采购档案管理全文(5篇)

第1篇：采购档案管理范文

〔关键词〕医用耗材;档案管理;信息平台;构建

根据目前医院的发展要求，现代医院管理过程中要求建立医用耗材档案管理信息平台，以实现对医院耗材的有效管理。医用耗材是目前医院管理过程中的一个重要项目，应当引起医院的足够重视。国家《关于全面深化价格机制改革的意见》提出，要“巩固取消药品加成成果，进一步取消医用耗材加成”。继若干地方零散地取消耗材加成之后，耗材零差价将要在全国范围内推行［1］。因此，探讨医用耗材档案管理的信息平台构建具有重要的现实意义与科研意义。

1医用耗材档案管理的现状

1.1存在的问题

大部分医院的医用耗材管理内网管理凸显被动，医用耗材档案未全部实现电子化管理，很多医院在管理过程中缺乏对医用耗材的有效管理与维护工作，从而出现了不同程度的耗材浪费与外流、耗材过度使用，以及重复使用等现象。医用耗材档案管理局限于资质证件管理，没有对供应商与医用耗材进行充分有效地分析，难以实现对档案信息的有效管理与运用，导致医用耗材档案管理无法发挥应有的作用。

1.2市场预测和发展趋势

医用耗材从诊断、监护、治疗、给药都将全面开启一个智能化的时代，构建医用耗材档案管理信息平台，进一步实现医用耗材动态管理，精确溯源，真正实现档案管理与实物管理相结合，有效保证医用耗材安全使用，防止其使用不当造成浪费、过度使用或超范围使用，从而减少医院和患者的损失，保障患者利益成为一种必然的发展趋势［2］。

2医用耗材档案管理的信息平台构建

将分布在不同信息系统的耗材管理信息整合到一个平台，便于审批、调用、监管、存查，最终降低耗材占比，提高合理使用率和满意度，减少库存，降低医保费用。

2.1加强医用耗材研究信息的获得

首先，对医用耗材研究信息进行调研，采用实地考察法与问卷调查法。然后，研发构建一体化信息平台，汇集医院电子医嘱系统、物资管理系统、医院协同办公系统(OA)的相关信息，建立新的信息交互渠道。最后，上线测试并进行有效改进。在评价总结上将数据分为A组与B组，A组中讨论的是信息平台构建前我院医用耗材档案管理及其应用状况，B组中研究的是信息平台构建后我院医用耗材档案管理及其应用状况［3］。应用SPSS22.0统计软件，对比分析医用耗材档案信息管理前后耗材从申请到可申领耗费的时间、百元医疗收入卫材支出、盘点的库存数，科主任/护士长、统计员、科长的满意度。利用互联网技术构建医疗器械的管理系统网站，以对供应公司与医疗器械进行有效管理，在系统设置上设置用户权限，包括供应商、管理员与相关的部门等，可以在网站上进行资料的上传与信息数据的传递等。在医疗器械的信息化管理过程中实现供应商资料的上传，产品资质的证明与医院审核程序的完成等各种程序，最终实现医院档案管理的动态化与精细化管理。同时进行信息数据的对接传送，从而实现资源信息的共享，最终简化医院的工作程序，减少工作过程中的重复劳动等［4］。

2.2加强医用耗材档案的建立

为了实现与供应商之间的有效沟通，可以在医用耗材档案建立过程中针对每一个供应商分别建立各自的档案，可以专门设置一个医用耗材档案管理模块，进行医用耗材申购单的上传与审批结果的论证工作。在信息平台上供应商可以通过登录上传业务员的授权书与产品的注册证等，同时还包括采购合同的扫描件等，为电子档案的建立提供有效的数据支持。加强对供应商工作的有效录入工作，与电子档案的目录表进行有效对接。要求供应商在信息系统平台中提供资质证件，从而从资质角度为档案管理工作提供便利。运用医用耗材档案管理信息平台的形式能够节省档案管理工作的存储空间。

2.3加强资质证件的效期管理

医用耗材是医院物品管理中的重要组成部分，需求量比较大，在管理与查询过程中难度比较大，包括了大量的药品种类、来源与规格等，工作量较大，应当加强对此的充分研究。在传统内网的档案管理过程中也已经具有相对比较成熟的发展系统，能够实现档案管理预警机制的建立;但是也存在一定的缺陷，主要体现在难以充分获得供应商的有关信息，在证件更新方面不够及时，从而难以得到良好的医用耗材质量安全，容易导致医疗纠纷现象的发生。而采用互联网管理的方式能够设置1个月的预警机制，以加强医用耗材资质证件的有效管理，如果没有在一定时间内进行证件的及时更换，系统会自行进行相应处理，对于这部分耗材品种在未处理之前不再进行采购与发放工作，这种操作方式能够充分使用这些安全品种，有效发挥这些品种的作用［5］。

2.4加强医用高值耗材的档案管理

医用高值耗材的档案管理能够实现对全部档案信息进行建档，包括供应商的档案、采购档案与出入库档案等，同时进行预入库管理。具体的操作方式是供应商根据可能使用到的高值耗材进行医院二级库房的存放，在完成条码扫描工作之后，进行预入库手续的办理，根据此由系统自动生成入库记录。在患者使用之后，护理人员在系统中提取相应的生产厂家、经销公司的名称、产品名字、规格型号与产品批次等信息，并记录患者的名字、住院号、医师与手术护士等信息，将以上信息全部记录到系统电子档案中。在完成系统登录后，利用已经使用到的耗材信息，将其传送到内网医院资源规划系统库房的管理模块之中，从而完成出入库的调拨手续。同时供应公司登录管理系统平台进行货源补充工作，从而满足临床使用，减少运行过程中对医院资金的占用。将内网与外网进行有效对接，在高值耗材方面能够实现有效的全程网络管理，实现对各个环节的有效控制。

3小结

在档案信息化管理过程中能够采用信息技术，有效处置档案信息，实现对医用耗材档案信息的充分利用，依靠强大的信息数据，最终实现将实物管理与档案信息管理的充分结合与利用。

［参考文献］

［1］杨琼.医疗设备档案的建立与利用［J］.医疗装备，2017，30(5):61－62.

［2］白玲.医用耗材网络管理平台的建设与应用［J］.中国医疗设备，2017，32(8):166－168.

［3］唐丽琴.探究"9S"管理在医用耗材档案管理中的应用［J］.人力资源管理，2017(7):347－348.

［4］蒋叶秋.精细化管理在医用耗材及供应商资质文件档案管理中的应用［J］.办公室业务，2016(11):95.

第2篇：采购档案管理范文

关键词：人才服务；档案管理；管理模式；信息化；新形势

引言

从20世纪80年代起，就业服务人事档案已经成为重要的“职业诚信记录”。对于个人而言，就业服务人事档案记载着个人的各种信息和履历，很大程度上是个人身份的说明。对于企业来说，就业服务人事档案是企业用人的重要参考，有利于企业更透彻地了解就业人员的个人信息。随着我国市场经济体制的确立，我国的人事档案管理制度也需要适应社会经济的变化，不断实现改革和创新，因此人才服务机构人事档案管理工作的服务理念和管理模式正发生巨大变化。作为流动人员人事档案管理专业机构，人才服务机构该如何适应新的发展形势，转变档案管理和服务模式值得深入探索。

1人才服务机构人事档案管理工作面临的新形势和新挑战

1.1人事档案管理制度逐步改革，力求更好地满足社会发展需求

在我国的社会发展中，尤其是推动我国人才强国的战略中，人事档案管理工作起着至关重要的作用，同时也在各项发展需求中不断演进。2014年，我国为了加强对流动人员的管理，相关部门就对此展开了有针对性的措施，对于流动人员的人事档案管理工作做出了专门部署和安排，力求使相关服务更加完善。其中对于流动人员的档案提出了更加明确的管理机制，为了方便后期的管理和服务，需要对流动人员的档案逐步实现统一化。此外，对于人事关系及相关的档案转递费以及保管费等都要求在2015年1月1日起取消，这就意味着流动人员能够在一定程度上可以免费获得各级公共就业以及相关人才服务机构提供的各项服务。由此可以看出，档案管理的公益化为全国亿万流动人员带来福利的同时，也对各级公共就业和人才服务机构擂响了改革的战鼓。

1.2人事档案规范化信息化管理是大势所趋

社会的发展离不开对人才的培养，人才队伍的培养是国家未来长久发展的保障。推动国家人才队伍的建设已经成为一个重要的课题，而做好人事档案管理工作恰恰是推进这些工作的基础。流动人员的人事档案管理工作要力求做到标准统一化、流程规范化。在人事档案管理不断发展的过程中，很多省份都为此做出了改革和创新，尤其是在流动人员人事档案管理规范化改革的进程中，部分省份就专门为此推出了针对流动人员档案管理的相关规定，这对于人才服务机构进行流动人员档案管理工作的规范化和标准化都有很大的促进作用。另外，人事档案管理信息化不断推进，不仅强调了对人事档案管理系统的开发，同时还针对相应的维护和管理做出了相关的规定。对于不同层级具体的实施和利用也给出了相应的解决办法，这一系列的措施对于人事档案管理的改革都具有巨大的推动作用。为了促进人事档案管理的规范化和信息化发展与进步，国家也出台了一系列政策。通过这些有力的措施和政策保障，不仅有利于人事档案管理更加标准化，同时也有利于人事档案在人才市场的快速传递。这也倒逼人才服务机构转变工作方式方法，利用信息化、网络化的服务手段提供更为规范的管理服务。

1.3企事业单位用工需求趋向多元化，就业人员身份复杂化

现阶段，我国很多企事业单位为了满足不同的用工需求，提高人力资源的管理效率，不再仅仅依靠劳动合同制度和聘用合同制度来进行人力资源管理，而是采用了更加多元化的用工方式。例如，较为常见的劳务派遣制以及劳务承包制等，近些年在企业中的应用非常多。根据相关数据统计，全国有九成以上的大型企业对于劳动派遣服务都有所涉及，劳动派遣服务已经成为很多企业获得人才的重要途径之一。随着社会需求的增加，劳动派遣服务的范围也在不断地扩大，而且涉及各行各业的人才，无论是外国使领馆，还是企事业单位、非营利性的机构都有所涉及。目前劳务派遣人员也呈现出多层次化的趋势，不再仅仅局限于农村劳动力和外来从业等领域，而是逐步扩大到了一些高层的管理人员和一些专业的高级技术人员。劳务派遣制度很大程度上解决了很多企业实际的用工需求，而且相对来说这种服务比较灵活，无论是对于企业还是就业人员都具有十分积极的作用，相信在以后的发展中，劳动派遣服务也会在更多领域中得到更广泛的应用。企业用工多元化的需求，以及就业人员身份复杂化的现状，是现阶段社会发现的普遍现象，这就给人事档案管理工作提出了更高的要求，只有不断地改革和创新，才能更好地服务于社会。

2人事档案管理工作存在的问题和当前的探索实践

2.1存在的问题

人事档案管理工作的改革与发展，是我国社会市场经济发展的必然，它对于我国的信用建设、福利分配以及人才管理等各个方面都提供了有力的制度保障。虽然我国的人事档案管理模式近些年来也有了一定的改革和发展，但是现行的模式依然难以适应社会发展的实际需求，因此在很大程度上对于社会的进步具有一定的制约作用。

2.1.1人事档案管理理念落后，公共服务意识不强按照《就业促进法》规定，就业服务机构为“公共服务性质”，人才服务机构作为人才社会化服务体系的重要组成部分，本应为公众尽可能地提供最大化的服务，但是现阶段的人事档案管理仍然采用的是全封闭性的模式。因此公民很难对自己的档案记录有所了解，即便有某些未知的污点记录，自己也无从得知，这就使得在实际生活中，在某些情况下而因此受挫。另一方面使得档案工作者认为档案工作的全部内容就是建档、存储、保管，只要承担好“看护人”的角色就是一名合格的管理人员。

2.1.2人事档案管理的方式较为落后，影响办事效率很多人事档案管理的信息化建设相对滞后，无法满足社会实际需求。目前，档案信息化建设工作尚未普遍推行，虽然有些地区对于人事档案管理的信息化建设已经开始做出初步的尝试，并制定了相应的规定，开发了相应的程序，但是还是仅仅处于初期的探索阶段，涉及的功能还相对较少。在实际的工作中，很多档案都面临着反复调用的情况，而依然采用纸质档案对存档人员来说无疑是一个巨大的工程，会因此消耗巨大的人力、物力。另外，往往在档案反复调用的过程中，一旦某个环节出现问题，就很有可能出现档案损坏或丢失等情况。这将给就业人员带来不必要的影响，同时还会影响人才服务机构的公信力［1］。

2.1.3“人档分离”“死档弃档”现象严重，严重影响档案的权威性和价值的实现由于目前就业形式更加多元化，同时人员流动性较大，在人事档案管理的过程中面临很多现实性的困难。“人档分离”是在很多单位中都普遍存在的一种情况，往往很多档案会出现一成不变的现象，无法与当事人的实际情况进行及时的同步，因此也就无法发挥其真正的作用，只是流于形式。目前除了公务员及一些事业单位和大型企业等对人事档案较为重视，还有很大一部分就业单位对此需求并不是十分明确，因此其功能也在逐渐弱化，就会有“弃档”“死档”等问题出现，这也成为档案管理中的一个普遍难题。这些情况不仅无法有效地发挥人事档案本该有的价值，同时使人事档案的权威性也容易遭到质疑，长此以往，我国的人事档案管理工作将会更加艰难［2］。

2.2先行地区人事档案管理新模式的探索

2012年12月，我国正式开展了人事档案电子化的新模式探索，率先在成都试行。首先对不同的纸质档案进行分类整理，然后对此进行了相应的信息化处理，最终形成了与纸质档案一致的全真电子档案。有了这些电子档案，相关工作人员就可以在数字档案库中查找相应的档案，大大提高了工作效率。“电子档案”建设在全国逐步推进，目前有一些省份开始启动人事档案的数字化管理和电子化建设。通过档案电子化的建设，会有效地提高人事档案管理工作的效率，无论是档案的变更、存储还是调用都会变得更加方便，既节省了时间，同时也在一定程度上节省了在人事档案管理工作中的投入成本［3］。

2.3新形势下重构人才服务机构人事档案管理模式的思考

一是坚持“以人为本”的档案管理理念，强化人事档案的公共服务功能。一方面要切实了解就业人员的实际需求，同时也要结合现行社会的发展趋势，管理模式逐步向人性化和多元化的方向发展。真正地从就业人员和企业的实际需求出发，不断完善管理服务机制，提高服务质量。在人事档案建档的过程中，工作人员一定要秉承认真负责的态度，确保档案的准确性和完整性，同时规范信息记录范围，保障当事人的个人权益。在档案的服务和利用方面，要逐步实现人事档案的公开性，增加人事档案的透明度［4］。二是合理确定人事档案记载内容，主动适应人事档案管理信用化改革趋势。社会经济的发展会带动社会文明的发展，因此社会征信体系的建设也是势在必行，在其不断推进的过程中，人事档案的管理工作也要适应其发展需求，不断地进行转变和创新。人事档案不仅仅只是个人身份与能力的体现，同时还是一个人的德、能、勤、绩、廉等全方位信息。人才服务机构应主动适应形势发展的需要，调整人事档案内容结构；同时可以对其社保缴纳以及绩效考评等综合情况进行展现：这些都有利于反映个人的实际情况，从而使档案的静态管理逐渐走向动态管理，使人事档案成为用人单位评价和招聘各类人才的重要依据［5］。三是对于人事档案管理工作要加强信息化的建设。想要实现人事档案管理的信息化，不仅要掌握就业人员的数量结构以及分布和流向的具体情况，同时还要实现动态化的更新，从而更好地为就业人员提供有效的服务。另外对于人事档案信息的管理，要全面推进数据库的建设，在其建设的过程中，一方面要确保就业人员个人隐私以及国家机密得到有效的保护，另一方面要在此基础上对人事档案进行相应的数字化和信息化处理，从而形成一个完整的电子档案系统，为人才信息网络平台提供准确有效的资源。在相关系统及平台建设的过程中还要制定相应的制度作为保障，确保整个人事档案管理的科学性和合理性。此外，除了基础的个人信息，还可以拓展诚信档案、业绩档案等多种形式，从而使就业人员的档案更加多元化，也为相关单位提供更多参考的依据［6］。

3结语

综上所述，对人才服务机构的人事档案管理工作加强改革与创新，逐渐完善其管理模式，对于我国社会经济的整体发展具有十分重要的意义。现阶段，我国很多地区的人事档案管理模式仍然比较落后，这不仅不利于提高工作效率，同时也很难满足社会发展的快速需求。随着流动人口越来越多，企事业单位的需求更加多元化，因此人事档案管理的难度也会越来越大。针对我国目前人事档案管理的现状以及所面临的问题，通过科学合理的方法，逐渐加强人事档案的信息化管理，充分利用互联网信息技术，构建出一个统一的信息化人事档案管理系统，这对于我国人才队伍的建设以及企业的发展都将产生积极而深远的影响。

参考文献

［1］梁晓玲.科学发展观视角下的现代人事档案管理理念［J］.办公室业务，2017（11）：142.

［2］半月谈.现行人事档案制度弊端日渐明显全国超60万弃档族［EB/OL］.

［3］李卫华.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究［J］.行政事业资产与财务，2020（11）：32-33.

［4］滕秀茹.数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化［J］.黑龙江科学，2019（15）：84-85.

［5］冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化［J］.产业与科技论坛，2015（5）：225-226.

第3篇：采购档案管理范文

关键词：人才服务；档案管理；管理模式；信息化；新形势

引言

从20世纪80年代起，就业服务人事档案已经成为重要的“职业诚信记录”。对于个人而言，就业服务人事档案记载着个人的各种信息和履历，很大程度上是个人身份的说明。对于企业来说，就业服务人事档案是企业用人的重要参考，有利于企业更透彻地了解就业人员的个人信息。随着我国市场经济体制的确立，我国的人事档案管理制度也需要适应社会经济的变化，不断实现改革和创新，因此人才服务机构人事档案管理工作的服务理念和管理模式正发生巨大变化。作为流动人员人事档案管理专业机构，人才服务机构该如何适应新的发展形势，转变档案管理和服务模式值得深入探索。

1人才服务机构人事档案管理工作面临的新形势和新挑战

1.1人事档案管理制度逐步改革，力求更好地满足社会发展需求

在我国的社会发展中，尤其是推动我国人才强国的战略中，人事档案管理工作起着至关重要的作用，同时也在各项发展需求中不断演进。2014年，我国为了加强对流动人员的管理，相关部门就对此展开了有针对性的措施，对于流动人员的人事档案管理工作做出了专门部署和安排，力求使相关服务更加完善。其中对于流动人员的档案提出了更加明确的管理机制，为了方便后期的管理和服务，需要对流动人员的档案逐步实现统一化。此外，对于人事关系及相关的档案转递费以及保管费等都要求在2015年1月1日起取消，这就意味着流动人员能够在一定程度上可以免费获得各级公共就业以及相关人才服务机构提供的各项服务。由此可以看出，档案管理的公益化为全国亿万流动人员带来福利的同时，也对各级公共就业和人才服务机构擂响了改革的战鼓。

1.2人事档案规范化信息化管理是大势所趋

社会的发展离不开对人才的培养，人才队伍的培养是国家未来长久发展的保障。推动国家人才队伍的建设已经成为一个重要的课题，而做好人事档案管理工作恰恰是推进这些工作的基础。流动人员的人事档案管理工作要力求做到标准统一化、流程规范化。在人事档案管理不断发展的过程中，很多省份都为此做出了改革和创新，尤其是在流动人员人事档案管理规范化改革的进程中，部分省份就专门为此推出了针对流动人员档案管理的相关规定，这对于人才服务机构进行流动人员档案管理工作的规范化和标准化都有很大的促进作用。另外，人事档案管理信息化不断推进，不仅强调了对人事档案管理系统的开发，同时还针对相应的维护和管理做出了相关的规定。对于不同层级具体的实施和利用也给出了相应的解决办法，这一系列的措施对于人事档案管理的改革都具有巨大的推动作用。为了促进人事档案管理的规范化和信息化发展与进步，国家也出台了一系列政策。通过这些有力的措施和政策保障，不仅有利于人事档案管理更加标准化，同时也有利于人事档案在人才市场的快速传递。这也倒逼人才服务机构转变工作方式方法，利用信息化、网络化的服务手段提供更为规范的管理服务。

1.3企事业单位用工需求趋向多元化，就业人员身份复杂化

现阶段，我国很多企事业单位为了满足不同的用工需求，提高人力资源的管理效率，不再仅仅依靠劳动合同制度和聘用合同制度来进行人力资源管理，而是采用了更加多元化的用工方式。例如，较为常见的劳务派遣制以及劳务承包制等，近些年在企业中的应用非常多。根据相关数据统计，全国有九成以上的大型企业对于劳动派遣服务都有所涉及，劳动派遣服务已经成为很多企业获得人才的重要途径之一。随着社会需求的增加，劳动派遣服务的范围也在不断地扩大，而且涉及各行各业的人才，无论是外国使领馆，还是企事业单位、非营利性的机构都有所涉及。目前劳务派遣人员也呈现出多层次化的趋势，不再仅仅局限于农村劳动力和外来从业等领域，而是逐步扩大到了一些高层的管理人员和一些专业的高级技术人员。劳务派遣制度很大程度上解决了很多企业实际的用工需求，而且相对来说这种服务比较灵活，无论是对于企业还是就业人员都具有十分积极的作用，相信在以后的发展中，劳动派遣服务也会在更多领域中得到更广泛的应用。企业用工多元化的需求，以及就业人员身份复杂化的现状，是现阶段社会发现的普遍现象，这就给人事档案管理工作提出了更高的要求，只有不断地改革和创新，才能更好地服务于社会。

2人事档案管理工作存在的问题和当前的探索实践

2.1存在的问题

人事档案管理工作的改革与发展，是我国社会市场经济发展的必然，它对于我国的信用建设、福利分配以及人才管理等各个方面都提供了有力的制度保障。虽然我国的人事档案管理模式近些年来也有了一定的改革和发展，但是现行的模式依然难以适应社会发展的实际需求，因此在很大程度上对于社会的进步具有一定的制约作用。

2.1.1人事档案管理理念落后，公共服务意识不强按照《就业促进法》规定，就业服务机构为“公共服务性质”，人才服务机构作为人才社会化服务体系的重要组成部分，本应为公众尽可能地提供最大化的服务，但是现阶段的人事档案管理仍然采用的是全封闭性的模式。因此公民很难对自己的档案记录有所了解，即便有某些未知的污点记录，自己也无从得知，这就使得在实际生活中，在某些情况下而因此受挫。另一方面使得档案工作者认为档案工作的全部内容就是建档、存储、保管，只要承担好“看护人”的角色就是一名合格的管理人员。

2.1.2人事档案管理的方式较为落后，影响办事效率很多人事档案管理的信息化建设相对滞后，无法满足社会实际需求。目前，档案信息化建设工作尚未普遍推行，虽然有些地区对于人事档案管理的信息化建设已经开始做出初步的尝试，并制定了相应的规定，开发了相应的程序，但是还是仅仅处于初期的探索阶段，涉及的功能还相对较少。在实际的工作中，很多档案都面临着反复调用的情况，而依然采用纸质档案对存档人员来说无疑是一个巨大的工程，会因此消耗巨大的人力、物力。另外，往往在档案反复调用的过程中，一旦某个环节出现问题，就很有可能出现档案损坏或丢失等情况。这将给就业人员带来不必要的影响，同时还会影响人才服务机构的公信力［1］。

2.1.3“人档分离”“死档弃档”现象严重，严重影响档案的权威性和价值的实现由于目前就业形式更加多元化，同时人员流动性较大，在人事档案管理的过程中面临很多现实性的困难。“人档分离”是在很多单位中都普遍存在的一种情况，往往很多档案会出现一成不变的现象，无法与当事人的实际情况进行及时的同步，因此也就无法发挥其真正的作用，只是流于形式。目前除了公务员及一些事业单位和大型企业等对人事档案较为重视，还有很大一部分就业单位对此需求并不是十分明确，因此其功能也在逐渐弱化，就会有“弃档”“死档”等问题出现，这也成为档案管理中的一个普遍难题。这些情况不仅无法有效地发挥人事档案本该有的价值，同时使人事档案的权威性也容易遭到质疑，长此以往，我国的人事档案管理工作将会更加艰难［2］。

2.2先行地区人事档案管理新模式的探索

2012年12月，我国正式开展了人事档案电子化的新模式探索，率先在成都试行。首先对不同的纸质档案进行分类整理，然后对此进行了相应的信息化处理，最终形成了与纸质档案一致的全真电子档案。有了这些电子档案，相关工作人员就可以在数字档案库中查找相应的档案，大大提高了工作效率。“电子档案”建设在全国逐步推进，目前有一些省份开始启动人事档案的数字化管理和电子化建设。通过档案电子化的建设，会有效地提高人事档案管理工作的效率，无论是档案的变更、存储还是调用都会变得更加方便，既节省了时间，同时也在一定程度上节省了在人事档案管理工作中的投入成本［3］。

2.3新形势下重构人才服务机构人事档案管理模式的思考

一是坚持“以人为本”的档案管理理念，强化人事档案的公共服务功能。一方面要切实了解就业人员的实际需求，同时也要结合现行社会的发展趋势，管理模式逐步向人性化和多元化的方向发展。真正地从就业人员和企业的实际需求出发，不断完善管理服务机制，提高服务质量。在人事档案建档的过程中，工作人员一定要秉承认真负责的态度，确保档案的准确性和完整性，同时规范信息记录范围，保障当事人的个人权益。在档案的服务和利用方面，要逐步实现人事档案的公开性，增加人事档案的透明度［4］。二是合理确定人事档案记载内容，主动适应人事档案管理信用化改革趋势。社会经济的发展会带动社会文明的发展，因此社会征信体系的建设也是势在必行，在其不断推进的过程中，人事档案的管理工作也要适应其发展需求，不断地进行转变和创新。人事档案不仅仅只是个人身份与能力的体现，同时还是一个人的德、能、勤、绩、廉等全方位信息。人才服务机构应主动适应形势发展的需要，调整人事档案内容结构；同时可以对其社保缴纳以及绩效考评等综合情况进行展现：这些都有利于反映个人的实际情况，从而使档案的静态管理逐渐走向动态管理，使人事档案成为用人单位评价和招聘各类人才的重要依据［5］。三是对于人事档案管理工作要加强信息化的建设。想要实现人事档案管理的信息化，不仅要掌握就业人员的数量结构以及分布和流向的具体情况，同时还要实现动态化的更新，从而更好地为就业人员提供有效的服务。另外对于人事档案信息的管理，要全面推进数据库的建设，在其建设的过程中，一方面要确保就业人员个人隐私以及国家机密得到有效的保护，另一方面要在此基础上对人事档案进行相应的数字化和信息化处理，从而形成一个完整的电子档案系统，为人才信息网络平台提供准确有效的资源。在相关系统及平台建设的过程中还要制定相应的制度作为保障，确保整个人事档案管理的科学性和合理性。此外，除了基础的个人信息，还可以拓展诚信档案、业绩档案等多种形式，从而使就业人员的档案更加多元化，也为相关单位提供更多参考的依据［6］。

3结语

综上所述，对人才服务机构的人事档案管理工作加强改革与创新，逐渐完善其管理模式，对于我国社会经济的整体发展具有十分重要的意义。现阶段，我国很多地区的人事档案管理模式仍然比较落后，这不仅不利于提高工作效率，同时也很难满足社会发展的快速需求。随着流动人口越来越多，企事业单位的需求更加多元化，因此人事档案管理的难度也会越来越大。针对我国目前人事档案管理的现状以及所面临的问题，通过科学合理的方法，逐渐加强人事档案的信息化管理，充分利用互联网信息技术，构建出一个统一的信息化人事档案管理系统，这对于我国人才队伍的建设以及企业的发展都将产生积极而深远的影响。

参考文献

［1］梁晓玲.科学发展观视角下的现代人事档案管理理念［J］.办公室业务，2017（11）：142.

［2］半月谈.现行人事档案制度弊端日渐明显全国超60万弃档族［EB/OL］.（2014-08-22）［2020-12-15］.

［3］李卫华.机关事业单位档案管理数字化技术应用探究［J］.行政事业资产与财务，2020（11）：32-33.

［4］滕秀茹.数字化背景下事业单位会计档案管理工作的优化［J］.黑龙江科学，2019（15）：84-85.

［5］冯丽博.数字化背景下的事业单位会计档案管理工作优化［J］.产业与科技论坛，2015（5）：225-226.

第4篇：采购档案管理范文

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

2.2验收档案

医疗设备技术档案是指设备到货验收的相关资料，主要包括验收时设备配备的操作手册等相关资料、备用零部件及初始测试部件、设备验收报告、设备厂家提供的培训记录、预维护方案等。其中，为了保证设备到货准确无误、设备功能正常，验收现场应有科室负责人、医工处负责人及供应商三方人员在场，设备验收报告中应包含三方人员签字。科室自行保存所需的必要说明书及零部件，需在设备验收报告中明确标明，其余随设备一同到货的资料全部交由医学工程处登记并建立验收档案，由专人负责建档登记保管。同时，随同验收的医工处相关人员在验收完成时也需进行登记，该登记以设备验收时间顺序为依据，记录设备到货日期、到货情况、培训情况、安装科室及相关设备信息，用于设备快速查询及到货情况核对等。

2.3维修维护档案

据国外统计，不合格设备中约10%会导致严重伤害，33%会导致伤害，其他会导致轻微或潜在伤害。因此，发达国家的医院已经把医疗设备的质量检测列为医疗质量管理体系的重要内容，要求医院相关部门严格执行设备质量标准和质量控制体系，保证设备正常运行，最大程度消灭或降低由于设备故障带来的医疗事故。维修档案包括：

（1）送修登记。指设备由于故障送到医学工程处进行维修，由送修人员进行的送修和取回的记录，为保障设备流转记录的可追溯。

（2）维修记录。其主要包括：①维修人员对设备进行维修后，登记设备的故障缘由以及维修情况；②设备维修后进行质量控制检测时的检测数据。登记内容包括送修日期、送修科室、送修设备及附件、故障缘由、送修人等信息。医学工程处人员在自行维修或返厂维修后，对设备进行质量检测，在保证设备达到质量控制标准后联系科室取回设备，并在取回时完善送修记录，确定设备及附件完好齐全的情况下取回临床使用。维护记录卡是设备进行日常巡检后的相关记录，巡检工作由医工处人员去临床科室进行外观检查，主要巡视设备是否能够正常工作、外观是否完好等基础内容，与医护人员进行沟通，了解设备的使用情况，纠正不正当的操作，及时排除疑难问题，并作相关记录。记录内容包括本次维护日期、维护人、下次维护日期，并制作成卡片形式固定在设备机身上，以便查询和下次维护。当维护记录卡记录已满时，更替新的卡片并将已有卡片交由医工处相关负责人员进行统一管理。不同设备的维护周期有所不同，除颤仪、输注泵、监护仪等生命支持设备维护周期为每3个月1次，大型影像设备维护周期为半年或1年1次。

3档案管理的模式

医疗设备档案管理主要体现在收集、保管和利用3个环节。首先要依据相关法规，联系工作实际情况，制定和完善档案管理的规章制度。我院在医院档案管理办法的基础上建立和完善了医疗设备档案管理办法，并严格执行。在实行医院、医学工程处、使用科室的三级管理基础上，加强各环节管理，明确设备档案的收集归档范围，规范建立设备各项档案，注重收集设备风险评估和预防性维护的原始记录，使医疗设备档案管理更加规范化和科学化。其次，应充分利用档案的扩展律和时效律，挖掘和利用医疗设备档案资源的价值。例如，根据设备的购置档案结合维修维护档案，编写设备经济效益分析报告，为医疗设备购置前期论证、规划设备升级换代等工作提供有力的基础数据；或根据设备的验收档案结合维修维护档案为设备的临床使用和维修维护工作的开展提供指导。档案管理有多种模式，目前医院中比较常见的是以下两种。

3.1档案分类管理模式

分类管理是根据档案类别不同进行档案分类，我院采用该类管理模式，档案内容主要分为购置档案、验收档案、维修档案和其他4个类别。

（1）购置档案以购置项目为保管单位，依设备采购时间和资金来源为位置索引存放。资金来源以英文字母表示，如Z代表政府采购、Y代表院内采购等。购置档案案卷编号由采购时间、资金来源和案卷顺序组成，例如S-13-Z-1表示2013年政府采购项目1号卷案。卷脊信息还包括：项目名称、设备名称、卷内文件。每案卷购置档案中可能包含多台设备的采购信息。

（2）验收档案以设备验收批次为保管单位，依设备类别和立卷顺序分别为一级位置索引和二级位置索引分类顺序存放。设备类别以英文字母表示，如A代表心电类、D代表超声类等。验收档案案卷编号由设备类别、档案在该类别中的序号和档案的卷号组成。例如S-D-17-1表示超声类别中17号卷案的第1卷。卷脊信息还包括案卷题名、生产商、产地、编制日期等信息。详细的卷案目录、卷内目录和卷内文件的档案编号登记均为档案调用效率提供了保障。

（3）维修档案根据设备的种类和维修维护的模式分为：①小型设备的送修记录采取统一登记，其预防性维护记录和质量控制记录采取分类登记，且均实现了电子化管理，以便查询和统计；②保修设备，包括核磁共振、CT、X线血管造影机等，其维修记录和预防性维护记录由服务商的专业技术人员出具，以独立设备为保管单位，依设备采购时间和种类为位置索引存放，便于核对设备维修详情和年度维护进度，能够对公司的设备预防性维护工作起到监督和敦促的重要作用。

（4）其他档案是相对独立的记录档案，包括设备计量合格证、设备巡检记录卡、不良事件上报记录等。档案分类管理要求档案人员在档案利用时，能根据利用需求，快速定位档案类别，定位档案卷案，提取档案信息。

3.2档案集中管理模式

档案集中管理是以设备主体为保管单位，依立卷时间为位置索引，即每台设备建立一卷档案，每卷档案包含设备的全部信息。从科室提交设备申请开始为设备立卷，档案中包含设备购置申请论证、购置合同等资料、设备验收资料、设备维修维护记录、售后服务记录等档案信息，随着设备使用，信息不断增加，直到该设备报废时，设备档案停止更新。已报废设备的档案应根据医院自身情况及相关档案管理规则，保存一定年限，为后期设备信息查询及设备更新换代提供依据。目前，首都儿科研究所、北京大学人民医院等医院采用该管理模式。

4讨论

档案分类管理的方法比较便于同类或同期档案的集中管理，有利于设备之间相同或相近信息的横向比较。不论是以项目类别划分的购置档案，还是以类别划分的技术档案，都能够在查找特定档案的同时对比同期或同类其他档案内容，使得管理人员对于档案内容具有感知，便于档案的整体管理。在档案编目过程中，分类管理的方法能够便于档案分开管理，有助于档案存储和相关统计工作；在档案调用过程中，该方法能够缩小被调用档案所在区域的范围，有效提高档案查询和调用的效率。该方法实施过程中也有许多弊端。例如，由于档案内容缺乏一定的连贯性，因此如果需要单一设备的所有档案，就需分别查找多个区域才能将全部内容拼接在一起；每一部分档案都需要独立的空间存储，在设备量较大而存储区域有限的情况下，该方法容易导致存放混乱，容易出现人为错误的现象等。档案集中管理的方便比较便于单个设备全生命周期的管理，有利于单个设备使用过程中的纵向比较。由于每件档案中包含一台设备的各类档案，在查找特定档案时能够获取该设备有关的全部信息，同时在存放过程中能够节约空间，方便存放。由于所有档案的统一管理，使得管理人员能够较容易检查设备档案是否全面，并针对不齐全的档案作出相关处理。在档案编目过程中，档案集中管理的方法能够便于档案整体管理，有助于统计设备使用过程中的连续性问题；在档案调用过程中，该方法能够快速查询与特定设备有关的全部信息，保证设备信息的完整性。该方法的不足之处在于，档案的建立依赖于单个设备的到货时间，因此档案建立顺序受时间影响较大；又由于设备资料常有无法一次性到齐的情况，导致设备技术档案容易延迟建档或出现多次弥补的情况，致使档案的时间排序标准不统一，给管理工作带来诸多不便；设备在使用过程中维修维护记录在不断更新，造成技术档案被频繁修改，加大了人工工作量，间接提高了档案管理成本等。

5展望

档案管理是医院医疗设备管理最基础的工作内容，未来发展趋势具有以下两个方向：

第5篇：采购档案管理范文

【关键词】档案管理；指导性管理；医院

在国内社会公共性质运行体制中，医院是其中较为关键的部门。医院具有多重关键的作用，具体表现为社会服务能力、公共服务性质等。在医院众多的科室中，档案管理工作较为关键。此类工作具有数据的繁杂性、类别的多元化、资料的多重性等特征，导致档案管理工作呈现无序的运行状态，引发相关工作效率问题，不利于医疗机构良好发展。

一、医院开展档案管理面临的问题

（一）模式单一性。医院档案管理制度，与传统的管理体制存在着较大差别。现行的医院档案管理体制，被要求在规定的管理体制中运行，运行中解决具有风险性的因素，防止造成经济损失。医院档案管理在日常运行期间，尚未融合先进的管理思想，并且未采纳约束性的管理标准。由此运行的档案管理制度较为松散，不具有灵活性的管理模式，为多发性工作问题提供了发展条件。例如，部分医院将档案管理部门当作资料查阅室，尚未充分发挥档案管理的信息价值，难以在档案管理中获取有效信息，在一定程度上削弱了档案资料的利用价值。

（二）制度不完善。医院内部的管理人员，忽视了档案管理工作的关键作用，尚未发展相对成熟的档案管理流程。在信息化科学力量持续性更新的背景下，部分医院引进相适应的工作系统。与此同时，档案管理系统被医院引入，但是基于管理层的不重视，造成档案管理系统尚未具有良好运行能力，系统内部的管理版块不完善，相配套的工作流程未全面落实，在一定程度上降低了档案数据信息的利用率，影响着医院档案资料的数字信息管理能力，为档案资料纸质老化、数据不清晰、资料不完整等不良现象埋下隐患。

（三）人员不专业。基于医院内部对档案管理工作的漠视，造成医院档案相关工作存在诸多问题，比如说：其他科室护理人员轮班兼任、实习护士等问题，此类医护人员不具有专业的档案管理技能，在一定程度上造成档案管理体系的运行能力削弱，难以发挥其工作价值，为其混乱性、不完善问题等不良管理现象的发生埋下隐患。此外，加之部门投资力度不足，配套设施不完善，为其发展带来了一定制约因素。

二、医院开展档案管理改革对策

（一）改善档案管理运行体制。档案管理工作，是现代化管理体系在发展与运行期间，逐渐衍生出来的极具专业性质与管理能力的工作类别。在诸多行业中，有一部分数据资料在科学管理的基础上，有助于企业发展，并且为企业制定未来管理计划提供参考依据，推动企业制定的营销计划与管理制度，促进企业发展具有前瞻性，获取良好的发展态势。为此，档案管理的有序运行较为关键。医院应调整自身的档案管理模式，优化其管理结构，保障管理工作处于有序运行状态，发挥档案管理工作价值。档案管理工作的改革，应依据时展需求，结合国家相关规定，逐一完善工作制度，实现管理制度细致化。医疗机构的设备档案，应在医院设备引进期间提供相关资料，促进医院依据资料内容，制定相适应的决策。一方面，发挥医疗设备的工作效能；另一方面，有效防止医院内部存在较多的闲置医疗设备。此外，医院设备如若在运行期间发生故障，为设备维修人员提供设备的应用档案，以及设备相关的内部资料（电路图）等，为其设备维修工作提供参考依据，便于维修人员第一时间查找设备故障成因，准确确定设备故障位置，采取有效措施，提升设备的运行能力。与此同时，在设备维修完成时，邀请维修人员提供翔实的维修过程，并予以记录，为设备后期保养提供档案资料，降低设备损坏概率，延长设备的使用时长，减少医院内部维护设备的费用支出，为提升医院经济效益提供管理性工作。例如，滨州市阳信县中医医院，建院多年，具有较为先进的医疗技术，以中西医结合为主要形式，其中中医是其医疗特色。在其采购中医药材时，应翔实记录每种药材的规格、种类、数量、采购日期等数据，便于在后期制药期间，加强药材管理。此类采购的档案信息，应加强管理，有助于减少医院采购成本，提升财务物资的利用效率，减少采购物资的过期废弃率，提升医院经济效益。

（二）完善档案的管理制度。档案管理制度，在完善期间应充分考量两个因素：限制性条件、指导性管理倾向。由此可知，档案管理制度，应发挥此两者的管理职能：一方面，有效 管理档案管理涉及的相关内容，保障其处于有序运行状态，减少管理不善造成的不利后果；另一方面，借助管理制度，提升档案管理人员、其他医护人员的工作状态，简化其工作流程，有效缓解医务人员的工作压力，尽可能减少由于档案管理不善引起的资料不全、药材过期、设备损坏等不良问题，保障医院处理高性能数据支撑的管理制度时，为医院各部门提供实时有效的数据信息，加强医院各部门协作能力，增强医院的运行能力。1.结合医院科室的专业性质、工作流程等因素，建立具有适应性的档案管理体系，确保档案管理制度具有医院科室的针对性，保障其在运行期间，获取医院各科室的配合，为运行档案管理制度提供基础条件。2.加强医务人员与病患者的档案资料管理，尽可能地减少档案管理存在的严重失误，有效避免难以估计的医疗事故发生。3.从各种角度入手，加强对管理体系的优化与调整，针对较为普遍的档案问题，采取具有针对性的管理措施，促进档案管理工作稳定运行，为医院稳定发展提供辅助性参考。案例1：建立病患资料卡，以此开展病患者的档案管理。档案管理流程：病患在挂号期间，为其建立病患资料档案，依据其缴费项目，将其病情数据传递给系统分配的主治医生，此部分档案信息由窗口收费人员在收费期间同时完成，将客户资料保存在财务系统，建立财务系统与档案管理系统的关联性，选择同步上传于档案管理系统，即可在收费期间完成档案管理病患资料卡的建立；当病患参加各项基础检查期间，每一项检查结果出具，均以档案更新的形式，上传于档案管理系统，由各检测人员，上传检测结果，保障检测数据与检测人员的档案编号相一致。病患拿着各项数据到医院后，医生在叫号期间，阅读此病患的相关信息，档案管理系统为主治医生提供的材料应包括：1.时间点，病患挂号，病患基本信息。2.时间点，病患参与的各项检测，每项检测以链接形式，点开即可查看检测结果。待病患行至主治医生面前时，医生获取其全面病情资料，开展询问与诊治。此档案管理流程，结合信息化科技力量，建立医院内部的协作机制，实施档案管理流程，为医院经营节省时间，提升医院工作效率，减少人为失误的发生频率，提升各部门信息整合能力，保障医院的运行处于有序状态。

（三）提升档案管理工作的专业化。在案例1中，提及的是病患就诊期间，应具有的档案管理流程。由案例可知，医院档案管理工作，需要各个部门的配合与协作，以此发挥档案管理的工作效能，全面提升档案管理的数据信息价值。为此，应加强医院各部门档案管理系统应用能力，重点培养档案管理人员的专业技能，促进其具备专业的档案管理知识，并且能够辅助各部门完成档案管理流程，以保障医院档案管理工作全面落实。1.加强医院内部管理人员工作，强化其对档案管理工作的重视，保障医院内部全员参与档案管理流程，促进医院各部门工作处于良好的信息整合状态，为档案管理制度的顺利运行提供基础条件。由管理人员主导档案管理，促进医院全面落实档案管理工作。2.建立档案管理工作，招聘档案管理相关专业人士，保障档案管理工作流程的全面实施，为各部门协作与信息整合提供档案管理工作基础。此外，如若暂时无法有效获取档案管理相关人才，应选择具有档案管理工作经验的人才，令其负责档案管理工作，加强档案管理相关知识的培训，保障其专业性能符合医院档案管理工作的需求。例如，在招聘档案管理职位时，面试问题可设置为“请问您如何理解采、分、编、典、流的含义”，以此考查应聘者档案管理的专业能力。利用档案管理的专业性问题，防止应聘者投机取巧的心理，为医院甄选具有档案管理专业技能的人才，保障医院的档案管理工作处于专业化运行状态，有效减少档案资料遗失事件发生，从根源上防止医疗纠纷事件发生，有助于维护医院公共服务名誉，保障医院的经济效益。3.加强各部门对档案管理工作的重视。鉴于医务人员具有较高的学历，具有较强的学习能力，在学习信息化档案管理相关操作时，由档案管理人员为各部门制定工作小手册，以简化档案管理工作流程，对于医务人员进行学习能力认可，以此保障档案管理工作的全面落实。此外，小手册或者操作流程画册放置在各科室，有效防止医务人员在工作繁忙状态下，疏忽档案管理工作的落实，以此增强其对工作的重视，借助其发挥档案管理工作的督促作用，全面提升医院内部档案管理工作，实现对医院内部档案管理的改革发展。

三、结语

综上所述，在社会发展的进程中，医疗体系获得与时俱进的发展契机。医院内部的档案管理制度，应实现全面改革，融合信息化技术的科技扶持，为医院运行提供辅助，减少管理制度不完善带来的诸多不利问题，保障公共服务部门处于优质有序的运行状态。为此，应全面加强医疗机构的档案管理制度，促进医院在档案制度运行的辅助下，为社会提供实时准确的医疗服务。

【参考文献】

[1]梁源.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].临床医药文献电子杂志,2019,6(A0):111.

[2]郭攀.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].办公室业务,2019(21):90-91.