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高校财务出纳管理网络化研究

1传统的高校出纳管理工作所面临的问题

在传统的高校财务工作中,出纳工作主要业务为现金的收付和银行帐的收付,其范围包括学校的日常现金报销、学生学杂费的收取及工资发放、款项支付等常务性的工作。在当今社会经济环境下,传统的出纳管理工作面临着一些问题,主要体现在以下几方面:

1.1高校规模的扩大,导致出纳业务量的快速增长

在现今高校经济往来结算中,已不仅是高校内部独立经济结算,与社会上的往来业务日渐增多,出纳工作已不仅仅是开开支票,发发工资,而是增添了多项对校内和校外的种种收费、预算网上申报等工作,同时各个高校纷纷扩张,教职工人数和学生人数成倍增长,多校区办公也在诸多高校出现,所有这些因素的影响,使得出纳工作的业务量成几何倍数的增长。如以笔者所在学校为例,2005年现金支付量为350万元,到2014年度,公务卡支出为1715万元,增长近5倍;学生收费2005年各项收费总额为6300万,2014年学生收费总额为8600万;2005年科研及项项目个位数,金额只有40万,2014年科研及专项项目1000多个,金额2000多万。同时在人员配备上因人员编制的问题,学校不可能配备太多的出纳岗位。

1.2社会不稳定因素增多,出纳人员工作风险增大

由于市场经济的发展,社会贫富差距也在扩大,社会矛盾已经凸现,不稳定因素也在增多,银行抢劫等负面新闻屡见报道;而相当一部分高校新校区又建在城郊结合部,传统出纳模式下又有大量的现金进出,容易成为不法分子的目标,这就加大了出纳人员的工作风险。

1.3经济业务的复杂,导致出纳人员工作压力加大

近些年来,因高校规模的扩张,教职工人员规模和学生人数成倍增长,同时对社会的经济往来业务增多,出纳人员应对的人员关系变得复杂化,人员素质也不尽相同,增加了日常柜面工作的应对压力。

1.4财政改革和教育经费监管对出纳工作提出新的要求

近年来因财政改革和教育经费监管的需要,高校日常经费支出由财政统一支付,同时为加强监控,实行预算管理,这就要求所有支出必须按预算项目进行支付。同时近年各高校的科研经费、专项经费也不断增加,财务在加强核算的同时对出纳支付工作也不断提出要求。由于以上种种因素的影响,传统的出纳管理模式已不能适应当今高校的发展需要,新形势下必须通过新的出纳管理模式来满足网络财务下的高校出纳管理工作。

2网络化财务出纳管理工作的建设方向

在现今网络财务下,出纳管理工作究竟应作何发展?笔者认为无现金化财务建设是高校网络财务出纳管理工作的建设方向。

2.1无现金化出纳的定义和模式

所谓无现金化出纳,是指在出纳的日常工作中,脱离传统的现金结算方式,通过现代网络信息化手段实现资金的划转与结算的方式。无现金化出纳主要通过以下几种模式实现:

(1)POS终端机结算模式

(2)校园一卡通结算模式

(3)网上银行结算模式

(4)网上缴费平台结算模式

2.2高校无现金出纳管理的社会背景

随着社会网络化、信息化的高速发展,电子支付平台得到广泛应用,同时计算机应用软件技术也越来越成熟,相应的多功能应用软件也随之而出,这些科技的发展为无现金出纳管理的形成提供了良好的发展基础。由于社会经济的发展,资金结算量大幅度提高。以笔者所在学校为例,在业务量大的情况下,日现金报销量多达到30多万,业务量笔数多达200笔,这还不包括银行转帐业务。同时由于社会安全等因素,已不可能允许学校拥有如此大的现金库存。加上银行支票收付、学生收费、工资发放等日常业务,这将对出纳岗位提出严峻考验。这些不利因素的出现是无现金出纳管理形成的动力。由于我国银行业的发展,电话银行、手机银行、网上银行都得到了逐步完善,特别是网上银行的不断完善,使无现金出纳管理的实现成为可能。

3高校无现金出纳管理的实现途径

由于高校网络财务的实施,实现了财务信息的实时性、准确性,同时对出纳工作管理的手段上也提出了要求。下面就不同的业务性质提出无现金出纳管理的实现途径:

3.1现金出纳工作

对于传统的现金出纳工作,又可以通过以下两种方法应对:

(1)银联POS机刷卡报销银联POS机刷卡报销方式,即与银行合作,采用安装银行POS机方式,通过POS机刷卡完成报销时的付款和扣款手续,达到无现金报销,主要方式为公务卡报销。在现今的经济形势下,各家银行为了自身发展需求都有极大的意愿和高校合作,所以这种方式可行性非常高。

(2)银行转帐付款扣款银行转帐扣付款方式一般是通过无现金报销系统软件,先通过柜面帐务处理,然后通过系统转发扣付款名单给银行,再通过银行对报销人员帐户进行扣付款的一种方式。

3.2银行出纳工作

在现今的网络时代,银行支票已不是唯一的资金转移方式,网上银行支付使得资金往来更为方便。同时根据高校财务收支两条线的特点,财政网上支付已成为高校资金支付的主要方式。

(1)财政网上支付由于高校财政属于地方财政统一集中支付方式,高校财务实行收支两条线,财政网上支付就成为高校对外资金支付的主要方式,通过财政网络对外实现资金的转移。

(2)网上银行支付高校财务付款中,有的业务不能通过财政网上支付的,则可通过银行网上支付功能实现对个人和公司的资金转移。如部份往来款、对学生和教职工的补助等。

3.3薪酬发放管理

现今高校工资的发放早已摆脱了以前的工资袋发放方式,一般通过由银行统一代发的方式来完成。目前高校在工资发放时体现发放次数多、人员多、酬金种类多等特点,如正常人员基础绩效工资、奖励性绩效工资、临时人员工资、各类劳务费、专家酬金等等,对于各类酬金的发放,在通过各种酬金管理软件进行管理的同时一般都由银行统一代发,或通过银行的网上银行工资代发业务完成工资发放工作,也可以通过无现金报销系统实现无现金发放。4.4收费管理方式高校内的收费工作对学校而言是一个工作量非常大的日常管理工作,收费内容包括学杂费收费、各类等级考试收费、各类报名费收费、会务费以及各类补办证件等的收费。针对不同项目收费采取相应的收费方式,从而达到无现金收费。

(1)银行代扣方式银行代扣收费方式主要针对于学生的学杂费收费,其数量大,金额大。以笔者所在学校为例,每年学杂费收入达8000多万,而通过银行代扣方式收费的就达到85%左右,这样就大大减少柜面收费的压力。

(2)银联卡刷卡方式通过安装银联POS机,对学生的学杂费、培训费及不确定人群和不确定缴费事项进行的刷卡收费。通过POS机卡,可以避免日常收费时收取大额现金的麻烦,避免了送缴银行时的不安全因素的发生。

(3)校园卡自助缴费在已实现校园一卡通的高校中,可对学生的各类报名费、考试费等不确定缴费人群的缴费项目通过校园卡自助缴费方式完成报名缴费工作。以笔者所在学校为例,每学年可完成各类考试报名等各类收费项目近百个,收费金额近百万元,减少柜面收费压力。

(4)校园卡刷卡通过在校园内对部份职能部门安装校园卡刷卡机,对学生及教职工的补办证卡费、医疗费等费用实行刷卡缴费,既方便了学生及教职工,又能监控所缴费用即时上缴财务,防止部门小金库。

(5)校园卡系统扣费针对学校机房管理、图书馆借书的赔罚款等通过与校园一卡通的对接,可实时在校园卡帐户中进行扣款,减少其管理部门对现金的接触,实现无现金化管理,如上机费、借书赔款等

(6)网上缴费系统由于网络的发展和银行支付系统的不断开发,网上缴费系统成为现今最便捷的缴费方式。通过与银行系统、第三方支付平台等的对接,可实现各类收费资金最快、最便捷的转移。此类收费方式适用于对高校各类特定和不特定人群的各类缴费,如学杂费、各类报名费、会务费等。通过以上多种方式对收支的调控,从而做到无现金化管理。

4高校无现金出纳管理的制度建设

网络财务建立后,与传统会计管理模式有了很大的区别,进而在管理制度上也应作相应的调整。相对于新的无现金出纳管理,在管理制度上也有其相对的独特性。与传统的出纳管理制度一致性的地方,笔者在此不做过多阐述,现就其特殊性的方面作一表述。

(1)内控措施方面的建设相对于传统的出纳工作,无现金出纳更多的体现在计算机及网络操作上,具体体现在以下几方面:一是业务相关人员必须分人分岗位设立。在财务内控上有不相容职务的分离的原则,在无现金出纳管理上,网上银行、财政支付等系统都对支付方式的控制有严格要求,加密狗都分有A和B两个,这就是为防止一个人操作时出现漏洞,故此在内控制度上应严格将两个密钥分人保管,付款审核分人操作,防止出现职务犯罪;二是在POS机刷卡报销方式上,必须做到出纳和做账严格分开,日记账和支付卡必须严格相符,有问题及时发现,及时纠正;三是建立健全计算机硬件、软件管理的内部控制制度,系统管理员不参与支付操作,操作人员不得进入系统更改系统参数。

(2)出纳人员业务能力和职业道德方面相对于传统的出纳工作,无现金出纳对工作人员的业务能力和职业操守有着更多的要求。应对于网络和科技的不断发展,出纳人员的业务能力也需要不断提高。在日常管理工作中应加强业务知识的学习,做到不畏新事物,要拿得起,用得活;在提高业务能力的同时,不忘会计人员职业操守,不被诱惑所动。会计人员在日常工作中还要摆正自己的位置,强化服务意识,要认识到管钱管帐是职责,参与管理是义务,才能做好会计工作,履行好会计职能,为单位和社会经济发展做出应有的贡献。会计人员要自尊、自爱、自信,严格约束自己的行为,洁身自好,奉公守法。同时要正确处理会计职业权力与义务的关系,一方面要敢于运用法律法规赋予的权力,另一方面要正确对待职业义务,自觉履行对社会、对他人的责任。

5结束语

随着网络技术和信息技术不断的革新,财务管理工作也应不断创新管理方式,笔者通过日常工作经验总结,提出高校无现金出纳管理的思路。通过无现金出纳管理模式的建立,能够最大化的解决传统出纳工作中所暴露出的各种问题,同时也是顺应科技发展的需求。财务管理只有通过不断的变革,在工作中不断地探索,才能适应时代和社会的发展。高校财务工作相对于企业财务有其独有的特性,只有在日常工作管理中不断地摸索,才能形成其独特的管理模式。无现金出纳管理只是网络财务管理下的一部分,只有各部分全部跟上时代发展,才能形成独特的网络财务管理模式。

作者:吴云飞 单位:南京工业职业技术学院

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