档案管理服务内容精选(九篇)
第1篇：档案管理服务内容范文
近年来，我国档案管理行业积极致力于档案管理工作的创新，加强档案管理信息化建设，取得了一定的成果。但档案管理服务模式还存在诸多问题，亟待进一步改革和创新，具体而言，其主要存在以下问题：
（一）档案服务理念滞后
当前，“重管理，轻利用”的档案管理理念依然在档案部门普遍存在，社会档案意识缺乏，很多档案管理人员对创新服务理念不认同或不熟悉，仍然以档案资源的收集、整理、保存等作为档案工作的重点，被动提供档案服务，缺乏“以人为本”的档案管理服务理念，忽视档案用户个性化需求，这种落后于时代的观念意识阻碍了档案服务的创新工作。另外部分档案管理工作人员理论水平、业务素质不高，服务意识淡薄，不能满足新时期档案服务创新工作的需要。
（二）管理体制陈旧
档案管理工作需要配套的管理体制的约束，虽然当前我国档案管理信息化建设取得了一定的成绩，但由于我国档案部门长期以来受封闭性管理体制制约，尚未建立完善的档案管理制度，档案管理模式落后，简化利用程序方面没有实质性的进展，导致档案管理服务水平的提高缺乏有利的保障和监督环节。
（三）档案服务内容简单
目前我国档案服务的内容大多局限于档案实体服务，忽视档案深层次开发，这种相对简单、原始的档案服务内容难以满足信息社会下档案用户的高层次、个性化服务需求。而且当前很多档案的获取需向相关部门提交申请、等待批复等繁杂手续，影响档案利用的时效性和及时性。
（四）档案服务方式落后
由于档案管理现代化水平较低，档案现代化管理设备和手段利用率较低，当前我国档案服务方式落后，目前仍采用传统的手工检索方式，各档案馆之间档案资源处于封闭状态没有实现共享，未建立完善的档案数据库，档案数字化进程缓慢，导致用户档案利用受时间、空间的制约，不利于档案服务水平的提高。
二、新时期档案管理服务模式创新对策
（一）创新服务理念
思想观念创新是档案工作创新的先导，档案工作人员应贯彻落实科学发展观，解放思想、更新观念，树立“档案信息资源共享”和“以人为本”的服务理念，大力推动传统档案服务观念向现代档案服务观念的转变，从思想观念上重视档案服务创新，把提供档案为社会服务的使命感和维护档案完整与安全的责任感结合起来，由传统的档案封闭管理向注重档案资源开发、开放和利用为主转变。同时在档案管理日常工作中，积极总结档案工作实践经验，促进档案工作理论的系统化和先进性，以更好地指导档案实践的创新，要求积极主动地为使用者提供更加方便快捷的信息服务，为党和国家的各项事业、为广大人民群众服务。
（二）创新服务机制
合理的机制是档案部门服务创新的保障，档案管理相关部门应积极致力于服务机制的创新和改革，建立健全档案服务机制。建议从以下几个方面落实：首先，应建立依法治档、工作顺畅、高效灵活的管理体制；其次，顺应信息技术的发展建立起流程合理、管理科学、上下协调的工作机制；最后建立科学合理的选才、用才和励才的管理机制，从而为档案服务创造良好的环境。同时以面向社会化全面发展服务为战场，设置档案业务咨询机构，创建现行文件阅览中心、专题档案展览场所、网上档案目录中心等，适当建立档案的分级服务机制，满足不同用户的信息服务需求。
（三）创新服务内容
档案服务内容应随着时展不断拓宽，随着用户的需求而不断地创新。在实际工作中，档案管理部门应针对不同领域，不同层次的用户提供有针对性的档案信息服务，由传统的被动服务、滞后服务、单一服务向主动服务、超前服务、多元服务转变。同时还应重视档案信息资源的深度挖掘，将档案中的相关信息转化为档案编研的成果，不断丰富档案管理服务的内容，促进档案服务内容的全面性，形成脉络清晰、类型全面、形式多样、来源广泛的档案资源库，最大限度地发挥档案资源的社会效益。
（四）创新服务方法和手段
要实现档案的服务功能，必须创新服务手段和方法，以适应知识经济时代条件下对档案服务的要求。在档案管理服务的过程中，第一，应加大宣传力度，扩大档案工作的知名度和社会渗透力，加深人们对于档案的理解和重要性的认识，提高人们对于档案利用的热情。第二，加强档案管理信息化建设，加强重点档案、专业档案和特色档案的收藏，建立数字化、智能化档案馆，促进档案形式的多样化，以满足用户的个性化信息需求。第三，不断推进档案信息资源的数字化、网络化建设，促进档案内部服务网和公众服务网站建设，使其成为档案工作宣传和档案信息服务的重要平台，同时改变传统档案服务只能对档案材料进行单一手工操作的方式，借助计算机网络、电子传输等现代化手段建立现代电子型档案信息服务模式，促进各综合档案馆资源共享、优势互补、互利共赢，为档案工作拓宽更大的服务天地。第四，积极开展档案编研工作，将档案转化为可利用的信息，以为档案服务提供基础。第五，应用网络扩大档案工作的活动舞台与辐射面，可开展在线服务和现行文件查阅服务，提高服务的及时性和广泛性。
三、结语
第2篇：档案管理服务内容范文
关键词:社区服务;档案管理;探究;措施
社区服务中心与人们的生活息息相关，社区服务中心的档案不仅真实记录着社区服务中心成立以来的发展过程，也记录着社区服务中心在各个领域获得的建设成绩。加强对社区服务中心档案的管理工作，可以有效地促进社区服务中心的建设，提高人们的生活质量。
1社区服务中心档案管理的意义
将社区活动中具有一定存在意义的信息，通过文字、图像、图表、声音等方式记录下来的承载体即为档案。社区服务中心的档案又可以分为基础设施档案、财务档案、声像图片档案、文书档案以及科研技术档案等，主要对社区服务中心的医疗、文化活动、教育、私法援助以及社区服务中心的发展等状况进行反映。社区服务中心从事的工作具有长期性、复杂性，工作的主要目标就是帮助人们克服人与人、人与社会间的问题。社区服务中心的工作已经逐步涉及人们日常生活的各个领域，社区服务中心档案所面对的对象以及档案的内容也随之扩展。社区服务中心在开展有关的工作或者活动前，通过社区档案对社区居民的真实情况进行了解和分析，有利于工作或者活动的顺利开展，同时将此次的工作或者活动的情况进行记录并整理归入档案，为下次提供参考意见。社区服务中心档案管理工作就是通过社区人民的有关信息进行活动的组织，促进社区人民的交流沟通，达到服务与社区人民的目的。
2社区服务中心档案管理的基本现状
2.1档案管理人员的档案管理意识不足
在我国目前社区服务中心档案管理的实际工作过程中，相关的管理人员以及一些基层的工作人员都或多或少地对档案管理存在不够重视问题，大部分的工作人员将记录、整理、登记、装订等内容当做是档案管理工作的主要内容，并不会主动地对相关的材料进行积极的收集，同时对于档案内容书写的是否规范也并不重视，导致社区服务中心的档案记录出现书写内容不规范、记录内容不完整或者不准确等现象的出现。
2.2档案管理的体系和管理制度不完善
由于我国社区服务中心的起步较晚，社区服务中心的工作人员多为基层单位选派的新手，档案管理的业务能力不强，没有建立起完善的档案管理体系和管理制度，导致档案管理工作人员在进行档案资料的采集、整合、分类、归档等工作过程中出现操作不规范的现象。很多有价值、有意义的文件材料没有专门的档案管理人员进行收集和整理，无法及时地建档、存档，导致档案管理工作在材料数据收集方面的工作效率不高。
2.3档案管理的硬件设施不健全
社区服务中心的管理者对档案管理工作的不重视，在档案管理工作中投入的人力和物力并不充足，甚至可以说很少，导致社区服务中心档案管理的硬件基础设施不够健全。社区服务中心的管理负责人除了为档案管理工作中提供一定的档案室、档案架和其他所必须拥有的办公用品之外，再没有其他办公条件建设。
2.4档案管理的方式过于陈旧且人员不足
社区服务中心是基层服务的公共组织，进行办公的地点和人力都十分的有限，导致档案的存储空间有限、档案管理人员不足。许多社区服务中心的档案工作人员年龄出现老化现象，由于工作人员文化水平较低，没有掌握足够的专业管理技巧，社区服务中心档案管理的工作方式还沿用传统的管理方式，以纸质版为主，无法跟上信息时代的脚步，档案管理的方式过于陈旧。使用纸质的材料作为档案信息的承载体，不仅不利于资料的保存，资料本身也容易被篡改和泄露，社区居民的隐私受到威胁。许多档案管理的工作人员对建档后的维护工作不够重视，导致许多档案资料在建档后出现破损、丢失等现象。
3社区服务中心档案管理的完善措施
3.1加强宣传，提高档案管理人员的管理意识
在社区服务中心档案管理的工作过程中，应通过各种宣传手段，不断提高档案管理人员以及基层工作人员的管理意识，促使其综合素质的提高，使得管理者可以采用更为有效的管理方法管理社区服务中心的档案工作，保证社区服务中心档案管理工作逐渐呈现规范化、科学化的发展趋势，进而对档案资料的科学性、完整性、系统性以及连续性提供有力的保障，避免在档案管理过程中出现档案凌乱、丢失以及损坏等现象。例如，可以通过组织社区服务中心的全体工作人参与到关于《中华人民共和国档案法》的学习教育与宣传活动中，提高社区服务中心全体工作人员的档案观念，促进社区服务中心档案管理工作的有效开展。也可以通过对社区服务中心档案管理人员以及基层工作人员进行定期的培训，提高管理人员以及基层工作人员对档案管理工作的意识和重视程度。对档案工作人员的日常的管理工作进行不定时、突击性的检查，并依据相关的管理制度对档案工作人员的进行奖励或者批评，以完善的奖惩制度鞭策档案工作人员不断进步，进而提升其整体的职业素质。通过加强宣传，不断提高社区档案管理人员的管理意识，可以有效促进档案管理理念的不断创新，进而使得社区服务中心档案管理工作的工作质量不断提升。
3.2建立完善的档案管理体系和管理制度
在社区服务中心档案管理工作的实施过程中，通过建立完善的档案管理体系和管理制度，可以保障社区服务中心档案管理工作的规范性、全面性，有益于社会服务中心的建设与发展。社区服务中心的档案管理人员应将管理工作的实际情况与相关的法律法规结合，对档案管理中资料的收集、登记、归档、保管、保密、借阅、移交以及销毁等工作的规章制度进行逐步的完善，保证社区服务中心档案管理工作实现动态化，保证当出现档案受损或丢失等情况时，档案工作人员能够进行及时的补充，进而保证了社区服务中心档案资料的完整性。社区服务中心档案管理工作的针对范围十分的广泛，导致工作内容也相对繁琐得多，因此档案管理工作的责任必须严格落实到社区服务中心的档案管理部门之中，实现社区服务中心档案管理的规范化工作。例如，可以将社区服务中心的档案管理工作归纳到社区服务中心日常的工作会议之中，通过会议明确强调社区服务中心档案管理工作的重要性，将档案管理工作的责任明确落实到具体的部门、个人，使得社区服务中心档案管理工作的责任落实得到保证。社区服务中心可以加强档案管理部门的自我检查工作力度，保证社区服务中心档案管理工作的质量，同时建立相关监管部门和社区居民监督系统，在工作的管理过程中灵活运用法律、经济、行政等管理手段，促进社区服务中心档案管理工作的规范化发展。社区服务中心档案部门以及档案管理的工作人员，在日常的档案管理工作的过程中，也应做好自己分内的工作，使自己的本职工作发挥出应有的工作效果，使得社区服务中心档案管理工作在日常的运行中就保持一定的规范性。
3.3加强档案管理的硬件设施的建设
社区服务中心档案管理工作的硬件设施是开展档案管理工作的基础性保障，在社区服务中心档案管理工作的实施过程在中，应加强硬件设施的建设情况。档案的存储库房应具备防尘、防潮、防虫、防光、防盗、防火、防高温以及防有害气体等设备，设立独立的工作岗位对这些设备进行专门的维护管理工作。对于档案存储库房内的温度和相对湿度进行定时的记录，如果发现库房内温度或者相对湿度的数值发生严重偏离正常数值范围的情况时，要及时展开排除工作并采取积极有效的办法进行处理，降低存储库房内的安全隐患。在社区服务中心的档案管理工作中，还需要配备专门的照相机、摄影机、扫描仪、打印机以及计算机等设备，这些专业的设备可以提升社区服务中心档案管理工作中档案的立卷、检查、查询、编目、统计以及借阅等工作环节的工作效率。
3.4利用信息技术，改善档案管理的方式、解放人力
在信息技术高速发展的当今社会，社区服务中心陈旧的档案管理方式已经无法满足人们的需求，还浪费了一定的人力资源。将信息化的技术手段应用到社区服务中心的档案管理工作中，以电子档案的形式取代传统的纸质版存档的方式，实现社区服务中心档案的电子化管理，一定程度上保证了档案资料的保存效果，也解放了一定的人力资源。电子版的档案与纸质版的档案相比，大大减小了对存储空间和人力的要求。将电子档案以光盘、硬盘等形式进行存储，不仅缩减了存储空间，档案管理人员对档案的维护整理的工作也可以得到最大限度的降低，档案管理人员的精力和时间得到有效的节约，解放了一定的人力资源，且电子档案一定程度上解决了档案保管安全方面的问题。为了信息化档案管理方式的顺利实施，需要对社区服务中心档案管理人员的信息技术进行一定的指导与培训，在其掌握一定的专业技术后，再实行权限分配式的信息化档案管理方式，进而提升档案管理工作人员对工作的积极性，保证档案管理工作的质量和效率。电子化的档案管理方式也使得档案管理工作的管理者可以更加便利地对档案管理工作的工作人员进行监督、指导和考核，例如，电子版的档案管理节省了工作人员大量的工作时间，档案管理的工作人员可以将每一个月、每一个季度以及每一年的管理工作情况进行整体的汇报和总结，方便了上级领导对档案管理工作的指导与监督。
4总结
综上所述，档案管理工作对社区服务中心的建设和发展都有着重要的意义，社区服务中心可以通过增强档案管理人员的档案管理意识、建立完善的管理体系与制度、投入足够的硬件设施并且活用电子信息技术，不断提高社区服务中心档案管理工作的工作质量和效果。
参考文献
[1]高东辉,王思南.社区服务中心档案管理规范化探讨[J].办公室业务,2013(11):179,181.
[2]李素文.乡镇社区卫生服务中心档案管理研究[J].办公室业务,2013(13):196.
[3]王颖.社区服务中心档案管理的规范化措施分析[J].大家健康:学术版,2016(10):293-294.
第3篇：档案管理服务内容范文
【关键词】高校档案；公共服务；功能
前 言
要想使高等院校符合现代化的发展趋势，不仅仅只是需要建立一些图书馆、小型博物馆之类的文化设施，也需要成立与文化设施相均衡的公共服务设施，其中值得一提的便是高校的公共档案管理工作。因为高等院校的档案管理会记载着高校的发展历程、展示高校的文明程度与获得的奖项，从这些方面给现在的教师与学生以展示，从而提高更多师生的素质，具有十分重要的作用。而高校虽然已经开放了一部分档案服务功能，但是仍然存在着内容脱节与有所保留的现象，还需要逐步的开发高校档案管理的公共服务功能。
1、目前高校档案的公共服务功能
1.1 档案的查询与服务功能
因为社会上会有越来越多的信息需要使用到高校档案馆所存储的内容，档案馆也逐渐从以前封闭以及半封闭的状态中逐步的转变为向社会大众公开服务，从而把传统服务转换成公共服务。而档案管理中最重要的公共服务内容就是提供现在与往届人才的学籍、学历信息，往届学生的学位鉴定与证明。由于现在的信息化社会，需要的是各种各样的人才，为了使社会中的各种单位寻求到更加合适的人才，高校就需要为这些单位提供真实、可靠的人才学历与信息，帮助这些单位辨别人才的学历真伪。这项功能也有助于维护高校的声誉，保障用人单位的人才选择真实性，为今后的学生建立起走向社会用人单位与企业的诚信桥梁。
1.2 高校文化的记忆与传承功能
因为高校的档案管理部门真实的记录了学校以往的活动与相关的文件材料，具有非常浓厚的文化记忆性。而随着信息化社会的不断发展，人们对于文化的需求与认识都不断的增强，高校档案的文化记忆和传承功能就会成为新时代下发展的主要目标，提高高校档案公共服务功能的附加值。而高校不仅仅需要把档案文化向学校内部开放，也应该将档案中的文化思想扩散到整个社会，使这些档案资料能够帮助学校架起与社会其他各界相联系的桥梁，从而扩大高校在社会上的影响力，拓展高校档案的文化功能。
1.3 毕业生档案查询功能与招生就业咨询功能
因为高校的档案管理部门是学校内部的专门性的管理机构，存放着所有往届毕业生的档案，还管理着高校每年的招生与就业情况的具体信息。随着信息化社会的不断发展，社会对于档案的公共服务功能也提出了更高的要求，高校的档案管理部门不能仅仅只限于内部的师生查询学校的档案，也应该面向整个社会提供信息查询功能。
1.4 社会教育功能
在高校的档案之中，不仅仅记载了学校以往的辉煌成就，也能够体现出老一辈知识分子为学校的发展所作出了拼搏与努力，这些档案都拼凑成了高校的发展史。同时，高校的档案中还保存着本校的一些专家、教授以及学生对于专业知识的研究资料，在社会教育方面具有很强的知识性与教育性。高校档案管理要做到为社会服务，就应该不断拓展档案的开放工作，为社会教育作出更多的贡献。
2、开发高校档案公共服务功能的措施
2.1 丰富档案馆藏的内容
丰富馆藏的内容并不只是需要增加档案的数量，也必须要保证档案的质量，二者缺一不可。在进行档案的收藏工作时，就需要严格把好质量关，优化档案的内容，取出档案的精华内容，保证档案内容的质量。并且需要改善高校档案存储的结构，扩大不同档案的接收力度，丰富馆藏的主要内容，主要包括：首先，增加非公务型档案。这部分档案的内容涉及到高校教师以及学生的私人事务，例如家庭状况、婚姻状况、户籍信息等。其次，需要建立特色档案。其中，特色档案并不仅仅是指具有地方特色的档案，而指的是具有个性的特色档案。通过查阅些方面的档案，能够给公众提供更多的地方感与根源感，提高高校的知名度。再次，应该增加珍品档案，这部分的档案指的是年代久远的、含金量较高的档案，收集这些档案能够非常有效的提升高校的价值与知名度。最后，应该丰富档案的载体形式，不仅仅应该收集纸质的档案，照片、磁带以及光盘等载体，也能够成为档案的内容。
2.2 加大高校档案馆的宣传力度
高校的档案管理部门应该从多种方面宣传高校的档案内容，提高社会公众对于档案管理部门的认识。可以通过以下几个方面来进行宣传：第一，以现代化的手段为媒介，逐步普及公众的档案知识，提高公众对档案保护与利用的意识，宣传高校珍品档案，从而提高高校档案馆的社会影响力。第二，可以通过高校的教师与学生来展开高校档案的宣传工作。第三，应该做好档案专栏的宣传工作，定期为公众介绍档案馆收藏的具体内容，提高档案馆的开放度。
2.3 开发档案馆网络功能
随着现代化的不断深入，高校的档案管理部门也应该利用计算机来实现更加高效与准确的计算机检索功能，并且能够通过计算机建立起现代化的信息网络，能够实现高校与社会的资源共享。高校的档案馆还应该尽快的加入公共信息网络，拓展档案信息的公共服务功能，从最大限度上发挥档案管理部门的社会功能。
3、结束语
总而言之，虽然高校的档案馆曾经是学校非常神秘与保存学校机密的地方，但是随着社会的不断发展，开放程度也越来越高，高校应该充分的发挥档案服务的创新功能，积极的为社会大众提供更多优质、全面的档案信息。这就需要高校的档案管理部门不断的创新服务机制，使用现代化的技术扩大高校档案的服务领域，为更多的社会人士提供档案查询的便利，同时也能够增加高校与社会企业的联系，提高高校的知名度。
【参考文献】
[1]黄柳飞.谈如何加强高校档案公共服务功能[J].科技创业家，2012（14）：37-39.
第4篇：档案管理服务内容范文
1、电子政务的服务功能
电子政务服务的核心功能包含以下内容：
（1）公共服务功能。公共服务功能就是检测政务管理水平高与低的重要指标。档案管理建设是否合理，是否符合公众的需要等，都受到政府公共服务功能的影响。所以，增强档案管理的公共服务功能，能够使政府与民众联系更加密切，真正做到档案管理取之于民、用之于民。
（2）内部服务功能。内部服务功能主要指政务内部的一种服务。围绕档案管理信息化建设环境下的网络技术，实现通讯、人力资源、安全保密等功能。要想增强内部服务功能，可以通过增强公共服务功能而形成一种外部拉力。要想提供更好地服务功能，必须要有良好的内部服务作为支撑。这种来自外部的需求，会对内部的合理化、规范化提出进一步的要求。
（3）部门管理功能。档案管理不能脱离现实的行政管理要求。结合政务日常管理，可以在原有的考核体系中适当增加基于部门管理的职能要求，这样便可以更好地发挥档案管理平台作用。
2、电子政务服务于档案管理的作用和意义
（1）增强电子政务服务功能，是提高档案管理能力的重要体现。档案管理工作必须始终服务于我国政府职能的转变，必须始终服务于社会公众，必须始终服务于促进科学执政、民主执政、依法执政和提高党的执政能力。不断加强电子政务的服务功能，是主动顺应我国政府改革发展趋势的行动举措，更是充分保障公民知情权、参与权和监督权的必要环节，对于加强构建社会主义和谐社会的能力，将起到极其重要的促进作用。
（2）增强电子政务服务功能，是提高档案管理绩效的原则要求。档案管理强调“以服务为主线”，与电子政务“立党为公、执政为民”的宗旨完全吻合。档案管理绩效评估的侧重点与意义，已经不再局限于档案建设水平，更多的是在评估各级政府档案建设所体现出的应用效果。
（3）增强电子政务服务功能，是促进实现档案改革的重要力量。公众通过档案信息化管理，可切实体验到创建现代服务型政府的理念和实践，可以分享政府改革的实际成效。如果档案管理所呈现的服务是政府传统的服务内容和服务方式，不能给公众获取政务服务带来方便，也就失去了“特色”，公众就会不认可，不满意，这样的档案管理就必然会失去存在的价值。
二、未来电子政务服务于档案管理的发展趋势
1、以人为本，由偏重档案个体服务向注重公共服务转变。档案管理以服务公众为中心，是建设服务型政府的内在要求，也是电子政务发展的必然要求。如果公众通过档案管理系统能够方便享受到政务信息的服务，能够快捷方便地办理各种服务，自然也会关心档案建设和发展，也会积极主动地配合提高政府档案管理的服务能力，从而推动服务型政府的形成。
2、以内容为本，加强服务管理。与传统实体档案相比，档案管理信息化建设取代了窗口式和部门式的政务信息服务方式。目前，我国的档案管理处于单向的信息管理交互过渡的阶段，政府网站的服务多体现为法律法规、政府文件，提供办事指南、表格下载。随着档案管理的发展，社会公众对于档案管理的服务功能期望值在不断地提高，不仅要求在线服务的数量，而且要求在线办事服务的质量也能相应地提高。社会公众希望在任何时间、任何地点，都能以多种渠道获取自己的档案信息服务。
第5篇：档案管理服务内容范文
1 原有档案工作概念不能涵盖所有的档案管理活动
随着时代的发展，社会的分工越来越细化，同样，档案工作也在不断地分化细化。因此，有必要对档案工作概念进一步细分。根据《现代汉语词典》的解释：“事业”是“指人们所从事的，具有一定目标、规模和系统的对社会发展有影响的经常活动”。“事务”是指人们“所做的或要做的事情”（指单纯而琐碎的具体工作）。“业务”是指“个人或某个机构的专业工作”。“技术”是指“操作方面的技巧”。[3]将档案事业、档案事务、档案业务、档案技术的概念引入档案工作概念中有助于对档案工作的重新认识。
就整体档案工作而言档案工作是事业性的，所涵盖的内容是档案事业中的各项工作，所以，档案工作是指档案事业管理工作（也可称之为“档案行政管理工作”）。而具体到一个单位时，档案工作则是单位机关工作的一部分，它和单位的人事、财务工作一样都是单位机关内部事务，属事务性的，档案工作又是指档案事务工作。如果对专业档案机构即档案馆或档案室而言，档案工作是其专业工作，档案工作又是指档案业务工作。如果档案工作具体到档案管理的某一个环节而言（如文件材料的归档、档案的保管等），因每一个具体工作都有一定的技术标准和操作规范，档案工作又是指档案技术工作。档案工作既可以指档案事业管理工作（档案行政管理工作），也可指档案事务工作、档案业务工作、档案技术工作。因而，原有的档案工作概念已不能涵盖所有的档案管理活动，如不逐一厘清将无法指导现实工作。
2 档案管理活动是一个动态的发展过程
“档案是档案管理活动的物质对象。”[4]这一物质对象流程一般是从档案的形成——单位档案机构——档案馆。依据这个流程，档案管理活动大致可分为以下几个阶段：一是对档案形成实施档案管理活动的阶段；二是对单位的档案实施档案管理活动的阶段；三是对一定区域内的档案实施档案管理活动的阶段。这个发展过程是动态的、分阶段的。每个阶段的责任主体、工作对象、工作内容、工作性质是不同的，如果不分工作对象、内容、性质都统称为“档案工作”是不现实的，也是不可行的。有必要对每个阶段的档案管理活动根据其责任主体、工作对象、内容、性质赋予相对应的工作名称和含义。为了不和原有的理论、概念相冲突，保持其连续性，需对原理论中的档案事业所包含的档案工作概念和名称进行重新定位。对未能包含的赋予新的含义和名称。
3 对相应阶段的档案管理活动的定位
3.1 对档案形成阶段管理活动的定位。关于档案的形成，主流观点认为：档案是由文件有条件转化来的。文件转化为档案是需要归档整理的。这表明，档案在形成的过程中是有要求和规范的，执行这些要求和规范的工作需要一定的操作技巧，属技术层面的工作。根据《机关档案工作条例》，这项工作的责任主体是机关内部的文书部门和业务部门，工作对象是文件材料，内容是立卷归档，性质是技术性的。档案形成阶段的档案管理活动定位应是档案技术工作。
3.2 对单位的档案实施管理活动的定位。对于单位的档案实施管理活动，档案界大都将其整体档案工作等同于单位的档案机构（档案室）工作。但现实的具体情况是，绝大多数单位的档案机构不是在编的独立机构，不能独立行使职权。单位内部档案机构（档案室）的工作，就是按规定和要求管理好本单位的全部档案，为其他各项工作提供利用服务。而其他的档案工作职能，则需要依靠其所隶属的机构办公室或以单位名义去行使。因而，有必要将其划分为两项工作：一是内设档案机构（档案室）对档案实施管理的活动；二是机关单位对档案实施管理的活动。
3.2.1 内设档案机构（档案室）对档案实施管理活动的定位。单位内设的档案机构（档案室）具体承担的是本单位的各种门类和载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等八项工作（虽然，档案馆也有这些工作，但其具体内容不同，下文详述）。工作对象是单位的全部实体档案，内容是按门类管理，性质是业务性的。对内设档案机构（档案室）对档案管理活动的定位应该是档案室业务工作。档案室业务工作八个环节中的每个环节的具体工作则是档案技术工作。
3.2.2 机关单位对档案实施管理活动的定位。机关单位对档案实施管理的活动，除单位档案机构（档案室）承担的档案室业务工作外，根据《档案法》第七条规定，还需要承担档案管理方面的建章立制、指导文书业务部门立卷归档、监督指导所属机构档案工作和为单位开展档案管理活动提供人财物等方面支持与保障等。这些工作都属于机关单位的内部事务，其责任主体是本机关单位、工作对象是本单位的所有部门和机构、内容是保障支持、性质是事务性的。机关单位对档案实施管理活动定位是单位档案事务工作。
3.3 对一定区域内的档案实施管理活动的定位。一定区域内的档案管理活动不仅是档案馆和档案局的工作，还包括区域内其他涉及档案管理活动的机构和单位应承担的工作。
3.3.1 对档案馆实施档案管理活动的定位。档案馆是一个在一定的区域内对档案实体按全宗实施统一的集约式集中保存、管理的专门机构。其责任主体是档案馆，它的工作对象虽然仍是档案实体，但它不是单一的而是多元的，涵盖的是区域内属进馆范围的单位所有实体档案，内容主要是按全宗进行管理，性质是业务性的。对档案馆实施档案管理活动的定位应该是档案馆业务工作。档案馆业务工作中所涉及的每项具体的工作则是档案技术工作。
3.3.2 对社会机构为档案管理提供服务活动的定位。围绕档案室和档案馆的业务工作，不仅需要一些社会机构提供硬件方面的支持，如设施、设备、装具等，还需要提供一些如科学研究、技术咨询、教育培训等方面的软件支持。其责任主体是与档案事务相关的社会机构，工作对象是与档案相关的产品（包括有形的和无形的），内容是软硬件方面的支持，性质是服务性的。对社会机构为档案管理提供服务活动的定位应该是档案服务工作。
3.3.3 对档案局实施档案管理活动的定位。档案行政管理部门——档案局的工作是依法行使档案行政管理权的工作，责任主体是档案局，工作对象是本行政区域内的各机关、企事业单位、档案馆、社会服务机构和其他能形成对国家和社会有保存价值的档案的社会组织、法人单位和个人，内容主要是依法行政，性质是管理性的，对档案局实施档案管理活动的定位应该是档案行政管理工作。
3.3.4 对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位。根据《档案法》第四条“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”的规定，各级地方政府承担着关系当地档案事业发展的档案机构、人员编制、工作经费等方面的具体工作，其责任主体是地方政府和政府的相关机构，工作对象是档案行政管理部门（档案局）、档案馆，内容是保障支持，性质既是行政管理性的又是政府内部事务性的。对地方各级政府应承担的与档案管理活动相关工作的定位应是档案行政事务工作。另外，档案行政管理部门（档案局）承担的为发展本行政区域内的档案事业而组织、指导开展的档案科研、教育、宣传、培训和对外交流等工作，也同样属于档案行政事务工作。
4 对档案工作的新认识
通过以上对不同的责任主体实施档案管理活动或承担与档案管理活动相关工作的定位分析，可以看出，“档案工作”概念是复合性的概念，具有很大的不确定性。不同的部门和不同的机构承担的档案工作因责任主体不同，其工作对象、内容、性质也不相同，目标、任务、工作机制和管理模式更不相同。要做好档案行政管理工作就必须厘清各项档案工作的准确含义，不能将档案工作既等同于档案行政管理工作又等同于档案技术工作或档案室、档案馆业务工作。应当根据档案工作的责任主体、管理对象、工作性质和内容分别将其明确为档案技术工作、档案室业务工作、单位档案事务工作、档案馆业务工作、档案服务工作、档案行政管理工作、档案行政事务工作。
准确地把握各项档案工作的含义，可基本明确各级政府、各级档案行政管理部门、档案所属单位、档案馆、档案室、档案产品生产企业、中介服务机构等在整个档案事业中，各自的主要工作职责和任务（不排除某些具体工作方面的交叉）。既有助于依法行政，又有助于政事分开、政企分开，同时，也希望能对解决一些实际档案工作中的困惑与问题，指导现实的档案工作发挥一定的作用。
参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准DA/T1——2000《档案工作基本术语》.
[2]国家档案局教育处.档案管理学概要[M].北京：档案出版社，1987：17.
[3]现代汉语词典.北京：商务印书馆，2005年第5版，1246、1590、646.
第6篇：档案管理服务内容范文
[关键词]知识服务；档案管理；核心；起点；实现
知识服务是知识管理的核心内容，其也是档案管理中应用的一项新技术，可以提高档案管理人员的技术水平，可以促进现代化档案馆的建设。在信息时代下，档案管理人员必须加强对新知识的学习，还要对管理的理念进行创新，要满足现代社会对档案管理工作的要求。将知识服务理念应用在档案管理工作中，可以提高档案管理人员的服务意识，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。
一、知识服务的概念
知识管理是一项具有创新性的管理方法，其是社会不断发展的产物，在应用的过程中，需要先在组织内部建立有效的管理机制，可以挖掘员工潜力，通过对员工的培训，可以使其掌握新的知识，从而提高工作的效率。知识服务是知识管理的重要内容，其强调对知识的创新，可以提高企业的竞争力，可以培养出更多具有创新意识的高素质人才。在信息大爆炸的时代背景下，员工必须做好知识的补给，要不断的学习新知识，还要提高创造力。知识服务可以实现人与信息的结合，可以对传统的管理理念进行创新，有助于提高企业管理的水平。知识服务需要建立相关服务体系，要实现信息的共享，还要做好知识的宣传工作，使员工积累更多知识，企业可以建立知识库，将信息资料集中在一起。在知识管理的模式下，要提供信息增值服务，要围绕知识管理提高服务的水平。
二、知识服务在档案管理中的实现
知识服务对档案管理水平的提升有着促进作用，在当前信息时代下，档案馆的管理者需要做好培训工作，还提高服务管理水平，还要提高档案文件的利用价值，管理人员需要做好文件价值的鉴定工作，还要加强对档案的整理与分类，做好检索设置工作，这样才能节约档案查找的时间。在很多现代化的档案馆中，都采用的是后管理模式，这对电子文件的管理有着极大的适用性，可以发挥出档案机构的职能。加强知识服务，可以提高社会的档案意识，可以保证档案收集的全面性，还可以增加档案利用的价值。强化人们的知识服务意识，可以促进档案事业更好的发展，下面笔者对知识服务在档案管理中的实现进行简单的介绍。
1、档案知识服务理念的确立
知识服务首先是一种理念，一种认识和组织服务的观念。与传统信息服务相比较，知识服务的目标不再是基于文献物理获取和传递的服务，而是以信息知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境融入用户解决问题的过程中，并能提供能够有效支持的信息增值服务。因此，档案管理与服务的目标应以此为主，而不仅仅是基于馆藏占有、劳务服务等来体现档案管理的价值。这样一种理念的确立，会使档案工作者重新审视自己的立身之本。
2、档案信息服务机制的创新
档案在信息化和市场经济的大环境下，必然以满足社会需求为宗旨。社会对档案显性知识和隐性知识的双重需求，使得档案信息服务的机制应在新环境下有新的发展，其中，档案信息咨询机构、文件中心和档案事务所等商业化服务机构的产生与发展即是应运而生的产物，它丰富了档案信息服务机制的内容，更好地发挥了档案信息与知识的作用，这是档案管理机制与体制在市场经济环境下的改革与创新。特别是档案咨询业的发展，已经由一般信息的处理过渡到利用可以辨别信息并做出取舍的能力来帮助社会组织以及个人的层次，这是档案信息服务更深层次的变革。
3、档案知识服务模式的新发展
首先，档案知识服务将是基于专业化和个人化的服务，而不是“批发性”的服务，它需要档案工作人员针对具体用户的具体需要和过程提供服务，这种服务要求纵向上全程跟踪。其次，应注重网络环境下的信息服务方式的转变，网络服务的特点体现在内容上实行增值服务，包括编制档案网络资源导引工具，能为用户提供专业分类导引和对传统的档案信息服务产品增加新的附加值，即“从提供相关信息到提供答案”的重要转变，这需要档案人员具备利用“信息解决方案”来满足用户需求的能力。它要求我们不仅掌握有关的信息技术，更要研究用户的信息需求，学习应用信息解决问题的方法，针对查询问题的具体要求和特点来解决实际问题。这正是知识服务的要求，是档案信息服务新的发展方向。
4、融入新的事业合作圈
知识管理的重要特点就是在协作系统中求得管理增值与创新，因为知识只有在整合、流动与应用中才可能增值，它需要打破更多的门户和专业壁垒，需要前所未有的协作精神，才能共享彼此的知识，这一点在电子文件管理中尤为突出。因此，档案工作此时将不再是档案部门独家经营和档案人员独善其身的行为了，而必须融入新的合作圈：
①档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助。档案管理系统的开发、维护、使用甚至增值都离不开信息技术人员，只有将档案人员的功能需求和技术人员的开发有机结合起来，才能达到系统的良性运转；
②档案部门将更需要与法律专家、安全专家的合作，事实上电子文件管理过程中的一些诸如知识产权问题、证据问题以及隐私权问题等等都远非档案部门一家所能担当；
③与网络信息服务商（ISP）的合作，将是档案信息知识服务的又一生长点。目前我国ISP有100多家，大部分从事的是接入服务和提供检索功能，多数站点没有自己的较大型的数据库，更不能提供深层次的信息服务，因而发展后劲不足；
④档案部门与其它信息源的合作与融合。在网络时代，利用者关心的将是如何迅速准确的获取信息，而不是信息的来源，信息共享是根本趋势，也是知识共享的基础和前提。可以预料，不仅档案馆室之间需要信息资源的协调共享，而且档案馆、图书馆和其他信息资源中心为避免信息资源管理中的重复和浪费，也会连为一体，组成一种基于通信网络之上的国家信息系统。
三、结语
本文对知识服务的概念进行了介绍，还对知识服务在档案管理中的实现进行了简单的分析，知识服务是知识管理的重要内容，增强人们的知识服务意识，可以提高人们对档案管理的重视，可以促进档案管理部门对档案文件的收集，可以提高档案的利用价值。在现代化的档案馆中，档案管理人员必须掌握先进的信息技术，还要提高档案管理意识，要做好档案的收集、整理与保管工作，要提高档案检索的方便性，这样才能为档案利用提供更大的便利，从而提高了档案馆的服务质量。
参考文献
[1]徐拥军，邓荣华.档案学界知识管理研究述评[J].兰台世界，2008（12）
[2]丁华东.档案知识管理理论范式的特点与建构探略[J].图书情报知识，2007（04）
第7篇：档案管理服务内容范文
关键词：学籍档案；服务功能；管理对策
中图分类号：G643 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）34-0005-02
一、高校学籍档案的特征
高校学籍档案是大学生被录入高校后的高考成绩、学籍表、在校学习成绩、获奖情况、毕业证书登记及毕业派遣等诸多方面信息的真实记录和反映，是学生在校学习的重要个人信息记录。学生学习成绩表是大学生在校期间学习成绩的记录。学生毕（结）业证、学位证登记表是对学生学历学位教育结果状况的信息记录。上述信息做为大学生在校学习生活的信息记录，为他们在未来的继续教育、就业及社会保障服务等方面做证明具有意义。高校学籍档案具有如下基本特征：
1.高校学籍档案具有真实性特征。高校档案是由不同的学生管理单位，根据高校教育管理规定，在大学生入学的不同阶段，对学生学籍档案材料分别整理汇编而成。如招生部门根据本地区的招生计划及本高校的招生简章，与本地区教育部门协调共同完成招生工作，在工作过程中形成新生录取方面的学籍档案。学生成绩档案及毕业证、学位证登记表等学籍档案是由教务处、各院系在学生成绩管理过程和毕业登统过程中形成的关于学生成绩表、毕业证登记等方面的学籍档案。由于它们是在学生录取，学生成绩管理、学生毕业登统过程中形成并归纳整理出来的文档，故具有原始性、真实性。
2.高校学籍档案内容具有多样性特征。高校学籍档案内容丰富，材料多样，包含新生录取登记表、学生成绩登记表、学生在校期间获奖材料、四六级英语考试成绩、学生毕业证学位证登记、毕业生学籍等多方面内容材料，是记录学生高校生活材料的综合体。
3.高校学籍档案形成具有分散性特征。高校学籍档案的材料由不同的职能部门分别形成。如招生部门形成：新生录取档案，教务部门形成学生成绩表、毕业生登记表等档案，学生管理部门形成学生的各种奖惩记录档案，各院系形成学生学籍登记等学籍档案。校档案馆（室）综合管理全校学籍档案，并提供档案利用服务。
4.高校学籍档案利用的频繁性特征。高校学籍档案是高校利用频率最高的档案。学生在继续升学、就业、出国留学活动中需要查阅并出示学习成绩表、毕业证中（英）文证明等证明材料。目前在社会保障活动中有些需要社会化存档者和一些即将退休人员在整理退休材料时也需查阅补办相关学籍档案材料，以提供其相关毕业和分派遣证等方面的证明。另外还有一些毕业证书学位证书丢失者在评职称等需要时，也要求补办学历学位证明等等。诸多方面的需求，使学生档案得到频繁利用。
高校学籍档案诸多特点中，真实性是它的首要特征，决定了高校学籍档案的其他特征，也决定了它作为信用凭证材料，能够起到服务学校管理和服务社会的双重作用。
二、高校学籍档案的服务功能
概括地讲，学校学籍档案具有服务校内外的两方面功能。高校学籍档案服务校内是指：一方面学籍档案是供高校内部各职能部门查阅关于学生学籍等方面的情况，另一方面是给在校学生的继续升学、出国留学时为相关单位提供证明。服务校外是指：为已经毕业的学生提供在高考录取证明、研究生录取证明，本科或研究生成绩单，毕业证学位证证明及毕业分配或派遣证明等。具体看，学籍档案具有以下几方面的功能：
1.学籍档案服务学校职能部门的功能。学籍档案是高校教学管理部门和学生管理部门对学生管理过程中形成的原始材料，是对学校学生在校期间综合信息的反映。学籍档案服务学校职能部门的功能，是指学籍档案为学校职能部门提供查询服务的功能。第一，学籍档案为教学管理服务。学籍档案管理与教学管理工作紧密相连，相互促进。一方面，学籍档案是学校教学与管理工作结果的详细记录，如历年成绩记载、学籍变动、毕业证书登统等真实地记载在学籍档案中；另一方面，学籍档案中的记录反过来为教学和管理工作的提高提供了数据支持，学籍档案的记录可以反映出一段时间内学院教学水平的来源与去向、学生的培养层次、学校教育教学改革的方向及教学管理工作的水平。职能部门通过查询调取学籍档案资料，分析数据，为制定新的计划、规划查询依据。如通过教学质量检查或教学水平评估材料，从中随机抽取学生成绩做调查统计，发现当前工作的不足，及时调整制定新的教学计划，促进教学质量的进一步提高。第二，学籍档案为学生管理服务。学籍档案记录了学生多方面情况，如学生年龄、出身，家庭主要成员和所从事的职业、职务，家庭经济情况以及本人成长经历等。学生管理部门的老师从中可以了解学生的成长环境，所受到的影响和成长中可能出现的各种问题，以便及时加以正确引导，从而促进了学生管理工作的顺利进行。第三，学籍档案为学校发展提供信息支持。学籍档案的动态形成过程及静态实证材料分析，直接为学校的改革发展提供依据。如毕业生的毕业去向，直接反映了社会对大学生的需求状况，为高校专业调整和学校发展提供原始信息。
2.学籍档案服务在校大学生的功能。学籍档案是大学生在校成长全部过程的真实材料记载。在校大学生在出国留学或就业时都要向相关部门提供学籍档案材料。如在校学生在出国留学时需提供学生入学时的高考成绩、在校学习成绩单等；用人单位在与毕业生签约时，用人单位要核实学生的毕业证和学位证，以确认学生身份，避免假学历学位滥竽充数。学籍材料的归档及未来的信用凭证作用，对在校生也影响颇深，对督促和激励学生努力学习和锻炼有积极的意义。
3.学籍档案服务毕业生、服务社会的功能。高校毕业生在就业后，对学籍档案也有很多需求。主要表现在如下方面：（1）国外就业的毕业生在继续求学时，要求高校提供他在国内高校就读的学习成绩，学历学位材料。（2）国内毕业生在就业后，在职称评定时被要求高校提供毕业证、学位证材料对其毕业证、学位证加以认证。（3）毕业生毕业证结业证不慎丢失，补办相关证件，要根据毕业生的学籍档案材料，提取其毕业证学位证等材料加以认证。（4）毕业生在办理退休时社会保障部门要确认其工龄时，需要查阅学籍档案材料，提取他的毕业就业派遣证等方面的证明，对其毕业情况加以认证。高校学籍档案服务毕业生的这些社会功能，对学生能否继续完成升学、再就业、计算工资工龄等有重要影响。学籍档案服务社会的功能在当前市场经济的条件下，社会保障日益完善的社会环境下，保障个人合法权益，具有重要的现实意义。学籍档案服务学校职能部门、服务在校生的功能是学籍档案的基本职能，学籍档案服务毕业生是学籍档案服务社会的重要内容，也是学籍档案日益被社会重视的重要表现。学籍档案服务社会的功能要求高校的学籍档案管理要立足现实，重温历史，加强学籍档案的整理和补救工作，以期更好地实现学籍档案的社会化服务。
三、完善学籍档案管理提高学籍档案服务质量
学籍档案管理是一个动态的管理过程，既承上启下，又继往开来。在档案管理中存在旧问题，不利于新时期学籍档案服务社会的新要求；新时期学籍档案服务社会功能的强化，又要求高校档案管理不断创新。
（一）目前学籍档案管理过程中存在的问题
学籍档案是学生被高校录取、在学校学习、从高校毕业及分配或派遣等一系列个人信息记录，作为其为社会服务的信用凭证，其内容是否先进，是否便于查询，对于高校档案能否高效便捷地为学生提供服务关系重大。在高校档案管理过程中恰恰出现了相关的问题，具体表现在以下几个方面：
1.受历史条件限制，学籍档案材料内容不完整。由于历史的原因或管理不完善，造成学籍档案不完备。缺少学籍档案实证材料。再如由于管理不完善，相关部门或院系归档不全，造成学籍档案信息不完备等等。
2.受管理部门的影响，学籍档案记录不规范。比如，毕业生成绩单，应有三个部门的公章：学生所在院系，教务处及院系主管领导的名章。如由于某些部门疏忽，致使学生成绩单会缺少其中的某个印章，使学生成绩公信度受到影响。再如，毕业学籍表应记载学生从入学到毕业的全部信息材料。院系在档案形成过程中，记录不规范，缺少学生在校的某些信息，使学生在利用学籍档案时要增加其他部门的附加材料加以佐证，导致服务水平降低。
3.受计算机管理系统限制，学籍档案管理手段不先进，电子化程度不高。受档案电子化程度的影响，有些学校的学籍档案没有进入到电子查询阶段，靠人工查询，费时费力，不利于纸质档案的保管，也影响服务质量的提高。
4.受高校档案馆水平建设的限制，档案收集和整理不到位。由于有些高校的档案管理依然是档案室的水平，档案员数量少档案员自身管理水平限制，使学籍档案收集、档案整理、管理工作不到位，也会影响学籍档案服务社会的质量。
发现问题是解决问题的前题，研究对策是解决问题的最好方法，我们要从现实存在的问题出发，不断研究档案管理的理论和实践，提高服务质量。
（二）加强高校学籍档案管理，提高高校学籍档案服务社会的质量
1.加强档案队伍建设，不断提高学籍档案工作人员的素质。学籍档案管理人员必须认真学习高校档案管理办法，提高自身的思想素质和业务水平。学籍档案管理人员要有定期的岗位素质培训，进行档案管理专业知识的系统学习和专业技术培训，提高档案管理人员的专业水平；加强档案管理人员的思想教育，提高对学籍档案管理工作的地位和作用的认识。
2.建立学籍档案管理体系，健全管理制度。实行实体化管理体制，高校可根据实际情况，明确规定以学籍管理部门为依托，建立以院、系（部）单位为支点的学籍管理体系；明确学籍管理部门的档案管理人员，各院系的教学人员为兼职的档案员，全力辅助学籍管理部门完成学籍档案的收集、整理、归档等工作，为全面管理学籍档案提供可靠的组织保证。健全学籍档案管理制度，学籍档案制度必须掌握学籍管理的原则，既要严格执行学籍档案的法规，又要以对学生高度负责的态度，做到以事实为依据，以管理制度为准绳，做到有章可循，有据可依。
3.加快学籍档案管理的现代化、信息化进程。学籍档案管理的现代化是以信息为基础的，要实现档案管理的现代化，首先要实现管理思想的现代化。学籍管理人员要充分认识到学籍档案工作在市场经济建设中的作用，以灵活多样的形式，开展多种形式的服务。其次，管理方法的现代化。高校应根据实际情况，把计算机手段运用到学籍档案的管理中，建立学籍档案数据库，运用计算机系统查询、打印服务系统，提高工作效率。
综上所述，学籍档案管理作为高校档案工作的一个组成部分，应当在实践中不断摸索，总结经验，让档案信息真正能及时有效地为社会提供服务，使档案开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的轨道。
参考文献：
[1]李玉萍.高校学籍档案管理的问题与对策分析[J].齐齐哈尔医学院学报，2008，29（17）.
第8篇：档案管理服务内容范文
1高校档案管理者需具备的意识
1.1 要有与时代主旋律相适应的政治意识
政治意识主要是指政治思想、政治观点,以及对于政治现象的态度和评价。档案工作是一项政治性和机密性都很强的工作,因而作为高校档案管理工作者必须具有坚定的政治觉悟和较强的政治敏锐感。时刻严守党和国家的机密,要注重政治理论学习,坚持不懈地用“三个代表”的重要思想指导自己,以提高思想政治觉悟和辨别是非的能力。在政治上坚持四项基本原则,在思想和行动上与党中央保持一致,同时,要将理论学习和档案工作实际相结合,运用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点、方法研究和探讨档案工作的规律和特点,解决工作中的实际问题,做好高校档案的管理和服务工作。
1.2 要有服务他人的服务意识
提供服务是档案最基本的社会功能。档案管理目的就在于能为领导、教师和学生提供管理和教学服务。作为一名档案管理工作者在日常工作中,应侧重研究如何在提供更好的服务上下功夫,这就需要我们不断创新服务方式、服务内容和服务手段。在服务方式上,实现由被动服务向主动服务转变。实践中,要不断发现新的档案需求和更好满足需求的服务方式,不仅研究当前的利用者,还要研究潜在的利用者,不仅研究利用者当前的需要,还要研究利用者潜在的需求,以便最大限度满足利用者利用档案的需要。在服务内容上,实现从数量服务向质量服务的转变。高校档案工作者不能只是将档案收集起来便万事大吉,而是要充分挖掘自身潜能,不断完善、丰富、创新服务内容,推动档案服务向高水平、高层次、高质量方向发展,使档案发挥出最大的社会效益和经济效益。在服务手段上,实现由传统服务向现代服务转变。随着计算机和多媒体网络技术的运用,数字化教学档案馆(室)的建设已是必然趋势吗,对档案利用者提供现代化服务已是必然要求。作为一名高校档案管理工作者要善于借助现代计算机技术及网络通讯技术,对文字、声音、图像等各种形式的信息进行有效处理和存储,实现同一事物的多种形式表现,将丰富多彩的编研形式呈现给被服务对象。
1.3 要有终身学习的学习意识
高校档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的更高要求,一般的业务技能已经不能完全适应新时期高校档案管理工作的需要。这就要求我们新时期的档案管理人员不仅要具备较全面的档案业务知识和实际工作能力,还需树立档案管理信息化意识,以及熟练掌握计算机操作技术,灵活运用档案管理系统软件等基本技能,因此,我们必须时刻加强学习,要有终身学习的学习意识,不断提高自身的档案管理水平和实际工作能力,只有知识积累多了,知识面宽了,理论功底厚了,才能不断提高高校档案管理工作的层次和质量。
1.4 要有按章办事的纪律意识
档案管理工作性质特殊,有些案卷是事关学校发展的重要机密,有些是学术研究的重要成果,而有些则涉及个人奖惩的隐私,这些都要求我们档案管理工作者必须要有严格按章办事的纪律意识。高校档案管理工作有着严格的工作程序、工作纪律、保密纪律等,工作要求高,容不得任何马虎大意,出不得任何差错。可以说档案管理工作无小事,无论是小到一个信息检索,还是大到一个学校全面发展的规划,都需要我们档案管理人员务必认真谨慎,处处留心,时时细心,事事精心,都需要我们要时刻遵守纪律,严格按照规定程序办事,时刻树立按章办事的纪律意识。
作为一名优秀的档案管理工作者,对档案业务的熟知及与之相适应的工作能力,是有效完成各项检索和查阅任务的前提,是做好档案管理工作的必备条件,为此,作为一名档案管理工作者还必须具备以下几种工作能力。
2 档案管理工作者还必须具备工作能力
2.1 要有超前的创新能力
作为一名优秀的高校档案管理工作者,在创新能力上首先必须做到的是观念的创新,包括改变“等、靠、要”以及管理人员独守库房“粘、糊、订”等传统管理模式,改变文件仅指红头文件的传统观念,改变高校档案工作游移于其它管理工作边缘的陈旧思想,时刻树立高校的档案工作是高校其它管理工作的“管家”理念。其次是工作方式、方法上的创新。即由原来单纯的档案实体管理模式转为以信息管理为主的信息化管理模式,实现档案管理以及档案工作的信息化。逐步实现档案工作的现代化、档案资源的数字化、以及档案服务的网络化。
2.2 要有广博的知识和非凡的业务能力
随着信息化的发展,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势对高校档案管理工作者的知识储备和业务能力也提出了新的更高要求。这就要求我们平时必须注重加强学习,充分掌握做好档案管理工作的本领。首先要求档案工作者必须具有多元化的知识结构,加强学习和掌握理论、文化和管理等有关知识,尤其是掌握计算机、数学、生物学等与档案管理有关联的学科知识。其次是全面掌握档案专业知识,如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。再次,从档案管理现代化发展趋势看,档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等方面的能力。
2.3 要有良好的沟通能力
档案管理部门是一个集中很多内容的部门,同时也是一个严密性较强的部门。这就需要档案管理人员有善于沟通和协调处理事物的能力。既要管理好档案,让其在合法的范围内各取所需,又要保证档案的严密。一个合格的档案管理人员首先就要学会怎么和各种各样的人沟通,这是工作中非常重要的一个部分,档案管理部门来往的人形形,没有好的沟通能力是很难胜任这份工作的。
第9篇：档案管理服务内容范文
关键词：人力资源 档案管理 人事档案
一、人事档案管理工作主要内容分析
1.档案的收集。人力资源档案的收集，是贯穿人力资源档案工作始终的一项经常性工作，要注重动静结合，既保存其已有的必需材料，又要定期对档案材料进行鉴定，及时剔除无保存价值的材料。按照人力资源工作划分包括招聘面试档案、人员履历信息档案、考勤薪酬档案、保险福利档案、绩效考核档案等，存档方式分为一人一档和装订存档两类。收集人力资源档案材料，涉及面广，难度较大。
2.档案的鉴别。人事档案是培养、选拔职工的依据，一份材料会影响到用人的判断。因此，应以高度负责的精神，慎之又慎地鉴别材料的真伪、决定材料的取舍。
3.档案的传递和查阅。在管理实践中，人事档案会在申请人、经办人、审核人之间传递，有时又会出现多级审核。在传递过程中，要遵循及时、准确、安全的原则，必要时应密封并加盖密封章，交接人要互相签字并保存好签字记录，确保人力资源档案的完整与安全。
二、当前人事档案管理中存在的主要问题表现
1.虚假的档案材料妨碍了对人力资源的合理配置。因信息的不对称，使得档案中屡屡出现个人信息内容失真现象，例如，假学历、假年龄、假工龄等。这会使得人事部门不能够正确地对职工进行评估，进而无法对单位的人力资源计划中涉及到的人员配置计划、补充计划、解聘及退休计划等进行正确的制定，对单位当前以及未来的人力资源配置需求预测造成重大影响。
2.人事档案材料分散，内容简单雷同，降低了人力资源的效力。人事档案应该全面、历史、客观地反映一个人的真实面貌。然而如今有些人事档案材料单一，内容抽象。这种人事档案对企业的选人、用人失去了的真正意义上的参考价值。而且，由于人事档案使用的不规范导致的弃档和重新建档现象导致人事档案内容的完整统一性破坏，员工的真实面貌不能得到全方位地反映，增加了人力资源的管理成本，降低了人力资源的效力。
3.档案材料管理手段落后，缺少时效性，降低了人力资源管理的效率。人事档案中的材料过于陈旧，都是对当事人历史的记录，由于对不会再审核鉴定已经放入人事档案的材料，而新放进去的材料也是一些程式化的，而能够真正的反映近期当事人动态情况的材料却是非常少的，人力资源管理部门不能够从这些人事档案中获取到对企业有价值的信息。此外，传统的人事档案大都以纸质档案管理为主，随着人员的流动性的加强，给人力资源管理部门查阅个人档案带来很大不便，会浪费大量时间和人力，工作效率低下。由于管理技术的滞后，管理人员没有好的渠道对个人信息来进行有效的鉴定，只能被动地接收信息。
三、基于人力资源管理发展需求的人事档案管理改进建议
1.实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量的提高，重要的一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量。对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档；对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2.切实提高档案管理人员的素质。档案管理部门在引进高素质人才的同时，更要注重对现有人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，使其能够适应现代人力资源管理的新要求。要使其端正思想、增强意识、转变方式，变被动服务为主动服务。要加强沟通协作，及时有效地提供各种信息，更好地为现代人力资源管理服务，为高层决策服务。要让档案管理人员肩负起宣传档案法、普及档案知识的重任，提高全民档案法制意识，在全社会形成人人关心档案的良好局面。
3.建立健全合理的人事档案管理制度。对于那些不适应新形势、新情况的规章制度，必须进行改革，及时更新。要对档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范。人事档案管理工作的顺利开展，都离不开严格合理的规章制度。
4.更新观念，扩大服务范围。随着人事制度的改革，用人方式试行聘用制，这对人事档案利用工作提出了新课题。传统的人事档案利用服务形式较为封闭，主动服务的能动性较差，利用方法和手段也比较单一，这就要求我们必须更新观念，树立全方位、多层次、多角度的服务新理念，转变工作作风，以积极开发、主动服务的方式提供信息资源。经常了解单位人事工作的实际需要，开展“跟踪服务”，把服务工作做到最需要的时刻，力争最大限度地发挥出人事档案工作的职能作用。
参考文献：
