。而且，数字档案馆的建设、发展与运行维护的技术复杂度、资金的持续投入、档案信息的安全保障、数字档案馆对it人才的高度依赖性及其与传统档案馆之间的职能交叉已经开始制约着数字档案馆的发展；“双轨制”的运行模式更是给档案工作者增添了不止一倍的工作量。这些棘手的问题必须得到解决，数字档案馆才能顺利发展。基于这样的认识，本文作者基于it服务最新理念，提出采用集约化运营模式建设数字档案馆的观点，通过 it资源的集中建设、it服务质量的有效加强、it技术含量的累积增长，来提高数字化档案馆的社会效益，旨在以最小的成本消耗获得最大的投资回报，为构建节约型社会献计献策。
1. 数字档案馆建设的目的
各行各业信息化及其快速发展已经且正在不断地形成大量的数字化信息，这些信息需要归档并形成电子档案以记录信息社会的历史活动，传统档案馆开展服务创新加强馆藏数字化加工也将积累越来越多的数字化信息，这两类信息统称为数字化档案信息。档案工作者正是为了归档、接收、整理和保存这些不断累增的数字化档案资源，并想借助于现代信息技术为国家、机构和社会公众提供快捷方便的查档、用档等服务，数字档案馆才应运而生。由此得出结论：数字档案馆可以作为信息社会数字化档案的终极保管机构。建设数字档案馆的主要目的就是要记忆信息社会的发展历史。
2. 集约化服务型数字档案馆的职能
以数字档案馆的建设目的为出发点，可以确定 it集约化服务型数字档案馆的主要职能：
（1）集中统一永久保存信息社会产生的各类数字化档案信息，引领数字档案馆的发展方向，保障数字化档案信息的真实、完整、有效和安全。
（2）为传统档案馆提供滚动完善和持续发展的网络化信息技术支持与服务，以方便档案工作者通过网络和计算机开展电子文件归档、电子档案接收、数字化档案资源的整合、管理、传递、处理、鉴定、编研和提供网络化查档、用档服务等各类档案管理工作。
（3）是政府信息公开的门户网站，为社会公众提供开放的数字化档案信息的网络化查询与检索等服务，包括当前政务公开背景下产生且移交到档案馆的行政规范性文件、档案馆内部经鉴定后允许开放的数字化档案信息等。
3. 集约化服务型数字档案馆的特点
数字档案馆是一个以永久保存数字化档案信息为根本，以为档案工作者提供数字化档案的接收、管理、利用、鉴定、编研、展示为宗旨，以提供it资源供应服务为主体运营模式的集成服务平台。基于此平台，档案工作者可以通过网络、计算机开展档案鉴定、文件归档、档案收集、整理、分类、查询、检索、统计、编研、成果汇编以及开放档案信息等各项档案业务工作，不需要关注档案信息存放的物理位置，不需要担心档案信息的永久保存和安全性风险，不需要考虑如何申请信息化专项资金、组织和招聘技术人员开展档案管理信息系统的设计、开发、实施及运行维护等工作，只需要根据自己的工作需要为承担数字档案馆系统建设任务的it工作人员提出档案管理的业务需求。
it集约化服务型数字档案馆建设的主要特点是将与信息技术相关的软硬件基础设施的架构、应用软件的研发、信息系统的实施、数字档案馆的运行维护、滚动发展以及it资源管理等技术工作从传统档案馆中剥离出来，建立以精通信息技术、跟踪档案业务及信息技术发展的，并能够将档案工作与信息技术融会贯通使用的档案工作者团队，开展面向档案工作的it集约化服务。这样一来，档案工作者就能够集中精力钻研档案业务，开展档案的精细化管理，投入更多的精力用于档案信息资源的开发，为社会提供更高效、更优质的服务。数字化档案信息的安全保障、永久保存、集成共享、传递处理、网络访问、完整有效等众多技术难题则集中于数字化档案馆的运行与管理过程中，即便这样也比让每个档案馆设立计算机处（室）来开展软硬件平台的购买、安装和维护，做数据备份、数据迁移、异地保存等措施要安全和可靠。
it集约化服务型数字档案馆运行维护的主要特点是以低收入的供应服务方式或连锁加盟方式以维持其滚动发展和持续改进。档案业务的规范性及其工作流程的确定性决定了电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息服务、开放档案信息、数字档案信息的整合、集成与共享等信息系统的建设是能够基于一个通用的软件基础架构和服务平台来实现，即使不同档案门类的信息标引、著录项、数字化存储格式等有所差别，也能够实现集成化的统一管理。当然在数字档案馆建设之初，需要在国家档案局的统一领导和监管下，首先应开展各门类数字化档案的存储格式、存储标准、访问模式、管理规范等的建设，作为建立通用数字档案馆服务平台的指导性文件，面向服务的开放的基础平台是数字档案馆建设的总体指导思想，服务平台之上的各类应用系统则是根据需求的深化不断地进行完善和功能扩充，每个即将加盟的档案馆只需要设置其基本配置，定义其运行管理模式就可以享受数字档案馆提供的各种信息化服务。可以推断，数字档案馆的技术服务费将远比各档案馆自行购买设备和建设各类应用系统并开展运行维护的费用要低很多，这是因为it服务集约化数字档案馆的软硬件平台、服务器与存储设备、应用软件系统等都是一次开发，多次共享使用，而且还将在越来越多的用户使用后得到不断的完善和发展，保障其先进性、适应性和发展性。
4. 集约化服务型数字档案馆的运行模式
当前，国内数字档案馆建设有单一型和区域型两种主流模式，单一型数字档案馆运行模式是在单个档案馆内部开展馆藏数字化加工、接收电子文件归档、整合馆内档案资源、建设档案馆的门户网站等工作，通过门户网站提供该馆的开放档案信息服务和行政规范性文件的查阅服务；区域型数字档案馆则是以一个区或市为单元，以档案馆的业务为中心，除了开展档案馆内部的各种信息化建设、实施和系统应用外，还通过网络为相关档案室提供档案信息管理的信息化服务服务，在档案形成单位进行归档的同时，将纸质文件归到档案室，将电子文件通过网络、载体或接口系统传递到数字档案馆系统中，实现了一个区域内部数字化档案信息的集中存储。这两种模式建设的一个共同特点是数字档案馆依附于某个传统档案馆，数字档案馆的滚动发展与运行维护也取决所依附的档案馆的信息化水平，更准确地说是依赖于档案馆的决策者和档案馆设立的开展信息技术服务的计算机处（室）的人员对信息化的理解、认识和跟踪发展的水平，其局限性和风险性不言而喻！加上信息化滚动发展的持续投资，从长远角度必然会限制数字档案馆的发展。从国家全局来看，这两种建设模式存在着档案行业it资源重复建设的弊端，在全国数字档案馆标准体系尚未健全的前提下各自开展数字档案馆建设，也必然会造成未来国家档案信息资源整合难的新问题。
it集约化服务型数字档案馆的观点的提出，是希望能够站在国家信息资源战略和行业全局建设数字档案馆的高度，寻找一种更加有效的解决方案，以适应和谐型、节约型、发展型、信息资源广泛利用型信息社会的发展特点，不仅需要缓解信息化建设中因技术人员与业务工作者认识不统一而产生的各种制约系统建设与发展的矛盾，而且能够保障数字档案馆的高效运作和长期发展。这一观点的基本要求包括：
（1）机构重组：将数字档案馆与传统档案馆在组织上进行分割，数字档案馆的建设不再依附于某个传统档案馆，需要设立专门的机构来开展各项工作。
（2）人才分类：将档案馆的工作人员分为业务型和技术型两大类，分别承担数字档案馆和传统档案馆的各项职能。
（3）职能分割：数字档案馆
保管网络系统中的数字化档案信息，传统档案馆保管纸质档案和各种其他介质档案。
（4）相互关系：数字档案馆为传统档案馆提供开展档案的收集、保管、利用、档案展示等各项服务，传统档案馆为数字档案馆的建设与发展提供各种业务需求。数字档案馆与传统档案馆互动发展、相互促进，分别以数字、纸质形式记载信息社会的发展历史。
图1给出了三种数字档案馆运行模式的比较，可以看出：it集约化服务型数字档案馆是一个面向现代档案管理工作的集成服务平台，将数字化档案信息实施集中统一、标准规范地管理，同时为多个传统档案馆提供从服务器、存储设备等硬件资源到应用程序、信息访问、信息等软件资源共享和网络计算机运行维护的各种it服务，每个传统档案馆不需要再单独设立it技术支持与服务部门，不需要单独购买和管理服务器、存储器等硬件设备，不需要花钱购买软件系统或者重复开发档案管理信息系统，这样不仅节约了人力、物力和财力，而且档案馆内部的管理也更加有效，这是由于信息化工作的开展思路与传统档案管理的方式有着行业上的差别，人员管理及工作方式也完全不同。
当前数字档案馆的运行模式
第6篇：档案馆建设解决方案范文
关键词：网络；高校；档案馆；网络化
现代信息技术的飞速发展，把档案工作早已带入了自动化与网络化的新阶段，因特网(I n t e r n e t)和中国教育科研网(CERnet)的异军突起以及高校校园网建设，给高校档案馆网络化建设带来了难得的机遇。但由于起步较晚，经验不足，管理水平不高，高校档案馆网络化建设中还存在许多问题有待解决。各馆应抓住校园网建设这一机遇，努力解决和协调好档案馆网络建设的各种问题，促进高校档案馆网络化健康稳步发展。
一、建设高校档案馆网络化的条件
自动化是高校档案馆走向网络化的必由之路。随着自动化专用软件的开发，许多档案馆均采用比较成熟的计算机管理系统，已基本实现了收集、整理、编目、检索、利用等主要服务功能的自动化管理。自动化建设大大改善了档案馆的服务手段，提高了服务质量和工作效率。同时计算机应用正在改变着档案人员的观念，数据库建设也具备了一定的规模。所有这些为档案馆网络化建设提供了有利条件和强有力的技术保证。
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设有了极大改观。
二、高校档案馆网络化建设存在的问题
(1)缺乏统一的网络化协调机构。由于受高校管理体制和运行机制的影响，无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作。影响了我国档案馆的标准化、自动化和网络化的进程。
(2)标准化水平低。鉴于学校档案馆网络自动化建设的现状，各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备，机型五花八门，水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件，都没有遵循国际标准，致使大多数档案馆无主题标引，共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准，各馆的发展存在着很大盲目性。
(3)数据库建设滞后。由于各个档案馆各自为政，在建库过程中，各馆均有不同程度的浮躁情绪，急功近利倾向严重。主要表现在建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模小，标准化程度低，类型单一，而且大多处于低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库，缺少全文数据库和多媒体数据库，无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与CERnet和Internet联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。
(4)经费保障率低。目前各高校档案馆网络化的实现仍然需要投入大量的资金。但是高校档案馆的经费投入仍较少，用于档案馆网络化建设的经费非常有限，谈不上对设备的及时更新。目前经费仍是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。
(5)人员整体素质低弱。档案馆现代化建设中，人是最关键的因素。档案馆网络化建设，对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化网络化技术，成为信息和知识的导航员。目前高校档案队伍整体素质仍普遍较低，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，不适应档案网络化建设和高校档案事业发展的需要。
三、高校档案馆网络化建设的构想
(1)建立高校档案馆网络化协调机构。建议由教育部牵头组织高校档案馆网络化协调机构，从行政和技术两个方面统一指导和规划高校档案馆自动化网络化建设，制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，既有近期又有远期的目标，以对全国高校档案馆网络化工作进行实质性领导。统一思想，协调行动，开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文献数据库、全文数据库以及多媒体数据库，打破片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，真正实现高校档案信息资源共享。
(2)加强标准化建设。标准化是自动化网络化的前提。高校档案馆网络化协调机构集有关专家，共同酝酿制订档案的有关业务工作、技术方法以及设备等方面的统一原则和规范，并根据国际、国内标准及行业发展趋势，制定出网络化过程中各高校共同遵守的各项标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机硬件及软件系统的标准、网络传输的标准、机读格式、著录规则的标准、文献标引的标准等。各高校在协调组织的领导下，选用统一的高质量应用软件，建立标准化的数据库。
(3)开发馆藏资源，加强数据库建设。数据库的建设要以国际、国家标准为依据，集中人力、物力、财力建成若干个标准化、通用性好的文件条目数据库、全文数据库、多媒体数据库。同时各馆应扬长避短，充分利用馆藏档案信息资源的优势，建立有自己特色的数据库，改变目前力量分散、低水平重复建设的局面。另一方面，要抓紧对小型数据库的规范化、标准化改造，增加数据库容量，提高数据库的上网率。此外还要加强对数据库的维护工作，保证数据质量和完整。当然数据库的建设应与网络建设配套进 行。
(4)增加经费投入。档案馆网络化建设和维护均需要大量资金，学校应加大投资。档案馆领导要利用档案馆自动化方面已取得的成果，积极向校领导反映网络化建设的重要性、紧迫性，把网络化建设作为一件大事来抓，把档案馆网络建设纳入到校园网建设的总体规划和预算之中，从而加快档案馆网络化建设的步伐。
(5)培养网络化人才。档案馆自动化网络化的发展，迫切需要一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，更新其知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识的培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。
作者单位：中州大学
参考文献：
[1]韩纪元.知识经济时代的档案馆[J].科技情报开发与经济,2004,(2):132-135.
第7篇：档案馆建设解决方案范文
[关键词]基层档案馆；信息化；建设
档案是信息，信息是资源。如何进行档案信息化建设，优化档案信息资源配置是当前基层档案馆事业发展至关重要的问题。在知识经济初见端倪和入世给我国档案事业带来严峻挑战的今天，有必要对基层档案馆信息化建设进行思索，对创新档案工作机制进行探究，以拓展基层档案馆服务功能，满足国民经济和社会发展对档案信息需求，让基层档案馆走进专家学者、走进平民百姓。笔者就此谈点拙见。
鹤岗市档案始建于1958年，现馆藏档案122个全宗17万余卷，资料1.8万余册。由于受地理位置限制和多种因素制约，长期以来使馆藏档案信息形成了政治活动档案资料多，文书档案资料多，一般档案资料多；而专门档案和技术档案资料少，特色档案资料少，其它载体档案资料少的馆藏内容结构。这些档案信息主要是计划经济时代的产物，满足着过去以机关工作人员为主的服务对象。随着改革开放的深入，社会档案意识逐步增强，档案信息存储、加工、管理、利用也改变着传统方式，人们利用档案解决自己的工作和生活中的问题己成为一种行为。如今到市基层档案馆利用档案的人员，不仅仅是机关工作人员，还有企、事业单位管理者、科研人员、工人、农民、普通百姓和学生，利用人员范围在逐步扩大，是我们始料所不及的。人们怀着各种不同目的，到基层档案馆利用档案，使得要求查阅的内容和范围日益扩大，由于馆藏档案内容贫乏，时效性滞后，利用与需求矛盾日益突出，有的利用者满怀希望而来，扫兴而走。他们要查阅的内容基层档案馆一时提供不了的有：随着企业改革深化，一些职工到基层档案馆来查如何交纳养老保险金等方面的文件；获得过省市劳模称号的同志，到基层档案馆查找相关文件看看自己是否享受有关离退休费待遇；科技人员要查阅有关科技档案，解决技术问题；有关人员和大中学生撰写理论文章和论文时，到基层档案馆查找相关资料等等。这些问题的存在和利用者的需求给入世后的基层档案馆藏信息开展利用工作带来严峻挑战，事关档案馆的生存与发展。对此我们要有清醒认识、理性思考和切实的应对措施——这就是要加强基层档案馆的信息化建设。
一、加强基层档案馆信息化建设必须更新观念
信息化建设是当今社会发展的大趋势，档案是信息资源的一种，也是社会信息的一部分。档案机构在国家信息化建设中担当着重要角色。为满足社会对档案信息的广泛需求，必须大力开发档案信息资源，进行基层档案馆信息化建设。基层档案馆信息化建设的主要任务是档案数字化和采用电子计算机技术、现代通信与网络技术等来实现档案信息开发利用现代化。而要卓有成效的开展此项业务，档案人员不仅要有档案意识，还要增强信息意识，增强使命感和责任感，这是新时期新形势对档案信息开发利用工作提出的新要求。我们必须在思想上给予高度重视，要认识到位，把基层档案馆信息化建设当作实践“科学发展观”的基本要求来看待，当作重要的政治任务来进行。为此，我们要树立主动服务意识，主动了解领导决策及市场经济发展需求，要服务大局，努力开拓创新，走超常规发展道路。这就要求我们必须以科学发展观为指导，以创新的精神制定既符合档案工作要求的发展方略，又要改变过去“重管理、轻服务、看门守摊”的状况，充分发挥档案部门的职能作用，树立“大档案”观，以全新的视角，创新的思维，从社会的角度重新审视档案工作。要立足新形势找差距，着眼新世纪求发展，在更新观念上下工夫。努力形成一种激励创新，大胆开拓的良好氛围，使基层档案馆信息化建设真正成为每一名档案工作者的自觉行动。认识决定实践，领导是关键，对于基层档案馆信息化建设这项系统工程，光靠几个人或一两个科室是不能奏效的。必须动员全馆人员齐参加。这就要求切实加强领导，精心组织，精心实施。要制定计划、定期检查，具体督办，狠抓落实。领导要把此项工作记在心上，喊在嘴上，抓在手上。为此项工作顺利开展创造良好氛围。在基层档案馆信息化建设实施过程中，要制定指导思想，工作标准、具体时间安排、方法与步骤。要以改革创新精神统揽全局。
第8篇：档案馆建设解决方案范文
1.抓项目建设，搭建电子档案管理平台省档案局采取项目带动策略，通过争取和实施数字档案馆建设项目和电子文件归档管理及查询利用系统项目，有效解决省电子档案管理支撑平台问题。一方面，我省数字档案馆建设项目自2009年起启动，至今已投资近4000万元，重点推进馆藏档案数字化，建设覆盖档案“收、管、存、用”业务的数字档案馆应用平台。目前已经初步建成数字档案馆框架体系，初步解决电子档案长期安全保存问题；另一方面，省局通过公开招标，组织具有甲级保密资质和一级系统集成资质的紫光软件系统有限公司，开发出满足机关工作需要的“机关电子文件归档及查阅利用系统”，已形成单机版、网络版两个版本软件，省级机关由省财政拨款统一购买，实行免费上门安装服务。通过项目带动，有效解决了经费保障，明确实施步骤，落实工作责任，统一标准和要求，提供技术条件，搭建起覆盖全部省级一级立档单位电子档案管理平台，将移交接收工作落在实处。
2.抓软件开发应用，解决技术操作难题统一软件是解决电子档案格式不统一、标准技术难掌握、重复建设的关键步骤。经过4年努力，开发的软件已经完成试点、验收和较大范围的应用，已进入全面推广阶段。我省的电子文件归档管理软件，一是将电子文件归档管理和移交有关的技术、标准和工作流程融合到软件中，实施好软件系统安装工作，就能解决电子文件归档的技术问题；二是软件简单易用，贴近工作实际，学会使用软件，就能轻松掌握电子文件归档方法、整理规范、标准和移交程序与方法；三是将安装和培训工作移动到机关单位前端，通过免费上门服务，解决机关档案员使用操作软件问题；四是将技术维护，系统升级等技术工作移交到专业队伍，建立及时响应的技术服务机制，解决档案员技术难掌握的后顾之忧。
3.抓协调及培训，提高认识强化技能电子档案规范移交与接收工作与机关档案员的思想认识是密不可分的。一是纸质档案与电子档案同步移交。重新建立纸质档案与电子档案一体化思想。经过4年的实践，统一各单位思想认识，促进各单位开展电子档案管理及归档移交工作；二是纳入档案规范化认定工作。在规范化认定中，各单位电子档案管理占认定工作一定分值，从而提高单位积极性与主动性；三是强化专业知识培训。省局每年举办2次电子档案管理相关知识培训，对电子档案及数码照片规范管理、数字档案馆（室）建设、档案数字化安全与保密等工作阐明要求、提出方法、统一标准。近三年来，省局共举办5次专题培训，省级机关及州（市）、县档案员共500余人次参加培训；四是一对一指导。主要对省级机关档案员如何进行电子档案管理及移交的实际操作进行指导，目前共有115个机关档案员接受一对一培训，均能轻松使用电子档案管理系统，能主动完成电子档案归档管理和移交操作。
二、“三项措施”，确保电子档案规范移交与接收工作落在实处
1.以点带面，分批实施，实现全覆盖电子档案管理软件平台全覆盖是实现电子档案规范移交与接收的基础。按照“先综合档案馆后机关，先省州市后基层”的工作思路，采取以点带面、分批实施的方法逐步实现电子档案管理系统全覆盖。首先，在省级机关中，共分三批完成省级机关一级立档单位全覆盖。第一批，选择12个有条件的单位进行试点，通过试点，摸索出以扫描为主的电子档案管理和移交方法，继而向其他单位推广。第二批，选择领导较为重视、档案员思想认识较高、需要及时移交档案的单位进行推广，避开思想抵触较大的单位，使安装工作顺利展开，2012年至2013年共在57个单位实施软件安装工作。第三批，实现省级机关一级立档单位全覆盖目标，共完成46个单位安装工作。目前共有115个省级机关在使用统一的电子档案管理系统，省级电子档案管理平台已初步建成；其次，发挥州市县国家综合档案馆核心作用，推动全省电子档案移交接收工作。目前，临沧、昆明、普洱、保山、德宏、西双版纳、昭通等州市馆已通过省档案局审核，楚雄州、曲靖市已采取建立集中式电子文件归档系统，一次性解决州市级机关电子文件归档和移交问题。昭通市及师宗、罗平、绥江、文山、个旧等10余个县已启动电子文件归档管理基础平台构建工作。其他地区也在积极推广和构建电子档案管理平台。
2.立足实际，分类指导，形成工作模式通过4年推进电子档案管理系统建设，初步探索出符合我省实际的工作方法，形成机关电子文件归档和电子档案移交三种工作模式：一是完整运用OA系统的机关，通过设置数据接口或中间库等方式，将OA系统与电子文件归档系统连接，实现电子文件在线归档，直接归档OA系统的电子文件；二是不具备条件的，将纸质档案扫描形成电子档案，实现档案数字化管理从目录到全文的提升；三是不完整运用OA系统的机关，在确保内容准确性的前提下，归档电子文件，并补充扫描办文签批信息，形成完整电子档案。这些工作模式的确立，使电子档案管理成为对各级机关的普遍要求和日常工作，2013年向省档案馆移交电子档案数量从2010年的4千余件迅速增加到3.6万件，行之有效的策略迅速打开工作局面，为今后逐步提高电子档案管理水平奠定坚实基础。
3.强化服务，及时响应，为机关档案工作者提供有力支持我们建立上门服务，及时响应工作机制，提升了服务水平和质量，保障工作顺利推进。一是免费上门服务。从电子档案管理系统使用，电子档案移交与接收，问题反馈等工作，采取上门服务的形式，全程跟踪、保证质量。在系统安装时，针对各单位工作需要对电子档案管理系统进行个性化设置，保证档案员能在短时内学会使用系统。在接收电子档案时，将纸质档案与电子档案一一对应，检查电子原文，完成移交与接收手续；二是建立响应机制。保持手机24小时开机，各单位在使用过程中出现任何问题，可以随时联系技术员，及时解决技术问题和档案业务问题，做到只要有需求，我们就有服务。通过为机关档案工作者提供有力支持，不仅密切与各单位联系、拉近距离，还提升档案服务群众的能力，转变档案工作形象。
三、“三个目标”，推进下一步工作
1.以建设无缝连接的数字档案馆（室）为目标，建立电子档案管理体系建设无缝连接的数字档案馆（室）就必须打破各自为阵，实现档案信息共享。一是要实现各个国家综合档案馆之间，电子档案或专题数据库平滑汇总，实现远程传输利用；二是要实现各个国家综合档案馆与本级各个机关之间电子档案移交接收与查阅利用的平滑无障碍对接；三是要充分利用数据库技术加快实现民生档案聚合；四是在各个机关内部要衔接办公系统、业务系统，实现电子文件归档，并及时移交国家综合档案馆实现永久保存。通过这四个方面紧密的结合，实现纵向以各级国家综合档案馆为主线，达到馆际互通；横向以各个档案馆为中心覆盖各个机关，达到馆室一体。形成分工负责、相互支撑的全省电子档案永久保存体系和便捷的档案信息共享架构。
2.以安全规范管理为目标，完善电子档案长期安全保存体系行之有效的管理体系是电子档案安全规范管理的基础和保障。一是严格执行《云南省档案数字化工作安全保密管理办法》，对档案数字化服务机构进行资质审查和备案工作，强化档案数字化安全保密；二是省档案局将会同有关部门加大档案安全保密执法检查力度。对各级档案馆和各类档案室开展经常性档案安全保管、保密、消防等执法检查，发现隐患及时督促整改；三是继续统一关键技术，制定数字档案馆（室）建设标准，并组织测评，加强数字档案馆（室）建设监督指导；四是各单位与各级档案部门配合，明确电子档案长期安全保存任务分工。各单位负责本单位电子档案规范管理和移交，防止电子档案丢失损坏，建立健全并严格执行档案保密制度，加强档案及数据、信息系统、计算机、载体管理，严防失泄密。档案部门负责移交后的电子档案的长期安全保存，加强电子档案管理监督指导，对电子档案存储载体进行检测和认证，提高电子档案长期安全保存水平。共同构建“省、州市、县综合档案馆紧密协同、综合档案馆和机关档案室分工负责、保存与利用一体推进”的电子档案长期安全保管和共享利用体系。
第9篇：档案馆建设解决方案范文
德国档案馆的档案接收征集工作
1 德国档案馆的档案接收工作
从档案接收工作的角度看，德国的档案管理体制有其自身的优势。德国联邦政府设有联邦档案馆，负责接收总统府、总理府以及联邦法院、环境保护部、财政部、国防部、警察局等各部门的档案；各州政府设有州档案馆，负责接收州政府各机构形成的档案；各市、县政府分别设立市、县档案馆，负责保存市、县政府管理机构的档案。这样的档案馆网布局，使国家档案馆在档案资源建设上永远处于主导地位。德国的档案管理体制在档案资源建设上另一个优势是中间档案馆。德国在联邦和许多州、市都设立中间档案馆，根据法律规定，政府机构形成的所有保管期限的档案首先进入中间档案馆，这就使档案馆对档案资源控制的关口大大前移。如曼海姆市政府规定，所有市政管理机构的档案形成3年后必须移交中间档案馆保存，在中间档案馆保存若干年以后，将永久保存的档案再移交到市档案馆保存。比如一个公司，关闭后其形成的档案按规定在中间档案馆保存10年，然后再由中间档案馆决定这些档案是永久存在，或是部分永久保存。保管期限的确定在中间档案馆向档案馆移交前就已经确定了。
根据德国法律的规定，各级政府档案馆在档案鉴定和接收上拥有绝对权威。联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存、或者应该销毁，完全由档案馆的专业人员全权决定。在德国现行的档案管理体制下，这样的规定，实际上也就是赋予了档案馆在档案的归属与流向上的最终决定权和档案资源建设上的主导权。
据黑森州档案馆馆长艾拉博士介绍，德国档案馆的传统职责有以下几个方面：
1 与政府管理机构联系，让他们知道哪些档案如何交到档案馆，为他们提供咨询，
2 对档案进行鉴定，决定存档或销毁；
3 保存档案，对所有的档案进行保护；
4 对档案的抢救与修复；5 进行档案宣传和介绍。
可见，在德国，实现对档案资源的有效控制是档案馆的首要职责。正是因为这一权威的存在，使档案资源大量向各级政府档案馆集聚。
德国国家档案馆正常的档案接收来源是，接收政府各管理机构形成的档案。据曼海姆市档案馆统计，其馆藏档案大部分来自市政管理机构，只有少部分由私人提供保存的。因此，在这种状况下，接收工作就应该更好地做好档案接收咨询工作。
(1)档案接收的咨询工作。档案接收的咨询工作是德国档案馆的一项重要职责，也是档案接收工作能顺利完成的重要基础性工作。德国联邦档案馆，所有的档案专业人员都负责档案的接收工作，每个人分工联系总统府、总理府及各部档案接收的咨询工作。黑森州档案馆共有工作人员40名。其中馆内的16名官员分别联系几个市政管理机构，做好档案移交的咨询工作。海德堡市档案馆有7名工作人员，所有工作人员都参与档案接收工作。档案接收咨询的主要内容是：查看各单位是否按规定将文件目录做好，各单位还要按规定将文件装订好，档案馆提供一个表格，让各单位填写之后拿回去分析。移交档案通过档案馆检查后，各单位约好时间用车将档案送来，办完交接手续后，将文件存人档案库。据曼海姆市档案馆介绍，这样的移交一年％-40次左右。
(2)档案馆接收市政管理机构档案的程序。德国各级政府档案馆接收市政管理机构档案的程序主要分两种：一种如曼海姆市档案馆是通过中间档案馆进行的。中间档案馆首先对各市政管理机构提出档案接收要求，各市政管理机构按照要求做好档案移交前的相关准备工作，然后由中间档案馆接收。市政管理机构的档案在中间档案馆保存一定期限后，经鉴定属永久保存的部分再向档案馆移交。另一种如海德堡市档案馆是直接接收，各部门档案在3年内向海德堡档案馆移交经鉴定为永久保存的档案，进馆后去除金属物，装入无酸纸盒中保存。
2 德国档案馆的档案征集工作
德国对战争中遗失档案的收集补充十分重视。19世纪的档案大多在战争中都遗失了，战后进行了收集，许多档案是私人收藏的，后来逐步交给档案馆收藏。德国各级档案馆在向社会征集档案方面主要采取了以下措施：
(1)开展档案社会宣传。如始建于191 1年柏林市档案馆，每月都以馆藏为题举办一次学术讲座，诸如德国社会党人卢森堡女士1919年牺牲前的审判档案、妇女运动档案和东德时期群众、团体、基金会等利用者关注的档案。柏林市档案馆还请一些亲身经历过重大事件著名人士、地方志专家、史学教授在档案馆讲解本地历史事件、名人掌故；在档案馆开放日，任何人可以持身份证件参观档案馆库房、目录室，除档案内容外，其他方面都可以随意浏览，并有专人讲解，还有供参观者任意索取的参考材料。各级档案馆还利用所有媒体和档案馆的刊物做宣传，让市民知道珍贵的历史档案只有放在档案馆是最可靠的，也是最能发挥作用的。
(2)出钱购买。通过购买的方式，向社会征购有价值的历史档案是德国档案馆资源建设常用的一个渠道。如曼海姆市档案馆花费5万欧元，征购了2万多幅与城市历史有关的图片。迪伦市档案馆从旧货市场购买了一批反映地方历史的古钱币。档案馆征购档案的经费支出既有财政拨款，也有许多来自社会的资助。曼海姆市里有许多基金会，为档案馆征集城市文化、历史方面的档案提供了资助。
(5)鼓励市民提供。在曼海姆市档案馆，市民向档案馆提供档案有两种情况：一种是无偿移交，如一卷摄于1917年反映曼海姆市的大型城市历史展览的无声老电影片子，就是由市民无偿提供给档案馆的。另一种是代为长期保存。这种情况，双方要签订一个保管协议，如果市民到期想取回档案的话，需要向档案馆支付一定的保管成本费。
(4)主动拍摄。主动将城市建设的历史面貌用照片的形式记录下来，作为档案资源保存下来，这是迪伦市档案馆的一条经验。迪伦市和汉诺威市在二战时期都毁于盟军的轰炸，战后重建时为了延续城市传统风格，主要依靠的是两市馆存的老照片。档案馆主动将城市街道、建筑拍摄存档，形成大量的城市建设照片，记录城市变化的历史，这项工作在迪伦市档案
馆已坚持了30年，取得了很好的效果。
德国档案馆工作给我们的启示
要提高国家综合档案馆对国有档案的集聚能力，必须从法律上加强其在档案资源建设上的主导权。通过修改完善档案法律法规，进一步明确国家综合档案馆收藏档案的范围，强化政府机关移交档案的义务和法律责任，确立国家综合档案馆在收藏国有档案上的主导地位。
在德国，联邦和州政府及其管理机构形成的档案究竟是永久保存或者销毁，政府档案馆拥有完全的决定权。在实际工作中，这种鉴定工作也全部是由档案馆的专业人员来承担的。在我国，党政机关形成的文件材料是否归档保存以及档案的保管期限多长，是由各机关档案部门确定的。根据我国的档案移交制度，档案是否进馆是按照保管期限确定的，具有永久保存的档案才最终被移交到档案馆保存。在我国目前的档案鉴定制度下，档案存毁和流向的决定权实际上掌握在各个机关手里。这种情况造成了国家档案馆面临“长期卷”的尴尬。如果只收“永久卷”，可能导致许多反映机关业务职能的档案留在了原机关。德国的经验告诉我们，由档案部门(档案局或档案馆)来决定档案资源的归属和流向，对于国家档案资源建设具有十分重要的意义。从全局上看，如果档案部门不能掌握国家档案资源归属和流向的最终决定权，国家档案资源就无法有效地集聚。因此，我们应该借鉴德国的经验，赋予档案部门在档案资源归属上的完全决定权，以确保国家档案资源的有效整合和科学分布。
档案接收的咨询工作是档案馆接收档案前的一项重要准备工作，它既可以加强与移交机关的沟通联系，又可以更好保证进馆档案的完整性和质量。德国的档案馆十分重视档案接收的咨询工作，馆内所有的业务专家都会参与这项工作。每个人都有具体的分工，如有人负责接收总理府的档案，有人负责接收国防部的档案等，做好移交档案准备的咨询辅导工作，负责帮助移交机构解决遇到的业务问题，直到该管理机构的档案进馆为止。反观我国档案馆的档案接收工作，各档案馆也有负责档案接收的专门人员，承担着一定的档案接收和咨询任务，但人数普遍很少，往往顾此失彼。
德国各级档案馆利用档案数字化对外提供利用对档案接收和利用起到了很大的作用。联邦档案馆从档案接收、整理、提供利用开始逐步进行档案数字化加工工作，科布伦茨、柏林、弗赖堡三个分馆统一使用一个数据库。在柏林有170万条数据，科布伦茨有150万条数据，弗赖堡有45万条数据。按照目前的档案数字化加工能力，他们预计5年后将有1500万条数据。联邦档案馆使用的软件并不是简单购买的，是档案馆与有关公司共同开发制作的，档案软件现在还在不断研发升级。通过档案数字化数据共享，他们可以做到哪份档案在哪个城市哪个档案馆架子上存放，不管档案在哪，电脑上都有一个登记显示。接收进馆档案后，他们在30年保密年限设置上，严格按规定30年以后开放。当然，私人移交的档案是双方约定的解密期。电子目录可以在档案馆阅览室任意浏览，由于技术和其他客观原因联邦档案馆还不能满足利用者在家浏览档案。曼海姆市档案馆开放的馆藏有1.3万张图片和7000多份文件数据可以在互联网上搜索，虽然设有密码，只需申请即可。如施拉普纳在曼海姆的档案只许看，不能放大和传播，因为页面下都标注了法律规定。德国档案馆的数据检索的层次是到达一个保管单位(即我国的“卷”)，他们认为对利用者来说，同专题在一起使用最方便。曼海姆市现存1900年以前家族卡片29万张全部实现了数字化，1900―1985年户口卡片200多万张数字化已完成了一半。按规定每个人在退休的时候都要出示工作证明，以此来领取各项社保待遇，这种情况使人人都能充分感受到档案的重要。数字化加工后的档案方便了广大公众的利用，对各政府部门按时向档案馆移交档案也起到了推动作用。
