档案资产管理全文(5篇)

第1篇：档案资产管理范文

一、固定资产投资项目档案管理的重要性

国家对国防科技工业的固定资产投入，是保障武器装备研制生产核心能力建设和高新技术武器装备研制生产需要，提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力的基础。在固定资产项目投资建设过程中，形成了大量十分宝贵的对整个项目建设过程的真实记录的项目档案资料。它真实地记录了项目从立项、设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况。为了加强固定资产投资项目档案管理工作，确保固定资产投资项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。国防科工局陆续出台了《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》《国防科技工业固定资产投资档案验收办法》等相关规定，加强固定资产投资项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强固定资产投资项目档案管理工作，提高建设单位对固定资产投资项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案管理工作，完善固定资产投资项目档案管理工作流程。确保固定资产投资项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性。固定资产投资项目档案是项目建设的前提；是工程质量评估的依据；是项目竣工验收的保证和前提；也是今后工程新建、改建和扩建，设备运行、改造、维护不可替代的权威佐证；更是企业维权最有力的证据。因此，加强固定资产投资项目档案管理具有十分重大的意义。

二、固定资产投资项目档案管理现状

目前，公司在固定资产投资项目开展过程中，已经积累了一些固定资产投资项目档案管理工作的经验。公司设有专门的档案管理部门；并根据工作实际明确了技术改造中心、机械设备管理处等相关部门的职责和归档范围；从制度层面上制定编写了一系列固定资产投资项目档案管理规定和程序，如：《基本建设档案管理办法》《设备（仪器）档案管理办法》。但在具体的固定资产投资项目档案管理工作过程中，固定资产投资项目档案管理仍然存在一些问题，主要表现在以下几方面。

1.项目档案管理工作管控乏力。在固定资产投资项目档案管理实际工作中，由于项目档案制度体系方面的不完善，各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位。在项目推进的各个环节上，无法有效地管控项目档案的流转与归档，项目文件资料的流转游离在项目管理的边缘，等到项目档案验收阶段再对档案资料进行收集，经常造成项目文件资料的缺失。导致在项目财审、档案资料验收前准备各阶段的资料存在不合理性、收集补齐比较困难，资料的真实性和质量都存在一定的问题。验收前期准备时间紧迫，对于时间久得项目来说，需要收集补缺的资料多，任务量大，需要档案员“收集资料———梳理资料———提出资料缺项———整改———收集资料”，制定节点整改过程，在节点下循环过程，直到通过档案验收。这样的工作方式给项目的开展带来阻碍，给项目的竣工验收带来困难。

2.项目档案管理工作滞后。造成现在项目档案管理工作困境的原因是多方面的，但是很大一部分原因是项目档案管理工作与项目建设工作未能实现同步进行，我们的档案管理人员虽然也参与项目设备的开箱等环节，但是参与力度较小。有些投资项目要时隔十几年才验收，项目的主管单位负责人已经脱离此岗位，项目的厂家单位也可能已经脱离市场，项目采购的资料（主管单位）和后期的开箱资料（使用单位）由于当时没有及时归档，最后验收时才去收集档案资料，厂家和各个单位负责人都脱离原有的管理岗位，现有的单位负责人，推脱责任，责任人职责和分工不够清晰细致，最终，投资项目的资料收集不上来的现象经常发生。从投资项目实施的那一刻起，就应该开始项目档案管理工作。项目建设单位需将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序，建立项目档案管理制度。项目档案管理人员大多只能在投资项目实施很长一段时间甚至是档案验收之前才能参与到档案的收集整理工作，这不仅影响项目档案管理工作的进度，而且影响到档案资料的质量。

3.项目档案管理信息化水平低。在这个信息化时代，我们档案馆的档案管理也在逐步实现信息化、数字化，档案馆也已建设成了数字化档案馆，但是由于各种原因，项目档案的管理至今还未完全实现信息化、数字化管理。这样不仅严重降低了工作效率，也直接降低了档案管理工作质量。与此同时，现阶段生产厂商的信息化投资项目缺乏可控的信息化；生产厂商也应该在投资项目档案管理上不断更新和重视，需要结合项目实际需求来设计信息化体制和信息化管理平台，不单纯的管理资料，不单纯档案资料的著录，而是能够动态控制项目进程的管理，参与并控制固定资产投资项目的各阶段，完成每个阶段资料收集的闭环过程。

4.项目档案管理专业人员匮乏。一方面，由于对项目档案管理工作没有足够的重视，项目档案工作人员的流动性较为频繁，且多数为兼职管理项目档案，这就从人才管理的层面导致了项目档案管理的不连续性，形成管理断层。特别是公司各档案分室，对项目档案的管理更是没有给予足够的重视。另一方面，一些单位虽然设置了专职的档案工作人员，但由于缺乏相关专业的培训，档案管理水平有限，在面对各专项，涉及多种元素、涵盖多项内容范围的项目，在整理档案过程中，可以说相当的难。在项目档案资料的收集、整理时经常处于“给什么收什么”的被动局面。虽然有时在专业知识范围下构建了档案的归档范围，建立了针对该项目的归档制度，让有关部门的负责人依照归档制度和范围去收集资料，但有时候归档范围的制定是仅仅不够的，有些项目涉及的面广，像某一项目中的一大项同时存在自筹、外购、外协、自研、科研，这种相对混合的项目，在整理档案资料的时候难度非常大。最终造成了档案资料收集不齐全、整理不规范，达不到项目档案验收的要求。

三、加强固定资产投资项目档案管理的策略

1.完善固定资产投资项目档案管理制度体系。针对现在公司各相关部门虽然有职责、分工，但由于职责与分工不够清晰、细致，加之没有建立有效的沟通考核机制，导致档案管理部门在固定资产投资项目档案管理中始终处于被动地位的现状。首先，需要制定明确的规章制度来约束项目相关部门，明确责任单位，明确责任人，责任人积极有效配合档案员，协调采购的厂家，在项目过程中的每个阶段完成档案资料的收集工作。其次，项目建设单位应当将项目档案工作纳入项目建设管理程序，完善项目档案管理制度，根据需要及时扩充和完善信息化标准体系。再次，档案管理部门研究现有固定资产投资项目档案管理的体制和机制，包括项目档案管理体制中管理网络的形成及流程，对项目档案管理的体制和机制进行调整和完善，并且建立有效的沟通机制和可操作的考核机制。最后，档案管理部门根据工作实际及时对各规章制度以及管理办法的内容进行修改和完善，使我们项目档案管理工作实现“有规可依，有规必依，执规必严，违规必究”。

2.加强实施项目档案全程管理原则。由于固定资产投资建设投资数额大、建设周期长、时间跨度大、涉及部门多，且项目进行中形成档案资料的过程复杂、数量繁多、种类不一、业务性强，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步。一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步；三是档案管理人员要在项目建设伊始就要参与到项目过程中，便于及时准确收集档案资料；四是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时，两者同步也有利于资料收集的完整和有效。实现项目档案管理的“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”，真正做到对项目档案的全程有效管理。

3.加快固定资产投资项目档案管理的信息化进程。一方面，借助现有的兰台档案管理平台，尽快实现已归档验收固定资产投资项目档案的信息化，实现项目档案的网上管理和借阅利用，提高日常工作效率和档案管理质量；另一方面，在项目建设过程中，通过把我们现在的项目档案可视化管理细化前置并且与航空兰台档案管理平台相结合，档案管理中资料的收集过程要纳入到整个项目阶段中进行跟踪和控制；在项目采购中产生的前期资料，依据技术协议和合同内容要求收集的后期开箱资料、安装、验收、培训等一系列产生的交付资料一同归档；到一阶段就立刻移交资料，及时归档；档案员收集齐全可以在每个阶段信息化平台中完成资料审核归档，实现在兰台系统中实时显示项目建设进度和项目档案归档情况，从而真正实现项目档案可视化管理的作用。

第2篇：档案资产管理范文

［关键词］房地产档案管理；数字化技术；应用措施

0引言

数字化档案管理工作属于创新型档案管理模式，通过不同路径能对档案资源与各项信息进行有效整理，通过数字化形式进行有效保存，通过计算机以及相关网络技术进行信息传递与有效应用。便于建立完善的档案信息数据库，保障各类档案资料应用效率有效提升，实现信息资源有效共享。近些年我国信息化技术快速发展，各个领域发展速度逐步加快，此阶段能重点做好档案事业发展。通过全面发展数字化档案工作，要应用数字化技术实现房地产档案管理工作深化改革。

1房地产档案管理现状与弊端概述

目前各个房地产企业开展档案管理工作过程中，需要建立完善的档案管理工作体系，档案由各个部门进行初步整理之后转交到档案管理室中。档案管理室需要对各个部门不同的档案资料进行排序分类，对项目资料文件进行有效汇总。项目建设结束之后制成卷宗，然后进行管理存放。档案室还要录入卷宗，为相关员工查询档案资料提供辅助性服务，以及日常维护管理工作。在档案管理工作中要全面遵循以人为本的理念，房地产档案要对房屋建筑各项资料进行收集与整理，掌握客户相关信息以及房地产信息等，多项档案信息对保密性以及安全性要求较高。在过去房地产档案管理中主要是通过人工手动填表补充各项信息，然后提交纸质材料，集中存放在档案室中进行管理。档案在制作阶段要消耗较多资源，在后续档案资料查找应用过程中存在较多限制性因素。通过人工对各项复杂操作进行控制，各项事务错误几率会不断增加，诸多资料发生错误之后难以更改。加上传统房地产档案管理大多都是通过纸笔记录，资源浪费现象严重［1］。

2房地产档案全面实施数字化技术的必要性分析

在房地产档案管理工作中全面应用数字化技术，能有效提升各项管理工作效率，节约较多管理实践。档案管理人员逐步被后台管理员所取代，能减轻各项工作压力，提升工作效率，在后台中通过数据维护以及网站信息更新便能做好各项管理工作。在档案搜寻以及资料调取中，在系统中输入关键词便能有效查询，不需要对各类复杂多样的纸质文件进行处理。其次，通过数字化技术应用还能有效降低档案管理错误率提升，在传统档案管理系统日常应用中，大多都是通过多个工作人员对需要管理的资料进行人工录入，工作任务繁重，劳动强度较大，会由于人们主观因素影响导致各项错误问题发生。目前合理应用数字化技术能对此类错误进行控制。通过上传资料方式收集档案，保存之后进行提交，系统会提示各项操作中存在的问题，然后选择直接提交或是进行修改，各项提交的资料转到系统后台中，依照不用项目、时间差异等进行树状保存，能有效提升管理效率［1］。

3房地产档案管理中数字化技术应用的基本原则

在房地产档案信息管理过程中应用数字化技术首先要全面实现安全性原则。安全原则就是避免硬件与软件受到人为方面以及自然方面的危害，就是避免房地产档案损失，或是发生遗漏。所以当前房地产档案管理人员需要完善各项管理制度，应用不同管理技术，全面提升档案管理安全性，合理设置用户基本权限，对各项数据进行备份，定期对应用软件及时进行更新，使得档案能安全长久保存。其次，在各类档案管理中，真实性是基本原则，对于不同虚假信息需要及时进行完善，避免对后续档案应用产生较大限制作用。真实性不仅是管理观念，也是基本管理要求，需要通过不同技术与制度来控制［2］。传统手工档案管理到现阶段计算机系统数字化档案管理，此类管理转变的主要原因就是因为数字化档案管理具有便捷性特征，便于信息查询管理。房地产档案处理工作全面完成之后，不会受到时间以及地点限制作用，用户可以快速浏览多项信息，并且相同档案能通过多人进行查询，查询过程中不存在较大干扰性。最后房地产档案管理中还具有可读性特点，就是档案通过存储、传递、压缩、加密、媒体转化、信息迁移之后依然能通过可理解方式进行传输，各项内容完整度与真实性较高。可读性是房地产档案有效保存与应用的基础，发挥档案本身的可利用价值。

4强化房地产档案管理的对策

4．1档案索引与查找时数字化技术精确应用

比如在档案信息查找过程中，有部分业主在办理各项业务过程中需要应用到房地产买卖合同以及多项资料复印件，如果没有应用到数字化技术，档案管理人员需要进入到库房进行档案查找与提取。在档案查找过程中有时难以找到档案，导致此类问题发生的主要原因如下：业主未能对房屋进行权属登记，其中主要有房屋移交、变更、质押、注销以及补登等。在档案分类放置过程中未能放对具体存放位置。最后，有部分档案管理人员由于个人主观原因将多项档案混合放置，这样会产生档案“伪丢失”现状。当前通过合理应用数字化技术，能建立电子档案，在档案管理中有明确的数字化索引，在相应栏目中输入关键字进行搜索，便能快速找到满足要求的文件档案。通过高效化、精确性检索，能降低人为操作产生的失误问题。数字化方式查询档案，能节约档案查找时间，节约工作量，简化查找程序［3］。

4．2档案统计工作数字化技术应用

将数字化技术应用到房地产档案管理工作中，通过发挥数据统计应用价值能全面提升档案管理工作实效性。随着社会多领域与多项技术全面发展，在房地产档案管理过程中不能单方面将各项业务作为自身财产管理的重要依据，也需要为社会发展以及多个部门决策活动提供基本参照依据。房地产档案数字化技术就是通过互联网技术与各类信息共同组成的档案统计模块，在此模块中，档案能进行不同类别划分。但是有效存储原始档案凭证也至关重要，要对原始依据进行保存。但是房地产档案管理工作中涉及较多数据汇总以及数据统计，通过数字化技术合理应用，能提升数据整合统计效率。

4．3系统权限设置安全性中数字化技术应用

数字化技术在较多应用软件中具有较大应用权限，此类权限也能应用到数字化档案管理软件中。档案登记人员主要工作职责是做好各项登记记录工作，审核阶段做好资料审核工作。不同部门管理人员不仅是独立个体也是统一的整体。在房地产档案管理中涉及较多个人隐私以及多项业务管理，所以对业主信息完整性以及保密性进行控制至关重要。通过数字化技术在管理系统中能将房地产档案管理区域进行有效分隔，比如户籍管理系统等，各个程序在连接过程中需要强化权限设置。在完整的房地产档案管理系统中，相关管理人员要在档案管理中要合理应用数字化技术，在提升档案管理安全性基础上，对档案管理进行层次性划分。

5房地产档案管理中数字化技术的运用探析

5．1建立稳定性较强的大数据库

房地产企业档案管理部门汇集了较多项目工程、客户资料、施工项目等，所以在档案管理过程中要全面提升此类信息安全性，由于涉及的管理资料较多，所以要全面提升数据库稳定性，完善内存要求。可以合理应用不同的数据库管理系统，例如Oracle数据库，属于综合效率与稳定性较高的数据库

5．2提升档案管理人员综合素质

在房地产档案管理过程中对管理人员展开专业化技能培训具有重要意义，相关管理部门要开展集中培训。可以定期组织专业化的管理人员展开知识讲座以及交流学习，整合工作学习过程中的重难点问题。通过专业化培训深入掌握房地产档案管理理论与专业化管理技术，通过充足的理论知识对实践活动进行指导，为档案管理工作提供充足动力。

5．3明确档案管理细则

房地产档案大多可以分为资料与文书档案，要建立文书档案分类管理表，依照档案管理部门以及相关行业规范编制档案文本分类期限表，确定不同材料归档之后的保管时间。正常情况下，各类会议记录、重要合同文件、人员调动、花名册等资料需要永久保存。业务往来文件资料、项目立项批复、常见的重要合同保存三十年，非重要性文件保管十年。三个不同期限能划分为三个目录，对不同目录配置对应的目录号。

5．4优化房地产档案系统化设计

在不同目录下的各个项目需要配置对应的文件夹，然后对各类文件进行分类保存。其次要对各类信息进行统计筛选，做好多项信息有效规划。系统在设计过程中要实现网络模块化发展，系统基于简单化设计，对系统整体布局与相关内容进行设定。在指引界面中记录联系电话，对系统多方面优化设计，提升整体设计成效。还要完善相应传播平台建立，要保障其核心价值能有效实现，全面发挥房地产档案数据库应用价值，提升信息数据传递稳定性。

6结语

数字化技术应用能实现房地产档案科学化管理，便于各项信息有效传递，还能降低人为管理多项失误问题。近些年随着房地产信息文件管理量不断增多，要全面优化传统管理模式，汇集更多管理技术，从实践中发挥出数字化管理技术应用价值。

主要参考文献

［1］刘蓉．房地产档案管理中数字化技术的运用［J］．办公室业务，2014（21）：154－155．

［2］王素花．论房地产档案管理中数字化技术的运用［J］．房地产导刊，2018（8）：21．

第3篇：档案资产管理范文

一、产品档案管理工作的转换

产品档案来源于生产，又服务于生产，是科技档案的重要组成部分。随着科学技术的发展，“互联网+”、云数据时代的到来，传统的纸质表现形式已经无法满足新时代的要求，产品档案的数字化加工已成为必然的发展趋势。

二、产品档案数字化管理

利用企业各种数字技术及其衍生技术，将传统载体类型的档案转换成计算机可识别进行处理的数字信息，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并按照自己内在联系构建档案数据库。纸质档案数字化是指主要通过扫描仪、照相机等电子设备，对纸质档案进行数字化加工，使其转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。科学开展纸质产品档案数字化工作，可根据企业产品档案的年度、机构、保管期限、重要程度及利用率、开放级别等来筛选，注重提高安全性、实用性、实效性等特点，加强对纸质产品档案数字化工作的全流程安全风险管理，从单位的实际情况出发，进行数字化加工管理。

1.准备工作：查询产品档案的总案卷目录（账本），剔除无关及重复的信息，以不损坏原件为原则进行拆除装订，检查卷内页号，有漏编、错编的及时补充，有破损严重的组织修复，有褶皱明显的进行压平处理。

2.设备选择：档案在进行数字化扫描的过程中，可根据产品档案扫描幅面的大小选择相适应的扫描仪，如：纸张质量较差，超薄、过厚等可用平板扫描方式；纸张质量较好可用高扫扫描方式进行；图纸幅面较大可采用大幅数码扫描。

3.整理原则：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系；区分产品档案不同的价值，便于保管和利用；符合文档一体化要求，便于计算机管理；应保证产品纸质文件与电子文件整理协调统一。

4.质量检查：扫描后对电子文件中出现信息不完整、题名不符、漏扫、多扫等问题进行查漏补缺并核对顺序，必须与纸质档案原件相一致，利用图像处理软件的纠偏、旋转、裁边、去污等功能进行校对，使图像完整、端正、整齐。

5.数据的挂接：建立目录数据库，利用档案管理系统软件（档案管理系统是依据档号等标识符构成要素在计算机存储器上逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储档案），须在档案整理模块中键入必录项，编辑数据等，选择在电子文件模块中点击右键上传已经扫描过的产品档案进行挂接，可以使用复制粘贴功能，在档案系统“我的电脑”中，找到要挂接的电子文件，右键复制，然后再回到“整理”界面，在电子文件区域中右键粘贴就可以了。如果产品档案涉及保密等敏感字符或相关信息，暂不进行扫描处理，自行检查后可进行移交并入档案管理模块，再由接收人员进行审核及确定，并入档案库。整理中的文件信息在“收集整理”模块中修改，归档后的数据若有需要修改的地方在“档案管理模块”中进行。

6.产品档案整理过程的登记及数字化加工后的装订：制作登记表，登记数字化加工过程的主要负责人、加工过程注意事项及备注过程信息，记录档案整理前后的顺序，注明页号。数字化加工过程完成后，产品纸质档案应该按照档案的保管要求还原装订，排列顺序保持不变，做到还原档案无遗漏，案卷封面或者内容有破损严重的需要及时更换，装订方式应该符合档案装订规范，确保档案的前后一致性。数字化加工完成后，纸质档案与扫描后档案及目录录入信息按照工作量的比例应进行抽检，并将纠错内容及时反馈给相关人员。

7.产品档案数字化过程中注意事项：数字化加工流程是产品档案数字化管理的具体要素，具有一定系统性与整体性，若某一环节出错，必然会降低管理质量，因此产品档案数字化加工过程应严格遵守相关流程。首先，应将每卷待扫描的产品档案进行的每一步骤在清单中填写完整，如该档案有破损、污染等情况，应在流程清单处注明“原件字迹模糊”等字样；其次，为降低企业数字化技术成本和提高资源利用率，待扫描产品档案应注意区分扫描件与非扫描件，重要与非重要，涉密与公开等文件信息；再者，虽然分辨率越大越清晰，但是文件存储体积也会越大，一般要求文件<300dpi,图片<600dpi；最后，建立目录时要核对EXCLE表格中的信息与档案库的信息是否一致，要进行成果四性检测，保证数字化加工后的产品档案完整、准确、可用、安全。拆装时保持原貌，加工完成后应及时归档案库，注意涉密档案不得进行数字化加工等工作。

三、产品档案利用的创新

1.纸质档案的查询利用是指通过档案的借查阅、摘录、复制等方式，将档案信息提供给利用者的过程。对比纸质档案利用方式，电子查询利用更便利地服务于借阅人员。在进行电子产品档案的查询时，可通过登录电子档案管理系统账号，进入产品档案库模块，可在模块中通过输入产品质证书号、合同号、锭号、产品年度等数据，所要查询的档案号、产品类别、归档单位等信息即可呈现出来。档案管理者下发权限控制，借阅者可以在系统中通过在线申请，直接下载打印，减少了对纸质档案的借查阅次数及复印次数，从某种意义上对纸质档案进行了有效地保护。

2.电子档案系统管理平台还有一特点，可以按照产品档案的编号、种类、年度等进行分类排序，档案管理者可利用统计功能进行总结性业务工作。

3.创新电子的利用模式对比以前单一的走程序模式，很大意义上为借阅者及管理者提供便捷，做到足不出户，既查所需，实现双赢。既提高了管理者的工作效率，又降低了纸质产品档案的利用率，确保纸质产品档案的安全性。

四、产品档案超出保管期限在系统中新的处置方法

产品档案一般保管期限为定期三十年，有特殊要求的产品档案保管期限为物项再役时间。利用电子管理系统平台，对于超出保管期限需要销毁的档案，审核人员可对提交上来的待销毁文件进行审核，是否可以进行销毁处理，提交后的数据会在“档案处置”里显示，审核人员进入系统此功能后，首先可以查看要处理的档案类型-产品档案，再者可以查看待审核的产品档案数据。查看文件目录的信息、电子文件信息是否继续保留并对要销毁的文件作出销毁标记，再通过“处置结果”功能提交有销毁标记的数据，准确无误后再行销毁。在系统中进行操作，省去跑各部门的复杂过程。由此可见，产品档案数字化管理模式其优势大于单纯纸质档案的库房管理模式。

五、产品档案管理数字化进行中存在的问题及措施

1.问题：档案工作者对环境变化缺乏认识，仍然局限于以往的产品档案管理思维中，不愿改变或是行动力迟缓；档案服务上被动等待，档案利用形式单一，流程复杂，需要盖章、签字、审核等过程进行时间过长，缺乏完整性和系统性；扫描数字化的档案如何进行检索查询及对新的档案资源如何接收等问题在产品档案进行数字化加工过程中都会出现。

第4篇：档案资产管理范文

关键词：用友ERP-U8V10.1；对策分析;会计电算化；教学

一、引言

目前，大部分院校选择用友ERP-U8V10.1版本开展本校的实践教学活动，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齐全，细节设置个性化，包括了系统管理、公用基础档案设置、总账管理系统、薪资管理系统、固定资产管理系统、应收款管理系统、应付款管理系统、UFO报表系统和供应链管理系统等。另一方面，各个省的会计技能大赛乃至国赛都是以该软件作为比赛平台，随着各个院校对技能大赛的重视，该软件也得以在各个院校广泛使用。然而，由于该软件版本比较复杂及软件本身存在的问题，初学者在该软件学习过程中会出现各种问题。因此，笔者主要总结了一部分用友ERP-U8V10.1财务软件在总账管理系统、薪资管理系统以及固定资产管理系统在实践教学过程中遇到的问题，并进行分析解继而提出相应的解决方案，希望能给该门课程的初学者及感兴趣者提供一些力所能及帮助。

二、总账系统操作过程中的常见问题

（一）往来款项科目的期初余额发生变动，导致与真实余额不符

原因分析：在以下情况下，科目余额录入时，不能输入明细余额，而只能输入总账余额：（1）应收、预收科目未进行辅助核算中的“客户往来”设置；（2）应付、预付科目没有进行辅助核算中的“供应商往来”设置：（3）其他应收应付科目没有在辅助核算中进行“个人往来”设置。在上述情况下导致试算不平衡的原因：在总账余额录入完成之后，会弹出相应的窗口提示完善上述科目的辅助核算设置，由于之前已经录入总账余额，辅助核算的操作势必在另外一种形式上增加了总账的最终余额，最终导致试算不能平衡。但是如果只进行辅助核算更改，而不进行明细余额输入，虽然最终的试算平衡，但是在后续工作中，会导致凭证输入或者账簿生成发生错误。解决方法：（1）首先找到需要修改辅助核算设置的会计科目，双击，弹出入“修改”对话框，然后单击“修改”，进入相应的界面取消原本在辅助核算中进行的设置选项；（2）返回会计科目期初余额录入的界面，将原本录入的科目余额修改为0；（3）再次双击该会计科目进入“修改”对话框，重新设置所需要设定的属性；（4）按照提示，录入该科目的明细余额，从而生成正确的总账余额。

(二)出纳人员无法执行签字职能

原因1：在总账的选项设置中，没有对“出纳凭证必须经由出纳签字”选项进行设置。解决方法：进入总账模块，单击“设置”，选中“选项”进入选项设置窗口，点击“权限”标签页，在权限控制中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”即可。原因二：没有分清“出纳”和“出纳签字”的概念，导致在设置中出现错误，并没有赋予出纳“出纳签字”的权限。解决方法：分清两者区别，在“系统管理-权限-权限”窗口中选择“总账-凭证-出纳签字”选项。原因三：出纳找不到需要签字的凭证。解决方法：（1）确认凭证查询时所输入的时间与所需要签字的凭证日期一致；（2）若现有的凭证中没有涉及“现金”或“银行存款”科目的凭证，其他凭证不需要出纳进行签字。原因四：未对现金科目和银行科目进行指定设置，出纳无法执行“签字”职能解决方法：找到“基础设置”，选择“财务”选项中的“会计科目”选项，打开“会计科目”选项，单击菜单栏中的“编辑”，在下拉菜单中选中“指定科目”选项，进入“指定科目”设置窗口，接着选中现金科目，然后在待选科目栏选中“1001库存现金”，点击“>”，同样完成银行科目的指定，最后单击“确定”按钮。

(三)“应收账款”“应付账款”等债权债务类科目无法设置受控系统

原因分析：当一个企业涉及多个客户或者供应商的时候，就需要对如应收账款类的债权科目和如应付账款类的债务科目录入明细，因而需要对两者的受控系统进行设置。而如果未对上述会计科目进行相应的辅助核算设置时，就会造成上述会计科目无法设置受控系统的情况。解决方法：首先将如应收账款类的债权科目和如应付账款类的债务科目在辅助核算中分别设置为“客户往来”和“供应商往来”，其次，在设置页面下方，选择受控系统。需要注意的是会计科目一旦被使用，原先受控系统设置为“应收系统”、“应付系统”的科目将不能再变更受控系统。当上述会计科目被设置了受控系统后，就只能在相应的模块中进行使用，如“应收账款管理系统”或者“应付账款管理系统”，总账模块中无法使用相关科目进行业务处理，如若系统中没有启用相应的模块或没有购买相应模块，则需要重新设置会计科目受控系统为“无受控系统”，才能继续在总账模块中进行使用。

三、薪资管理系统操作过程中的常见问题

（一）人员档案不能增加

原因一：增加人员档案时，没有选中二级部门，只选择了一级部门，从而造成无法添加人员档案。解决方法：添加人员档案时，选中最低一级的部门类别，再进行添加。原因二：当薪资系统模块中进行业务处理需要添加人员档案时，本模块是无法添加的，需要进入基础设置中进行添加。解决方法：退出薪资系统模块，进入“基础设置”中的“基础档案”，选择“人员档案”选项，进入到添加人员档案的窗口，选择部门类别，点击增加即可。

（二）无法进行工资项目设置中的公式设置

原因分析：没有添加相应的人员档案。解决方法：系统操作有着严格的顺序要求，在设置好部门类别的基础上，添加人员档案，之后才能进行工资项目设置中的公式设置。顺序如有错误，将无法进行相关设置。

（三）工资分摊错误

原因一：工资变动页面上数据出现了错误解决方法：确认工资变动页面上的数额是否正确，若不正确，会导致工资分摊错误。原因二：在工资分摊设置中，工资项目、借贷方科目设置错误。解决方法：确保工资分摊设置里，相关设置是正确的。原因三：部门的类别和人员类别不相符，使得工资分摊出现错误。解决方法：修改相关的人员档案或者部门档案，使得两者相匹配。原因四：进行工资分摊时，没有选择“明细到工资项目”解决方法：重新进入“工资分摊”，选中“明细到工资项目”，重新计算。

四、固定资产管理系统操作过程中的常见问题

（一）初始设置出现错误

原因分析：在进行固定资产初始设置时，信息设置错误。部分信息在初始设置过后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解决方法：1、若是后期可修改的信息，进入“固定资产-设置-选项”，点击“编辑”，对初始设置进行修改；2、若是后期不可修改的信息，可进入“固定资产-维护”选择“重新初始化账套”，则重新进入初次启用固定资产管理模块的状态，但是需要注意的是选择“重新初始化账套”，会使得原先在固定资产管理系统中录入的信息丢失。

（二）录入完原始卡片，对账不平衡

原因分析：由于录入固定资产原始卡片时，金额输入错误。解决方法：点击“固定资产”→“卡片”→“卡片管理”，如果是固定资产系统的原值与总账的原值不平衡，将每一张固定资产原始卡片的原值与实验资料核对，查找原始卡片录错的原值，并改正即可。如果是固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡，同理。

（三）进行日常业务处理后，对账不平衡

原因一：在固定资产系统未完成制单工作解决方法：确保制单工作已经顺利完成。在固定资产模块中找到“处理”选项，单击，选择“批量制单”，先完成没有制单为业务。然后在总账系统分别进行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。原因二：在固定资产管理系统完成所有制单工作后，未在总账模块中进行审核记账解决方法：制单工作已经完成，但是还没有在总账模块中审核记账，则在总账系统分别进行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。原因三：在固定资产系统已完成所有需制单的业务的制单，在总账系统记账完毕，在固定资产管理系统对账仍然不平衡，这种情况一般是固定资产中业务减少所导致的，通常制单中的“累计折旧”科目的金额是系统自动生成的，但是这个金额是本期计提折旧前的累计金额，而非本期实际累计的金额。而正确的金额是计提折旧后该固定资产的卡片中“累计折旧”金额（此时该固定资产的卡片已被删除，无法查看）或是折旧清单中该固定资产累计折旧的金额，最终导致固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡。解决方法：改正步骤：①账套主管取消记账，对该凭证取消审核；②制单员登录企业门户，点击“业务工作”→“财务会计”→“固定资产”→“处理”→“凭证查询”，找到存在错误的凭证，进行修改，将“累计折旧”科目的金额按折旧清单中该固定资产累计折旧的金额改正，并调平固定资产清理的金额，保存凭证；③账套主管对该记账凭证审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。

五、结论

会计电算化这门课是一门侧重于动手能力的实践操作比较强的课程，是对前期所学会计基础、财务会计等会计理论知识的应用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齐全，在软件操作中的各个模块、各个环节所产生的数据是相互关联、相互传递的，在此仅仅探讨了用友ERP-U8V10.1财务软件中的总账管理系统、薪资管理系统和固定资产管理系统中常见的几个问题，还有其他的问题如供应链管理等内容还有待于进一步深入探究。

[参考文献]

[1]杨明,张战友.会计信息系统原理与应用（ERP-U8V10.1）[M].北京：电子工业出版社,2015.

[2]李举芝,宋红菊.财务软件应用--用友U8V10.1[M].北京：北京理工大学出版社,2015.

第5篇：档案资产管理范文

关键词：铁路运输企业；固定资产管理；改进措施

1铁路运输企业加强固定资产管理的重要性

铁路运输企业的固定资产是铁路运输行业中最重要的生产资料，也是铁路企业从事运输工作中的重要物质基础。铁路运输企业经营的产品主要是输送旅客和货物运输服务［1］。铁路运输企业的固定资产，是指使用寿命超过一年，单位价值（含增值税）在5000元及以上，为铁路运输、生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产。除了具有通常固定资产特点外，还拥有占用资金多、期限长、价值高、分类复杂等特点。在管理过程当中，由于铁路固定资产的这些特点，给铁路企业固定资产管理带来了诸多困难和挑战。所以，在铁路运输企业管理过程中，要科学管理固定资产，全过程掌握每项资产的保管使用、过程状态、报废处置等情况，对提高固定资产使用效率，盘活存量资产，充分发挥铁路运输企业固定资产的生产潜力，更好地为生产经营服务，降低生产成本，使各项固定资产管理制度真正落到实处具有非常重要的意义。

2铁路运输企业固定资产管理中存在的问题

2.1固定资产折旧方法需要采取多样化

当前，铁路运输企业固定资产折旧方法采用的是年限平均法，随着信息技术快速发展，许多信息技术设备，如电子计算机、电子显示屏等资产，按照《铁路运输企业固定资产管理办法》规定，需要按五年的期限进行折旧摊销，由于这些产品更新换代速度加快，许多产品未到折旧期就已经被新产品替代，如果仍然采用传统简单的直线法计提折旧，那么成本就不能真实地反映资产的实际耗损，对资产实际价值的准确计量产生影响，进而会影响铁路运输企业固定资产净值的真实度［2］。

2.2固定资产技术管理台账需要进一步细化

固定资产技术管理是铁路运输企业固定资产管理的重要环节，铁路运输企业根据《铁路运输企业固定资产管理办法》，建立相关固定资产技术管理基础台账，但部分基层单位还是存在一些台账建立不完整的问题，若要顺利有效的开展固定资产管理工作，就需要不断细化和完善全面、系统的技术管理台账。铁路基层单位业务部门若没有结合自身实际情况细化相关技术管理台账，可能会造成部分固定资产技术档案不全，统计资料不完整，从而无法准确掌握固定资产的性能和状态，对铁路企业固定资产的修理修配、更新改造将会造成影响。

2.3固定资产处置环节需要进一步加强

近年来，随着全国铁路规模不断扩大和现代科学技术的推进，使铁路设备大量更新换代，生产设备也不断更新，导致一些设备出现闲置，工作人员在管理过程中会对闲置的设备按规定进行处理，但在处置环节难免会存在疏漏。若是企业对闲置资产处理不及时或处置不规范，则有可能使闲置资产在固定资产的处置过程中占用了过高的成本。同时，由于铁路运输企业许多设备有很强的行业、专业特点，如机车、集装箱等资产在处置上，不具有公开竞争的市场，在市场上找不到相应市场报价。因此，在处置这类固定资产时，一些固定资产的价值很难取得公平、公正的交易价格，其价值衡量的准确性得不到应有的保证。

2.4固定资产考核机制需要进一步完善

由于铁路企业自身特点决定，铁路运输企业往往存在重生产、重安全与经营业绩的考核，而忽视固定资产管理工作质量、工作效果的考核，导致考核激励和约束机制中对固定资产过程管理不具体。同时，对固定资产管理工作不明确，造成各职能部门间工作衔接不紧密，沟通不顺畅，固定资产日常管理制度无法真正落地，造成工作效率降低。所以，在日常工作中过程中，需要对固定资产的考核机制进一步完善，从而提高固定资产管理工作质量和效率。

2.5固定资产信息化管理手段需要进一步提高

目前，铁路运输企业已经运用了固定资产管理系统，但是大部分基层站段，固定资产管理系统仅仅作为财务管理系统中的一个辅助系统，它的作用在于财务部门对固定资产的初始计量、后续支出、增减变动等变动的动态进行反映。铁路基层站段业务部门对固定资产的动态跟踪、清查盘点等日常工作基本靠人工操作，由于工作量大导致容易出错、疏漏，从而造成账、卡、物不一致的现象，会对铁路运输企业固定资产的管理造成阻碍。同时，固定资产管理部门若未能建立全面的信息共享系统，那么在固定资产变动时，将会出现信息传递滞后，导致统计不准确的现象。

2.6固定资产管理人员培训方式

需要进一步创新铁路运输企业点多线长，固定资产大多分布在铁路沿线，随着现代化发展，铁路沿线新设备、新资产也在逐渐增加，给固定资产的管理工作带来了一定的困难，这就要求固定资产管理人员具备与其业务相适应的工作能力和素质。然而在实际工作中，一些基层单位仍采用传统的培训方式和管理手段，使管理方式跟不上信息变化，对铁路运输企业固定资产管理工作质量造成阻碍。所以，在日常工作过程中，应该进一步加强对工作人员的专业技能培训，引入新的培训方式，不断提高固定资产管理人员的专业水平，创新固定资产管理方式。

3铁路运输企业增强固定资产管理的对策措施

3.1综合采用多种折旧方法

结合《企业会计准则》和铁路运输企业的实际，可以对机车车辆、信息技术设备、运输起重设备等固定资产采取加速折旧的方法，可以尽快回收资金，提升设备更新资金的积累速度，使费用尽快转化为资产，让企业有充足的资金购置新型设备，促使设备更新换代。同时，针对房屋、土地、建筑物等不动产，仍采用传统的年限平均法计提折旧。通过两种折旧方法相结合，可以优势互补、提升企业的经济利益，避免无形损耗给企业带来负担。

3.2细化固定资产技术台账管理

铁路基层站段应细化技术管理台账，重点细化固定资产技术档案和统计工作，加强设备的日常检查和记录，正确记载技术履历簿和设备台账，积累技术资料，掌握固定资产性能和状态，提供正确的固定资产使用效率数据。在工作中严格执行国铁集团制定的技术管理和检修规程，为固定资产的大修、更新改造提供准确有效的参考依据，使固定资产处于日常良好状态，提高完好率。如遇人员调离时，做好技术档案资料交接工作，确保固定资产台账完整性和固定资产管理工作连续性。同时，物资主管部门要按期与财务部门做好对账工作，保证账、卡、物相符，确保资产的安全完整。

3.3规范固定资产处置管理

为使铁路运输企业固定资产处置环节规范合理，应当引入一定竞争机制。例如，在对一些通用的资产处置时，应利用电子商务平台，定期处置信息，进行网上竞价、公开交易。对于一些专业性很强的资产，除了铁路企业以外的企业很难加以利用的，应在考虑处置成本的基础上，定期批量化在铁路运输企业间有偿调拨使用，以提高资产使用效率，从而提升闲置资产的经济价值，确保固定资产安全完整和有效使用。3.4完善固定资产考核制度没有考核的管理是无效的管理。铁路基层站段应该建立健全操作性强的固定资产管理考核制度，明确规定管理者的责任、权利、义务，不能完成职责时应承担的责任；明确各岗位责任人，在固定资产保管使用、盘点清查等资产管理过程中的职责，并定期进行检查考核奖惩，从而杜绝资产短缺、数据差异、处置不及时等问题。在此基础上，对资产管理制度落实情况不定期进行全程跟踪、检查，形成从集团公司、到站段、到车站班组纵向到底、横向到边的考核管理机制，只有这样才能进一步加强铁路企业固定资产管理工作。

3.5提高固定资产管理信息化建设水平

信息化快速发展的时代，技术进步、设备转型等不断加快，导致固定资产动态变动频繁，铁路运输企业应结合自身业务特点，在现有固定资产管理信息系统的基础上，引入二维码标识资产相关信息，完善建立信息共享系统，动态跟踪资产运行情况及使用状态，保证固定资产管理工作所有环节的工作人员能够全过程操作，改变现有的仅仅靠一个辅助系统供财务人员管理的状态，实时掌握固定资产动态，科学合理地进行资产调配。这样，不仅提升资产管理工作效率，发挥固定资产最大效能，而且保证固定资产管理数据准确、翔实。

3.6创新固定资产管理人员培训方式

固定资产管理人员综合能力的高低，对于固定资产管理效果起着直接的影响。首先，管理层要提高对固定资产管理工作重要性的认识，结合单位人员素质情况，一些学习能力较强、业务能力较高职工，可以作为直接或者间接固定资产管理工作人员。其次，要创新岗位技能培训方式，上级管理部门可以根据政策变化，定期组织人员参加培训，提高业务技能，适应业务工作需要。同时，可以采取经验交流、典型示范等措施，共享资产管理过程中的一些好经验、好做法。通过学习和交流，不断提高固定资产管理人员的业务能力和管理水平，促进固定资产管理工作上台阶。

4结束语

铁路运输企业固定资产是铁路企业赖以生存的物质基础，是企业产生效益的源泉，关系到企业的生存与发展。因此，应高度重视铁路运输企业固定资产管理工作，不断完善固定资产管理制度，规范工作流程，完善考核机制，建立一支业务能力强、管理水平高的固定资产管理队伍，以科学管理方法，有效管理制度，完善管理手段，提高资产使用效率，实现固定资产安全完整，增强企业的综合竞争实力，最终实现国有资产保值增值的目标,促进铁路运输企业可持续健康发展。

参考文献：

［1］林小贞.浅析铁路运输企业固定资产管理存在的问题及应对措施［J］.行政事业资产与财务.2013(04):151-153.