采购档案管理全文(5篇)

0前言

随着我国医疗的普及以及诊疗水平的不断上升，医院内医疗设备的种类和数量都在显著增加，各种临床设备已广泛应用于疾病的预防、诊断、治疗、预后等各个阶段，它是医院进行诊断治疗和科学研究的物质基础，也是提高医疗质量和工作效益的重要因素。因此医疗设备已成为评价医院现代化水平的重要参考依据，同时也能够客观反映医院的医疗水平和整体实力。由此可见，医疗设备的管理对于评价医院的医疗水平和管理水平都具有重要意义。医疗设备的档案管理是指医疗设备具体信息的记录与维护，其信息更新周期从临床科室提出需求申请开始，直至设备达到使用年限或因其他原因报废为止。设备报废后，该档案还需根据需求继续保存，以便为日后其他相同或相近设备的使用提供参考依据。

1档案管理原则

医疗设备档案是医疗设备购置、验收、使用、处置等环节中重要的资料存档，对设备使用情况具有可追溯性，对同类设备的购置和使用具有指导意义，对医学装备管理具有重要作用。根据《档案法》等相关法规，档案管理的原则包括以下几方面：①档案完整，资料真实可信，具有可追溯性；②各层级条理清晰，便于档案查询，对重要信息有适当的备份，保证档案具有较好的使用效率；③由专人负责档案管理，档案收集和使用有明确工作流程和记录。

2设备档案内容

2.1购置档案

医疗设备购置档案是指设备申请及购置过程中的全部公文资料，设备购置一般采用公开招标或院内议价两种方式。公开招标方式产生的购置档案主要包括委托协议、招标文件、政府采购合同等资料；院内采购方式产生的购置档案主要为采购合同等。此外，还需医院医学工程处形成包括设备购置申请（由需求科室提交）、大型设备专家论证、设备资质证明等相关资料（由设备生产商或供应商提供），一同并入设备购置档案留存。

【摘要】本文简要分析了医院在运行档案管理制度时面临的问题：模式单一性、制度不完善、人员不专业，对此提出了改革档案管理体制的具体方式：优化档案管理的运行模式、完善档案部门的管理制度、加强档案管理人员的专业性培养，促进医院拥有运行良好的档案管理模式，推动医院经营性体制有序运行，为医院各部门工作建立稳定运行的档案管理制度。

【关键词】档案管理；指导性管理；医院

在国内社会公共性质运行体制中，医院是其中较为关键的部门。医院具有多重关键的作用，具体表现为社会服务能力、公共服务性质等。在医院众多的科室中，档案管理工作较为关键。此类工作具有数据的繁杂性、类别的多元化、资料的多重性等特征，导致档案管理工作呈现无序的运行状态，引发相关工作效率问题，不利于医疗机构良好发展。

一、医院开展档案管理面临的问题

（一）模式单一性。医院档案管理制度，与传统的管理体制存在着较大差别。现行的医院档案管理体制，被要求在规定的管理体制中运行，运行中解决具有风险性的因素，防止造成经济损失。医院档案管理在日常运行期间，尚未融合先进的管理思想，并且未采纳约束性的管理标准。由此运行的档案管理制度较为松散，不具有灵活性的管理模式，为多发性工作问题提供了发展条件。例如，部分医院将档案管理部门当作资料查阅室，尚未充分发挥档案管理的信息价值，难以在档案管理中获取有效信息，在一定程度上削弱了档案资料的利用价值。

（二）制度不完善。医院内部的管理人员，忽视了档案管理工作的关键作用，尚未发展相对成熟的档案管理流程。在信息化科学力量持续性更新的背景下，部分医院引进相适应的工作系统。与此同时，档案管理系统被医院引入，但是基于管理层的不重视，造成档案管理系统尚未具有良好运行能力，系统内部的管理版块不完善，相配套的工作流程未全面落实，在一定程度上降低了档案数据信息的利用率，影响着医院档案资料的数字信息管理能力，为档案资料纸质老化、数据不清晰、资料不完整等不良现象埋下隐患。

（三）人员不专业。基于医院内部对档案管理工作的漠视，造成医院档案相关工作存在诸多问题，比如说：其他科室护理人员轮班兼任、实习护士等问题，此类医护人员不具有专业的档案管理技能，在一定程度上造成档案管理体系的运行能力削弱，难以发挥其工作价值，为其混乱性、不完善问题等不良管理现象的发生埋下隐患。此外，加之部门投资力度不足，配套设施不完善，为其发展带来了一定制约因素。

摘要：目前，高校食品安全档案化管理意识薄弱，导致一些高校仍没有制定关于食品档案的相关制度，食品档案管理工作不规范、不合理的情况普遍存在。本文提出优化高校食品安全档案化管理的有效方式、规范食品安全档案的建设工作，使得食品安全档案化管理质量和水平有所提高，科学利用食品安全档案为高校食品安全提供保障。

关键词：食品安全；食品安全档案；档案化管理

一直以来，一些触目惊心的高校食品安全事故不断出现，社会影响极为恶劣。高校食品安全一旦出现问题，教学秩序则无法正常开展。高校食品安全管理工作落实不到位会对在校师生的健康造成伤害。因此探析如何利用食品安全档案化管理为学校的后勤改革工作服务，让高校食品安全管理部门提升食品安全工作水平，促进高校健康发展尤为重要。食品安全管理档案主要包括食品生产经营档案和综合协调监督档案，其中食品生产经营档案包括食品原料的质量分析报告、食品生产加工的操作管理情况、食品质检情况和食品企业信用指数等；食品综合协调监督档案一般包括日常的食品安全管理信息材料等。这些繁杂的食品安全档案急需运用档案知识管理理念进行管理和利用。食品安全的档案化管理为高校食品安全能提供最广泛、最精确以及最有说服力的书面依据，能增强餐饮企业的质量与责任意识，通过知识管理下统一规范的档案管理更能降低高校监管成本、提高监管效率、增强监管效果的食品安全监管新局面。

1高校食品安全档案对食品安全发挥重要意义

1.1高校食品安全档案保障食品安全溯源工作

很多高校发生的食品安全事件究其源头很大一部分是采购的原材料所含有害物质或所含添加剂不符合相关标准要求。现在的高校食品安全溯源在食品安全保障工作中尤为重要，食品安全溯源能在发生食品安全事故情况下准确的找出食品问题根源，使得食品安全工作得到开展。食品安全档案管理记录着许多与食品有关的各类信息，人们通过食品安全档案了解食品各个方面情况，如食品生产工艺、食品成分、添加剂含量、制作日期等内容，对以上信息了解后，排查食品安全隐患，解决因食品来源产生的问题，形成针对性的管理，使得在校师生食品安全获得有效保障，形成食品安全保障有效机制[1-3]。

1.2高校食品安全档案促进食品安全管理系统化

摘要：随着经济社会快速发展，目前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。萧山区多举措做好企业登记档案管理工作，开展了企业登记档案规范化建设、利用好档案影像系统、探索提高档案查询效率的路径。要强化企业登记档案管理，应当规范电子档案管理、提供优质档案查阅利用服务、推进政府购买档案服务，并保障档案安全。

关键词：企业登记档案；企业登记档案管理；工作实践与思考

企业登记档案指市场监督管理部门（原工商行政管理部门）依法进行企业登记管理过程中，产生的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等不同形式的资料。当前企业登记档案呈现数量巨大、管理动态化、利用频繁等特点。在商事登记改革背景下，企业开办、变更等登记数量逐年上升，企业登记档案数量快速增长。在经济活动中，企业的经营名称、经营场所、经营范围、法定代表人、股东、注册资本等都处于变化之中，因此变更登记频繁；加之企业登记实行属地管理，当企业住所发生变化时，登记档案会从原登记机关迁往新住所所属登记机关。2019年，笔者所在单位杭州市萧山区市场监督管理局办理企业登记档案迁入4264家、迁出2820家。此外，企业登记档案查询需求大，2015年至2019年，区市场监督管理局档案室共提供企业登记档案查询服务30万余次。

1企业登记档案管理工作实践：

以萧山为例一是开展企业登记档案规范化建设。企业登记档案管理作为市场监督管理部门最重要的业务档案之一，其规范化建设一直备受重视。2016年，区市场监督管理局专门成立了行政审批档案规范化管理小组，制定了企业档案移交规范、档案整理指南等规范性文件；并积极开展政府部门购买档案服务，将行政审批档案规范化整理服务工作列入政府采购项目。二是充分利用企业登记档案影像系统。萧山企业登记档案数字化工作起步较早，2003年区市场监督管理局就全面启动企业登记档案的数字化扫描工作。2016年4月，杭州市市场监督管理局开发了新版企业登记影像系统，将原来分散存储在各县（市、区）局的企业登记档案影像数据归总到市局集中存储。区市场监督管理局充分用好这一系统，将每日扫描的档案数字化成果通过增量备份同步至系统云存储中，与其他县（市、区）实现资源共享。三是提高企业登记档案查询效率。2019年，区市场监督管理局在区办事服务中心开设了企业档案查询便民窗口，还在局大厅和区办事服务中心一楼24小时自助服务区分别设置了企业登记档案自助查询机。通过电子签章、图像识别等技术，公众可以快速办理企业登记信息的自助查询、资料打印等业务。2019年8至12月，在自助查询机上实现档案查询185人次，自助打印档案材料733页。

2强化档案管理的若干思考

一是规范电子档案管理。为了让数据多跑路、让企业和群众“零跑腿”，2017年8月，浙江省全面推行企业登记全程电子化工作，通过各地的大力推广和引导，越来越多的申请人选择了全程电子化申报。但在具体工作中，登记部门要坚持需求导向，尊重企业选择，可由申请人自主选择半流程窗口登记。这样就形成了线上线下功能互补的政务服务新模式，由此也对电子登记档案规范管理提出了新要求。首先要做到归档工作重心前移，参照《政务服务网电子文件归档数据规范》，建立并完善相关制度，确保电子登记档案的真实、可信、可靠、完整和可用。其次要探索企业登记档案电子归档与实体归档的关系，实现增量电子档案与存量纸质档案数字化成果互融互通，确保数据的延续性。二是提供优质档案查阅利用服务。企业登记档案利用对象范围广泛，注册登记部门、监督管理部门、执法办案部门及公、检、法、审计机关等在日常工作中均需要查阅利用档案；中外企业及自然人投资、签订经济合同、解决产权或股权纠纷时，也需要查阅利用档案。因此要发挥电子登记档案易于共享的优势，继续提高企业登记档案服务能力；并结合智慧城市建设工作，将企业登记档案利用服务纳入智慧城市建设框架中。三是保障档案安全。保障档案安全是提供档案利用服务的重要前提，在档案管理和利用过程中，可通过多种手段确保档案安全。首先是引进数据加密和安全浏览技术，保证电子档案数据存储的安全性；其次是设置用户分类查询权限，结合不同类型档案利用主体需求，设置相应的查询权限；再次是档案行政部门应该加强对档案信息和电子文件的安全监管，继续做好档案登记备份工作，并完善应急预案。四是推进政府购买档案服务。目前企业登记档案数字化工作与电子档案管理同步开展，档案管理工作量大且专业性强，仅靠市场监督管理部门，难以满足档案管理规范化要求及多维度的查询需求。建议严格按照《档案服务外包工作规范》，积极稳妥推进政府购买档案事务服务，规范并支持档案服务机构、专业机构参与档案事务。特别是对于海量的存量档案，可以通过政府采购档案寄存服务的模式，寻求专业机构支持，缓解基层单位在档案管理上的压力。

摘要：近年来，随着社会的不断发展以及市场经济总体环境的变化，我国绝大部分中小型国有企业旧有的企业档案管理模式已不适用于企业当前的发展，其档案管理效率与管理水平都需要加以优化提升。而笔者针对这一问题，选以中小型国有企业档案管理信息化建设力度为切入点，并对企业档案管理信息化建设的主要作用加以分析。

关键词：信息化建设；中小型国有企业；档案管理；作用分析

1信息化建设在中小型国有企业档案管理中的具体作用分析

1.1提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性

在我国部分中小型国有企业早期档案管理工作开展过程中，对于所管理的档案信息数据都缺乏必要的重视性与安全管理意识，整体管理模式较为粗放。例如在企业生产运行过程中，会将各项生产技术的具体工序流程、企业发展过程中所制定的决策计划等具有一定程度保密性要求的信息数据加以档案管理。但是在档案管理工作开展过程中，管理人员与企业往往将所管理的各项纸质信息管理数据进行分类管理，但却没有开展相应的权限管理工作，中小型国有企业的管理者与基层工作人员都可以接触到具有较高保密性质的文件数据，这也在一定程度上对中小型国有企业造成了经济损失与其他消极影响。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，通过构建企业档案电子数据管理库，将各类信息数据按照其保密等级与重要程度进行划分，不同的访问用户只能翻阅权限范围内的信息数据，从根源上避免了上述问题的出现，极大提高了中小型国有企业档案信息数据的安全性。

1.2降低了中小型企业档案管理工作的运行成本

在以往中小型国有企业档案管理工作开展过程中，不但需要配置大量的工作人员，进行高重复性的档案整理、数据信息抄写记录等工作，还需要投入大量企业运营资金与固定资产。例如档案管理工作的开展需要占用企业内部办公面积来构建档案管理库，为防止纸质档案信息出现潮湿损坏，还需要采购配置抽湿机等电气设备。因此在中小型企业运营过程中，传统档案管理工作的开展也对企业造成了一定程度的财务压力。而随着我国中小型国有企业档案管理工作的信息化建设发展，中小型国有企业仅需要投入一定的资金与人力资源，用于采购计算机、服务器等相关信息化电子设备，以及研发中小型企业的内部档案管理系统平台，便可以开展更为高效的档案管理工作，不但其运行成本有所降低，还不会出现所储存档案信息出现损毁的问题。