高校人事档案管理办法精选(九篇)

第1篇：高校人事档案管理办法范文

关键词:高等学校档案管理办法;成人高校;档案管理

《高等学校档案管理办法》(简称新《管理办法》)是以1989年10月的国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》(简称原《管理办法》)为基础修订的,共七章四十三条,2008年9月1日正式实施。修订后的新《管理办法》,从高等学校档案工作的定义、适用范围等方面有了新的论述,对高等学校档案的管理体制、制度建设和工作要求提出了更高的标准,充分体现国家对高等学校档案工作的高度重视和档案工作在高校管理中的地位,为高校档案工作的发展和成人高校档案工作的开展提供了制度保障。

一、新《管理办法》的几点变化

1.扩大适用范围,把成人高校纳入办法适用对象

21世纪的高等教育事业蓬勃发展,除普通高校外,成人高等学校、高职高专学校和民办学校也不断得到发展,而且日益成为高等教育体系不可或缺的一部分,很显然原《管理办法》中只针对普通高等学校已经不能适应高等教育的发展现状和要求。所以新《管理办法》扩大了适用范围,涵盖了各级各类的高等学校,有利于促进所有高等学校档案工作的发展。

新《管理办法》明确规定“本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校”,特别把成人高等学校列出,这为成人高校档案管理工作提供了明确的方向,有利于规范成人高校的管理。根据新《管理办法》,成人高校可以重新修订本学校的档案工作管理办法,这为提升学校的管理能级、规范档案管理工作和促进学校更加科学发展奠定了坚实的基础。

2.明确了高校档案的管理体制和学校领导的机制

新《管理办法》规范了高校档案工作的领导体制,规定“国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作”,“国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查”,确定了政府教育行政部门对高等学校档案工作的业务指导、监督和检查职责,明确了高校档案工作的领导关系和业务指导关系,领导体制层次清晰、责任明确,操作性强,有利于高校档案管理工作的开展。

档案管理工作既是一项基础性工作,又是一项服务性工作。要做好这项工作,学校领导必须加以重视。新《管理办法》明确了高等学校校长是高校档案工作的第一责任人,强化了学校主要领导在高校档案工作中的责任,《管理办法》还规定“遇有特殊情况,应当立即向校长报告”。这些规定的推出有助于高校领导更新观念,增强档案意识,了解本校档案工作的现状,统筹全校档案事业发展规划,把档案工作作为学校管理工作的重要事情来抓。

3.规范了档案管理制度和档案人员的职责

新《管理办法》重新划分了适应于学校档案工作的11类归档范围,这样可以使学校档案工作朝着规范化的目标发展,使学校档案的归档内容更加全面。新《管理办法》提出:高等学校“应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度”,以评促进档案建设;“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”,强化学校各部门立卷制度。

《管理办法》要求“立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷、编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向学校档案机构移交”,规定了各部门负责档案工作人员的具体职责,保证学校各项管理活动中形成的档案材料和科研研究材料的完整、齐全。

4.增加了“学生类”档案管理内容

高等学校的主体是教师和学生,原《管理办法》片面强调了学校管理、教师和教学,而忽视了学生和学习。教育以学生为本,学生以学习为本,新《管理办法》对此进行了修订。在新《管理办法》中归档范围里增加了“学生类”档案的保管内容,具体内容“主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案,毕业生登记表等”。学生类档案要求从学生入校开始到学生毕业结束,档案中的记录要伴随学生在校学习的整个过程。把学生类档案正式写进档案管理办法中,把学生、学校和对社会有价值的档案并列起来,充分说明了学生管理档案在学校档案工作中的重要性,体现了学校对学生的人性化管理。

5.从经费、文件的管理和档案利用等方面提出档案工作的信息化建设

随着社会信息化的发展,数字校园的建设、数字档案馆建设势在必行,新《管理办法》明确规定“高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。

新《管理办法》在档案机构的管理职责上明确规定:“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。”提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”,突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的局限,突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位,这符合时展的要求。在档案的利用方面规定:“应当设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供开放档案目录、全宗指南,档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件”。

6.从职务聘任、待遇补助等方面彰显对档案工作者的人文关怀

新《管理办法》中明确规定“高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。”这个规定可以从根本上改变目前成人高等学校档案机构工作人员,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了档案工作人员学历层次低、工作积极性差等不利于成人高校档案工作发展的局面,为成人高校档案工作发展的人才需要奠定了基础。

对长期接触有毒害物质的档案工作人员,“保障其依法享有工伤社会保险待遇及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助”,这使得多年来高校档案界极力呼吁的对因为长期接触有毒害物质的高校档案工作人员建立职业保障和依法取得补助得到了落实,体现了以人为本的档案科学发展观以及对高校档案工作者的人文关怀。

二、新《管理办法》对成人高校档案管理的影响

目前,成人高校档案管理工作的发展与教育发展的实际需要还存在着一定的差距,特别是随着成人高校工作能级的提升和成人高校深入开展的教育、科研、管理等方面的实际相比,成人高校的档案管理带有明显的滞后性。针对新《管理办法》提出的规定和新要求,加强成人高校档案管理的基本思路有以下几点。

1.改变档案管理模式,适应成人高等教育事业改革发展的需要

在当前科学技术迅猛发展,知识经济和信息化浪潮日益发展的背景下,成人高等教育学校建设开始出现新的局面,使原有的档案门类、数量和内容远远不能满足教育发展的需要。随着成人教育改革和发展形势的需要,档案工作重点应由以往收集、整理、保管为主转向以开发、利用和服务为主,提高档案的利用,扩大服务功能。成人高校的档案工作是成人教育的信息资源,只有重视开发利用,不断拓展业务范围和服务领域,才能充分发挥信息资源的优势。

2.加强档案管理人员的队伍建设,提高档案人员的业务素质

要实现成人高校档案的科学化管理,关键要提高档案管理人员的素质。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养,使之能热爱档案管理工作,有强烈的事业心、责任感和良好的职业道德修养。同时,要加强对档案管理人员的业务技能培训,不断为其提供接受继续教育的机会、更新档案专业知识,通过系统学习,使之在专业的深度与广度上都有较大的提高,在管理实践中能够具有进行信息收集、加工、存贮、传递的能力,能够积极开展档案利用工作,为成人高校的发展和评估提供详实的材料资源。只有这样才能满足新形式下成人高校教育发展与改革工作的需要。

3.大力加强电子档案管理,不断探索档案管理现代化的新途径

随着人类进入信息时代,档案的形式和载体、档案信息的传播方式和途径等发生了根本变化;随着教育的改革与发展,成人高等教育档案资料呈现出复杂、繁琐、量大的特点,这对高校档案机构提出了新要求,必须应用现代化信息技术手段实现对成人高校档案的管理,实现档案资源和档案管理的信息化。针对网络和计算机的普遍使用,成人高校可以利用教育主管部门的专门教育教务管理软件,从录取新生开始,将学生的姓名、性别、照片等基本信息录入数据库,将在读学生的学籍信息输入到互联网以便于检索,将学生在校期间的学科、专业、成绩档案等信息化管理。同时,成人高校要适应档案管理发展的趋势,对形成的重要文件建立纸质文本和电子档案双备份,减少纸质档案的使用,努力做好档案信息管理系统的使用、维护和安全工作。

总之,成人高校的档案是衡量学校教育管理水平和教学质量的重要标志之一,也是学校开展教育教学、科研的重要信息来源与决策的依据。因此,作为成人教育档案工作者,要按照法制化的要求不断走上正规,不断加强档案管理意识,加强档案的开发和利用,实现档案的数字化管理,充分发挥成人教育档案功能,为推动成人高等教育档案事业的发展和促进学校各项工作做好服务和保障工作。

参考文献:

[1]魏小寅.高校成人教育档案管理的几点思考[j].绍兴文理学院学报,2006,(12):136-137.

第2篇：高校人事档案管理办法范文

民办高职院校毕业生在离校之前没有落实就业单位的学生，需要将档案返回生源地由院校就业指导中心派人送至即人才交流中心进行登记编号，毕业生择业期一年内可以进行免费存放。

二、民办院校就业档案服务程序

1.开具证明。择业期内未落实就业单位并且档案还存放在市人才交流服务中心的毕业生可以享受一下服务：凭就业报到证开具存放档案证明、开具未就业证明其他与档案相关的证明。

2.档案提取。择业期（2年）内就业手续办理完的毕业生，可以凭就业报到证、加盖公章的就业协议书，到各级人社局进行档案提取。择业期内没有就业毕业生不能进行档案的提取。

3.对于自谋职业、出国留学、择业期未满的毕业生档案和派遣期内自谋职业或自费出国留学以及择业期满后仍未就业的毕业生，可在各地市人才交流服务中心办理人事档案保管。

三、民办高职院校学生“学籍档案”与“人事档案”的主要区别

民办高校毕业生学籍档案是指学生通过参加全国统一高考并被录取的学生档案，它以文字资料形式记录学生在校期间的学习成绩、家庭状况、高考成绩、在校期间表现、在校期间的奖惩情况等。民办高职院校毕业生的人事档案是由学籍档案转换的，毕业生毕业后将其学籍档案中放入该毕业生的报到证当中，然后由学校将档案转交毕业生就业单位或人才交流机构。学籍档案也就正式成为毕业生的人事档案，它需要通过毕业生与用人单位或人才交流机构签订就业协议，取得报到证后才能得以实现。

四、民办高职院校毕业生档案存在问题及解决办法

一是毕业生进入国家机关、事业单位、国有企业，这些用人单位本身具有人事管理权，他们可以直接接收毕业生档案。二是各类非公企事业单位与民营机构他们没有档案管理权。毕业生毕业后一定将档案交由各级人才交流服务机构进行统一管理。档案存放在人才交流中心，方便又安全。三是毕业生在档案的转递过程中需要注意一下几点：

1.在不能完全搞清楚用人单位是否具备人事管理权之前，不能把档案转入该用人单位，应将档案转交给该用人单位所在地的人才交流中心进行管理。

2.个别没有档案管理权的单位违规接收档案，导致档案丢失。为了避免上述情况发生，毕业生应首先询问用人单位的性质，在确定对方是否具有人事档案管理权限后再决定将档案投向哪里。

3.档案的归属是有相关规程的，学生在离开学校之前要制定好档案调离时间，不要将档案来回调离，最好做到一步到位。

4.毕业生毕业后在异地找到工作单位，户口不落回本地的毕业生、考研的毕业生以及无法确定是否在用人单位长期就职的毕业生，这部分学生可以将自己档案交由人才交流服务中心进行托管。

五、民办高职院校毕业生工作后档案提取及补办办法

第3篇：高校人事档案管理办法范文

[关键词] 高职院校； 档案工作； 科学化； 专业化

档案工作的建设与发展不仅对于高职院校的建设与发展十分重要，而且对于高职院校档案工作的人员以及相关发展也是非常重要。为了适应我国教育事业的发展，规范高校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和开发利用档案资源，教育部和国家档案局联合制定《中华人民共和国高等学校档案管理办法》.笔者将在分析《高等学校档案管理办法》对高职院校档案工作以及对从事高职院校档案工作人员要求的基础之上，讨论高职院校档案工作的建设与发展。

一、高职院校档案工作的基础性以及所需明确的建设

高职院校档案工作是高职院校教学和日常管理以及各项事业发展的重要依据及体现，也是高职院校可持续发展不可或缺的信息资源，这是高职院校档案工作基础性的体现。《高等学校档案管理办法》（下称《办法》）中强调了档案工作在学校中的重要基础性地位，进而强化各级学校对档案工作重要性的认识，对促进高职院校档案工作的建设与发展都具有重大作用。因此，高职院校档案工作在新形势下，所需明确的建设主要有以下几个方面。

1、进一步理清高职院校档案工作的管理体制

《高等学校档案管理办法》规定学校校长负责领导学校的档案工作，并进一步明确校长的主要工作职责。一是学校校长要确保国家在宏观层面上出台的相关档案管理的法律法规及方针政策的有效贯彻落实；二是根据学校档案工作的实际情况，批准并制定学校档案工作的相关规章制度；三是为了促进学校档案信息化的建设能够与学校其他各项工作保持同步发展的进程，应当在学校的整体发展规划中明确档案工作的地位和重要性，便于今后档案工作的顺利开展；四是重视学校档案机构的岗位设置、人员编制、馆库建设、经费保障等方面的建设和发展，确保学校档案机构能与学校的整体发展规模相协调；五是明确方向，做好学校档案工作的重要奖惩和其他一些重大问题的决策。

2、明确高职院校档案工作的管理范畴

根据《高等学校档案管理办法》，高职院校应当对纸质文件档案料和电子文件档案材料同步归档。归档范畴主要有：党群类、行政类、教学类、学生类、出版物类、外事类，此外还有科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、财会类等，这一些范畴都必须归于档案工作的管理范围。高职院校档案工作管理范畴的明确，是新时期国家重视档案工作基础性的重要体现，有利于进一步加快高职院校的建设和发展，便于提高档案工作在学校中的地位作用，对促进高职院校档案工作的快速发展和具有积极的推动作用。

3、明确高职院校档案机构负责人及工作人员的素质要求

随着档案信息化建设和管理现代化的逐渐深入，学校档案工作的研究性和学术性日益上升，从而对高职院校档案机构负责人的综合素质和能力的要求也越来越高。《高等学校档案管理办法》在第二章第九条中明确规定：“馆长、副馆长和综合档案室主任应当具有高级以上专业技术职务任职经历，具有开拓创新意识和精神”。由此可见，作为高职院校档案机构的负责人，必须具备较高的专业技能，才能胜任管理与组织开展档案工作，也只有具有创新的思维和开拓的意识，才能做好新时期档案建设与发展工作。

其次，对高职院校档案人员的素质要求进一步提高。档案工作发展的关键在于人才，《高等学校档案管理办法》第十条规定：“高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员”。因此，专职档案工作人员是高职院校档案工作的基本力量，只有配备了相应数量和较高专业水平的专职档案人员，才能保证高校档案工作的正常、有序推进。同时《办法》还对学校档案工作人员的业务知识、文化知识以及管理技能等进行了明文规定，如档案工作人员要熟练掌握档案业务知识理论，具备较为宽泛的科学文化知识面，要精通现代办公设备的使用方法，特别是当前档案信息化水平要求日益增高，提升对现代化信息技术的研究是非常重要的业务素质。

二、高职院校档案工作建设与发展的机制

高职院校档案工作在教学、科研、管理育人等各项工作中发挥着直接服务的作用，不仅是高职院校工作的一个重要组成部分，而且还是高职院校办学过程和增强办学实力的重要财富，对高职院校的可持续发展有着非常重要的影响。因此，只有不断完善高职院校档案工作建设与发展的机制，才可以在新形势下建设高职院校档案工作的管理体制和管理范围，不断提高高职院校档案工作人员的素质要求。具体体现在以下几个方面：

1、构建高职院校档案工作管理体制的科学化

在现行高等院校档案工作领导体制的基础上，《高等学校档案管理办法》进一步对学校档案工作的领导体制进行了划分，并明确规定“高校档案工作由高等学校校长领导”，“分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作”。这一规定为高职院校档案工作领导与管理体制的科学化提供了实施的依据和方案。众所周知，高职院校的管理工作任务繁重复杂，校长作为学校的法定代表人不可能直接管理学校的一切工作，高职院校可以由副校长分管档案工作，由该副校长承担第一责任人校长的责任，并对校长负责。这样可以使高职院校档案机构有明确的直接负责人，而且也能够确保《高等学校档案管理办法》所规定的“校长负责制”真正落实到位。当高职院校档案工作职责纳入到校长的管理职责中，就转化成为校长应尽的义务，并相应地承担应有的法律责任，从而构建科学化的高职院校档案工作管理体制。

2、高职院校档案工作管理范畴的细分化

高职院校档案是国家档案的重要内容，同时也是学校在建设中、发展壮大中的见证。为了加强高职院校档案资源建设，更好地为学校中心工作服务，应该坚持集中管理为基础，在保证学校档案信息、资源完整、齐全的前提下，需要研究档案网络分级管理，进一步加快学校档案工作的现代化、信息化建设。也即实行分级管理制度是高职院校档案工作发展的需要。

分级管理可以采用实体分级管理和流程分级管理两种模式，即分别以档案实体和档案工作流程为划分依据，进行分范围、分阶段的管理。在实际工作中，各高职院校可以根据学校具体实际情况灵活采用。分级管理遵循国家制定颁布的档案法规和学校制订的有关档案管理的规章制度，坚持在学校的统一领导下，对档案工作集中管理，并辅助于分级管理；同时，分级管理还应坚持纸质文档与电子文档同步归档的原则，保证归档材料的齐全、完整、安全和利用。而针对高职院校，分级管理的机构主要由各院系、部门成立的档案分级管理机构组成，统一管理院校所形成的档案。因此，高职院校需要制订出各类档案管理办法与细则，以及文件材料归档范围及保管期限表，为各院系、部门顺利开展档案工作提供指导依据，从而更好地构建高职院校档案工作管理范畴的细分化。

3、培养高职院校档案工作人员的专业化

高职院校档案工作伴随着信息化、数字化时代的到来，已经呈现出新的发展态势。档案信息化己成发展的必然趋势。高职院校档案工作急需要档案信息化人才以及复合型人才，同时己在岗的档案工作人员对信息技术手段的掌握程度也在一定程度上制约着档案管理信息化、数字化进程的快慢与否。因此，拥有专业化的档案工作人员是高职院校档案工作发展的关键。一个专业的高职院校档案工作人员首先要具备良好的业务水平和工作能力，精通档案工作各个业务环节的同时，还要具备一定的信息挖掘、分析材料及编研能力。特别是要学习掌握计算机等信息技术，对电子环境下产生的信息进行搜集、加工、整理，逐步提高档案工作的现代化管理水平。其次，服务与沟通意识也是高职院校档案工作人员不可缺少的素质。

总之，在新形势下高职院校档案工作应当继续保持蓬勃向上的势头，为了在根本上满足建设高水平、特色鲜明的高职院校需求，应不断通过协同创新，适应社会发展和高等职业教育事业健康发展的需要，扎实推动新形势的高职院校档案工作向前发展的科学化与专业化。

参考文献：

[1]熊欢欢，高校信息公开与高校档案提供利用的差异化与整和性研究[J].档案管理，2011（03）.

[2]王玉玲，高校档案机构职能延伸的困境与出路[J].档案学通讯，2013（02）.

第4篇：高校人事档案管理办法范文

第一条为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章领导体制和机构设置

第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条各高等学校应在校（院）长统一领导下做好档案工作，确定一名校（院）长分管，并根据学校的实际情况,建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校（院）长办公室领导。

档案馆为系处级建制，由校（院）长直接领导。

高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：

（一）建校历史悠久，一般应在五十年以上；

（二）学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上；

（三）已集中保管的档案、资料在三万卷（长度三百米）以上；

（四）具备符合要求的档案库房和管理设备。

第六条高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条高校档案部门的基本任务如下：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；

（二）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料；

（四）开展档案的开放或利用工作；

（五）负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；

（六）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流；

（七）负责对全校档案工作人员的业务培训；

（八）开展档案宣传工作和利用者教育活动；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。

高校附属单位（如附属医院、校办工厂等）的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。

第九条高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章高校档案工作人员

第十条高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名（可由校长办公室副主任兼任），副主任一名。

馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员（或相当馆员）以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

第十二条高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第十三条高校档案工作人员（包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》（职改字[1986]第39号），实行专业技术职务聘任制。

第四章经费、库房和设备

第十四条高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学校可单独建设馆库，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十六条高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第二十一条高等学校文件材料的归档范围

（一）党政管理类

主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

（二）教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》［（87）教办字016号］执行。

（三）科研类

按国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发［1987］6号）执行。

（四）基本建设类

按国家档案局、国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发［1988］4号）执行。

（五）仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

（六）产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

（七）出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

（八）外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议（含在国内举办的）、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

（九）财会类

按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财预字（84）第85号）执行。

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第二十二条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十三条归档时间应按以下要求：

（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档：

（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档：

（三）科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第二十四条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十六条高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第二十七条高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章档案管理

第二十八条高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。

高校档案的分类方法另行规定。

第二十九条高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十条高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：

（一）对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计；

（二）按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十一条档案库房的技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。

第三十二条高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第三十三条高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第七章档案的利用和开放

第三十四条高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。

高校档案馆开放档案，应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制；

（二）利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费；

（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

（四）外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理；

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录（属开放范围的）、全宗指南、档案馆指南等。

第三十六条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：

（一）涉及党和国家秘密的；

（二）涉及专利或技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成部门规定限制利用的。

第三十七条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意；涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意,必要时要报请校领导审查批准。

第三十八条高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或校（院）长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第三十九条高校档案部门必须编制必要的检索工具，著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。

第四十条高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第四十一条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。

第四十二条高校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。

第八章考核、奖励和处罚

第四十三条高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第四十四条对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第九章附则

第四十五条本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。

第四十六条高等学校根据本办法可制订实施细则。

第5篇：高校人事档案管理办法范文

关键词:档案工作;高校管理;高校建设

高校档案工作无论是从历史还是现实的角度来看都是不可缺少的,但是各个高校对档案工作的重视程度不够无疑也是不争的事实。如何正确地认识档案工作与高校管理建设之间的紧密联系,是档案工作者为档案工作争取合适地位、发挥档案工作应有作用的前提。

1高校管理建设离不开档案工作

1.1档案的作用。高校档案形成于学校的招生、教学、科研、管理等活动过程之中,来源于高校各单位、各部门或个人的各项活动之中,随着高校的建立而产生,随着学校的发展而在逐步地积累。它是高校发展的历史记录,在维护高校历史真实面貌方面它具有着特殊的功能,是任何资料都不能取代的第一手材料,是办好一所高校必不可少的重要环节,对高校教育事业的发展具有重大的促进作用。在指导现实工作方面,是保持高校管理建设工作连续性的必要前提,是高校日常党政管理工作的查考凭证,是教学改革和科学研究工作的参考依据,是教学评估工作的基础和前提,是宣传教育的生动素材,是编史修志工作不可缺少的素材来源。①

1.2档案工作的必要性。高校管理建设是指高校为达到培养人才、服务社会的目标而采取的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等一切活动。其内容是基建设备管理、师资管理、教学管理、学生管理、科研管理等,其中心是合理调配人财物,优化资源配置,其目标是培养出更多高质量的人才,服务于社会。高校管理建设是由互相联系的各个环节构成的一个复杂的系统工程,要使这个系统的各环节协调高效地运转,也就是高校的决策、计划、组织、指挥、控制、实施等种种管理建设工作能有效地施行,必依赖于管理信息的流转,而这些管理信息最终就是以文件、材料、协议、报告、统计等形式存在的,工作结果和成果往往也以文字材料的形式来体现。这些文件材料的处理和流转过程真实地记录了管理建设过程,反映了工作成果,是历史的真实记录,其中蕴藏着丰富的经验教训和管理信息,有珍贵的保存和利用价值。如果这些文件材料不由专门的机构来收藏保管,随着人事和机构的变动,时间一长,就极容易散失。高校档案馆或档案室就是专门鉴定收集整理这些文件材料使之成为有序的档案信息资源系统并加以保管提供利用的专门机构,档案工作就是收集整理保管和提供利用等活动过程,文件材料是档案的前身,档案是文件材料的最终归宿。文件材料的重要作用要得到充分发挥,必有赖于档案工作。

1.3档案工作与高校管理建设相辅相成。高校管理建设工作中形成的文件材料,是管理建设工作的真实记录,按照规范管理的要求,要保证齐全完整,并立卷归档,这一规范要求为档案收集工作奠定了基础,保证了档案的齐全完整,从这个角度来看,高水平的高校管理建设成就了高水平的档案工作;从另一个角度来看,如果档案收集齐全完整,管理有序,能为学生、学校和社会提供满意的档案服务,也反映了高校的管理建设工作规范,作风严谨,成效显著。反之,没有高质量的管理建设工作,就不可能有高质量的档案工作;没有高质量的档案工作,也不可能有高质量的管理建设工作。由此可见,档案工作水平反映了高校管理建设工作水平,高校管理建设是档案工作的基础,档案工作是高校管理建设的一面镜子,二者是同步正相关的关系。

正是因为档案和档案工作不可或缺,作为高校档案工作历史经验的高度总结,2008年8月20日教育部和国家档案局联合了《高等学校档案管理办法》,其中第三条规定:“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。”

2档案工作对高校管理建设的促进作用

2.1档案工作促进了高校各部门工作的规范化。各高校都根据《高等学校档案管理办法》和《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定了适应本校具体情况的档案管理办法、立卷归档范围和保管期限,明确了高校各部门的职能活动中形成的文件材料中哪些属于立卷归档的范围,并按利用价值规定了相应的保管期限。这项规定的实行提高了管理者的档案意识,使他们在管理工作中习惯于把工作成果和办事程序等等形成具有规范形式的文件材料,并加以收集保管。此外,目前各高校正推行部门立卷,档案部门加强了与学校其他各部门的工作联系,上门指导立卷归档工作,使文书处理工作按照文件材料的最终去向—档案馆的要求在进行,这样做的实际效果等于把档案工作的部分前移到档案形成部门。立卷归档是档案部门的需要,也是高校管理建设部门的需要,正是因为档案部门着力实行《部门立卷归档办法》和《档案归档范围、类目设置和保管期限实施办法》,推行部门立卷归档,加强业务指导,毫无疑问,档案工作促进了高校管理建设工作的规范化。

2.2档案工作有利于管理建设工作者熟悉工作、把握全局。高校档案部门立卷归档是在各二级单位负责人领导下、在各个科室的积极配合下由兼职档案员来完成的,凡涉及到的人在他们的平时工作中都要经常清理经手的文件材料,注意妥善保存,在兼职档案员收集整理的时候积极配合,几乎每一个人都部分地参与了档案工作。部门立卷归档必需的清理、收集、分类、排列、装订、编号、拟案卷题名等一系列过程,其实是一个对工作的再认识的过程,有利于熟悉工作,理清工作头绪,把握全局。

2.3档案工作提高了高校各部门工作人员的责任意识。档案是高校各项工作的真实的历史记录,它明确了批示人、签发人、经手人、承办人等等权利义务内容,系统地分析档案材料可以搞清事情的来龙去脉。一旦发生了什么问题,档案就可以充分发挥证据作用,还原事实真相。保存档案,也就是为分清责任保留了凭证,这促使当事人在管理建设等职能活动中自觉遵守岗位职责,提高责任意识。

2.4档案工作为高校管理建设提供有效服务。档案是学校工作保持连续的前提,是决策的依据,是管理建设的参考资料,是分清责任的凭证,是服务于学校、学生和社会的重要手段。

3高校管理建设对档案工作的影响

3.1档案工作是管理建设工作发展的需要。在早期的高校,招生规模很小,管理机构简单,学校的建设发展也很缓慢,各部门的文件材料归属各部门保管利用,这时档案工作本质上是高校管理工作的一部分,还没有从管理建设工作中独立出来。但在20世纪八十年代以后,随着高校的规模扩大,管理机构的健全,学校的建设发展速度加快,管理建设工作越来越要求规范,文件材料越来越多,这时就暴露出由档案形成部门来管理的弊病,如由于人事和机构变动容易导致保管不善以至散失,在这种情况下专门从事档案工作的机构—档案室或档案馆应运而生,原来的文件材料经过档案工作的转化就成为了档案,有了长久保存和利用的地方。从管理实践来看,各部门管理利用文件材料在短期内是可行的,但从长远来说,积累了大量的档案,则必须由一个专门机构来管理,档案工作和档案机构就是高效达成此目标的途径。

3.2管理建设信息化对档案工作的影响。随着科学技术的发展,计算机和计算机网络广泛地应用于社会各个领域,高校适应社会的发展进行信息化建设,普遍使用计算机及计算机网络实现管理信息的流转,由此产生了大量的电子文件。这使得档案工作不仅要面对传统的纸质型文件材料,而且还要面对大量新型载体档案—电子文件档案。所有这些都对档案工作提出了新的任务和要求,为适应这种形势,档案馆需要制订电子文件格式标准、电子档案的著录和保管规范,进行信息化建设。

3.3管理建设规范化为档案工作提供了便利。高校管理建设是一个复杂的过程,管理信息的传递不象在人类社会早期主要采取口头形式,按照现代管理理念与管理方法,高校管理建设工作中重要信息的传递主要采取书面形式,一切管理过程都要有文字记录,按一定规范形成文件材料;对学校各项工作中形成的文件材料要求齐全完整,并立卷归档以便保管利用,而档案工作对此也有同样的要求。因此,学校管理建设工作的规范化为档案工作提供了便利,为档案管理的规范化提供了条件。如果学校的管理建设工作不到位的话,档案工作将无从做起。

3.4对档案工作提出了更高的要求。

由于现代高等教育体制和教学改革,各高校都在致力于提升办学水平,彼此之间存在着激烈的竞争。各高校都在采取各种形式各种方法宣传以期扩大学校的知名度和影响力,纷纷兴建校史馆、编纂校史,强调档案要为学校、学生和社会服务。为此,档案馆根据学校发展要求和社会发展趋势加强了收集整理和编研工作,使档案馆成为宣传学校的窗口阵地;同时进行信息化建设,用现代技术手段高效地完成传统手工服务的方法难于应付的大量的查询服务工作,如党政日常工作中档案材料的查考、毕业生学籍证明、学历学位认证、成绩翻译、人事档案补充材料等,档案服务的成效日益为高校所认同;新的形势对档案人才也提出了要求,一是档案馆要增加编制,满足档案工作深入发展和档案规模扩大的需要,二是档案馆要加强人才培训和继续教育,形成合理的知识结构,掌握最新专业技术和理念。

4结语

高校档案工作的重要性早已在《高等学校档案管理办法》中得到体现,在现实中,也逐渐被各高校所认识和重视,很多高校档案馆的办馆条件得到改善,如新建独立的馆舍,更新设备,加大经费投入,注重档案人才培养;档案馆应充分利用收集指导、培训和展览等各种途径宣传档案意识,充分利用较好的办馆条件,扎实做好档案基础工作,努力开发档案信息资源,为学校的管理建设服务,为社会服务。如此则高校的管理建设与档案工作构成良性循环,二者之间的关系越来越密切,相互促进,最终达到提升高校办学水平的目标。

第6篇：高校人事档案管理办法范文

[关键词] 财会档案 管理办法 改进措施

一、高校档案

高校档案是高等院校活动的直接记录，是学校科学研究、教学评价、教师晋升、教代会、学代会、毕业生报考第二学历、补办毕业证书等教学活动直接的信息资料来源，随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。

高校档案除了具有反映学校管理的文书档案之外，还包括教学活动中形成的教育专业档案、教职工管理的人事档案、财务活动中形成的会计档案和科研活动中形成的科技档案，以及产业档案、房地产档案等等。高校日常工作有其固有的自然规律，所以形成的档案系统而又完整。学校的教育工作是围绕着培养人才而展开的，从新生入学到毕业，都要经过基础课、专业课、教学实践课、毕业设计及论文答辩和严格的考核，同时还有贯穿始终的思想政治教育，以上内容形成了一套系统而又严密的教育培养程序。档案是由人们在社会实践活动中所形成的文件转化来的，用以传递信息，指导人们的社会实践活动。作为一种知识，它可以满足人们的精神需要，也可以指导人们的社会实践活动，使人们创造出更丰富的物质精神财富。

高校档案是记录和传承学校办学历史的主要载体，是反映一所大学的文化内涵、办学特色不可缺少的部分，反映了全校师生各个不同层面的活动，是时间与空间的汇合，更是学校创造与发展的凝聚。在我国高等教育实现跨越式发展的新形势下，高校档案工作是不可缺少的一部分，要抓住机遇，以创新求发展，充分开发利用档案资源，对传承和培育丰富的大学文化，推动校园文化建设发挥了重要作用。如果没有档案，我们的工作就不可能在传承中发展，在前进中创新。

高校档案中的财会类档案是指财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等材料。

二、高校财会档案的管理办法

财会类档案按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）自2008年9月1日起实施[1]。《办法》分为总则、机构设置与人员配备、档案管理、档案的利用与公布、条件保障、奖励与处罚、附则七章，共四十三条。在《会计档案管理办法》中规定，各单位形成的会计档案，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当有会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时需直接主管人、主管领导以及上级分管领导确认无误后签字。《高等学校财会档案管理工作规范》中规定，高校财会档案必须实行集中统一的管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。[2]根据上述规定，高校的财会档案实行集中统一的管理。《高等学校财会档案管理工作规范》与《会计档案管理办法》[3]中规定的保管期限对照表：

表1-5中，《会计档案管理办法》和《高等学校财会档案管理工作规范》中有关高校财会档案名称已全部列出，而表中只有“决算报表”、“上级有关部门财务会计工作的文件材料”、“涉及外事会计账薄”、“涉及外事会计凭证”和“财会档案移交保管清册”的保管期限为永久是相同的。

三、高校财会档案管理的改进措施

1.财会档案管理人员应具备复合型知识结构

加强人们对财会档案管理工作的重视，一个重要渠道就是充分发挥档案的价值，只有当人们认识到档案有用即有价值，才能提高人们对档案的重视程度，才能加强人们对档案的管理力度。其实这是一件相辅相成的事，意识决定于对价值的认识，反过来价值又增强了人们的意识。[4]由于人们对档案价值认识不够的情况下，管理者应加强对财会档案管理人才的建设，配备一支具备复合型知识结构的档案管理队伍，以开发档案价值为目的，以为决策者提供决策有用的信息为主导，积极开发，主动服务，让使用者在使用中充分体会到档案的价值，从而加强其对档案的重视程度，提高档案的管理力度。

2.配备专人管理，实现财会档案的有效管理

档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。依据法规，考虑实际工作需要，重视档案工作，配备专人管理会计档案，是加强会计档案管理，提高管理质量，发挥档案价值，实现会计档案管理的有效性的根本保证。

3.加强财会部门与档案管理部门的沟通

财会部门与档案管理部门的交流沟通，不仅有利于档案价值的开发，而且沟通对于档案资料收集移交范围及时调整确定具有不可估量的作用。[5]只有沟通，财会部门才能及时收集应收集的资料，只有沟通，档案管理部门才能了解财会部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。

4.财会档案管理工作应根据财会制度体制的调整及时调整

加强档案管理，财会制度体制的调整不能忘了财会档案管理制度的调整，会财档案管理工作应始终作为财会人员职能的一部分。加强财会人员业务的学习不能忘了档案知识、档案意识的培育，只有建立了合理及时的管理制度，及具备了充分档案意识档案技能的财会人员，才能有了实行档案管理的基础。同时学校档案管理部门应主动介入，加强同财会部门的合作，进行业务指导与监督。

参考文献：

[1]会计档案管理办法（财会字〔1998〕32号）[z].

[2]高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范 [z].

[3]孙桂丽.完善财会档案管理工作应采取的措施[J].黑龙江史志.2001(9), 27、56.

第7篇：高校人事档案管理办法范文

【关键词】民办高校；数字化建设；档案

民办高校作为高等教育的重要组成部分，其档案现代化管理工作应尽早提上工作日程，其数字化档案的加工与建设应顺应时代的发展，与纸质档案材料同步进行归档、加工、保存和利用，以减少大量加工所带来的资金、人力、设备方面的短缺，弥补民办高校办学经费不足的弱点，并能更好的完成档案的数字化加工处理工作，达到高效准确的目的，从而提高档案管理工作的水平和效率，节省档案存储空间，缓解库房紧张的压力。

一、档案数字化建设的必要性

档案数字化是通过科学技术手段将纸质档案材料加工成数字档案的形式，并能通过局域网、互联网等进行计算机检索和阅读，有效提高管理和效率，增强档案部门的业务能力，为档案内部管理和查找利用提供准确高效的服务手段和信息。

（一）利于提高经济效益。从经费利用的角度来看，人工管理档案存在办公费用高、管理成本大的缺点，而管理数字化档案是管理存储在各种媒介上的数字化信息。在档案保管条件方面节省了占地空间，节约了保管费用，减少了人员的配备，而档案查阅方便迅速，在很大程度上也避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费，进一步提高了经济效益。

（二）利于提高办公效率。档案数字化管理能够提高工作效率是被业界认可的。在传统的纸质载体档案的管理模式中，档案管理受到工作时间、地点和环境的诸多限制，但数字化档案管理则可突破这些限制，更方便快捷的完成档案整理、利用等工作。利用现代化的办公设备、软件和网络，立档单位和档案管理部门之间可以实现有效的互通，完成不同介质材料之间的复制和存储，从而完成档案的移交和归档工作。使用者也可以随时随地查阅档案，极大地提高了办公效率。

（三）利于保护档案原件。将纸制档案转变为数字化的电子档案后，通过科学高效的加密手段，档案的存储和使用都更加安全。特别是对历史悠久的或具有重要历史保存价值的档案材料，数字化加工处理后减少了对档案原件的损耗，对其信息具有更好的保护作用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

（一）档案数字化硬件技术缺乏。经过几十年的发展，各高校纸质档案的数量都很大，依靠现有的主要以办公为主而配备的计算机、打印机、扫描仪等设备，来完成数量庞大的数字化加工工作是很难在短期内完成的。只有依靠配置高运算速度快的计算机、高速度自动化的扫描仪、先进高效的档案管理系统软件、安全稳定的存储设备等硬件设备基础，才有条件完成档案的数字化加工工作，但高昂的费用给档案的数字加工工作带来难度。

（二）档案管理人员的工作能力有待提高。许多高校档案馆缺乏既具备档案专业理论知识又熟悉计算机技术的双重知识结构的复合型人才。传统的档案管理人员已不能满足高校档案数字化建设和高校档案事业长远发展的需要。长期从事档案管理工作的人员有着丰富的档案专业理论知识和实践工作经验，但利用计算机进行数字化处理的能力欠缺。计算机专业管理人员有着较强的数字化处理能力，但缺乏档案专业理论知识和实践能力。因此，在保证档案管理基本业务能力的前提下有待进一步提高档案管理人员的数字化工作水平。

（三）档案数字化安全难以得到保障。档案数字化是档案信息化的基础工作，认真安全地落实档案数字化工作也是档案信息化安全管理工作的基石。但是在建设过程中会出现因管理不力或技术方面原因发生安全漏洞或泄密事件；档案丢失、损坏、涂改的情况也经常发生。这些情况严重威胁到档案原件与档案信息的安全。在档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何建立数字化团队、如何控制档案数字化质量，使数字化档案与实体档案的信息保持一致，保证信息从始至终不外泄，就成了档案数字化安全工作的核心内容。

三、高校档案数字化建设的应对策略

（一）加强人才培养，为档案数字化建设提供智力支持。各高校档案馆普遍存在年龄偏大，学历偏低，专业结构不合理，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案模式等情况。档案从业人员已不能满足档案数字化建设需要，应培养一批既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术复合型人才。

（二）完善保障机制，增加经费投入。档案事业是重要的基础事业，具有重大的历史意义。档案信息化建设是推进档案事业发展的必然趋势，数字化工作又是实现档案信息化的基础工作。要实现档案数字化的快速发展，投入是关键，要逐步加大馆藏档案数字化建设投入，强化档案数字化软硬件设施建设，将档案数字化经费纳入下一年的财政预算，并逐年增加，保证落实。

（三）高度重视并认真做好档案收集工作。做好档案收集工作要增强档案法律意识，坚持依法治档，使档案管理规范化、法制化。各级档案员要更好地发挥主观能动性，创造性开展工作，如认真编制并执行档案归档范围，积极争取领导的重视和支持等。今后，随着计算机网络进一步的发展，数字化的数据、信息将渗透到我们生活的各领域，高校数字化档案馆、虚拟档案馆将会随之而产生。未来档案信息已经全部变成计算机和网络中的一组数字，民办高校应赶上时代步伐，尽早将档案数字化工作纳入工作日程，实现民办高校档案信息化、数字化，更好地为决策咨询服务。

参考文献

[1]王运铎，张年瑞.简论新时期高校档案数字化建设[J].黑龙江史志，2015（9）.

[2]李松.试论高校档案管理信息化的现状及对策[J].科技信息，2010（7）.

作者简介

王春玲，女，1980年2月生，馆员，现任黑龙江财经学院档案科科长，从事档案管理工作.

第8篇：高校人事档案管理办法范文

第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。

第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章机构设置与人员配备

第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：

(一)建校历史在50年以上；

(二)全日制在校生规模在1万人以上；

(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

第八条高校档案机构的管理职责是：

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

(六)开展档案的开放和利用工作；

(七)开展学校档案工作人员的业务培训；

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。

第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。

馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：

(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；

(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；

(三)年富力强，身体健康。

第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。

第三章档案管理

第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。

第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：

(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。

第十八条高校档案材料归档时间为：

(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；

(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；

(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。

第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。

第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。

档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。

第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章档案的利用与公布

第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

(一)涉及国家秘密的；

(二)涉及专利或者技术秘密的；

(三)涉及个人隐私的；

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。

第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。

加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。

第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。

第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。

第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章条件保障

第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。

第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章奖励与处罚

第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(一)，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

(三)涂改、伪造档案的；

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；

第9篇：高校人事档案管理办法范文

关键词 档案馆 机构设置 信息化

中图分类号：G270 文献标识码：A DOI：10.16400/ki.kjdkx.2015.08.084

Research on Issues Related to the Establishment of College Archives

――Take Xuchang University as an example

YANG Xiaobing

（Xuchang University， Xuchang， He'nan 461000）

Abstract Take Xuchang University for example， about the establishment of targeting archives， institutional settings， venue construction， construction personnel archives， archives institution building， strengthening the construction of archival information， establish service first philosophy and other aspects of the problem， the research thinking， proposed feasibility reference.

Key words archives; institutional settings; information

许昌学院作为一所全日制普通本科高校，办学以来为地方输送了大量人才，其中档案工作在服务学校、服务师生和社会和过程中发挥了重要作用。随着科学技术日新月异，信息时代的到来激发了师生对档案信息资源利用方面的服务质量、服务能力、服务效率等更进一步的需求，也使得成立档案馆的呼声日渐高涨。

按照《普通高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），“具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（1）建校历史在50年以上;（2）全日制在校生规模在1万人以上;（3）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上”。许昌学院满足前两条条件，应当按照规定成立档案馆。以下就许昌学院成立档案馆过程中可能面临问题进行思考研究。

1 档案馆的目标定位

许昌学院建立档案馆的目标定位应在功能作用发挥上，涵盖以下五个方面的内容：

（1）负责本校档案行政管理。高校档案馆区别于地方档案馆，地方档案馆是与档案局分开的，而高校档案馆是要履行一部分地方档案局的行政管理职能的。因此许昌学院档案馆要践行依法治校的要求，自觉对学校依法开展档案管理工作情况进行指导、监督、检查、评比、奖惩等。

（2）负责本校档案收集保管与提供利用。这也是作为高校档案保管机构的基本职能，也是高校档案馆成立的根本，没有档案何来档案馆。因此许昌学院档案馆要加强档案的收集，保证档案及档案材料及时存入档案馆;还应提供必要的软硬件设施保管好档案;也要为本校教职工生以及社会利用服务。

（3）记录保存高校历史。高校档案记录了高校办学历史，包括高校办学期间出现的名人、重要历史事件过程性资料、建筑等，反映了高校的大学精神。因此许档案馆应该如实记录本校在发展建设各个阶段的重要历史事件、历史人物、制度文件、发展规划等，留住学校的历史，让许昌学院的大学精神传承下去。

（4）发挥服务社会的功能。高校从区划上讲作为地方行政区划的一部分，与地方建设发展存在千丝万缕的关系，在服务地方社会发展方面发挥着越来越重要的作用。档案馆也应发挥自身的信息资源优势，主动服务社会，为社会提供更加丰富的信息资源、更加快捷的服务效率、更高的服务质量。

（5）发挥教育的功能。高校档案区别于地方档案的显著特点之一是：高校档案有大量的教学档案资料，发挥了重要的教育功能。因此档案馆应大力发挥自身教学档案资源优势，加强教学档案编研力度，为师生提供丰富的教育教学资源服务。

（6）发挥宣传功能。高校档案具有丰富的信息资源优势，是高校发展的历史再现。许昌学院档案馆在服务高校发展过程中可以通过举办主题人物展览、主题事件展览、编研专题报告、建设虚拟校史馆等途径宣传校史、校训，开展师德、学生思想品德等宣传教育活动，达到推进学校精神文明建设、塑造学校良好社会形象的目的。

2 档案馆的机构设置

（1）许昌学院现有档案保管机构及其档案保管情况。调研发现，许昌学院现有档案涵盖《办法》中所有十大方面的档案，现有专门的档案保管机构只有综合档案室和校史馆（校史馆的档案管理机构地位一直没有明确，现在看来，从《办法》中实物档案的角度考虑，应当列为档案保管机构，有必要加强管理）。综合档案室，主要负责学校文书档案管理而各专门档案均由相关职能部门分散保管。未成立专门档案的保管机构，如学生处管理学生档案，人事处和组织部保管干部人事档案，财务处保管会计档案等，而校内其它部门也有保管零散档案材料的情况。

（2）未来档案馆机构设置注意事项。为避免隶属、挂靠、合署办公等带来的身份尴尬问题，根据《办法》规定，许昌学院可以成立独立正处级建制的档案馆，负责全校档案管理、档案保管工作。档案馆设馆长一名，全面负责档案馆工作，设副馆长二名，其中一名分管档案宣传和信息化工作，另一名分管档案收集、保管与保护。档案馆下设综合科、宣传科、技术科、学生档案室、干部人事档案室、教学档案室、科研档案室、综合档案室、校史馆这九个科级机构。

依据《办法》规定，“利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管”，因而有必要成立专门的学生档案室、干部人事档案室、教学档案室、科研档案室。而从实物档案的角度，以及更好地保护校史档案和提供利用的角度考虑，笔者强烈建议将校史馆纳入档案馆管理。

另外，各二级单位必须至少指定一名工作人员担任档案员，负责平时各二级单位的档案材料收集与报送工作以及档案制度和档案政策宣传工作。

3 场馆建设

（1）场馆选址与建设。根据《办法》，档案馆应当具备符合要求的档案库房和管理设施。因此许昌学院档案馆馆设选址时，就要考虑档案材料遮光保存，尽量在通风条件好的阴凉处建立档案库房，库房面积要符合国家规定。

（2）管理设施方面。要按照国家规定面积配置，严格执行三室分开即：档案库房、档案人员办公室、档案阅览室分开，但不易距离太远，要便于管理。库房须配置必要的档案柜、密集架等档案存放设施，“三防”设施。档案阅览室及档案人员办公室则需要配备必要的档案信息化设备、办公设备等。

4 档案人才队伍建设

一要逐步集聚人才。在抓住保持原有档案人员队伍基础之上，通过引进、培养、继续教育培训等途径，建立一支能打赢、敢打必胜的专兼职档案管理人员队伍。档案人员不光要熟悉本专业，也要熟悉计算机、管理知识，做新时期高素质的复合型档案人才。二要稳定档案人员队伍。要建立健全奖惩机制，完善制度，激发档案人员工作热情。又要关心档案人员的待遇、进步，还要营造和谐的工作环境，留住人才，防止档案专业人才流失。

5 加强档案馆制度建设

制度是档案馆正常运转的保障，只有完善制度，才能确保档案管理工作健康有序发展。档案馆要建立健全档案管理方面涵盖收集归档、保管保护、查借阅、转递利用、档案编研、信息安全、提供服务等方面的管理制度，以及其它内部控制制度，保障档案馆各项工作按制度的轨道运转。

6 加强档案信息化建设

南京邮电大学钱军认为：“数字化校园建设和数字化教育的兴起是近年来面对信息化浪潮我国高等教育的一个发展趋势”。因此在数字化校园建设背景下，档案信息化已成为一种必须，一种新的服务需求。所以许昌学院也应加快档案信息化建设，建立数字档案馆，使得档案馆与数字档案馆同步建设。这也是响应总理提出“互联网+”行动计划的号召，走“互联网+档案馆” 道路的必然选择。

档案馆要争当数字化校园建设的主力军，反过来档案馆也可借助数字化校园建设的机会，发挥独特凭证、编研优势，提供更加便捷、特色的服务，大力推动档案服务质量与效率的提高。许昌学院档案馆信息化建设不能急功近利，要扎扎实实稳步推进，可以确定数字化的先后顺序，优先建设师生利用率高的数据库，优先对亟待保护或珍贵的档案资料以及特色档案进行数字化等。

当然许昌学院开展档案馆数字化，一定要在确保档案信息安全的前提下进行，采用最先进的信息安全技术，健全权限、密级设置，确保档案信息化工作安全有序开展。

7 围绕学校中心工作，牢固树立服务第一的理念

档案馆要捋顺“藏”与“用”的关系，把“用”摆在更加重要的位置。采取经常性地举行专业报告会、编研系列出版物、开展档案实物展览等方式，挖掘档案信息服务潜力，提高档案利用服务效果。要本着为师生利用服务，为学校发展大局服务的目标，牢固树立服务第一的理念。

本文为许昌学院校内科研基金项目《普通高校成立档案馆有关问题研究――以许昌学院为例》的研究成果，课题号：2015032

参考文献

[1] 钱军.面向数字化校园的高校档案馆建设研究[J].兰台世界，2009.14：23-24.