采购合同管理全文(5篇)

第1篇：采购合同管理范文

1.合同审核。一般需要对供应商的经营范围和经营资格进行审查，尤其是进口仪器设备，需要对国内商的资质及其商业信誉进行调查评价。我校有专门的审计部门对合同对象的法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件进行审查，评估合同签订对方的信用状况以及履约能力，并在其合同履约过程中关注资质、信用有无变化。2.合同签订。进口设备的签订大多是与国内的商签订，为了规避汇率变动，结算方式主要为人民币包死价。但也有少量签订条款中涉及外汇结算，进口仪器设备签订合同后免税办理、清关等程序，到货周期较长，一般为3到6个月，汇率波动较大，出现结算付款与预算相差甚远，从而导致用户部门预算不够的现象。从而导致合同风险把控不严，违约处理风险增加。3.合同履行。合同签订后，合同双方应一起遵循合同约定条款，根据合同的内容、性质和目的履行义务。尤其进口仪器设备，要进行设备性能测试、分析，确保合同全面有效履行。4.合同签订后的验收、结算。合同签订后，进口仪器设备需要相关免税办理，清关到货后的验收工作一般由职能部门、用户部门以及供应商参与，如果涉及商检的设备，还需要海关等校外单位参与。进口仪器设备由于指标的复杂性、专业要求，验收有时会需要专业的场地和条件进行设备性能调试。并且严格按照合同的标的物条款进行履约验收。合同结算是合同履约过程的重要环节，既是对合同履约的监督，也是对合同条款的审查，一般由用户部门办理入库、财务部门办理结算手续。

二、汇率变动对进口设备采购合同的影响

高校的年度预算是对一年的采购计划的总体规划。其中进口仪器设备的采购计划是年度采购总预算中较为重要的部分，对年度整体采购预算计划有重要的影响。人民币汇率的变动不仅会影响采购预算的执行情况，而且对进口仪器设备采购合同的内容也会有一定的影响。我校目前采用的一般结算方式为人民币包死价，这样就最大限度地避免了汇率变动风险。但也有少部分进口设备是采用外汇结算，采购合同条款一般会注明付款结算的方式、时间等，合同结算的时间段不同所对应的人民币汇率就不同，所支付的金额就会随着汇率的上升或者下降而变化。

三、进口仪器设备采购合同流程管理

目前进口仪器设备普遍金额较高，结合我校的实际工作，超过10万元人民币的采购项目需要进行论证、招标采购。大部分的进口仪器设备都需要通过招标方式进行采购。由于进口仪器设备合同签订后采购周期较长，流程中涉及单位较多，因而在实际工作中可能会遇到更多的问题。合同管理体现了采购合同过程的闭环管理，包含合同的签署、办理免税、清关、商检、资料归档等环节。

四、进口仪器设备采购合同管理的风险防控

作为政府采购的其中一员，高校进口仪器设备采购活动，也具有商业性质，同样需要在相关法律法规的规范下开展。学校通过建立完善的经济合同管理制度，用制度法规约束，施以监督，将合同管理工作推向规范化、法制化，使其更加完善。尤其对于进口仪器设备采购合同，通过规范合同的标的物产地、型号、价格、到货时间等具有重要意义。通过对进口货物采购合同的准备、订立以及履行阶段进行合法、规范管理，我们能够做到保护学校资金、维护学校合法权益，进而有效提高进口仪器设备采购效率。

五、合同管理的信息化建设

我校已经实现集中采购合同统一管理模式，并且已初步建立了合同规范管理的采购合同管理办法以及合同章管理办法，但仍然停留在传统的手工模式。信息化合同管理系统的缺乏，导致用户在查阅采购合同时效率低下，也为学校采购合同整体管理增加潜在风险。合同管理信息化的建设是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及时归档、合同档案分类是否便利、科学，使得合同管理信息化建设具有重要的指导意义。

六、结语

第2篇：采购合同管理范文

关键词：采购；合同管理

当前，烟草行业蓬勃发展，各个企业的经营成果显著。但是，全社会环保意识的加强和人们健康观念的提升，禁烟和限制烟草的压力使烟草企业的扩张和交易规模都受到一定程度的影响。在采购方面，企业的采购合同管理面临越来越多的法律法规约束，法律风险时刻存在，因此，通过预先准备，以最低成本进行积极干预，将法律风险造成的影响和损失减至最小，成为烟草企业亟待解决的一个问题。本文从烟草公司采购合同的角度出发，结合实际工作，对法律风险进行探讨，并对烟草公司如何优化采购合同的法律对冲机制进行深入分析。在工程、服务、物资的公共采购合同管理中，风险控制和风险管理对烟草企业的稳定发展和合作企业的产权保护具有重要作用。风险的预防和控制，引起了采购部门人员和法律研究人员的注意。作者简要分析了采购合同管理中的风险防控，为相关采购合同管理中的风险控制工作提供参考。

一、采购合同管理概念

（一）采购合同供求关系合同是企业（供应商）与分包商之间在经过双方协商和协议后缔结的法律效益文件。协议双方将遵循规范并遵守协议规则，在合同中体现各自的经济目标。每个合同都是经济合同，双方均受《经济合同法》的约束和规范。

（二）采购合同管理的主要内容采购合同管理的主要内容有采购合同的生成、审批、履行、沟通与任务、付款、成本、续约等方面，例如，当事方参与的合同的授予、履行、修改、取消、转让、终止、审查、监督和控制。其中，结论、履行、修改、取消、转让和终止是合同管理的主题。检查、监视和控制是合同管理的职能，目的是使合同风险最小化，避免在合同签订和履行过程中的不必要损失，为合同的顺利履行提供保证。

二、采购合同的构建依据

（一）合同管理的法律法规《招标法》《政府采购法》《合同法》《建筑法》《招标投标法》实施细则、《工程质量管理条例》公告施工等法律法规，为合同管理提供了法律依据和保障。

（二）建立完善的采购管理制度体系完善的采购管理制度体系，能够提高采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合。采购管理制度体系包含严格的询价议价程序，遵循一致性原则、最低价搜索原则、廉洁原则，根据相关经验和商品服务的经验教训，内容涉及设备、原辅材料、生产及非生产性低值易耗品、各类与日常生产运行相关的服务、新建改造工程、修缮工程及其他与工程建设有关的采购等诸多方面。

（三）建立完善、规范的标准合同文本体系结合项目、材料和服务采购过程中的具体环节，参考合同管理方面的国际经验和惯例，为材料和服务项目开发合同文本、标准和模型。例如，提供报价和合同管理投标基础。

（四）创新采购模式在初始物料采购模型的基础上，企业更新其他领域的总体设计、采购合同模型，完善公私合营采购模型，在基础设施领域，利用互联网信息技术更新电子采购模型系统。

三、采购合同管理中的主要风险内容

（一）合同内容风险在采购过程中，合同内容风险的主要体现在合同存在不合理内容，损害合同权益，影响财务付款和物资供应，这与双方的稳定运作和发展是不相容的，还会造成巨大的经济损失和合作纠纷。

（二）来自合同管理自身的风险在顺利进行采购活动、预防和控制风险的基础上，通常以合同形式确定合作内容。合同具有法律约束力，可以有效约束双方，保障交易的顺利进行，完成买卖。如果合同本身存在问题，则存在难以撤消的风险。因此，在签订采购合同时，企业应集中精力进行链接溯源，从源头上消除合同有关风险。合同通常涉及以下四个风险：第一，合同内容没有明确的信息，相关条件不清楚。第二，双方的信息和经济、法律义务不明确，导致合同签订后不履行或违约。第三，合同中存在欺诈或不当行为。第四，由于合同本身的管理问题而无法签订合同。

（三）合同执行风险在管理采购合同时，当事方必须在签订合同后，根据合同标的内容开展相关工作，以保护自己的权益。违反合同的风险会损害一个或多个当事方的权益，如在合同签订时未约定应当承担的责任，缺乏适当的监督机制和限制性措施，对合作各方的关系产生重大影响，结果导致经济纠纷。

四、采购合同管理中可能存在的问题

（一）财务人员没有足够的合同处理机会，可能面临更大的资本风险。按照如今的采购管理流程，管理层在采购管理委员会批准后进行年度采购计划，要找到符合项目需求的供应商。在采购过程中，一些公司的业务部门未与财务团队进行沟通，而合同涉及太多财税方面的专业知识，不审合同风险很大。比如：合同未约定发票类型，最后专用发票难取得；合同未约定发票开具项目及税率，最后取得低税率的发票；混合销售合同没区分清楚，最后多交了税。会计依据权责发生制的原则，资产、负债的确认的源头都是合同，只有把控合同，才能把账理清楚，否则财务没法做好财务分析和内控。例如，一份销售合同回款周期远大于应收账款的周转期，企业现在资金紧缺，这合同应该怎么签？

（二）价格方面的问题在这方面，许多物资供应公司未能实现统一的定价体系，导致价格标准不均衡，增加了采购管理的复杂性。由于主观影响，物资购买价格评估存在较大偏差，因此没有可靠的定价基础。采购人员职位频繁变动，对材料采购价格缺乏了解和掌控的情况进一步加剧，订立合同时无法充分考虑价格因素。

（三）合同管理系统不完善，权利和责任不明确。先进的合同系统覆盖在公司合同管理的方方面面，公司在组织结构、人员配备、程序、监督和控制、绩效评估方面，都有特定的规则。而一些公司没有建立合同管理系统或合同管理系统不完善，缺乏常规约束，各部门之间的责权不明确，甚至部门之间发生冲突，亟需对此进行改进。

（四）合同细节管理方面的问题毫无疑问，每笔交易的风险水平是不同的。合同可以用来降低风险发生的概率，但不能保证一定不会出现问题。因此，对于合同来说，以标准化的管理来确保安全交易，是避免风险和损失的重要保障。

五、加强企业采购合同管理

（一）完善采购合同管理制度1.完善合同管理基础制度公司的采购管理系统是采购管理的基础。建立科学、严谨的合同管理制度，明确权力和职责，制定科学的管理标准，确保所有合同依法、合理管理。完善合同管理系统，执行全面的合同管理，要先明确的权利和义务，才能更好地执行流程管理和合同管理。2.完善采购合同审查制度合同审查应至少包含以下方面：第一是合同主体是否合法，主要是对实体资格的核实，审查签订合同的当事人是否是经过有关部门批准成立的法人、个体工商户；审查法定代表人或负责人的资格等。第二是合同的严肃性，重点审查合同内容是否损害国家、集体或第三人的利益；是否有以合法形式掩盖非法目的的情形，是否损害社会公共利益等。第三是检查合同约定内容在目标和重要性之间是否存在矛盾。确定合同条款有无遗漏，条款是否具体、切实可行。避免条款不全、抽象，为以后发生纠纷埋下种子。

（二）完善合同管理人才体系通过内部选拔和外聘，企业可以组建一支了解法律、运营，并可以处理合同问题的管理团队。通过法律、管理、技术等方面的知识的定期或不定期培训，提高人员的知识水平和实践技能。合同管理团队建立竞争性聘用机制，实行岗位责任制，奖励合理建议，鼓励和增强合同管理人员的积极性、主动性和创造力，为公司争取更多经济利益。

（三）参与合同内容的审核，减少财务风险合同管理应加强财务部门在合同起草阶段的参与程度，合理应用财务专业知识，降低潜在的财务以及金融风险。在合同标的方面，要考虑合同标的内容是否满足公司的需要、合同细节是否合法合理，财务人员要评估合同涵盖的公司可利用资源是否能够保障合同目标的实现。

（四）加强采购合同管理人员法律培训教育与队伍建设企业采购合同管理的质量与采购管理团队的质量密切相关。因此，提高合同管理人员的素质，是提升公司合同管理水平的重要途经。首先，要不断招募法律人才，对合同所涉及的法律条款严格把关。其次，烟草企业必须定期培训合同经理，增强综合能力；第三，定期到业务部门进行调查研究，实践与理论的结合，从公司实际业务除法，制定合法合理的采购合同管理办法，既有效地降低风险，又能保障公司业务顺利开展业务。

（五）建立合同管理信息系统伴随着数据处理的加速，企业可以利用计算机和网络技术创建网络信息管理和处理系统，以实现合同签署、执行、终止等方面的集成管理。所有合同管理涉及的项目计划、成本管理、质量管理、财务管理，和其他子系统集成在一起，能更好地实现信息共享，提高工作效率。

结束语：

综上所述，采购合同管理的基本原则促进管理标准和利益的同时提高。加强合同管理和控制合同风险的最重要出发点，是在合同准备和执行阶段进行合同审查及分层管理，通过完善财务链接和监督机制，实现采购合同管理科学化、数字化。随着市场经济的发展，烟草企业和大多数企业一样，都面临着法律风险。在众多法律合同中，采购合同是商业活动中最常见的合同之一，其所扮演角色也最为重要。然而，至今为止，烟草企业采购合同依然还存在着主要条款不明确、当事人无法履行合同等风险。如果烟草企业没有系统的风险防范体系，不仅影响企业管理、运营的开展，更会损害企业合法权益和经济效益。所以，本课题的研究对于提高烟草企业合同的法律风险防范，维护烟草企业采购合同的合法权益和经济效益，构建规范有序的企业运行秩序有着重要意义。

参考文献：

[1]沈朴学.关于物资采购合同管理的思考[J].中国市场，2020，(20):150+154.

[2]宋蓓.材料采购合同管理的风险防范与控制[J].现代营销(经营版)，2020，(02):89-90.

[3]王薇，谢京涛.企业采购合同管理中的问题与对策[J].起重运输机械，2018，(05):145-148.

第3篇：采购合同管理范文

2020年第4期总第362期物资采购是工程建设的重要一环，物资采购合同是约束买卖双方行为的约定性文件，自生效之日起生效，具有国家法律约束力，是工程物资采购最根本、最直接的依据，直接影响工程物资保供和工程建设成果。合同的履行是一个系统工程，关系到业主、设计、施工、供应商、市场监督等多方主体，内外部制约因素较多。做好合同管理离不开公平完善的外部市场环境和企业内部的经营管理。2017年7月12日国家《中长期油气管网规划》，2019年12月9日国家管网公司挂牌成立，未来一段时期我国将迎来新一轮管道建设高峰。在国家管网公司统一投资建设运营、设计施工市场主体公平竞争参与的体制机制下，研究物资采购合同管理问题，对提高油气管道工程建设企业的市场竞争力，更好迎接油气管道行业发展面临的机遇和挑战具有现实意义。

一、物资采购合同管理

1.物资采购合同的含义物资采购合同是企业或工程项目作为需求方，向供应商采购物资，按双方达成一致意见的供需条件，签订的具有法律效力、确定双方责权利的书面文本。

2.物资采购合同管理的主要内容物资采购合同管理是动态的，包含合同洽谈、草拟、签订、合同生效、变更、中止直至失效的整个过程。同时，合同管理具有系统性，涉及管理过程中人员管理、制度建设、审查监督，以及合同相关方的沟通管理等多方内容。

二、石油管道工程物资采购合同的特点

石油管道工程采购物资种类多、数目多，具有石油管道行业特点，主要表现在以下几个方面。

1.合同周期的不确定性石油管道工程点多、线长、面广，在工程项目全周期中，参建方较多且复杂，包括业主方、勘察设计方、施工方、监理方、供货方等。受多种因素影响，一般工程很难保证每一环节都能准确无误地按照项目进度计划实施与推进，这导致了物资需求的变更可能，进而造成合同周期的不确定性。

2.石油管道工程物资采购的专业性石油管道工程物资采购合同主要服务于长输石油天然气管道项目甲方业主供材和乙方总包商集中采购物资的询商、询价、采办、驻厂监造、运输、清关、仓储等，有着较高的技术附件要求。其对技术服务要求广、标准高，需要相关的专业技术人员参与，并确认符合技术、质量、周期等供货要求的生产商、经销商、商进入供应商名录，以供筛选和签约供货。

3.石油管道工程物资采购具有集中采购优势大型长输石油天然气管道项目具有周期长、投资高、专业性强等特点，特别是管材、阀门、压缩机等长周期生产设备，往往需要设计单位、生产厂商共同进行定型、审图、定产。如果单独采购将大幅提高成本，只有发挥集中采购优势，资源共享，系统运作，全周期管理，才能最大限度提高供货能力，满足项目需求，取得规模效益。

三、合同管理中存在的主要问题

石油管道工程物资采购合同管理中，存在的问题涉及方方面面，包括合同的起草和签订、履行过程的跟踪监督、合同后期的归档、合同管理人员队伍建设、合同相关方管理等。将合同管理的全周期划分为前、中、后3个阶段，即签约、履行、关闭3个阶段，有利于理清思路、抓住重点。结合近年来合同管理实践，存在的主要问题包括以下方面。

1.合同签约阶段存在的主要问题审查供应商资质是合同正常履行的前提条件，也是必要手段，但往往会由于审查合同相对方资质时不够严细认真，导致相对方缺乏相应授权或技术要求不符等不合格的情况出现。部分项目对招标文件、设计说明、图纸研究不透彻，现场考察不充分，与工程技术人员结合不紧密，未征求相关业务部门的意见，忽视了重要岗位人员的审查和会签，缺失部分技术条款或合同项设置不完整，这些都会影响合同约束条款的准确性。还有部分项目对招标合同或谈判合同的过程安排不恰当，在时间周期上与签订审批流程发生冲突，造成“事后合同”，存在违规风险。

2.合同履行阶段存在的主要问题不及时签订或变更合同，具有业务风险。对存在争议或违约行为的合同，未予以足够重视，导致超过诉讼时效。部分合同过程管理粗放，签证索赔依据不足，或相关法律证据缺失，从而导致诉讼失败。双方完全按照合同履约程度较低，违约现象严重。以上实际操作过程中产生的问题，主要是由于忽视合同的全周期管理，重视签约而不重视合同履行所致。3.合同关闭阶段存在的问题对已签署合同的归档，仅限于最终合同文本存档，而忽略采购过程文件资料归档，导致后期合同跟踪、合同纠纷无可追溯之源，也会给内部审计工作带来困难。缺少合同后评价，导致错误教训未及时吸取更正，问题重复发生。

四、强化合同全周期管理

合同管理是系统性工作，贯穿于合同管理全过程，每一环节的规范科学管理都将对合同乃至项目经营产生深远影响，因此要建立基于全周期管理的理念，从事前、事中、事后全流程监督监控合同各项管理业务的执行。尤其是对合同的动态管理，要摈弃“重签约、轻履行”的旧观念，对合同履行期间实施有效监督管理，保证合同履行的最终效果。

1.深化合同签订管理在合同签订前，合同管理部门要会同各业务部门认真分析合同文本的各项内容、条款，确保切实可行，权责分明。一是要严格审查供应商的资质，选择优质供应商才能提高采办效率，降低成本。二是提高设计图纸和招标文件的研究深度，针对石油管道采购特点，特别是长周期设备等关键物资，有针对性地设置条款，提前启动采购程序，对于相似内容可以采用标准化模板，有利于优化资源、降低供货风险。三是严密把关，组织专业人士进行评审，使用合同专用章，采用不同类型专门编号。这样不仅保障合同的合法合规，也有利于防患于未然。

2.强化合同履行管理合同履行过程管理是合同全周期管理中最难监管的一个阶段。要扎实开展日常基础管理、执行控制工作。合同签订后，项目经理要落实采办责任，加强与供应商沟通，按合同约定做好驻厂监督、期中验收、现场交验等基础工作。要经常深入现场，掌握熟悉工程进展和供货进度，关注设计变更、施工变更等关键环节，尤其是一些不按预定方案变更的设计变更、工程变更，要严格控制，及时办理变更的相关审批手续，确保物资供应和验收签证手续的及时有效、真实准确。要根据物资生产、交付、变更情况，严格履行付款审批流程，尤其对于合同履行中的异常情况进行重点跟踪备案，如有纠纷及时止损。审计监督部门要发挥监督职能，重点项目出现异常要及时给予关注，从主体责任、监督责任两个方面共同推动合同依法合规履行。

3.从严合同关闭管理合同关闭管理包括：一是涉及到合同资料的归档，从过程资料到文本付款资料都要进行整理归档，合同管理已进入信息化管控时代，可依托信息平台资料，将纸质文本一一对应，为法律纠纷提供重要凭证。二是及时对合同关闭结果进行跟踪，涉及结算、违约等纠纷的，及时行使索赔权，维护自身合法权益。三是对合同履行全流程进行后评价分析，分析得失，为今后的采购合同提供经验教训。四是将合同履行后评价结果应用到供应商管理中，建立完备的供应商库和动态管理机制，与优质供应商形成战略伙伴关系，清退不合格供应商。

五、完善合同管理保障体系

企业强化合同管理离不开制度体系、组织体系、考核激励机制和信息化技术的保障。

1.完善合同管理制度合同本身是具有法律效力的文本，与合同相关方的责权利直接相关，要制订切实可行的合同管理制度，为合同履约提供有力的支撑与保障。包括对组织机构、人员配置、运行流程、信息化管理、监督检查、绩效考核等方面做出具体规定。比如，中油管道物资装备有限公司近年来在绩效考核中引入的“事后合同”、“诉讼纠纷”专项指标，既真实反映了合同管理中暴露的问题，也有效避免了相关不合规事件，降低了诉讼风险，起到了制度制约作用。

2.提高信息化的业务融合度随着信息化、互联网、大数据时代的到来，合同专业软件成熟度越来越高，并且企业逐步将合同管理与财务管理、项目管理、供应商管理、审计监督、档案管理等业务融合开发，大幅提高了企业合同管理和经营管理水平。比如，中石油管道局统一开发推广的以ERP系统、工程项目管理平台、数据仓库为核心的企业级经营管理信息系统，将合同签订、审核、资金拨付等强关联的业务进行有效融合，通过在线操作、流程控制、智能分析等手段，逐步实现工程项目的动态管理、全程控制，提高了经营一体化管理水平。其中，合同管理系统已经多次升级，业面操作更加友好，业务融合度更高，为合同全周期管理提供了先进手段。电子商务方面，中油管道物资装备有限公司已将供应商纳入企业电子招标、集中采购商务平台，利用线上线下两种模式，大幅提高了采购效率。中石油集团公司统推的联合监督电子信息系统，对所有线上运行的合同开展电子监查。系统登录人员可以根据权限采集汇总分析大数据，更全面精准地开展合同相关工作。这些信息系统经过多年数据沉淀和系统升级，统计分析功能变得更加全面，必将在未来经营管理中发挥越来越大的作用。

3.加强采购经营管理队伍建设石油管道物资采购合同的专业性，要求采购人员具备大量专业知识和实践积累。采购人员不仅要知晓合同法律方面的知识，更重要的是熟悉和掌握采购产品物资特性以及管道勘察设计、施工、运行等专业知识，同时还要熟知采购流程及谈判技巧。具体培养要求包括如下方面：一是将合同业务人员纳入企业经营专业队伍范畴统一培养，打通合同管理人才成长通道，加强专业培训、取证上岗和项目锻炼，培养既具备专业法务知识又熟悉设备物资、工程实践的经营人才。二是单个项目的经营人员应相对固定，保证业务延续性，岗位交流要参照财务系统做法，进行严格的业务交接签字程序。三是物资采办是党风廉政问题高发领域，要加强依法合规和廉政警示教育，保持警钟长鸣，教育引导员工恪守职业道德，防范廉洁风险。

六、结语

第4篇：采购合同管理范文

未对合同履行状态进行有效的跟踪和反馈，导致合同结算不严格，无法进行适当的合同履行情况的检查有些公司虽然对合同签订前的比价、招投标等工作进行了规范和控制，但缺乏有效的合同履约的跟踪管理，经办人员编制付款预算时往往将同一家供应商涉及多笔合同付款混报预算，特别是合同重要条款发生变更是无法对合同版本进行控制，在账务上无法准确知晓公司还有多少在手合同没有履行，对于监控付款及合同履约更是无从下手，无法及时发现和处理异常情况。

二、非供应链类采购合同管理体系建设

针对以上的漏洞和问题，笔者试着转变管理思路，采用深度应用金蝶ERP系统的思路，采用项目管控方式，建立起公司的非供应链类采购合同管理体系。通过建立一套规范和有效控制非供应链类合同管理业务操作流程并对合同承办部门的经办人员进行有针对性的培训，在国家内控法规和现有制度保证的情况下，有效监控这一部分合同的执行和结算，有效降低企业财税风险、提高合同履行执行效率，提高公司信誉。

（一）确立项目的阶段性目标

1、确立非供应链合同类合同分类及编码规则。

2、实现在金蝶ERP实现非供应链合同类合同的录入、审核、付款、开票结算流程顺畅。

3、指导业务人员操作，确立试点对象，完成两个月的业务同步模拟测试。

4、制定《非供应链类合同管理操作规范》。

（二）项目具体实施的总体思路

1、根据公司现状确立本单位涉及纳入管理的合同实施的范围。针对公司业务情况对涉及的合同进行分类和编码规则的制定。合同编号是一个基本的工作点，也是录入ERP系统进行管理的一项重要内容。编号是可以按照部门代码+年份缩写+合同类别进行编号，也可依据以前公司或单位的习惯分类来编，总之，目的只有一个，方便记忆、保存和查找。

2、走访业务单位并开展公司合同管理现状的调研，了解并分析现有流程风险点。可以采取对公司业务进行分析的方式，找出涉及问题最多的部门和业务，有针对性的进行问题调研。特别需要挖掘现有合同履约结算流程的风险点。

3、根据调研结果拿出具体项目方案并在项目组开展项目方案评审。在这个阶段需要注意，可以先对公司使用的财务软件进行深度挖掘和利用，尽可能不要改变稳定系统的核算思路，但对于需要重点把控系统又无法支持的情况下，建议对系统进行简单的开发调试。例如，例如有的公司在年初会下达技改计划和资金预算计划，而系统提供的合同录入单据中又没有填列技改编号的地方，那么可以在合同录入单据和付款单及系统发票的单据上进行将此内容添加成必录项。

4、根据确定的方案在ERP测试系统进行模拟测试，包含权限设置测试、业务流程测试、关键控制点测试、财务控制点对接等。这个环节特别重要，需要在测试库中进行完整业务录入，并对各种可能发生的情况做好业务应对，有的公司的财务软件如果系统操作复杂，那么更要考虑与财务流程的对接，包括什么角色的业务人在什么情况下做怎样的动作来完成。

5、根据测试结果编写《非供应链类合同管理操作规范》并组织业务和财务开展一对一业务操作培训。

6、确认项目正式系统试运行时EnterpriseResourcePlanning推进范围，采取先试点再推广的方式，以公司常常发生的合同试点对象，在测试帐套中运行检查2-3个月无特殊流程变化后逐步推广至其他非供应链类合同正式运行。

（三）笔者对开展该项目的思考

第5篇：采购合同管理范文

1.一致性问题

管道工程物资采购合同是上级主管部门统一下发的标准文件，通用性强。但下级单位没有根据实际应用情况进行修订，采购不同的管道工程物资仍使用同一种版本的合同的情形时有发生。如工程材料和工程设备制造过程质量控制、包装和售后服务等要求不同。另外，一些需供货方安装调试、报验的“交钥匙物资”，与简单的建筑材料采购合同要求相同显然是不合适的。过于简单会造成合同约束不全，给以后的执行带来隐患；过于复杂则会造成许多条款不适用。

2.霸王条款问题

一些采购合同的付款条件近似“霸王条款”，只允许“卖方货到并现场验收合格后，买方按合同约定付款”。对于一些买方市场的物资，供方为了尽快销售物资，勉强能够达成协议；但对于一些卖方市场或合同管控较严格的物资，双方则很难达成一致。如果买方要求“货到并验收合格后付款”，而卖方要求“款到后发货”，双方如何达成一致，又如何实现“平等、自愿、公平和诚实信用”的原则。

3.条款模糊问题

一些采购合同规定迟交货要缴纳一部分违约金是合理的，也是必须的。但合同内容上却并未规定具体交货时间，只写“接到甲方（采购方）通知后××日内”，造成卖方必须提前把产品生产好，随时等候买方通知，一方面买方在物资仓储、保管等都需要再支付一定的费用；另一方面某些物资如果长期存放于不满足保管条件的地方，其使用价值会降低，对双方都没有益处。

4.现场服务问题

管道工程建设所需设备大多需要专业人员来安装、调试，有些需要供货商的配合。对于需要供货商配合安装调试的设备，采购合同没有约定卖方需到的现场次数及超出次数后“有偿服务”的条款，致使卖方到现场服务几次后，配合现场服务的积极性不高，或经多次协调后才能到现场且提出一些“有偿服务”的要求。由于合同中没有做出相关约定，无法根据合同向业主或委托采购单位再收取费用，给合同地执行带来困难。

5.质保期问题

管道工程的建设周期较长，有的甚至长达7～8年，对于此类工程，采购合同仍规定物资的质保期从物资到达现场验收合格之日起1～2年。也就是说，物资在工程竣工之时已超过其质保期5～6年，极容易出现质量隐患，一旦发生质量问题将很难追究供货商的责任。

6.内外有别问题

根据规定，管道工程物资采购合同应与供方签订HSE协议，这是管道工程施工现场HSE管理的要求，也是GB/T24001、28001标准和Q/SY1002.1-2013标准的要求。它作为约束双方环境、健康和安全行为的文件，与采购合同具有同样的法律效力。但不应只要求国内供方签订HSE协议，对国外供方则也要有这方面的强制要求，必须做到一视同仁。

7.货款拖欠问题

管道工程建设具有“兵马未动，粮草先行”的特点，工程建设物资一般都需先期到达施工现场，有的甚至提前一年或几年。由于管道工程业主按施工进度进行拨款，采购物资到货验收合格后无法按合同约定付款，过程一旦延期，支付合同尾款就会“无限延长”，一些供方不得不靠“律师函”来索要货款。

二、解决方案

1.根据实际修改合同文本，使其适应不同物资的采购要求

采购合同是物资采购的法律文书，对需方和供方具有相同的约束力，合同双方都应本着认真、负责、诚实、守信的态度，避免造成合同的随意性。因此，合同双方应根据所采购物资的固有特性，确定合同所需签订的条款，修改表述不明确、易产生歧义的条款，删除无用的条款，增加必须明确的条款。

2.合同双方充分协商，按阶段付款

在管道工程建设中，需方与供方的关系是互利互惠的，管道工程建设市场的健康发展需要众多供方的支持和配合，签订“霸王条款”是一种短期的行为。由于管道工程建设物资一般都有一定的制造、运输、验收、安装调试及试运行等阶段，因此，需方可按其供应的不同阶段支付一定比例的货款。如制造阶段支付10%～20%，出厂验收合格支付20%～30%，现场验收合格支付10%～20%，安装调试合格支付10%～20%等。对于需要支付预付款的货物，采购单位应向商和生产商同时索取近

3年的经注册会计师事务所审计的财务报表。若审计报告没有负面评价且近一年的资产负债率均低于75%、净资产收益率均高于7%、近3年平均资产负债率平均低于70%、净资产收益率平均高于8%，则说明该供货商破产的风险较小，可以支付。对于其新材料、新设备的试制，可预先支付一定数额的预付款。为防止合同风险，这部分款项占合同总价款的比例不宜超过30%。这里要说明的是，对于大宗、常用的材料、设备设施，经双方协商可不支付预付款。

3.强化沟通，掌握物资交货时间的主动权

尽管管道工程有其固有的特性，如工期问题会受到种种客观条件制约而有时无法事先确定，致使一些管道工程物资采购合同无法规定具体交货时间，但这不是问题的全部。一些问题可以通过强化沟通来解决。在采购合同签订前，作为采购服务方，一方面，要加强与工程项目部的沟通，以便及时了解工程进度和面临的问题，及时调整采购进度计划，在合同中明确物资大致的供货时间；另一方面，要及时与供方沟通，随时掌握所采购物资的生产、运输进度，一旦施工现场发生变化，应及时通知供方调整生产进度。

4.在合同中明确供方到现场无偿服务次数、有偿服务价格等内容

获取合理的利润是企业的追求，要求供方长时间的无偿服务必将导致矛盾产生。要调动供方到现场服务的积极性，提高其服务水平，就必须使其“有利可图”。因此，在签订物资采购合同时，要明确供方到现场无偿服务次数和有偿服务价格。管道工程项目部要加强对施工单位及现场的管理，在要求供货厂商现场服务前，应确保施工现场具备服务条件，以便厂商人员到达后及时完成服务，减少服务次数，降低供货厂商的现场服务成本，提高其现场服务质量和积极性。此外，采购单位现场服务人员应积极与项目部协调，主动掌握现场施工实际，以便后方人员协调供货厂商现场服务，做好各项工作。

5.正确区分质保期和保修期，规定阶梯式的质保或保修费用

质保期是指厂商承诺的产品在正常使用情况下不会危及人身或财产安全的时间段。质保期的终止时间没有法律规定，一般由生产者自行确定。保修期是指厂商向消费者出售商品时承诺的对该商品因质量问题而出现故障时提供免费维修及保养的时间段。确定保修期要解决的问题是，标的物在使用过程中因质量出现问题而无法正常使用时，其出卖人或承揽人在一定期间内负有维修以恢复标的物正常使用功能的义务，并承担维修过程中产生的全部或部分费用。管道工程物资采购合同要明确质保期和保修期，不能将其混为一谈。在具体确定质保期和保修期阶梯式费用时，管道工程建设物资采购可参考家电行业的相关规定。如质保期1年，保修期1年内收取合同价款的0.5%，2年收取合同价款的1%，3年收取合同价款的1.5%等，由工程业主或承建单位选择。这样既照顾了供方的利益，提高其服务积极性，又避免了超过质保期供方不愿意再服务的情况。

6.签订HSE协议，国内外供方应一视同仁

管道工程物资采购合同中与供方签订HSE协议是约束供需双方在物资供应全过程中相关事项的规定，它与采购合同具有同等的法律效力。既然规定采购物资必须签订HSE协议，就不应内外有别。一旦涉及违反HSE协议的法律责任问题，签署协议的可以依据协议处理，没有签署协议则将为日后的纠纷处理埋下隐患。

7.严格执行合同约定，及时拨付货款

合同是约束双方权利义务的法律文书，一旦签订，双方当事人必须严格执行。作为管道工程建设业主，要在建设合同中明确规定采购物资货款的支付方式及违约的处罚方式，工程项目部应严格执行与业主签订的建设合同。采购单位应及时按照采购委托协议的要求，向管道工程项目部申请进度款；项目部审核无误后，应及时向采购单位拨付，降低供货厂商的成本，提高其供货质量和服务积极性。

三、总结