高效数字化全文(5篇)

第1篇：高效数字化范文

关键词:数字化校园建设;高校;管理工作

1数字化校园建设与高校管理工作的必要性

1.1化解招生数量和师资数量之间的矛盾

近年来，我国高等院校不断扩大招生规模，学生人数不断增加，但师资力量却比较有限，致使高等院校出现了招生数量和师资数量之间的矛盾。而数字化校园建设与管理工作的实施，可以化解招生数量和师资数量之间的矛盾，为学生创设一个良好的学习环境和氛围，不断提高学生的学习效率。

1.2解决信息孤岛问题

庞大的信息资源可以为高等院校的管理人员提供很大帮助。数字化校园建设可以对相关数字资源进行收集和整理，为管理人员的决策提供重要数据支撑，以便更好地服务于师生，还可以在一定程度上减少高等院校的运营成本费用。1.3满足师生对服务的个性化需求从现阶段高等院校管理的实际情况来看，校园网络的建设仅仅是为了师生的科研和生活等方面提供帮助，但目前网络建设还不够完善，很难满足师生需求。而数字化校园建设与管理工作的实施可以实现高效的学生信息管理和排课管理。但对于高等院校来说，数字化校园建设是一项具有较大难度的工作，消耗周期相对较长，投入资金较大，很难在短时间内建设完成。高等院校各部门间要加强沟通协作，合理规划数字化校园建设步骤，不断增强高等院校的核心竞争力。

2数字化校园建设对高校管理工作的影响

随着高等院校和信息技术的不断发展，数字化校园建设不断深入。校园网是数字化校园建设的重要构成部分。近年来，校园网发展十分迅速，很多高等院校不仅建设了校园局域网和广域网，还开发了属于自己的网站和网页，还利用网络平台开发了数字化图书馆系统、校园一卡通服务系统、远程教育系统，等等。高等院校的教育教学和管理工作几乎已经由线下转移到了线上，数字化校园的建设越来越完善，给校园管理工作的实施带来了一定便利。数字化校园建设是对高等院校管理体制的改革，也是对传统管理模式的创新。在数字化校园建设过程中，高等院校各管理层级的运行开始朝着扁平化的方向发展，省略了中间层级传达的流程，各职能部门职责的划分也发生了改变。数字化校园建设可以更好地协调学校管理阶层和各职能部门之间的工作，最高管理人员做出的决策可以通过校园网直接下发到基层，管理工作的效果与效率得到了明显提高。高等院校管理工作的内容主要包括后勤管理、日常事务管理、行政事务管理、教育教学管理、学生管理，等等。高等院校的管理水平会直接影响一些先进管理理念和技术手段的全面落实，必须提高管理工作质量，加强数字化校园建设。数字化校园建设是一种投入，有助于高等院校管理工作效率的提高。高等院校管理基层应对校园网络系统的效用进行充分发挥，体现出先进理念和技术手段的价值和意义［1］。在建设数字化校园过程中，不仅要注重对校园网教育教学功能的开发，还应该加强其在管理工作中的应用。

3数字化校园建设与高校管理的有效策略

3.1积极转变思想观念

高校在建设数字化校园和实施校园管理的过程中，应从根本上转变思想观念，树立先进的现代化校园管理意识，实现管理效率和管理效果的双重提高，避免资源浪费，充分发挥数字化系统的重要作用。高等院校应加强师资队伍建设，加强对教师的培养，组建一支素质高、创新精神强、数字化技术突出的教师队伍，并定期组织教师参加有关数字化知识和技能的培训，不断提高教师的数字化素养，确保教师和管理人员都能够灵活运用数字化技术来完成管理工作。每个人对数字化专业知识与技能的理解和掌握程度都完全相同，对培训需求也有所不同。高等院校应根据教师的个性化需求分层次、分批开展培训工作并进行考核，使教师可以充分利用数字化校园建设的优势来适应新的教学环境，熟练掌握计算机技术，不断提高管理效率［2］。

3.2构建长效校园管理机制

在实施数字化校园建设与管理工作过程中，高等院校应根据实际情况构建长效校园管理机制，明确各部门的职责和权利，加强各部门之间的沟通与协作，加强校园网络扩建，保证网络的安全平稳运行。高等院校现代化教育技术中心除了要负责计算机和多功能教室的管理外，还要注重加强对多媒体教学课件和教案的开发［3］。远程教育部门要负责网络课件的维护和管理各种远程教学设备。教务处要承担起建设数字化资源库、模拟实践课以及虚拟教室的责任，定期组织各学科教室改革教学方式与方法，并将网络平台系统引入到学校管理工作当中。

3.3丰富资源库内容

在数字化校园建设和管理中，资源库的建设是非常重要的一项工作内容。高等院校的资源库内容主要包括学籍档案资源库、人力资源库和图书馆资源库，等等［4］。这些资源库内容的形成一部分是因为数字化校园建设和管理工作开展所需要而采购的，还有一部分是各职能部门在日常工作中逐渐积累起来的。丰富的资源库内容能够为高等院校管理层的决策提供重要数据资源支撑，以提高管理的科学性和有效性。网络平台中有着丰富的网络资源，这些资源的可利用性较强。在建设数字化校园和实施管理工作的过程中，必须坚持遵循实用性原则，合理选择具有较高性价比的设备和系统软件，不可盲目追求高性能、多功能和高价格，避免资源浪费。

4结语

数字化校园建设与管理工作的实施可以化解招生数量和师资数量之间的矛盾，解决信息孤岛的问题，满足师生对服务的个性化需求。高等院校应全面认识到数字化校园建设与管理工作所带来的影响，并积极采取各种行之有效的措施来促进数字化校园建设和管理工作的开展，不断提高高等院校的管理水平。

参考文献:

［1］王维平，杜娟.以教学服务为核心的数字化校园建设与应用［J］．中小学信息技术教育，2020，(04):82－84.

［2］张丹.网络时代高校数字化校园建设研究［J］．信息记录材料，2019，20(02):134－135.

［3］景晓芳.数字化高校建筑设施管理初探［J］．建材与装饰，2017，(40):100.

第2篇：高效数字化范文

关键词：人事档案；数字化；外包

近年来，随着数字档案馆的建设，以及从严管理干部的要求，越来越多的高校将干部人事档案的数字化提上了工作日程。通过干部人事档案的数字化，能有效的保护档案实体和信息的安全，避免档案信息的涂改造假，降低利用中的信息扩散风险，极大的改变干部人事档案相对落后的管方式理和服务模式，适应新时期高校发展对档案工作的要求。然而，面对数量庞大的干部人事档案，单靠档案管理部门本身，要实现数字化，是一项不可能完成的任务。过去由于干部人事档案信息的涉密性，很多单位对干部人事档案的数字化存在顾忌。近年来，随着《干部人事档案数字化技术规范》的出台，一批有涉密资质的数字化外包公司的出现，一些高校如贵州大学、北京师范大学、中国矿业大学、四川大学等通过外包方式，开始了干部人事档案数字化的实践。电子科技大学从2019年启动干部人事档案数字化加工项目，采用外包方式，计划分两期完成约7000卷干部人事档案的数字化加工。通过一年多的具体实践，在数字化外包的开展、风险控制，数字化质量保证等方面积累了一些经验，探索出了一套有效的数字化实施方案。

一、抓住契机，主动争取学校领导和相关部门的支持

数字化外包，离不开学校经费的支持。根据学校规模的大小和档案数量的多少，所需经费从十来万到上百万。没有学校领导的重视和充足经费的支持，数字化根本就无从谈起。档案部门需要抓住契机，主动争取。我校从2015年起，抓住学校建设数字化校园的契机，分期对馆藏文书、学籍等档案进行了数字化。数字化成果的应用，大力提升了档案的利用效率和服务水平，受到了利用者和学校相关部门的充分认可。正是通过前期数字化档案馆的建设，让学校领导和相关部门看到了档案数字化带来的便利。同时，在从严治党背景下教育部对干部人事档案的多次专项检查，强化了学校领导对干部人事档案数字化重要性的认识。这些都为干部人事档案数字化经费的顺利申请打下了良好基础。同时，干部人事档案数字化，也需得到相关职能部门的支持和配合。干部人事档案数字化涉及的不仅是档案部门。人事档案材料的形成部门多，时间跨度长，大部分档案都存在档案材料缺失的情况。缺失材料的补充以及对档案材料的审核，需要组织人事部门以及教务、纪委、学院等相关部门的参与。只有各部门密切配合，干部人事档案数字化才能顺利的推进。近年来开展的干部人事档案审核，提高了学校领导和相关部门对干部人事档案重要性的认识，很多高校以此为契机，按照干部人事档案最新规范，进行了档案的规范整理和缺失材料的补充，为数字化的开展打下了一定的基础。在开展数字化加工前，更需要档案部门与各职能部门加强沟通，让职能部门了解干部人事档案数字化的必要性，以及数字化完成后对相关部门工作带来的便利，从而得到相关职能部门的支持，形成合力，共同推进。

二、拟定科学合理的数字化实施方案

干部人事档案的数字化要坚持“安全第一，质量优先，分批实施”的原则，在正式开展数字化加工项目之前，要根据学校下拨的经费、馆藏情况、利用频率等，做好调研，摸清家底，制定切实可行的工作方案。首先，要对馆藏情况有充分的了解。每所学校办学规模不同，干部人事档案数量少则几百卷，多则上万卷，管理方式不一，档案工作基础也有很大差距。并且不同历史时期的档案，从载体、分类到整理都呈现非常大的差异性。这需要我们首先对单位馆藏情况有充分的了解。根据馆藏情况，档案整理情况，利用情况，科学拟定数字化方案，确定数字化的范围、重点、数量、优先顺序等。经费充裕的，可以全部数字化，经费不多的，就需要对数字化内容进行仔细选择了。根据利用率和急者优先原则，可以选择先加工教授、处级干部档案，或者选择人事档案中利用率比较高的干部履历表、入党志愿书、奖励材料、任免审批表等材料。比如，我校在制定数字化方案时，在对档案情况和数量全面摸底的基础上，按照利用优先、分步实施的原则，确定了处级以上干部档案——在职人员档案——退休人员档案的数字化扫描顺序。最后结合数字化经费情况，确定将干部人事档案数字化分两期进行，第一期包括干部人事档案管理系统的购置，中层干部档案的数字化，2000～2010年干部人事档案的数字化扫描。第二期包括干部人事档案信息库的建设，剩余在职干部人事档案的数字化，退休人员档案的数字化加工。目前已完成第一期，正进行第二期的加工，从实施情况来看，进展比较顺利。其次，在数字化加工前，要进行充分的调研，多方了解情况。一方面了解兄弟高校数字化外包的经验、问题，做到心中有数，少走弯路；另一方面，了解数字化公司情况、报价、工作流程等，为后续的预算和招标做好准备。

三、做好招投标，优选外包公司

干部人事档案数字化由档案管理部门和外包公司共同实施。招标是开展干部人事档案数字化工作的第一步，招标的顺利与否，直接决定了数字化项目能否顺利开展。优质的公司，有着更丰富的项目管理经验，更专业的人员，很大程度上直接决定了数字化加工的质量和效果。

1.科学拟定干部人事档案数字化项目招标要求。干部人事档案数字化项目招标要求具体包括项目概述、项目内容、具体技术要求、保密、安全、商务及其他要求、服务期限、付款方式等。其中，项目内容和具体技术要求是关键，一定要清晰明了。干部人事档案数字化加工需遵循相关的标准，具体包括《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》、中组部《干部人事档案整理办法》、国家档案局《纸质档案数字化技术规范》《干部人事档案数字化技术规范》，以及学校的相关整理办法等。相关技术要求以及整理加工流程都需要在招标文件中明确，避免加工过程中双方标准的分歧。

2.做好招标的前期准备，确保招标的顺利进行。近年来，开展档案数字化的公司不少，但具有保密资质，能开展干部人事档案数字化并有项目经验的公司并不多。以四川地区为例，能开展干部人事档案数字化的公司也就五六家。要通过充分的调研，了解外包公司的规模、资质、已完成的项目情况等。在招标前，要与符合条件的数字化公司加强沟通，让尽可能多的公司了解知晓我们的数字化内容、规模和要求，从而做好投标准备，避免因前期准备不足出现流标，或是因参与公司不多，缺少选择余地，无法挑选出优质的外包公司。

3.全方面、多途径的了解数字化外包公司，做到知己知彼，优中选优。首先，要了解公司资质和背景，必须具备国家秘密载体印制资质证书，不得有涉外背景。另外，要注重公司的口碑和项目经验。干部人事档案的数字化与文书、学籍类档案数字化的流程和操作方式有较大的差别。其次，要着重了解公司开展干部人事档案数字化加工项目的经验，已完成项目的规模，完成效果。除了与公司的沟通，还应多途径的了解公司的实际实力和管理水平。

四、做好过程管理，确保工程进度和质量

干部人事档案数字化外包，可以借助外包公司的人力、物力技术，加快数字化加工的进度。但干部人事档案数字化外包绝不是“一包了之”，档案管理部门必须全程介入，做好监管，确保加工进度、质量和档案实体、信息的安全。

1.拟定详细的加工标准，做好对加工人员的培训和指导。干部人事档案材料的分类、鉴别、裱糊、编目等，虽有文件规定，但在细节和特殊情况的处理上，需要更详细的操作标准。从事数字化前期处理和加工的人员，很多并不具备相应的专业知识。对于部分有一定经验的数字化人员，之前的经验也不一定完全适用。特别在数字化前期，档案管理部门应加强与外包公司的沟通，统一标准，并加强指导。我们在数字化加工过程中，先是进行小批量的档案整理和数字化加工，熟悉操作，并通过实际操作发现问题，细化标准和流程。由一位经验丰富的老师，全程进行技术指导和质量监控。对于出现的问题，及时发现，及时整改，效果较好。

2.采取多种措施，确保档案实体和信息的安全。档案安全是档案工作的生命线，也是档案数字化外包面临的最严峻的考验。需要从意识、制度、管理等多方面确保档案实体和信息的安全。首先，做好数字化加工场所的技防、物防措施。数字化加工应有独立的相对封闭的空间，安装防盗门窗及监控设备，不得连接外网，配置密码柜存放加工过程中的档案，数字化场所禁止无关人员的进出，数字化加工人员不得携带存储设备进入。其次，强化安全责任意识，加强现场巡查。与外包公司签订保密协议，明确保密责任义务，加强对外包公司人员的保密教育，各项保密安全规章制度上墙。加强数字化加工现场的巡查，发现问题及时解决，如现场的温湿度状况，档案入柜存放情况，下班期间关窗断电情况，有无随意翻阅、谈论档案内容的现象，废纸的处理规范情况等。最后，要规范档案的出入库登记制度。与其他类档案相比，干部人事档案数字化加工程序更多，流程更复杂。从前期的规范整理、查缺材料的补充，到扫描、高清处理、挂接、抽检、核查等，流程多，时间长。大批档案长时间处于非管控状态，增加了档案安全风险。同时，在干部人事档案数字化过程中，日常的借查阅、转档、材料的增补等都也都在同步进行。为了确保档案安全，我们与外包公司沟通，采取分批出入库方式，每次出库不超过500卷。对于需要补充材料的，先归还入库，新增材料的分装由档案部门人员负责，分装完成再出库进行数字化加工。每一次的出入库和档案交接，双方都逐一清点，详细登记，确保每一卷档案的借查阅都有记录可查。

3.做好与外包公司的沟通与协调。数字化加工项目必须由档案管理部门和外包公司共同协作才能顺利完成。档案部门更关注数字化加工的质量和档案安全，外包公司更关注数字化加工数量和进度。所以，在工作方式、流程、标准等方面，双方可能会有一些冲突。比如，工作时间，为了确保档案安全，档案部门希望在正常上班时间开展数字化加工，但外包公司作为劳动密集型企业，工作时间会拉长，周末节假日也会充分利用。这就需要双方沟通协商。作为项目的甲方，要随时关注外包项目进度和质量，发现问题，及时与外包公司沟通解决。

4.做好抽检和验收，发现问题及时整改。抽检应贯穿于数字化项目的整个过程，分批抽检，可以及时发现加工中的问题。对于检查出的带有共性的问题，批量整改；对于之前没有遇到的特殊问题，及时讨论，确定解决方案。如果在数字化加工全部完成再进行抽检，一旦发现问题，可能需要大量的返工，不仅浪费人力、物力，影响项目进度，也会增加对档案的损伤。另外，要重视数字化成果的验收工作，确保数字化质量。验收按卷抽检率不低于10%，按页抽检率不低于5%。抽检合格率要求达到95%以上。对抽检中的错误数据，公司需重新检查修改，直到验收合格，方可挂接下一批次数据。

五、干部人事档案数字化外包应注意的问题

1.关于招标。干部人事档案的数字化加工与文书类有很大不同，所使用的档案系统也不一样。一些高校在招标过程中，将干部人事档案、文书档案等打包一起招标。中标公司可能对文书档案的数字化比较熟悉，但没有干部人事档案数字化的经验，造成工作进展不顺。所以干部人事档案数字化的招标，最好能够单独进行，选择有干部人事档案数字化加工项目经验的公司。

2.关于补充材料和新增材料的处理。干部人事档案的材料是在不断增加和补充的。通过专审查缺，对照最新归档要求，大部分人员都需要补充材料。这些材料时间跨度长，牵涉单位多，如入党材料、考核材料，补充起来难度较大。一些学校为了等待补充材料，数字化进度受到很大影响。一方面，我们应加大补充材料的收集力度，但同时，不可能也不应该等到所有材料补充齐全再进行数字化加工。对于后期补充的材料，可以做好登记，后期补充扫描。

3.与公司签订售后协议，及时在利用中检验数字化成果。干部人事档案数字化的目的是为了利用。虽然在数字化加工过程中，数字化公司会进行抽检，档案部门也会进行抽检和验收，但按照10%的抽检率，一些问题必然没法及时发现。所以对于数字化成果，需要在利用中得到检验，发现问题。对于带有共性的问题，需要联系数字化公司及时进行批量修订，个别的问题，做好记录，统一整改完善。

六、结语

档案数字化外包把繁琐复杂的工作交给外包机构处理，缓解了档案部门人少事多的矛盾，从而集中精力发展核心业务。虽然在外包过程中，会产生来自市场、档案馆自身和外包商的一些风险，但近年来出台的《档案数字化外包安全管理规范》《干部人事档案数字化技术规范》为人事档案数字化提供了指导，一些单位干部人事档案数字化外包的具体实践也证明了外包的可行性。干部人事档案的数字化是必然趋势，必将极大提升档案管理水平和利用效率。

参考文献：

[1]李旭红.干部人事档案数字化外包风险及对策探析.中国档案，2018

[2]杨红.干部人事档案数字化外包的风险防控.兰台内外，2019

[3]戴玲.高校干部人事档案数字化外包的工作机制研究.兰台世界，2017

第3篇：高效数字化范文

关键词:数字化校园;人事管理系统;信息化

一、前言

近年来，随着数字化校园建设步伐的不断迈进，高校的各方面管理方式、途径也随之发生了一系列的变化。高职院校作为我国高等教育的重要分支，也在响应时代，逐步将数字化校园引入学校管理的各个层面上来。数字化校园构成了统一的用户管理、资源管理以及权限管理，把学校建成一座面向校内，同时又面向社会的一个超越时间和空间的虚拟性大学。建设数字化校园的目的是提高学校的行政管理效率，提高学校的教育教学水平，进而提高学校的整体办学实力及核心竞争力。

二、高职院校数字化校园人事管理系统建设的必要性

(一)高职院校人事管理工作的性质

人事管理工作作为高职院校行政管理工作的一个重要方面，由于管理基数庞大，往往具有信息量大、采集涉及面广，信息共享、信息关联程度高，数据时效性、一致性及准确性强等特点，其工作涉及广大教职工的选拔、培养和收入，直接关乎教职工的切身利益。因此，需要通过现代信息技术、网络技术来建立人事管理信息系统，以实现高职院校人事管理现代化进程，使管理更为高效、精细和准确，充分体现行政管理的公平、公开和公正。

(二)数字化校园的建设需要

人事管理系统建设属于数字化校园建设的一个重要分支。高职院校在建设数字化校园时，需先建设数据中心平台(即为数字校园的神经中枢，主要负责收集、处理和储存各类共享信息数据，并为全校提供信息共享服务的平台)，为人事、教务、科研及财务等管理系统提供基础信息，而人事数据作为教职工基本信息的载体，是数据中心平台构建的重要基础。

三、当前人事管理系统存在的问题

(一)缺乏信息资源共享，容易形成信息孤岛

目前，大多高职院校都实现了人事管理工作的信息化，但很多都只是一个独立的管理系统，没有结合学校其他管理分支进行数据共享和交换并形成一个完整、统一的管理系统。这往往导致学校其他应用系统的重复建设、重复投资，如人事部门对于全校教职工个人信息的管理与二级管理部门对本部门教职工个人信息的管理脱节，造成了各自的数据库的重复建设、管理，严重影响了学校的信息化建设和日常教学、科研等各方面管理工作。

(二)技术力量不强，专业水平有待提高

由于校园内部缺乏一只独立的专业技术队伍，无法承担数字化校园的建设工程，高职院校数字化校园建设往往是项外包工程，他们设计的信息系统实用性不强，也无法做到对系统的实时更新和维护，导致系统设计的不合理与低利用率，最终导致人事部门仍旧返回使用自己独立的信息管理系统。

(三)基础信息可靠性不高，数据冗余严重

由于信息数据都是人为录入，而且通常录入工作由一个人完成，缺乏多人核对或本人核实的步骤，同时在数据收集的过程中，也存在多头收集、重复收集、收集不及时等问题，这些往往造成数据存在误差，加上储存、处理的数据紧紧交织在一起，数据难以得到有效管理和使用，使数据冗余愈加严重。

四、高职院校数字化校园人事管理系统建设的对策

(一)管理层面加大重视，加强专业技术力量

高职院校数字化校园建设需要壮大专业技术队伍来进行支撑。学校管理层面应该重视信息技术骨干的进修、培训，引进这方面专业技术人才，建立一支技术能力强、业务水平高的队伍来确保数字化校园建设的顺利进行。同时还要对人事部门以及其他相关部门的工作人员进行培训，使他们能熟悉掌握该管理系统。

(二)整合基础数据，合理实现人事资源共享

将人事管理系统融入校园整体数字化建设中去，实现个人基础信息与下级有关管理部门的共享与更新，同时提供本人查看核实、提供变更渠道，提高数据的准确性和实时性，有效地节约数据共享与消除对数据的重复管理机数据的不同步等问题，达到整合信息资源，减少资源浪费的目的。

(三)增加系统安全评估，降低不必要风险

人事管理系统不同于其他管理系统，其牵涉教职工多方面的敏感信息，因此，管理员要设置不同权限，例如个人信息除本人外只能由人事部门以及下级师资管理部门的有关工作人员可以查看，本人如要变更个人信息，需在系统上递交申请，先由直属师资管理部门审核再提交人事部门进行审核变更等。

五、结束语

人事管理信息化是学校人事管理的基础工作，更是整个数字化校园建设的核心工作。因此，随着数字化校园建设的推进，我们应完善相关规章制度，制定人事管理系统建设的规划，明确目标，保证与学校发展方向一致，从而创造良好的校园虚拟环境。

参考文献:

［1］田越萍．高职院校数字化校园建设的思考［J］．产业与科技论坛．2014，13(21):249－250．

［2］王钱永．数字化校园中数据中心平台的研究［J］．中国教育信息化．2007，(11):14－17．

［3］徐凤亮，史斌斌．高校数字化校园建设的现状与探索［J］．中国现代教育装备，2009，(15):23－25．

第4篇：高效数字化范文

1.1落后的基础设施与先进的数字化建设之间的矛盾

数字化高校档案馆是在传统档案馆的馆藏、分类、查询等固有的模式基础上，借助广泛普及的计算机与通畅无阻的网络，充分应用各种信息技术和网络技术而建立起来的一种新型档案馆。档案馆的数字化建设通过将计算机技术、网络技术等高新技术引入档案领域，实现了档案资源的科学保护与资源共享。因此，高校档案数字化建设必须依托于空间数据基础设施和网络.而现行高校档案馆基础设施远远不能满足数字化建设的需要。

（1）硬件基础设施缺乏

许多学校在硬件基础设施的资金投入严重不足，计算机、光盘刻录机、扫描仪、打印机等必要设备的购置尚存在问题，使构建完整数字化体系的基本需求都得不到满足，使得档案馆的数字化建设留于形式，根本起不到实质的作用。

（2）数据库建设落后

许多拥有丰富馆藏资源的学校，在其数据库中却只现其馆藏之冰山一角，内容极其稀少，种类极其贫乏，数据库检索途径单一，有些甚至不能提供检索途径。数据库根本不能发挥其网罗档案资源供用户搜索利用的功能，成为了社会资源的一种极度的浪费。

（3）网络建设落后

网络建设落后，网络故障频出，为广大用户的使用带来了极大的不便。并且对于网络资源也未做到充分的利用，资源链接匮乏，严重影响了资源共享的程度，大大的违背了数字化建设扩大资源共享面的初衷。

1．2人才匮乏与激增的建设需求之间的矛盾

人才的培养是高校档案馆数字化建设的一个关键因素。数字化建设的建设、更新、维护与升级与普及都与人才息息相关。档案馆的工作人员必须具备相关的计算机技术、网络传播技术及档案管理知识才能更好的服务于档案馆的建设。但是目前这种综合人才十分缺乏，往往存在着专业计算机人才不懂档案管理，而档案管理人才又不懂计算机的尴尬处境。高校档案馆缺乏对档案馆人员进行业务培训及引进外来人才的意识，这些都严重影响了档案馆数字化建设的。

1.3高校档案馆数字化建设是为了更好的方便资源的利用

但是往往由于宣传力度不够，造成了数字化档案馆的资源浪费。例如，在许多学校的数字化档案馆中对于档案信息数据的资料范围、检索途径、索取方式都缺乏必要的说明与介绍，使同学们面对海量的信息无从下手，最后不得不选择放弃，这大大的减少了数字化档案馆的使用人数。同时因为缺乏专人负责对数字化档案馆的答疑工作，出现问题时用户往往只能放弃利用档案馆而另寻他法。

2反馈机制不健全与完善数字化建设之间的矛盾

高校档案馆数字化建设才刚刚起步，必然存在诸多问题需要完善，这就需要及时与用户沟通，不断采纳意见并积极改进。但是目前很少有高校能做到反馈机制健全，因而阻断了与用户之间有效的沟通。也因为不能及时的了解用户的信息需求，所以很难能取得用户的支持与信任，又是得档案馆的利用率进一步下降。

3.针对高校档案馆数字化建设相关问题的对策

3.1加强基础设施建设

适当增加基础设施建设的经费。经费的投入不仅包括网络通讯设备、服务器、处理设备的购置，还应包括软件设施的完善。数字化档案馆在满足档案的利用与管理的同时，还应注重数据库的完善构建。首先，数据库的内容要能很好的反映馆藏书籍的内容，并及时填充新近书目与档案资料，做到数据库内容丰富翔实，以满足用户多元化的需求。其次，信息检索要更加智能化，不仅能够分类查询，还应能够根据相关要素进行查询，以达到检索速度快、效率高、范围广的目的，从而最大程度地方便用户的使用，使用户能够在海量的资源面前不再茫然。再次，要充分利用资源链接，最大程度的扩大资源共享面，使用户能够以最方便、便捷的方式搜寻到其所需的最全面的资源。

3.2加大人才培养力度

档案馆工作人员不仅承担者档案馆的建设、更新、维护与升级，更承担着指导用户如何利用数字化档案馆等普及工作，而这些都大大提高了对档案馆工作人员的要求。因此档案馆的数字化建设需要大量能熟练运用检索方法、懂得相关计算机技术、网络技术并具备沟通技能的综合素质人才。要想推进高校档案馆数字化建设的进程，就必须要大力优化档案馆成员的知识结构，定期对相关人员进行业务培训，并且大量引进外来人才，为档案馆建设补充新鲜血液，从而逐步提高档案馆的管理的水平。对于档案馆人员的业务水平要定期进行考核，对于不具备管理资格的成员要坚决予以剔除，充分保持档案馆工作人员的先进行。

3.3强化使用推广

高校档案馆的基础建设程度和水平质量，需要由用户来认可，只有用户满意的档案馆才是馆建的基础所在。高校档案馆做为一项基础建设部门，自身的推广程度是受使用范围所限制的，其服务水平和信息化程度需要用户的使用来判别。因此，高校档案馆要定位在为用户服务的定位上，加大使用推广的力度。在每一名教职员工或是学员来提取档案时，档案馆通过高效快捷的查访方式以及优质热情的服务态度会给用户留下深刻的印象。而高校档案馆在强化信息建设的同时，主要就是要为用户提供优质快捷的服务，因此，加强信息化建设对于提高档案馆的管理规范程度以及用户的认知层次具有重要的作用。

3.4加强反馈机制的建立

只有通过与用户的及时沟通才能了解其需求，从而更好的完善档案馆的数字化建设。而其反馈机制的建立就要借助于有效的沟通平台的建立。为了方便用户与档案馆的沟通，各高校档案馆需调配相关人员专门从事与用户的沟通工作，并将管理员的QQ、MSN、手机、邮箱等有效联系方式，以最醒目地方式标注在档案馆网页上。用户可以通过与管理员的沟通进行数据库使用方法的咨询、对档案馆进行测评或针对有关问题提出意见与建议。针对用户提出的问题，管理员需在最短的时间内认真予以解答，并将重要问题进行及时的整理与汇总，并向档案馆汇报。接到问题后，各档案馆需通过会议讨论等方式及时提出解决方案并认真组织落实，进行改进。

第5篇：高效数字化范文

【关键词】大数据；高校档案管理；数字化

1引言

档案数字化建设与管理是当前高校管理的重要内容。在数字化建设与管理中也存在不少问题，特别是安全建设与管理问题，需要引起足够的重视。档案数字化管理作为重要的工作，其关系到学生的档案信息、学校的机密材料等，如果数字化安全管理不到位，可能会出现档案信息的泄露或者网络系统的瘫痪等，因此安全管理与部署必须落到实处，取得实效。当前档案数字化建设进程加快，档案数字化安全管理的要求不断提升，只有做好安全管理工作，才能更好推动高校的档案建设，推动高校的稳定发展。

2大数据背景下高校档案数字化管理特点

在大数据背景下，高校档案数字化管理也具有自身特殊性，档案的数字化管理带来档案管理实效的提升，也节省了档案管理的人力和物力等，使得档案的价值更为凸显，提升档案的利用率。高校档案是体现高校历史沿革和师生教学活动的宝贵资料，也关系到学生的个人信息等，所以在档案管理中必须追求隐私保护和高专业度。对于高校来说，其人员流动性大，每届毕业生的档案信息保护都是不小的压力，学生的人数是动态平衡的，但档案又存在鲜明的个体差异，反映学生不同的学习、生活状态。在档案管理中既要宏观统筹，又要关注细节。档案管理并不是无规律可循，也遵循既定的规律[1]，所以必须制定出有利于学生发展的档案管理方案，使得档案管理具有较高的应用价值。综合来说，高校的档案管理是复杂性的工作，也是动态变化的，需要在档案管理中做好新技术的运用、新思路的渗透，多管齐下和多措并举，才能取得理想的档案管理实效。

3大数据背景下高校档案数字化管理中存在的问题

3.1缺乏安全意识

在高校档案数字化管理中，必须要求档案管理人员、高校管理人员等树立档案安全管理意识，自觉做好档案的数字化管理工作。虽然当前高校档案数字化建设取得了预期成果，但其在具体的管理实践中也受到各种风险的威胁，而如果高校档案数字化管理安全意识普遍较弱，其很难确保档案数字化安全建设工作落实到位[2]，决策层对档案管理的理解局限于对文件的浅层次管理，将档案管理等同于文件保存。而档案管理人员数字化管理中较为被动，缺乏主动的风险关注意识，只是照本宣科地进行档案的存储整理，却没有相应的安全防范准备。高校档案数字化建设中遇到了重重阻力，高校档案管理工作根本无法享受到大数据技术带来的管理便利性。

3.2计算机病毒及外部风险较多

在当前的数据网络环境中，信息安全建设是共同话题，也是社会性共同关注的课题。高校档案的数字化管理中很容易受到外部风险的威胁，特别是计算机病毒、木马程序等肆意攻击，黑客非法入侵等，使得高校档案信息安全没有足够的保障。计算机病毒攻击频繁，计算机病毒的出现频率高，影响范围广，由此产生的损失是无法估算的，特别是病毒植入导致系统瘫痪，影响网络通信，使得档案文件信息被损毁，而这种破坏往往是不可逆的，文件信息难以恢复。而外部的管理风险，除了木马病毒，还有很多[3]，如当前没有建立安全管理的相关制度、高校档案安全防御体系不健全等，使得高校的档案管理系统频频遭受网络的攻击，也不乏内部员工非法操作带来的安全风险，其造成的损失也是不容小觑的。

4高校档案数字化管理中安全风险的有效应对措施

4.1及时更新软硬件，修复漏洞，提高安全防护水平

要做好高校档案数字化安全管理工作，应对软硬件系统进行及时更新和漏洞的及时修复，以技术的加持带来高校档案数字化安全管理水平的提升。计算机的迅速发展为非法入侵者带来了可乘之机，所以必须加大安全防护，提升防护技术水平，以减少其对档案信息安全的威胁，加强网络安全防护技术研究，将其与实际工作情况结合起来，制定合理的高校档案数字化安全管理方案，建立更高等级的安全防御体系，做到防患于未然。在软硬件维护与管理方面，要考虑到硬件系统可能受到电磁波的辐射影响，可以选用专业的电磁波接收器，接受主机和电子设备的电磁波辐射，提升档案信息的安全性。档案信息存储在计算机设备中，如果计算机软硬件系统出现问题会导致重要信息的泄露，且计算机软件系统具有开放属性，可能会遭到恶性攻击，使得其安全等级系数较小。为了保证系统的稳定运行，必须及时更新软硬件，加强档案信息的处理，使其免受病毒的侵害，一旦出现档案信息泄露，可以从安全管理的角度，启动备用系统，及时修复漏洞，加强安全抵御。高校也要根据实际情况完善数字化管理漏洞。每所高校其档案数字化建设情况不同，其面临的情况和产生的问题也是不尽相同的，因此在档案管理时必须结合高校的实际情况进行合理考察，认真总结问题，找到有效的解决办法，真正做到以不变应万变[4]。学校也应该加强安全宣讲，让师生都具备较高的安全关注意识，自觉配合学校做好档案数字化安全管理工作，及时发现管理漏洞，及时通报处理，更好地完善档案管理工作。

4.2加强保密建设，创设高校档案数字化管理安全屏障

在高校档案的数字化管理中也应注重保密建设，积极构建高校档案数字化管理的安全屏障。首先，防火墙技术。这也是常见的计算机安全防护技术，其能起到安全阻挡的作用，将恶意软件和病毒阻挡在系统之外，使计算机安全运行。防火墙的安全防护价值体现在多个方面，既可以是分组过滤技术也可以是防护技术，无论是哪种防护技术都有助于带来学校档案数字化安全管理环境的建构。其次，数字签名技术。数字签名技术可以通过对数据信息的加密处理以提高数据运输的安全性，使得数据材料在传输与共享的过程中，有足够的安全防护，避免信息材料在传输的过程中，或者在不同的端口接收节点中，出现被篡改或者被拦截的风险。最后，电子文件认证技术。这也是当前高校档案数字化安全管理中应该引入的新技术，这项技术与数字加密技术本质相同，都是通过计算和运算来完成。电子文件认证技术是通过比较运算来获得验证码，以摘要的形式鉴别电子文件的真实性。就当前的电子文件认证技术应用来说，其也存在一定的弊端，主要是文件在发送过程中缺乏足够的安全保障。而这项技术上的缺陷，随着研究的深入也将迎刃而解，在技术的创新研究中也将不断涌现出新的安全管理与防护技术，在高校档案的数字化安全管理中发挥实效。

4.3抓住档案数字化管理契机，以提升管理的智能化水平

在高校档案的数字化管理中，必须抓住档案数字化管理的契机，尽可能地提升档案管理的智能化水平，以智能化水平的提升，加大档案的安全防护。当前各大高校用于档案数字化建设的资金较为有限，支持不足，使得高校档案数字化建设并不理想，而因为建设投入不足，高校的档案数字化安全威胁问题也更为突出。在大数据时代背景下，必须着手高校档案的数字化改革，特别是打造安全的高校档案数据库，建立安全的管理系统，使得高校档案的数字化安全管理更持久，效果更理想。必须以改革为契机，让高校档案数字化建设落地。以现代化信息技术的引入，带来高校档案数字化管理工作的转型升级。如硬件系统方面，扫描仪、打印机、刻录机等配备齐全，实现资料数据的电子化转化，奠定高校档案数字化资料共享利用的基础。如环境硬件建设到位，去湿器、温度计、除尘器等配备到位，使得高校档案数字化管理处于健康稳定的环境，确保资料安全。再如推行高校档案智能化管理程序，引入电子档案管理信息系统，计算机技术、大数据技术、物联网技术等融合，使得技术内容建设更富成效。信息化建设过程中，更要做好基础的档案管理工作，如档案分类、信息筛选、科学归档等，逐渐使高校档案数字化管理与数据库建设相结合，以提升档案管理的高效性、科技性等，这是新时期档案管理改革的必然要求。

4.4加强档案安全教育宣导，提升档案管理人员能力素养

高校档案的数字化建设与安全管理也对档案管理人员的认知态度和能力素养提出较高要求，树立科学认知，在教育培训中提升管理能力，打造高素质的管理队伍，才能做好档案安全管理工作[5]。需要档案管理人员时刻树立安全管理意识，以大局安全管理思维统筹高校档案管理，从基础的档案整理入手，继而不断丰富管理内容，创新模式。基于方法论的角度，跳出以往档案管理的狭小范畴，实现其应用、管理空间的扩大，依托完善标准的制度强化各部门的协同配合，高效开展档案管理工作。如在具体的管理实践中，制定新的管理制度，强化部门人员的沟通，使得管理渗透到高校各部门、各院系中，使得档案信息采集到整理加工、使用一体化与高效化，构建高效的档案工作网络，配合责任到人制，使得高校内部建立安全管理的科学认知梯度，自上而下地宣传贯彻执行。档案管理人员也要加强学习，接受专题培训，保持工作热情，并且自觉地用先进的理论知识武装自己，在培训交流的过程中实现档案管理先进经验的分享，让档案管理变革更富实效，档案数字化管理中安全也更有保障。

5结语