高校人事档案精细化管理策略探讨

摘要：高校人事档案，涵盖学历、履历以及品德等多个方面，是重要的文件资料和个人信息库，是组织提拔与任用干部的重要依据，对于高校人力资源管理及整个高校的长远健康发展都具有非常重要的作用。与此同时，伴随着中央对干部的从严管理，不断提升档案管理水平，推进精细化管理，已然成为各大高校关注的重要内容，也是高校日常运行管理中的一个重要课题。借助精细化管理，不仅可以促进和保障档案管理的科学性，而且还能够提升整体的档案管理质量，可以说现实价值较为显著。对此，本文着重围绕高校人事档案精细化管理相关问题展开研究，包括理论概述、实施要点以及有效策略，意在为高校人事档案的精细化管理提供有益借鉴和有效参考，能够为高校的人才储备与干部队伍而提供有效的服务。

关键词：高校；人事档案；精细化管理；意义；策略

在高校的建设与发展过程当中，人事档案工作必不可少的同时，也发挥着极其重要的作用。尤其是在新形势之下，高校人事档案管理更是变得越来越重要。基于人事档案工作，不仅能够有效收集、整理与展示现有教职工的基本情况，为高校有序、有效地开展人力资源管理及其优化配置做出有益的指导和帮助，还能够为高校的建设与发展积累丰富而宝贵的基础资料，能够涉及教学、科研及教师队伍建设等方方面面，这些来源于档案管理的信息资料，能够为整个高校的建设发展而提供多元而有效的服务。当然，不可否认的是，在实际运行过程当中，高校人事档案管理仍然面临着一定的问题，尤其是精细化的一些理念在具体实践过程当中还得不到有效的贯彻与落实，由此也就直接影响了高校人事档案应有价值的发挥。对此，为了进一步发挥和突显高校人事档案管理的作用和价值，就必须探究和实施有效的管理策略，尤其是精细化管理的研究和实施。

一、高校人事档案精细化管理的意义

伴随着我国高等教育事业的可持续性发展以及高等院校招生规模的不断扩大，教职工人数的不断攀升，外聘人员不断增加，人才流动越发频繁等等，对于高校人事档案管理工作带来了一定的难度。对此，新时期高校应创新人事档案管理工作，着力于构建与推进精细化管理，以更好地为高效管理、教学管理以及人事决策等提供服务。然而，反观传统的高校人事档案管理模式，陈旧且单一，管理上也比较粗放，缺乏灵活性的同时，也制约其有效性的提升。相对应来讲，高校人事档案精细化管理，旨在通过强调和突出精细化来达到精确化实施并提供精准化服务，现实意义也比较明显。

1.有助于提升人事档案管理的科学性对于当代高校而言，正如上文所述，所面临着的工作量及工作要求越来越高，而借助传统管理模式和办法，难以克服现实不足，同时也无法收获应有成效。相对应来讲，基于精细化管理，能够在全新而精准化的视角规范之下，进一步优化高校人事档案管理的每一个工作步骤和环节，对高校人事档案管理过程中各个工作阶段及任务加以科学规划与详细分工，不断完善高校人事档案管理的流程，继而将高校人事档案管理的功能及特长做以最大化发挥的同时，使其更为科学与规范，即更具科学性。

2.有助于增强人事档案管理的规范性目前，很多高校的人事档案管理工作缺乏一定的规范性，比如在资料搜集与整理过程当中，资料不全、缺失等问题较为突出，而且整理分析也不够规范等，由于整体上的规范性缺失，使得高校人事档案管理应有的作用得不到发挥，信息不够完整也不够全面，参考价值明显不足。而通过精细化管理的实施，能够进一步针对资料收集整理过程当中的规范性缺失问题加以有效解决，尤其是能够根据人事档案管理的实际情况来及时有效地构建管理流程，并做好管理制度的制定及对每个工作环节详细规定的说明等，最终能够使得高校人事档案管理工作者有制度和有流程规定可依的同时，能够在这样规范化的框架下开展工作，这就有效避免了管理工作的盲目性与随意性，基于这种规范性的存在，也为其有效性得以实现与提升开启了一个良好的开端，或者说提供了一个有效的保障。

3.有助于提高人事档案管理的效率结合现阶段高校人事档案管理工作的实践来看，很多高校目前仍然采用较为原始、传统的方法来进行人事档案管理，虽然说某些传统优秀可借鉴的管理工作经验有所传承和保留，但是某些管理办法已经不符合新时期新情况以及新需求，尤其是达不到新时期管理效率的要求，这些管理方式是亟需改进或淘汰的。举例来讲，一人多角、一人多责的情况仍有较为普遍，即在具体的人事档案管理过程当中，既扮演着保管者的角色，而且也担负着检索、储存等职责，这种完全由管理人员亲力亲为的工作模式，缺乏分工与协作，继而也势必影响整体管理效率的提升。而通过实施精细化管理，则对于高校人事档案管理过程中各工作的流程及职责等等，都给予了明确的规定，而且强调以信息化为基础来促进和保障精细化，通过引进信息化设备与方式，推动人事档案信息化管理水平的提升，最终也就使整个人事档案管理的效率及质量有了大幅提升与可靠保障。

二、高校人事档案精细化管理的要点

在实施与推进高校人事档案精细化管理之前，我们有必要准确把握其要点，而这里所讲的要点，我们也可以将其看成是高校人事档案精细化管理的特点或功能。总体来讲，结合笔者对高校人事档案精细化管理的认知，其要点有四个，即：完整收集、准确鉴别、有序整理、安全保管。

1.完整收集高校人事档案管理工作是一项极具系统性、复杂性的庞大工程，这一方面来源于人事档案信息本身所具有的的多维度与多内容的突出特征，另一方面也来源于人事档案管理工作本身对于高校建设与发展所具有的价值和作用。所以说，为了能够切实实现与提升高校人事档案管理的效率与质量，使高校人事档案能够较为全面而真实地反映一个人的全貌，尽可能地做到“见档如见人”，就离不开准确、及时、全面、完整收集档案信息环节。换言之，只有在强大、准确而及时的数据信息收集的支持之下，才能够实现与提升数据信息背后的价值，也才能够实现高校人事档案管理应有的作用。而这，完整收集，也正是高校人事档案精细化管理工作的第一个要点。当然，为实现完整收集，高校人事档案管理人员就需要进行多方合作，联合督导、教务、科研及各学科系部等管理部门，在明确归档材料收集范围的基础之上，将科研项目与教学成果为着力点，尽可能地多掌握、了解形成人事档案材料的信息，最终实现对信息材料的完整收集。与此同时，某些高校在进行人事档案信息收集过程当中的一些优秀经验也值得借鉴与参考，其中就比如“内部+外部”收集、“横向+纵向”收集相结合的模式，这样不仅可以提升收集的效率，还能够增强收集的完整性与科学性。

2.准确鉴别高校人事档案管理所接触到的信息数据数量庞大，而且存在动态变化，需要及时跟进与改正，另外还有真伪。所以说，高校人事档案管理工作要能够进行准确鉴别，这是工作的内在要义之一。而通过高校人事档案精细化管理，则有助于实现对档案信息材料的准确鉴别。换言之，借助精细化管理，可以帮助和促进高校档案管理更好地实现取材有据、舍材有理、去伪存真等。由此来看，精细化管理不仅仅是一种更加精准、细致的工作方法，更是一种严谨、负责的工作态度。而这种工作方法与工作态度，值得每位高校人事档案管理工作人员所继承和发扬。

3.有序整理在经过以上两点工作之后，则开始进入到对信息数据的整理阶段。而这种阶段，也正是通过整理最终形成科学的人事档案资料库的重要过程。结合高校人事档案管理的跟本要求或者是目的来看，都是为了能够将这些所收集信息更为规范化、条理化以及系统化。然而，传统档案管理工作较为粗放，难以达到预期要求和目的。相对应来讲，基于高校人事档案精细化管理，依据具体而明确的要求与制度，可以更好地实现有序整理，有助于做到分类准备、目录清楚以及编排有序等。

4.安全保管在对数据材料进行完整收集、准确鉴别以及有序整理之后，也就基本完整高校人事档案汇总工作了。接下来，则是要对这些人事档案信息进行安全保管。当然，在保管的过程当中，相关管理者要自觉而严格地遵守国家相关法律法规之各项规定，遵从校内各项规章制度，以此来开展工作，对人事档案信息进行科学、安全而周密的保管。另外，在新时期信息化社会当中，一方面要有序推进档案管理的信息化，但另一方面也要跟进相关管理工作，尤其是要定期对系统进行检测，防止安全漏洞等，以始终保障人事档案信息处于安全的环境之中。

三、高校人事档案的精细化管理策略

伴随着时代的发展与进步，对于高校人事档案管理工作而言，同样是机遇与挑战并存。其中，传统管理模式和方法较为粗放，难以适应新时期高校档案管理的新要求。但是一些新的理念、技术和方法的出现，又为高校人事档案管理提供了新的发展机会与思路。其中，精细化管理，则是高校人事档案管理的一个不可逆的潮流和趋势。

1.加强制度与管理标准化建设正所谓“没有规矩，不成方圆。”如果说当前高校人事档案管理面临物质条件不足且短时期难以得到全面改善、有效提升，那么我们必须将寻求突破与发展的目光更多的着眼于相关非物质条件之上，即着力于提升高校人事档案管理的软实力，更进一步来讲则是要加强制度与管理标准化建设，为档案管理者更好地开展工作提供指导的同时，严格规范各项工作及各环节流程，基于精准化管理来降低工作随意性与盲目性的同时，更好引领高校人事档案管理工作水平的进一步发展与提高。具体来讲，比如可以建立人事档案管理制度、岗位责任制度、保密制度以及材料收集制度等等。同时，还可以对高校人事档案管理者按照权、责、利相统一的原则来进行责任划分，以此来保障和促进每位工作人员都能够在明确自身岗位职责的基础之上，合理、有序而有效地开展自身工作。另外，要制定和实施对应负责制，基于环环相扣的方法与精准化的流程设计，来明确岗位职责的同时，能够准确追查。比如，教职工对本人所填报的档案信息负有职责、人事管理部门对人事材料鉴别、转送、收集、归档负有职责；人事档案管理者对人事材料的保存、整理、保管等负有职责。基于以上设计，可以使各环节人员都能够成为高校人事档案的建设者、管理者以及贡献者，可大幅激发与提升工作的积极性，反过来更好地推进高校人事档案精细化管理工作的规范 有序。

2.加强宣传以提升全员档案管理精细化意识在新时期中央明确提出要从严管理人事档案的新形势之下，高校人事档案管理工作更应率先做好表率与带头作用，提高自身政治站位，不断解放思想，立足深化改革，开辟管理新载体，创新管理新方式，大力宣传以提升全员档案管理精细化意识，特别要让学校教职工充分而深刻地认识到人事档案管理工作及精细化管理的价值与作用，让他们了解到人事档案管理工作与其个人切身利益息息相关的同时，能够加以重视，积极配合高校档案精细化管理的各项工作，这样才能够更有效地提升档案管理的效率与质量。当然，更为重要的是对于高校人事档案管理者自身而言，要对精细化管理意识与理念进行深入分析与充分理解，要将精细化管理意识内化于心、外化于行，即能够在充分理解精细化精神理念的基础之上，能够将其贯彻落实于工作实践。另外，对于高校相关领导而言，也要对人事档案精细化管理给予充分的重视，进而加强这方面的宣传与教育，使每位教师工都能够认真而积极地参与其中，为档案的精细化管理提供更多的人力与智力支持。

3.不断提升人事档案管理者的精细化管理水平人事档案管理工作能够有序、有效开展，与管理者自身的素质水平有着直接联系。换言之，为了构建与实现高校人事档案的精细化管理，就必须要不断提升人事档案管理者的精细化管理水平，需要构建一支专业型、复合型的管理队伍，只有既懂得档案学理论、方法与技术，还能够具备善于利用计算机技术来推动高校人事档案精细化管理工作更好开展的实践意识和能力。具体来讲，要配备政治过硬、坚持原则以及服务意识强的专职档案管理人员，同时还应该具备不断学习档案管理标准和更新的条例、有计划实施专业化与科学化的培训、努力掌握较高水平专业理论和能力素养的强烈意识和良好能力。为此，高校应当加强培训投入，为档案管理人员提供外出参观学习、交流培训的机会，以进一步提升档案管理人员的专业能力与业务水平。当然，还需要特别强调的是，除了要从技术和专业化教学方面来加强对高校人事档案管理者的培训，还要注重对其进行精神方面的培训，即使其养成并保持爱岗敬业精神，具备高尚的品格，能够坐得住身、静下心来，并且具有淡泊名利、无私奉献的职业观，只有如此才能够有效开展人事档案精细化管理工作。总而言之，高校人事档案的精细化管理是一项极具现实意义的研究，是高校人事档案管理工作立足当下、面向未来有效、高质发展的一个有效途径。为进一步促进和实现高校人事档案的精细化管理，除了本文所提到的要加强制度与管理标准化建设、加强宣传以提升全员档案管理精细化意识、不断提升人事档案管理者的精细化管理水平以外，对于每位管理者甚至是对于全体教职工而言，都应该为高校人事档案精细化管理的实现而建言献策，而努力付出，不断开创新时期高校人事档案工作新局面。

参考文献：

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[2]李晶.高校人事档案管理工作的挑战与创新[J].呼伦贝尔学院学报，2020

[3]万淑君.大数据思维对高校人事档案管理工作的启示[J].档案管理，2020

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作者：杨立 单位：湖北中医药大学人事处