档案管理规则精选(九篇)

第1篇：档案管理规则范文

朝阳区档案局第二届“兰台杯・朝阳符号”――城乡建设成就摄影征集大赛结束大赛历时一年，至投稿截止日共收到来自社会各界的优秀摄影作品126幅（组），经过专家评选，最终选出一等奖2名、二等奖5名、三等奖10名、优秀奖6名。在首届大赛的基础上，本届大赛影响力进一步扩大，受到社会各界广泛关注。区属各单位积极响应，广大摄影爱好者热情参与，用镜头发现区最美景象，记录身边的发展变化，为区城乡建设发展留下了珍贵影像资料。（张敬煜）

丰台区档案馆“第二查档窗口”圆满完成任务前不久，经试运行，区档案馆向区民政局移交的婚姻登记档案数字化副本（含影像919489页、目录200650条），在区民政局婚姻登记处查档窗口正式对外提供利用，至此，区档案馆设立的“第二查档窗口”圆满完成任务。“第二查档窗口”是区档案馆为解决利用者往返于区民政局婚姻登记处与区档案馆办理相关手续的实际问题，以服务群众“最后一公里”为目的设立的。据统计，自2015年9月以来，共接待利用者6301人，出具证明3920份，影像12399页，减少群众查档往返路程10712公里。（厉从辉）

门头沟区人大法制委检查团莅临档案馆实地调研近日，由区人大法制委领导带队，区法院、区政府办、区政府法制办等单位组成的检查团一行13人莅临档案馆政府信息公开查阅中心，实地调研政府信息公开纸质文件查阅和移送工作。检查团在查看了政府信息公开查阅大厅，听取了工作人员关于公开文件的移送、查阅流程等介绍之后，对查阅场所设置在档案馆便于群众知晓、查阅，接收文件集中在政府办便于各公开单位报送，文件的查阅手续简化便于利用等方面给予了肯定，并对此项工作提出了指导意见。（车

西城区档案局赴东城区档案局学习交流为贯彻落实视察北京时的重要讲话精神，进一步发挥档案工作在强化首都文化中心建设中的作用，不断加强各区档案人之间在档案业务中的横向沟通和交流，近日，区档案局一行6人在主管副局（馆）长的带领下赴东城区档案局学习取经，就口述档案采集和展陈征集业务与东城区档案局副局（馆）长和相关科室同志进行了座谈，并参观了东城区的馆藏陈列。（庞晨）

海淀区档案局（馆）整合社会资源筹办“海淀三镇”展览“海淀三镇”包括清河镇、青龙桥镇、海淀镇，为区域内建制较早的重要城镇，历史悠久。为收集好展览素材，区档案局（馆）与本地区文史专家广泛联系，同时运用“互联网+档案”的思维，通过“海淀档案”公众微信号向社会征集“海淀三镇”史料。近期，区档案局（馆）借助海淀文化沙龙平台，进一步听取各界意见，明确了办展思路和方向，为办好展览，最大程度发挥展览宣教效果奠定了基础。区档案局还将与区教委对接，把相关素材制作成学区特色教材，使我区中小学生接受更好的海淀历史文化教育。（李楠）

石景山区档案局加强对档案购买服务工作的管理为进一步落实《北京市机关档案工作指南》，加大档案安全监管力度，近日，区档案局对全区各立档单位档案购买服务情况进行调查摸底，要求相关单位上报《档案购买服务情况报告表》并进行数据汇总。据统计，自2015年以来全区有9家单位开展档案购买服务，涉及8类档案约50余万卷（件），服务内容包括档案数字化加工扫描、纸质档案装订整理及档案实体寄存托管等，共涉及8家档案服务公司。今后，区档案局将加强对此类档案服务外包的监管，适时检查，保证档案实体和信息安全。（李红梅）

房山区档案局征集胜天渠口述档案近日，区档案局工作人员携带录音笔、摄像机、照相机等专业设备来到张坊镇，采访了五位曾经参加修建胜天渠的老人，采集了具有保存价值的原始口述记录。胜天渠是房山水利建设史上的奇迹，此次征集的主要内容包括修建胜天渠的起因、当初的设计理念、胜天渠名字的由来、人财物如何组织保障、修渠的生活作息、遇到的主要困y、通水当天的情形，以及胜天渠修好之后的利用情况等。（张娟娟）

通州区档案局与新奥集团通州分公司合作共建档案工作近日，区档案局与北京新奥集团通州分公司就档案业务合作发展达成协议，制定了《北京市通州区档案局与北京新奥集团有限公司通州分公司共同开展档案事业协同发展工作办法》。《办法》明确了“优势互补，资源共享，协同发展”的指导原则，建立了合作共建领导小组，制定了协同发展工作职责，双方以定期召开档案工作发展联席会议、学术交流等为合作形式，积极搭建人才培养平台，实现档案工作的互利双赢。共建后，双方还将选择合适的机会互派具有丰富实践经验和理论知识的人员到对方档案工作一线深入学习交流，不断提高素质，拓宽视野。（冯国栋）

昌平区档案局推出《我们共同的记忆》历史照片网上展览近日，为配合6月9日国际档案日系列宣传活动，区档案局努力实践“服务先行”的工作理念，利用馆藏在昌平档案信息网上推出了《我们共同的记忆》――昌平历史照片系列网上展览。目前，网上展览已第一期《昨日昌平》，包含昌平东关、政府街等6个地标性建筑的历史照片，后续还将继续推出不同时期、具有本区特色的生产生活历史照片资料，让更多百姓了解昌平历史、熟悉档案工作，走进档案馆。（冯飞）

平谷区档案馆启用新查档大厅为了更好地服务百姓，区档案馆开辟了新查档大厅。新查档大厅总面积200平方米，在功能设置上划分为查档接待、政府公开信息查阅、自助查档三个区域，其中查档服务台设置两个服务窗口，并配有自助取号机和公告电子显示屏。档案查阅区和阅览区提供宽敞明亮的阅览空间，查档人可享受有序的一对一服务和舒适的查阅体验，充分体现了更完善、更舒心的查档服务理念。新查档大厅于5月15日试运行，并于6月1日正式启用。（崔月红）

密云区档案局三项措施助力“拆违打非”工作顺利进行一是针对路远山区群众多的特点，增加午间便民查阅通道和值班人员；二是针对集中查阅份数多、时间紧的特点，开辟绿色通道，专人负责；三是提前做好各镇村建房档案索引，确保群众到馆快速及时查阅。据统计，仅一周时间就出具百余份建房档案证明，为“拆违打非”工作顺利开展提供有力依据。（曹金波）

“顺义人”展览在顺义区档案馆开展6月11日，顺义区档案馆与顺义区摄影家协会共同举办的“顺义人”展览在区档案馆展出。本次展览以写实的方式从不同角度真实记录了新时代创业的年轻人、普通的基层社会工作者、退休老干部、社区道德明星、民间艺人和教师等各行业的100名普普通通的顺义人，在不同的岗位上勇于创新、追求卓越、乐于奉献的平凡而又伟大之举。主办方旨在通过展览向社会展示顺义两个文明建设的成果和普通顺义人文明素|的整体提升，从而进一步激发顺义市民知顺义、爱顺义、建顺义的热情。开展当天，近500人参观了展览。（高树林）

大兴区档案局制作完成《为您服务》宣传手册这套漫画式档案小知识宣传手册，共有5折10页、16幅图片、10个档案小知识，涉及婚姻档案、电子档案、查阅档案等内容，图文并茂地向公众普及档案知识。宣传手册主题突出、形式新颖、精练易懂。在今年的国际档案日活动中，局档案馆向来馆参加活动的区属各单位档案人员及社会公众发放350份，收到良好宣传效果。今后区档案局将继续以更贴近公众需求、易接受理解为原则，编辑制作档案宣传手册，扩大档案工作对社会的影响力。（杨辉）

第2篇：档案管理规则范文

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥.固定资产投资项目档案管理策略[J]. 机电兵船档案 ，2011，（1）.

[2]周艳.固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J].机电兵船档案，2007，（1）.

[3]王娅.高校基建项目档案全程管理模式研究[J].兰台世界，2012，（14）.

[4]侯伟霞.浅析固定资产投资项目档案的管理[J].中国管理信息化，2012，（13）.

[5]丁杰.企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J].档案与建设，2010，（1）.

[6]刘晓玲.企业技改项目档案管理工作探讨[J]. 机械管理开发，2012，（4）.

[7]姜红 .技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J].四川档案，2012，（3）.

[8]邢晓援.固定资产项目档案的收集与管理[J]. 机电兵船档案，2011，（2）.

[9]石霞.固定资产投资项目档案的管理[J].广播电视信息，2011，（6）.

[10]石丽.论固定资产投资项目档案的管理[J].机电兵船档案，2010，（3）.

第3篇：档案管理规则范文

一、当代中国档案事业发展过程中政策法规建设的简单回顾

早在1951年9月，中央人民政府就公布了《公文处理暂行办法》。由于各大行政区机构的撤销，1954年6月中共中央办公厅颁发《关于中央局撤销后档案集中管理的办法》，同年8月中央人民政府政务院秘书厅《关于大区行政机构撤销后档案集中管理的办法》。这两个办法都指出了集中档案的重要性及意义，规定了在统一领导下集中大区机关档案的原则、步骤和范围，并要求成立相应的档案保管机构。在当代中国档案事业创建之初，就得到了相应的政策的保驾。

在档案事业发展的过程中，党和国家通过政策与法规的制定实现了对档案事业发展的主动干预，实现了对档案工作的引导与规范。从施行的角度来说，当代中国档案事业有创建初期的党、政系统的档案工作政策与法规，1959年党、政档案工作统一后党、政档案工作统一施行的相关政策与法规，以及如1980年的《中国人民解放军档案工作条例》等建国以来相对独立的军队档案工作的政策法规。从施行的范围来看，有全局性的档案政策法规以及部门与地方性的档案政策法规。前者如《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》），后者如《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等。至“九五”末已制订并在使用的全局性的政策与法规共217项，其中综合类26个，专门档案管理类115个，档案的收集保管类8个，档案开发利用类11个，档案科研管理类6个，档案管理升级、目标管理类6个，编制、职称与经费类12个，档案工作标准33个。废止88个。“十五”期间，国家档案局依据《中华人民共和国行政许可法》和国务院行政审批制度改革的要求，对法律、行政法规以及行政规章和规范性文件设定的档案行政审批项目进行了清理，取消了33项行政审批项目，按照现行法律、行政法规设定继续实施的行政许可项目3项、继续实施的非行政许可审批项目3项，经国务院同意暂予保留的非行政许可审批项目6项。地方各级档案行政管理部门也根据要求努力做好行政审批项目改革和行政许可清理的后续工作，建立健全配套制度。截至目前，已有30个省、自治区、直辖市和18个较大的市颁布或修订了地方性档案法规。

这些政策与法规，是人民利益在档案领域的体现与表达，有明确的思想导向性，是当代中国档案事业发展的规范，针对档案工作的现实而制定，并随着档案工作实践的进步及环境的发展而发展，对当代中国档案事业的发展具有现实作用和指导意义。

二、当代中国档案事业发展的政策与法规保障

（一）政策与法规是当代中国档案事业发展的导向

党和国家根据当代中国社会发展的实际，以“便于社会各方面的利用”为目标，制定了相关的档案政策与法规，并以之引导人们对档案事业的认识，明确人们的档案行为与准则，从而引导档案工作达到一定的目标，引导着当代中国档案事业会的发展。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》第一条规定：“档案工作的基本原则是集中统一地管理档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。这体现了国家的档案意志，是当代中国档案事业发展的目标。该决定的颁布奠定了新中国档案事业建设的理论基础，标志着当代中国档案事业有了原则的指导和明确的方向与目标，成了当代中国档案事业发展的指南。不久，该决定所规定的原则和明确的目标在《档案法》得到了重申：“档案工作实行统一领导、分组管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。当代中国档案事业管理的原则及发展目标以法律的形式固定下来，对于国家加强档案工作的管理，维护档案的完整与安全，大力开发利用档案信息资源，更好地为社会主义建设各项事业服务，都有十分重要的意义。当代中国档案事业的发展进入了一个新的阶段。

档案政策与法规的目标导向功能还体现为它的公布与施行过程，也是面向社会各阶层进行档案教育的过程，从而有利统一人们的档案意识，协调人们的档案行为。档案政策与法规不仅让人们知道在档案行为上什么是应该做的，什么是不宜做的，而且也让人们明白为什么这样做而不那样做，怎样做才能做得更好。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》中指出，建国以来以及中华人民共和国成立以前存在的革命历史档案和旧政权档案，“都是我们国家的历史财富”，在档案的价值意义上“使我们档案工作者和其他机关工作人员都有了统一的和正确认识”，①1959年1月《中共中央关于统一管理党、政档案工作的通知》认为：“党的档案和政府、军队、群众团体以及各企业、事业单位的档案都有不可分割的联系，而且各机关的档案都必须以党的方针为纲才好整理”，对全国档案事业进行统一业务指导，统一规划，起到了很大的推动作用。20世纪80年代以来，专业管理部门或行业组织与国家档案局联合颁发了众多的专业、行业档案管理的条例、办法等，这些条例、办法等对档案工作以及档案事业的发展所产生的导向作用，同样地也是显而易见的，这里不作一一论述。

显然，档案政策与法规对档案工作、档案事业的发展具有导向性功能，从而规范社会的档案行为，最大限度地避免档案工作过程中的不协调、盲目性或随意性的产生，确保了工作质量，确保了档案事业的顺利发展。

（二）政策与法规是实现对档案事业管理的手段

国家作为社会管理的主体，通过对整个社会生活过程进行计划、组织、控制、调节的活动，从而使整个社会协调一致地发展，而政策与法规则是社会管理的重要手段之一。“即便美国这样高度发达的资本主义国家，政府几乎也是靠政策法规过日子的”。② 发展需要管理，管理离不开政策与法规。档案事业的发展也不例外。当代中国档案事业发展的过程中，档案政策与法规对档案事业的管理具有无可替代的作用。

档案政策与法规在档案事业发展的过程中具有计划功能。当然，这样的计划功能更多地通过档案政策得以体现，即通过档案政策，档案工作及档案事业得到规划和部署。虽然这样的规划和部署，有短期、中期或长期的不同，但依据政策的规划和部署，档案工作活动、档案事业得以有目的、有秩序地进行。1956年4月国务院《关于加强国家档案工作的决定》指出，“二、全面档推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。……还没有这样做的，应当迅速地做好准备，在1956年内全面推行”；“三、迅速整理建国以来的积存档案。……中央一级和省、自治区、直辖市一级机关在整理各机关的积存档案和代管的原大区行政区机关档案的时候，都应该组织一定的力量，加强领导，大力进行，要求在1956、1957两年内完成。专、县级机关的积存档案也应该着手进行整理”。这既是对当时重大档案工作问题的具体规划，也是具体的部署，在时间上也非常具体。该决定颁布后，机关的文书立卷工作和档案工作得到了合理的分工，案卷的质量得到了基本保证和提高，建国以来省级机关所形成的档案整体上得到整理。而类似1964年4月《中华人民共和国科学技术委员会、文化部、国家档案局下达1963至1972年科学技术发展规划（情报、图书、档案资料）的通知》及其附件，其本身就是一个规划性文件，也是一个政策性文件，对档案事业发展的积极意义不言而喻，只是因为“文革”而受影响。根据《档案法》规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划”。20世纪90年代以来，《档案法》的这一规定在全国各地基本得到落实。这一切，对于档案事业的持续发展意义是深远的。

（三）政策与法规是有效控制档案事业发展的手段

档案政策与法规，是国家对档案事业实行有效控制的重要手段。政策带有强制性，它必须为政策对象所遵守。档案事业发展的过程中，国家力量以相关的档案政策与法规为依据为准绳，对良好的档案行为给予物质、精神鼓励，以调动、激发人们的积极性和创造性；对不良的档案行为予以惩处，以杜绝类似事情的发生。1981年国务院批准颁布的《图书、档案、资料专业干部业务职称暂行规定》，是以对档案专业人员进行职称评定为切入点控制档案事业发展的一种体现。对从业人员职称的评定是肯定与鼓励，同时也是鞭策。档案职称是档案专业人员的目标与向往之一，“随着档案专业干部职称的颁布，档案干部队伍的重要和作用就得以正式的和明确的确定，并将更受到社会上的承认和尊重，从而鼓舞我们档案工作者积极做好档案工作而艰苦奋斗”。③ 当然，这其中的控制颇有间接性。而《中华人民共和国档案法实施办法》对档案事业发展的直接控制作用的，则非常明显。依笔者之见，《档案法》可以认为是国家档案事业宏观控制的具体办法，“是我国国家机关、团体、企业事业单位和其他组织与公民从事档案事务的行为准则”，《档案法》“规定了国家管理档案的范围，档案的管理原则，档案机构及其职责，档案的利用和公布，国家机关、集体单位和公民在档案方面的权利和义务，以及法律责任等。”“是强化档案事业管理工作的法律依据”。④ 《档案法》的颁布，开创了当代中国档案事业建设的新局面，标志着当代中国档案事业的发展步入了新的阶段。

（四）政策与法规的惩处作用为当代中国档案事业发展保驾护航

档案政策与法规对档案事业发展的积极意义，还通过它的惩处功能得以体现。这方面的功能作用类似于档案政策与法规的管理功能中的控制作用，但又有区别。控制，主要是避免档案活动的任意性或者越出范围；惩处，则是对已发生的错误档案行为人从精神或物质上作较严厉的处理，使行为者有所损失，对不良的档案行为具有某种程度上的震慑作用。为了档案事业的发展，可以通过对不良的档案行为进行处罚或对良好的档案行为加以奖励，从而实现对档案事业行为的控制，。新中国建国以来的各项档案政策与法规，是国家档案利益和档案意志的体现，表达了国家的档案意图、档案利益诉求。因此，虽然没有为此而制订有专门政策或法规，但在相应的政策法规条文中已有体现，它规定了社会各界的档案责任，明确了档案活动的可作为与不可作为，如《档案法》第五章“法律责任”中的条款内容等。尽管1996年修改后的《档案法》在关于惩处错误档案行为方面也不能说已尽善尽美，但强化了档案行政管理部门的管理手段，赋予了档案行政管理部门行政处罚权，这是一大进步。惩处不是目的而是手段，但必要的惩处则是良好的管理目标得以实现的必要措施之一。

（五）政策与法规是协调档案事业发展的依据

档案政策与法规在档案事业发展过程中的管理功能，还通过它的协调作用得以体现。档案事业的管理活动是一个复杂的系统工程。档案事业发展与社会发展之间、档案事业内部宏观管理与微观管理之间，以及档案事业宏观管理各项工作之间甚至档案的微观管理之间等，诸多关系需要协调，才能更好地保障和促进档案事业的发展。显然，这协调工作的有效进行，都必须以赖政策法规为支持、为依据。《档案法》是协调档案事业发展与社会发展关系的大法，“它是一种社会规范，它规定了一定的行为规则，指示人们在特定的条件下，可以做什么，不可以做什么，必须做什么，禁止做什么，也就是规定法人享有的权利和应当履行的义务，从而调整人们在社会生活中的相互关系”。⑤ 1980年12月国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局联合的《科学技术档案工作条例》，涉及工业、交通、基建、科研、农林、军事、地质、测绘、水文、气象、教育、卫生等单位，对自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音等科技文件材料的管理，产生了积极意义；《机关档案工作业务建设规范》则是机关内部协调档案工作与其它他工作的依据，是档案行政管理部门检查、监督、指导机关档案工作的指南，对确保机关档案工作质量具有决定性意义。

三、结束语

有必要说明的是，为了便于认识，这里分别从档案政策与法规的导向功能、管理功能、惩处功能、协调功能的角度剖析档案政策与法规在档案事业发展过程中的作用与影响。其实，政策与法规的作用对于事业的发展往往具有综合性，也就是说档案政策与法规对档案事业发展的作用与影响并非单一而是综合性的，只是作用的重点领域有所差别而已。这是我们在这一问题上应有的认识。

同时，产生于一定社会环境并服务于一定的社会的政策与法规，固然不能朝令夕改，但社会总是发展的，所以服务于社会的进步与发展的政策与法规，也有一个前进与发展的问题。这不但体现为既有新的政策法规产生，也体现为旧的政策与法规的完善修改、自行失效甚至淘汰废除。正因如此，所以有了建国以来废止了的档案事业政策与法规逾100个，所以有了1996年7月修改后的《档案法》，1957年2月国务院批准的《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》的废止和1983年4月中共中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》的印发，国家档案局1963年11月的《关于地质档案不向地方档案馆移交的通知》的自行失效，等等。

显而易见，当代中国档案事业的发展过程中，相关的政策法规是必要的保障。我们既要用足用好现有的政策与法规，也必须对档案事业的政策与法规建设予以应有的重视，因势利导，促进我国档案事业的健康快速发展。

注释：

1、《社论：积极拥护国务院的决定，做好我们国家的档案工作》，《档案工作》1956年第4期。

2、陈振明：《政策科学》，中国人民大学出版社，1998年第9月版。

3、张中：《发展档案事业的一项重要措施》，《档案工作》，1981年，第3期5页。

第4篇：档案管理规则范文

【关键词】档案工作；规范化；标准化

随着我国经济社会信息化的快速发展，各项事业和工作对档案管理工作提出的要求越来越高，任务越来越重。面对新时期、新任务，基层单位怎样做好档案工作规范化、标准化管理，实现档案工作向信息化的迈进的重要一步，是当前档案工作的重中之重。

一、基层单位档案管理中存在的问题

（一）近年来，各级领导对档案工作的认识逐步提高，为开展档案工作提供了必要的设施、设备，但与档案规范化管理还有一定的差距。奎屯市住建局自2001年成立档案室以来，配备了档案柜、电脑、防磁柜，加湿器等设备，但蚀刻设计仍然不能达到档案专用馆房的标准，档案管理的相关制度，落实还不到位。

（二）公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。目前，在基层单位还存在公文制发不规范的现象，奎屯市住建局自2001年完成档案二级达标之后，开始使用规范的公文撰制单，但由于机关工作人员变动较快，很多新进机关的工作人员对公文撰制的使用还不规范，存在排版格式不正确、签发手续不完善、笔种纸张不符合要求等现象。这给文书档案工作带来了很大患隐。

（三）对“以我为主”的立卷归档原则还存在模糊认识

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。但在实际工作中，一些档案管理人员对这一原则的认识还不够全面，存在刻板、教条、片面的认识，不注重档案的内在联系，对单位业务职责了解不全面，导致一些重要的、有参考价值的文件，没能及时归档，给日后提供利用带来了不必要的麻烦。

（四）档案工作者的素质参差不齐

档案工作往往被放办公室各项工作的末端，档案工作者也经常被安排一些“老弱病残”带有照顾性的岗位上，这些都不利于档案管理规范化、标准化的进展，也给档案事业的健康发展带来了一定影响。

二、解决的措施和办法

（一）奎屯市住建局作为一个基层单位，档案种类繁多，形式各异，有日常的文书档案、业务档案、会计档案、电子档案，要实行规范管理，就必须建立切实可行的档案管理制度。首先要加强硬件建设，在新建办公室楼时应该按档案馆馆房设计规范，进行设计建设，并配备相应的配套设施，为档案规范化、标准化管理提高硬件支持。其次，要完善工作机制，成立档案工作领导小组，由单位主要领导挂帅，加强对档案工作的领导、规划和督促，指定专人管理档案，并在业务科室设立兼职档案员，以便对各科室的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存价值和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。最后，要严格借阅登记手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失，同时，要注重开展档案提供利用的总结，对今后提供利用工作提出指导性意见。

（二）为解决公文制发不规范的问题，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。

（三）坚持“以我为主”的原则，加强对档案工作的全面认识，提高档案工作效果。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。“以我为主”的原则，要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个件内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

（四）在当今档案工作不断发展的过程中，基层档案工作人员的素质亟待提高。一是要提高档案工作人员的政治素质，坚持把政治素质高、政治敏锐性强、政治鉴别力高的人员放在档案管理岗位上，提高政治安全性。要树立正确的世界观、价值观，恪守档案工作纪委，严格执行《档案法》，严守党和国家秘密，热爱档案工作。二是要提高档案工作人员的专业素质，档案工作人员应具有较高的专业素质，不仅要学习档案专业理论知识，还要学习与工作相关的法律法规、文化理论知识，更要加强信息化知识的学习，为今后档案工作的规范化、标准化建设打下良好基础。

档案工作规范化、标准化是现阶段档案工作的一个重要环节，通过规范化、标准化的档案管理，不仅能统一档案流程，同时，通过规范管理，可以为各项工作提高更加有效的服务，提高工作效率，为做好档案工作打下坚实基础。

第5篇：档案管理规则范文

【关键词】改革创新；与时俱进；开创；档案管理工作；新局面

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、加强对声像档案的管理和保护

声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会的及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。要结合实际，创造条件，力求妥善保管，从长久保护和利用考虑。

第6篇：档案管理规则范文

修订背景

《规则》由国家档案局于2000年12月6日首次，2001年1月1日起正式实施。标准施行十多年来，在提高机关档案工作效率、提升档案整理质量方面成效显著，有力推动了立卷改革的顺利开展。然而，随着档案工作的深入发展和信息化技术的日益普及，该标准在实践中遇到一些新情况、新问题。比如，电子文件（指文书类电子文件和其他可以参照文书类电子文件进行整理的电子文件，下同）的整理能否适用、如何适用《规则》；《规则》未规定档号编制要求，导致档号编制不统一、不规范，影响到档案规范化管理和档案资源共享共用；《规则》没有明确装订方式和要求，导致各地区各部门在装订方式选择和装订方法上各行其是，增加了管理难度和管理成本等等。除此以外，还存在诸如页码编制、归档章设置、归档文件目录项目调整等问题。这些情况和问题，不但影响到整理工作的正常开展，也给档案部门行使监督指导职责带来了诸多不便。

修订过程

2013年，国家档案局档案馆（室）业务指导司启动了《规则》的修订工作，通过向各省、自治区、直辖市，中央和国家机关征求修改意见，确定了标准修订方向，形成标准修订草稿并申请立项。

2014年5月，《规则》修订工作列入档案行业标准制修订项目计划。同月，成立了由档案馆（室）业务指导司、办公室、保管部、信息管理中心相关人员组成的标准起草工作组，着手标准的修订工作。

2014年9月，标准起草工作组召开工作会议，根据已征求的修改意见开展标准的修订工作，形成标准征求意见稿，并向各地区各部门征求意见。

2014年10月，汇总各省、自治区、直辖市，中央和国家机关、中央企业意见631项，采纳213项，部分采纳103项，形成标准送审稿。

2014年10月29日，全国档案工作标准化技术委员会在北京组织评审，评审会专家一致通过对标准送审稿的审查。标准起草工作组针对审查意见对标准送审稿进一步完善，提交全国档案工作标准化技术委员会审议。

2014年11月19日―20日，全国档案工作标准化技术委员会第二十二次年会暨第六届换届会议审议通过标准送审稿。标准起草工作组按照会议专家意见修改完善后形成标准报批稿，报国家档案局批准。

2015年10月，国家档案局批准档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015），并于2015年10月25日，2016年6月1日起正式实施。

修订思路

《规则》作为一项档案工作基础标准，应用广泛，影响深远。经过十多年的积极实践，《规则》确立的基本理念、基本方法被证明是合理有效的。标准的修订正是在充分尊重这些基本理念和基本方法的基础上，针对实践中出现的问题积极、审慎的展开。

1.遵循文件形成规律，尊重原有合理的整理方法

遵循文件形成规律是《规则》确立的一项重要整理原则。同传统立卷方法相比，归档文件整理更加注重与文书处理工作的衔接，通过确定“件”为整理单位并简化整理措施，使文件整理成为文件形成后的自然延续过程，符合文件形成的规律。《规则》修订时除了考虑到纸质文件的形成规律外，也考虑了办公自动化条件下电子文件的形成规律。同时，《规则》在借鉴传统立卷方法基础上，确定的件的组成、排列、编号、编目等基本整理方法，经过时间证明是合理可行的。充分尊重这些基本整理方法，既是实践得出的结论，又是新旧标准前后衔接的需要。

2.坚持“简化整理、深化检索”理念

“简化整理、深化检索”是《规则》的精髓，也是立卷改革成功推行的重要保证。《规则》确定的免除组卷、取消案卷目录、不拟写案卷题名等简化整理措施，既大大减轻了文书、业务和档案部门的工作量，又最大限度减少了个人对文件整理的人工干预，有效提升了整理质量。《规则》的修订继续秉持“简化整理、深化检索”的理念，在整理上以不增加不必要的手工劳动为原则，在检索上以适应信息条件下的归档文件信息管理和利用的新需求为目标，在丰富和完善归档文件管理信息、拓宽检索途径、更加高效便捷提供档案利用方面进行了探索。

3.符合现行文件、档案管理体制机制

1983年印发的《机关档案工作条例》明确了档案部门与文书、业务部门的职责分工，确定文件材料的整理职责由文书、业务部门承担，由此整理工作成为文书、业务部门的一项常规性、即时性工作。《规则》的制度设计、内容要求均以此为依据展开，并通过简化整理等有效手段使档案部门一直强调的文书、业务部门整理归档制度得到巩固。《规则》修订时同样充分考虑了目前文件、档案管理职责分工和人员数量等实际情况，标准条文的设置和要求与文件、档案管理体制机制相协调，避免出现因整理要求不科学或过于复杂导致文书、业务部门平时无法整理、进馆前临时突击等状况，干扰现行文件、档案管理体制机制，影响到档案资源建设的正常开展。

主要内容

在形式上，《规则》修订时按照《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写》（GB/T 1.1-2009）对标准的总体编排和结构进行了调整，增加了封面、前言和规范性引用文件；在内容上，《规则》的修订主要围绕将电子文件整理纳入适用范围、优化整理流程、增加档号内容、明确装订要求等核心内容展开，同时对归档章设置、页码编制等工作中常见的问题提出解决方案，力争使修订后的《规则》更加符合归档文件整理实际和档案管理现代化的要求。

1.扩大适用范围

将电子文件整理纳入适用范围是《规则》修订的原动力之一。实际上，由于《规则》基本上以“自然件”为单位进行整理，符合电子文件的一般运行规律，因而《规则》中的整理原则和部分整理方法同样适合于电子文件的整理，这就使得《规则》的适用范围扩展为纸质文件和电子文件成为可能。新《规则》将纸质文件和电子文件的整理统一起来，同时把纸质文件和电子文件特有的整理要求单独列出，做到总分结合、条理清晰。

2.优化整理流程，细化操作指引

新《规则》在原流程的基础上，增加“组件”（或称为件的组织，包括件的构成、件内文件排序等内容，原流程中的装订步骤不足以涵盖）步骤，并与分类、排列、编号、编目一起，组成了同时适用于纸质文件和电子文件的主干整理流程。增加的修整、排架步骤与原流程中的装订、装盒步骤作为纸质文件特有的整理流程；增加的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储步骤作为电子文件特有的整理流程。此外，为增强标准的易用性，新《规则》增加或细化了修整、装订、排架等步骤的操作指南，详细规定了归档章、归档文件目录中各项目的填写要求与方法，并辅以图示方式说明，使《规则》的内容更加易于理解和使用。

3.增加档号内容

新《规则》增加了档号内容，这是落实深化检索理念的一项重要措施。为归档文件确定唯一、合理的档号既便于档案的接收、利用、统计和检索，又能够在纸质文件、电子文件、照片、录音、录像之间建立联系，为今后进行全方位、多途径、高效率的档案资源管理和开发奠定基础。增加的档号内容包括档号编制原则、档号结构和编制方法。具体来说，就是遵循《档号编制规则》（DA/T 13-94）中确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，使用全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、机构（问题）代码、件号等要素，以统一的结构构建档号。

4.明确装订要求

装订对于纸质文件来说意义重大：一是以件为单位固定整理对象，区隔不同的归档文件；二是保障档案安全，避免因工作失误或违法违纪行为造成档案损失；三是方便管理，减轻管理负担，降低在档案接收、利用等流程中的工作量。因此，新《规则》增加了装订内容，规定了装订要求，并结合保管期限、是否进馆等因素为归档文件确定了相应的装订方式、装订材料。

5.统一馆编、室编件号

原《规则》同时设置了室编件号和馆编件号，但其不合理性随着实践的深入日益凸@。一是件号作为档号的组成部分，保证其唯一性、稳定性是至关重要的，分设室编件号和馆编件号显然与此要求相悖；二是馆编件号要求在进馆时编制，无法在日常工作中完成，这与文书、业务部门整理归档制度不符；三是在文件整理比较规范的情况下，编制馆编件号往往成为重复性劳动，意义不大；四是同一件档案存在两个不同件号，容易引起认知和管理混乱，给档案管理增加不必要的麻烦。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一，统一为件号。

6.增加页码编制要求

为简化纸质文件整理，原《规则》没有页码编制的要求。客观上，不编制页码、只填写页数的做法节省了一定的工作量，但由于归档文件大多存在文件处理单、发文稿纸等其他件内文件，不统一编制页码可能会影响到档案的齐全、完整，也难以随时对档案进行有效的统计监督。而且，由于填写页数或查验时往往存在计算过程，很容易出错，给档案管理带来了不必要的麻烦。由此，新《规则》从档案安全、管理方便的角度出发，保留填写页数的做法，增加了页码编制要求。

第7篇：档案管理规则范文

1 档案单行法律法规规定与存在问题

对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，实际上是涉及各行政主体行政权、行政管辖权划分的问题。行政管辖权是一种程序性权力，由单行法和程序法赋予；而行政权则是一种实体性权力，由宪法和组织法赋予。[1]

1.1 档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定。档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权的规定包括两个方面：一是档案实体法的规定。对同级所属机构涉及档案事务“实行统一领导，分级管理的原则”。县级以上档案行政管理机关主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督、指导，依法查处档案违法行为。机关、团体、企事业单位和其他组织应根据本专业的管理体制，负责对所属机构涉及档案事务的监督、指导和检查工作，并受同级和上级档案业务管理机关的指导、监督和检查。[2]二是程序法的规定。县级以上档案行政管理机关负责组织、协调各自管辖范围内的档案执法监督检查工作。各机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织违反档案法的案件，由同级和上级档案行政管理机关查处，必要时，会同其上级主管机关查处。档案行政处罚由违法行为发生地的档案行政管理机关依照职权管辖，法律、行政法规另有规定的，从其规定。档案行政管理机关依照法定的权限、范围、条件和程序实施行政许可。[3]

1.2 两个管辖主体实施行政管辖的差异。从上述法律法规规定来看，对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖涉及两个行政主体：一是同级档案行政管理机关；二是同级专业主管机关。从行政管辖的形式和内容上来看，两者是存在差异的。档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖是全面的，不仅负责对其涉及档案事务的监督、指导和实施行政许可，同时还具有对其档案违法行为依法查处，实施档案行政处罚的权力。也就是说，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的行政管辖，既是一种职权性权力，又是一种程序性权力。而专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只限于业务监督、指导和检查，是一种不完全的事务管辖。也就是说，按照档案单行法律法规规定，专业主管机关对所属机构涉及档案事务的行政管辖只是一种职权性事务权利，不具备档案行政许可和档案行政处罚权。

1.3 对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题。对同级所属机构涉及档案事务的双重负责、双重监督的现有行政管辖形式，形成了宏观方面的统一领导和微观方面的业务管理双管齐下的严格管理体制。这种管理体制，在设立之初对于规范、推动所属机构涉及档案事务的发展确实起到了一定的积极作用。但由于两个行政管辖主体之间互不隶属、互不制约，由它们对同一管辖客体进行监督，实践中必然会引发管辖权的冲突，尤其是随着行政监管体制改革的深入开展，其暴露出的缺陷日益明显。

1.3.1 专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管职责缺乏具体化。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有“对所属机构的档案工作实行监督和指导”的职责，但对此职责都是一些原则性的规定，没有具体化的内容范围和措施，导致一些专业主管机关对所属机构涉及档案事务时无所适从，只能依赖于同级档案行政管理机关的监督和指导。专业主管机关的这种惯性依赖，使档案单行法律法规规定的由专业主管机关对所属机构的档案工作实行监督指导的职责形同虚设，成为一纸空文。同时，在实践层面上，监管职责缺乏具体化，也为专业主管机关对其所属机构涉及档案事务的消极管辖提供了理由空间。

1.3.2 未明确专业主管机关疏于监管的法律责任。档案单行法律法规虽然规定专业主管机关有对所属机构涉及档案事务的监管职责，但却未规定其不履行监管职责时应承担的法律责任。这种没有责任承担的职责，既不利于档案行政管理机关对专业主管机关疏于监管职责时的责任追究，更不利于督促专业主管机关对所属机构涉及档案事务的监管。

1.3.3 未明确两个管辖主体之间的沟通协调机制。由两个互不隶属的管辖主体对同一客体进行管辖，虽然档案单行法律法规规定了两个主体的各自职责，但并未明确二者之间的相互沟通协调机制，这样很容易形成职责的相互推诿。当一方或双方均怠于行使管辖权时，就会造成管辖的漏洞，导致对同级所属机构涉及档案事务的日常管理处于“真空”状态。

1.3.4 疏于对同级所属机构涉及档案事务的日常管理。在对同级所属机构涉及档案事务的监管实践中，由于两个管辖主体相互依赖对方，管理的随意性较大，日常监管经常处于“真空”状态。一方面，由于专业主管机关对档案行政管理机关的惯性依赖，加之缺乏对其不履行监管职责的法律责任追究，其对所属机构涉及档案事务的监管，要么是不管不问，要么是以不具备档案行政处罚权为由，将监管责任全部推向同级档案行政管理机关；另一方面，档案行政管理机关由于监管面大，人员有限，对同级所属机构涉及档案事务的监管，要么是蜻蜓点水、走马观花，要么是以专业主管机关负有监管职责为由，将其推给专业主管机关。至于专业主管机关是否行使监管职责，档案行政管理机关则很少跟踪监督。这种由两个管辖主体之间的相互惯性依赖所形成的监管“真空”，正是导致当前大量档案违法行为发生和监督、查处不力的最直接原因。

1.3.5 对同级所属机构涉及档案事务的违法违规行为查处不力。专业主管机关对所属机构的档案工作有监督、指导的职责；档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务有监督、指导和依法查处其档案违法行为的职责。档案单行法律法规虽如此规定，但实践中许多同级所属机构涉及档案事务的违法、违规行为却未受到惩处。查处不力，除有档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务疏于监管，没有或不能及时发现其档案违法、违规行为以及档案法律法规规定的法律责任不具体等原因外，更重要的原因是专业主管机关因涉及自己部门利益，对档案行政管理机关给予所属机构涉及档案事务的惩处不予支持；或者是对发现的所属机构涉及档案事务的违法、违规行为不向档案行政管理机关通报，从而导致其所属机构涉及档案事务的违法、违规行为未受到相应的惩处。

2 对同级所属机构涉及档案事务管辖权划分的考察维度及理论依据

2.1 两个监督机关监督的差异性――管辖权划分的横向考察维度。按照档案单行法律法规规定，对同级所属机构涉及档案事务的监督、指导，由同级档案行政管理机关与专业主管机关共同管辖。从传统的角度来看，档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的监管是宏观和总体性的，是主管。专业主管机关的监管是个别和具体的，是分管。分管在主管的监督指导下行使监督管辖权，主管在行使监督管辖权时也需要分管的支持与配合，不能代替分管。[4]但是，如果考虑行政监管体制改革和管辖权设置应符合行政效率原则的话，在划分同级所属机构涉及档案事务管辖权时，就应该从二者在监管目标与任务、时间、基本手段及方法，权力、程序与频率，专业性及独立性等六个方面的内核性差异来考虑，因为这些差异决定了由谁管辖更符合行政监管体制改革的要求，更符合行政管辖权设置的行政效率原则，也因此成为考察二者管辖权划分的横向考察维度。

2.1.1 监管目标与任务。档案行政管理机关总体而言更关注于档案作为一种信息资源的形成、积累与统一管理，并且此目标明确地优于其他目标。专业主管机关则更多地关注于档案作为一种信息的应用和节约管理成本，甚至将档案工作作为专业工作的组成部分，容忍档案信息的分散状态存在。在监管重点上，专业主管机关多注重对所属机构涉及档案事务的个别行为的监督和矫正上，而档案行政管理机关的监管则倾向于保证档案信息资源整体完整性构建和档案工作整体目标实现的整体制度设计和纠正上。

2.1.2 监管时间。专业主管机关的监管多是一种事先、事中的持续性的干预行为，而档案行政管理机关的监管通常是事后的干预行为。由此可以看出，专业主管机关的事先、事中监管，更有利于改变所属机构涉及档案事务行为的不确定性，及时发现并纠正存在的问题，减少档案违法行为的发生，弥补档案行政管理机关事后监管的不足。

2.1.3 监管手段和方法。档案行政管理机关的监管是以落实档案法律法规规定，排除或者矫正不利因素和违法行为的间接手段，来达到监管目标的实现。专业主管机关的监管是在将档案事务作为业务工作环节的前提下，把目标要求纳入各业务工作环节，以直接介入业务工作各环节管理的形式来确保监管目标实现。二者相比来说，专业主管机关的监管手段和方法更直接，效果更佳。

2.1.4 监管权力、程序与频率。按照组织原则，专业主管机关是所属机构的直接上级，在监管所属机构涉及档案事务上比档案行政管理机关拥有更广泛的权力。其对所属机构涉及档案事务的监管程序已纳入各业务环节，更直接具体，更具有操作性。同时，由于专业主管机关将所属机构涉及档案事务纳入了各业务环节，其监管的主动性、频率与细微度上也高于档案行政管理机关，更重要的是能对所属机构涉及档案事务持续监管。

2.1.5 监管的专业性。相对于档案行政管理机关而言，专业主管机关的专业性体现在对其所属机构涉及档案事务的非常了解，而档案行政管理机关对同级所属机构涉及档案事务的了解只限于与档案法律法规相关的一般性知识，特别是专业主管机关对所属机构各工作环节档案的形成、流转、积累、管理、利用情况非常熟悉，其实现有效监督管理的优势非常明显。

2.1.6 监管的独立性。如前所述，专业主管机关由于是所属机构的直接上级，在对所属机构涉及档案事务实施监管时，出于部门利益因素的考虑，更易受到所属机构不利因素的影响。而档案行政管理机关的监管是全局性的，则很少会受到同级所属机构不利因素的影响，其独立性更强。

上述档案行政管理机关与专业主管机关监管职能的差异，决定了其各自作用范围的理论必然性，因此，在判断对同级所属机构涉及档案事务究竟由谁监督管辖时，就要充分考虑其职能差异，以实现监管成本和监管成效的最佳结合。

2.2 专业法律法规涉及档案事务的完善与适用原则――管辖权划分的纵向考察维度。“分级管理”就是充分发挥各专业主管机关的专业管辖优势、特性和能动性，做好专业主管机关所属机构涉及档案事务的自律和监管。“分级管理”的前提，是各专业主管机关依据档案单行法律法规规定精神，完善并积极地实施本专业涉及档案事务的法律法规。专业主管机关只有具备完善的涉及档案事务的相关法律法规，才能有效地对所属机构涉及档案事务进行自律和监管，才能达到相关法律法规规定的应然效果。

在专业主管机关具备完善的涉及档案事务的相关法律法规后，如其所属机构违反专业法律法规中涉及档案事务规定的义务时，是否也同时构成违反档案单行法律法规中规定的义务？是适用其专业法律法规或是档案单行法律法规呢？按照行政法学“特别法优于一般法”的原则，应适用其专业法律法规，由其专业主管机关行使行政管辖权。因为这些特别法和特别法律规范条款对各专业领域档案违法行为的惩处、行为描述和条款适用更高、更具体，更易于操作。也就是说，对同级所属机构涉及档案事务豁免适用档案单行法律法规是为了对其适用更高、更严的管制，而不是为了逃避档案单行法律法规的管辖，因为专业法律法规中涉及档案事务的规范已符合档案单行法律法规规定的精神和原则，并高于档案单行法律法规对同级所属机构涉及档案事务所规定的义务。因此，划分档案行政管理机关与专业主管机关对所属机构涉及档案事务管辖权时，应将专业法律法规涉及档案事务的规范是否完善与适用作为划分的纵向考察维度。

2.3 对档案法律法规的贯彻程度――管辖权划分的个别考察维度。如前所述，当专业主管机关具备涉及档案事务的完善的法律规范时，其所属机构涉及档案事务应适用专业法律法规，由专业主管机关管辖。但在具体的行政执法实践中，还应考虑专业主管机关对档案单行法律法规的贯彻程度。由于我国法律法规立法的多元性，专业主管机关出于部门和专业利益的需要，在制定和实施具体的方针政策时，难免会过多地考虑本部门、本专业的利益，设置一些垄断或者限制性条款。这就需要在确保“分级管理”的前提下，档案行政管理机关在涉及国家档案资源建设总体目标，如档案的流转与定期向国家综合档案馆移交、档案的无歧视利用等方面保留排他性的管辖权，最次也要保留在这些方面的共同管辖权。现实中，档案行政管理机关与建设专业主管机关有关建设业务档案流转、移交的争议，已充分证明了保留某些关键事项管辖权的重要性。

3 同级所属机构涉及档案事务行政管辖的模式构建

综合上述对同级所属机构涉及档案事务行政管辖权划分的横向、纵向和个别考察维度，结合当前对同级所属机构涉及档案事务行政管辖中存在的问题，笔者认为，对同级所属机构涉及档案事务的管辖，应摒弃以“档案行政管理机关为主，专业主管机关为辅”的共同管辖模式，构建以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”的共同管辖模式，以利于“同级所属机构涉及档案事务违法行为日益增多与档案行政管理机关监管乏力”矛盾的解决。

3.1 专业主管机关优先管辖为主。如前所述，对同级所属机构涉及档案事务进行行政管辖的最佳状态，是专业主管机关在专业法律法规中纳入促进档案事务合法、合规发展的规范，并由专业主管机关发挥其专业力量进行持续性的监管。这种最佳状态，是由前述的档案行政管理机关与专业主管机关监管的内核性差异所决定的，有其合理、合法性。但这种最佳状态有一个非常重要的前提，就是专业法律法规中涉及档案事务的法律规范的完善，构建起了对所属机构涉及档案事务的详细义务和监管计划，并足以为档案单行法律法规规定的档案管理目标的实现提供保障。具体来说，实行以专业主管机关优先管辖为主时，专业主管机关应符合以下三个条件：一是实行以专业主管机关优先管辖为主，必须在档案和其他专业法律法规中明确、直接、具体地规定。目前，档案单行法律法规中由专业主管机关“监督、指导所属机构档案工作”的规定太笼统，既不能表明对同级所属机构涉及档案事务以专业主管机关为主，拥有优先管辖权，也没有排除档案行政管理机关对其涉及档案事务的优先管辖，容易造成对所属机构涉及档案事务的消极管辖，形成管辖空隙。二是专业法律法规中涉及档案的违法行为有不与档案单行法律法规立法旨意相违背的具体规范性条款，并有对具体违法行为如何处理的相关责任性规定。三是专业法律法规对涉及档案违法行为的相关规范已完善，能够制止和防范所属机构档案违法行为的发生，并为所属机构档案工作发展提供制度保证。专业主管机关只有同时满足上述三项条件时，才能拥有对所属机构涉及档案事务的优先管辖权。

3.2 档案行政管理机关有效介入。对同级所属机构涉及档案事务实行以专业主管机关优先管辖为主，并不是无原则地排除档案行政管理机关的一般管辖权。根据“统一领导，分级管理”原则，在专业主管机关没有尽到监管职责，对档案违法行为处理有失偏颇，或者其专业法律法规和具体行政行为与档案单行法律法规的立法精神、主旨相违背时，就应启动档案行政管理机关的有效介入机制，发挥档案单行法律法规的一般性规范作用。档案行政管理机关的有效介入包括以下四个方面：一是定期对专业主管机关的监管情况实施执法监督检查。二是行使对查处同级所属机构涉及档案违法行为的督办、交办职责。三是对同级所属机构重大档案违法案件的直接查处。四是对专业法律法规中与档案单行法律法规立法精神与主旨相违背的规范，启动行政协商机制或行使排他性管辖权。

3.3 建立共同管辖的沟通协调机制。要实现以“专业主管机关优先管辖为主与档案行政管理机关有效介入”共同管辖模式的有效运作，还须建立一套行之有效的相互沟通协调机制，而且这一机制必须在双方或者至少在档案行政程序法律法规中予以明确规定。至于沟通协调机制的具体形式与内容，可参照《档案管理违法违纪行为处分规定》第十八条，由档案行政管理机关与专业主管机关双方视具体情况确定。

4 结束语

第8篇：档案管理规则范文

输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。

二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

五、输电工程档案管理的未来

第9篇：档案管理规则范文

关键词：一体化；文件生命周期；规范化

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各单位相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理，而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构。

文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程，这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是四阶段划分法：将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调，文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置，将文件的第一、二阶段作为文件，将第三、四阶段作为档案，并采取非统一的标准和方法进行管理，使文件运动的不同阶段相对独立，因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化，将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来，这种揉合是符合文件运动特点的。这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段，都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点，都主要是为产生文件的机关单位发挥原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件，只是其价值、特点、存放地址不同，因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论，文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所，其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值可以销毁，有的一段时间内有价值，然后再销毁，有的具有永久保存价值，将来还需要进馆保存，因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。

文档一体化和建立文件中心，具有理论依据，在理论上是成立的，在实践中是否切实可行，是否确有必要呢?回答是肯定的。

文档分离带来大量的弊端，造成大量失控的具有重要价值的账外文件，档案部门由此馆藏质量降低，进而导致不能很好的发挥参考服务作用，导致档案部门信息服务功能降低，也导致了档案部门地位的降低。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。

最早产生于美国，并在国外许多国家广泛流行。我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系，文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段，再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广，从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的，而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。