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高校财务会计研究3篇

高校财务会计篇1

一、高校财务内部控制及其信息化的重要性

近年来,高校教育体制改革不断深入,高校资金筹集日趋多元化,经济活动也日益复杂,建立与学校发展相适应的内部控制体系,使学校的发展健康有序是高校要主动面对的问题。2012年财政部以财会[2012]21号印发了《行政事业单位内部控制规范(试行)》,提出单位应充分运用现代科技手段加强内部控制,将经济活动及其内部控制流程嵌入单位信息系统中。加强高校内部控制信息化管理,既是国家对教育经费实施有效监管的需要,更是高校自身健康发展的需要。近年来,信息化技术迅猛发展,依靠现代科技手段进行保障,是高校将内控管理落地最为快速有效方式之一。通过建立高校内部控制信息化平台,将内部控制制度、控制方法等以软件的形式进行固化,对各项经济活动的管控要求进行事前主动推送,实现内部控制的规范化、制度化和程序化运行,保证高校经济业务合法合规,确保学校教学、科研等工作有序、健康、高效运转。

二、高校财务内部控制信息化管理存在的问题

第一,财务内部控制信息化起步晚,控制环境缺失。高校财务内部控制信息化在我国起步较晚,仍处于探索发展阶段,部分高校管理者缺乏对内部控制的全面认识,不重视对内部控制建设的统筹协调,缺乏全校各部门通力协作推进内部控制建设的良好控制环境,使得高校部分财务内部控制流于形式,不能顺应市场和经济的发展。第二,财务内部控制体系不完善。由于缺乏统一的内部控制规范,高校内控制度通常是根据国家及主管部门的相关规章制度来建立,未能从内部控制视角着手,制度建设缺少系统性和完整性,内控制度体系不完善,导致信息化控制标准和规范不完善,影响内部控制信息化工作的有序开展。第三,财务信息与业务信息缺乏整合度。由于财务信息的保密性、敏感性和安全性,财务资源往往与学校其他业务部门保持相对独立,与校园网缺乏有效的整合。甚至财务内部预算、收费、核算等各业务系统都处于相互独立的状态,财务信息与业务信息缺乏整合度,形成了“信息孤岛”。此外,各职能部门之间没有对数据的处理设置统一标准,各部门按照各自的要求开展工作,部门间未形成有效的协同管理,造成数据信息缺乏兼容性和共享性。例如,学校收费系统需要学工处、教务处等部门提供信息,教职工工资核算需要人事部、二级学院等部门提供数据。而这些数据整理参照的是各自部门的标准,导致信息汇总到财务部门后,还需要重新整理和录入,既浪费人力物力,降低工作效率,还增加了人为操作失误导致数据差错、信息失真的风险。

三、高校财务内部控制信息化构建设想

(一)构建方式

高校财务内部控制信息化的构建可以通过开发专门的内部控制信息系统来实现,也可以根据内部控制信息化要求对现有的信息化平台进行二次开发,增加内部控制功能,实现内部控制标准化、程序化。目前大多高校都建设有高度数字化的财务信息资源,如预算管理系统、会计核算系统、数字化校园网络办公系统等。相比较而言,对现有的信息系统进行开发改造以达到内部控制要求,对高校来说投入更少,见效更快。

(二)构建步骤

1.重新规划业务流程。信息化会改变高校业务流程,需要考虑信息化环境下,业务流程会发生哪些变化,以便考虑对业务流程进行重新整合和科学合理规划,将控制机制嵌入到信息系统中,利用各种应用程序模块实现控制活动。首先,要从功能和效率等方面对原有业务流程展开全面、细致地分析,以找出根源问题,从而能够有针对性地对其优化。例如,预算管理方面,预算编制缺乏全局性与前瞻性,归口审核流程缺少,影响高校资金收支的统筹和控制;预算执行的刚性约束力不强,预算追加随意以及调整程序不规范,影响预算执行进度,增加财务风险;预算绩效评价体系的缺乏,影响资金使用效益。在收支管理方面,业务部门和财务部门沟通衔接不够,标准和范围不明确,收支不及时,影响预算收入和支出计划的完成。其次,根据梳理结果合理规划设计业务流程。财务部门应以预算、核算、决算、财务监督、分析决策、信息服务为核心,抓住各个业务内部控制的侧重点,避免流程重复,设计更加科学、合理的业务流程。比如,在预算管理方面,应侧重从计划的角度来控制,合理设计预算审核审批流程,严格预算编制、预算追加和调整程序,严格按照批复的预算安排各项收支,强化预算刚性约束。在会计核算方面,以事项为中心,合理设置收支各环节和审批流程,通过预算控制、审批控制、标准控制、会计控制等手段,确定各项开支的合法有效,确保财务信息的真实可靠。

2.明确关键控制点。高校应对财务管理主要过程的关键业务进行梳理,分析明确关键控制点,以便嵌入信息系统。如,在预算管理方面,关键业务是建立内部预算编制、预算执行、资产管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制,确定预算的开支范围和标准,规范预算追加调整程序,保证决算的真实完整准确及时,确保预算执行效果的评价应用。关键控制点主要表现在内设部门的职责和分工的合理性、预算编制的科学性、预算分解和审批下达的规范性、预算执行的约束性、决算的真实性与绩效评价的有效性。在收支管理方面,关键业务是合理设置不相容岗位的,收入的归口管理,明确收费项目和收费标准,规范保管和使用各种财务印章及票据,明确支出审批权限和程序,规范支出审核和资金支付手续。关键控制点主要表现在岗位设置的合理性、财务印章与票据的有效性、审批手续的完备性、原始凭证的真实合法性、开支范围和标准以及支付方式的合规性。

3.构建并完善财务业务一体化的财务管理信息化功能平台。业务流程规划之后,需要对现有的财务管理系统按照内部控制信息化的要求进行二次开发,将业务流程、关键控制点、管控规则嵌入到系统程序中,构建具有内部控制功能的财务业务一体化信息平台。财务业务一体化信息平台构建应以预算为主线、资金管控为核心,对接整合现有各业务系统,实现预算、核算、采购、资产等各业务系统的高度集成和共享,最终形成一个能全面覆盖高校所有经济业务的内部控制信息化综合管理平台。财务业务一体化信息平台主要包括预算管理、收费管理、网上报销及审批、会计核算、财务查询系统的建设以及各业务系统之间的对接联通。一是预算管理系统。以全面预算管理信息化为龙头,重点将财务预算的编制、执行等内容含入其中,并预置绩效评价模块,形成预算编制、执行、监督、评价的全过程预算管理体系。通过客户端、Web端应用,校园网申报和内网管理相结合,实现部门预算与校内预算的一致性,避免出现预算的两张皮现象;通过预算科目的设置,在预算申报时将申报项目与预算科目关联,实现预算自动拨款,拨款凭证自动生成,提高预算信息的准确性;通过预算管理系统与会计核算系统对接,将申报项目和核算项目关联,会计核算系统主动获取申报项目相关信息和预算数据,实现预算的系统控制和预警,对预算计划的执行及时进行监控。二是收费管理系统。集成高校各收费项目,对接迎新系统、会计核算系统、银校互联系统、教务管理系统、后勤管理系统等业务系统,形成一个涵盖学生信息管理、缴费项目管理、缴费变更管理、收据表单管理、用户与权限管理等一系列有关缴费管理业务流程的收费综合管理平台,实现收费项目及时发布、网上自主缴费、缴费情况实时掌握、收费入账凭证自动生成、精细核算账目比对、往来款项管理等功能。三是网上报销及审批系统。以业务流程为基础,建立网上报销及审批系统,采用B/S(浏览器/服务器模式)+C/S(客户机/服务器)架构,实现报销单据填报、审核、签批等过程的网上无纸化处理,提高数据采集来源的准确性和高效性。通过影像化技术对纸质会计凭证实行电子化管理,为内部控制和审计检查等提供必要的线索和依据。同时,通过嵌套相关开支范围和标准、上级相关政策与制度和学校内部各项管理制度规定,对接预算管理系统和会计核算系统,同步预算系统和核算系统数据库经费项目、暂付款、项目余额和凭证分录等数据,实现预算控制、审批控制、标准控制、会计控制等功能。四是会计核算系统。在日常账务处理、数据查询和报表统计等基本功能的基础上,通过升级改造开发智能凭证、支出预算控制、出纳支付、票据联打、基建项目管理等个性化功能、与其他系统软件无缝对接等,实现会计核算自动化,如与预算管理系统对接,实现预算拨款凭证自动生成、支出预算自动控制、预算执行系统监督等功能;通过与网上报销和审批系统对接,实现会计业务基础数据一次录入,开支标准自动审核,会计凭证自动生成等功能。五是财务查询系统。主要包括财务账户查询、薪酬查询、经费查询、收费查询、借款查询、报销查询等功能,通过与预算管理、收费管理、会计核算等系统对接,实现学生缴费、个人账户、工资薪金、项目余额、预算收支明细、个人借款、项目到款以及报销进度等财务信息实时查询,为学校各级领导和师生提供准确、即时的财务信息;通过与短信、微信平台等系统配合使用形成完整的服务链,实现自动的经费报账通知、到账拨款通知、借款催还通知、学生欠费通知等多项服务,全面提升财务服务效能。六是银校互联系统。结合财务无现金报账功能,通过与“网银”平台的有效衔接,实现银行资金的划转电子化,对账自动化,实现银行与高校财务的无障碍联通,促进资金顺畅流通。

4.财务信息化与校内其他部门之间信息化对接。财务管理信息化功能平台应立足数字化校园建设,与教务管理、科研管理、采购管理、资产管理等校内其他部门业务系统对接融合,打通信息孤岛,打破部门间、业务和财务间的信息壁垒,实现预算、人事、教务、后勤、科研、资产、账务等信息实时交互,高校财务信息与业务信息的高度集成和共享。

四、高校财务内部控制信息化构建的风险防控

信息化建设是一项纷繁复杂的系统工程,信息化建设和使用管理的过程中也存在着规划设计、开发建设、运行维护、网络病毒等方面的内部控制风险,高校应建立健全内部控制信息化风险防控机制,制定和完善内部控制信息化管理制度,在规划设计、权限管理、系统运行与维护、信息保密、档案管理、网络安全等方面制定预防性及补救性措施,为财务内部控制信息化提供强有力的内控保障机制。信息化时代,充分利用现代科技手段加强内部控制是高校加强内部管理的核心和潮流。高校管理人员应增强内部控制意识,加强筹划与协调,积极构建适应自身管理和发展需要的财务内部控制信息化平台,促进经济活动科学化和规范化,保障高校资产安全和使用有效,推动我国高等教育健康持续稳定发展。

作者:苏泽凤 马惠媚 吴星宇 单位:广西中医药大学 广西财经学院

高校财务会计篇2

引言

财务信息化、现代化的实现,既是财务管理模式的创新,更是高校整个管理方式的大跨越。关于高校财务内部控制问题的研究,利于管理人员在及时发现问题、分析问题的过程中,建立具有前瞻性、科学性的管理思想与管理手段。因此,相关人员需对高校财务内部控制的核心要素进行全面的了解。以此为切入点,对财务内部控制问题进行具体、深入分析。由此,形成更加可靠、可操作性的解决对策。促使高校财务管理效能获得大幅提升,令高校在充足资金、充沛人才的支撑下,迈入新的发展进程。

一、高校财务内部控制的核心要素

(一)控制环境

控制环境是整个控制系统的前提条件,更是优化与完善高校财务内控系统的基础。从某种角度来说,控制环境是控制系统的基底。而其优化与完善的程度,决定着财务工作的推进与完成效果。

(二)监控体系

监控是整个内控系统的保护屏障,相较控制环境而言,其位于系统的顶部。而关于高校财务内部控制问题与对策的研究,需认识到监控体系的完善性对财务管理工作成效所产生的影响。通常情况下,财务监管制度的科学制定与落实,可更好地对程序进行控制与管理。尤其针对财务工作所形成的控制活动、风险预测与分析等,都可作为内控系统的核心构成要素。在一定程度上决定着财务管理的成败,甚至高校整个管理效能的提升。

(三)信息交流与共享

现代教育背景下,高校财务部门信息交流与共享的灵活性、实效性,将会对指令的上传下达产生直接性的影响。倘若财务战略规划、制度规范、工作标准与核心内容等,不能完整、准确的传递到各个岗位中,会大大降低工作质量与工作效率。甚至会因信息阻碍,使管理人员不能及时发现问题,给高校带来一定的财务风险。

二、高校财务内部控制存在的主要问题

(一)高校财务工作环境复杂化,财务人员应对能力不足

高校财务控制环境主要有治理职能与管理职能,其会因外界环境的变化而产生新的变化。需要财务人员能对工作环境的复杂程度进行科学预测,并以正确的控制意识安排各项工作。目前,大部门财务部门缺乏控制环境变化的自觉性,并不具备显著的风险防范意识。面对复杂的财务内控环境,财务人员却缺乏显著的专业技能、职业素养。尤其在高校财务部门具有多年经验的工作人员,他们虽具备扎实的理论基础与一定解决问题的能力,但缺乏一定大数据思维与信息素养。而部门年轻的工作骨干,他们更善于利用现代信息技术提供工作质量与工作效率,但应对财务风险、解决实质性问题的能力明显不足。新时代背景下,不仅要求财务人员具备扎实的理论基础,超强的专业技能,还需具备应用现代信息技术、财务软件的能力。现阶段,部门财务人员的专业知识已出现老化的问题,且缺乏与时俱进的财务管理意识,导致他们无法面对当下复杂的财务工作。由此,使得控制环境的复杂化与财务人员的职业素养间产生显著的不匹配性,造成高校财管内部控制效能无法获得显著的提升。

(二)财务人员缺乏风险防控意识,未能规避可预测风险

风险防控意识,对财务部门及时、有效解决风险具有十分重要的影响。一方面,基于积极的风险意识,可确保财务人员动态化的优化工作模式与工作流程。另一方面,有助于管理人员准确了解潜在的易引发风险的关键要素。由此,通过制定科学的财务风险防范措施,尽可能地规避可预测的经济风险、法律风险、信誉风险等。但目前,高校大部门财务人员缺乏一定的风险意识。加之缺乏完善、科学的财务内部监管系统,使高校财务管理产生较大的漏洞。当工作人员的潜在的风险不能建立正确的认识,且在管理机制上不能进行有效的控制,势必会加大财务风险发生的概率。因此,高校管理人员、财务部门负责人需对财务管理工作特征、办学特色等进行全面的了解。能够认识到财务风险防范与工作流程控制的重要性,在培养财务人员风险意识的基础上,需在财务监管体系的制定与完善工作上做出努力。

(三)财务内部控制机制信息流通不流畅,且控制手段具有局限性

关于高校财务管理工作的内部控制,需确保各个岗位间、职能间进行协调管理、统筹安排。基于有效的财务控制活动,更利于各项制度、战略规划、指令有序的上传下达。但目前高校财务部门因重要信息不能即时共享、顺利传递,导致控制活动的优势与功能没有切实发挥。关于财务内控信息系统的运作,需利用现代信息技术、计算机设备的支撑来完成。但在实际操作的过程中,会因数据录入的错误、启动程序的失败,使得财务数据信息不能有效的传送到各岗位与职能部门。由此,导致控制手段产生极大的局限性,使得高校财务管理工作不能按预期推进与落实。高校管理人员需对财务信息的共享与应用的优势建立正确的认识,能够根据自身实际存在的管理问题,能够有意识、有计划的优化控制环境。尤其,需针对财务人员的信息素养、大数据意识的不足给予高度的重视。对于财务人员只将计算机技术、大数据技术的应用停留在工作表面问题,相关人员必须做出正确的引导与培训。

三、关于高校财务内部控制问题的有效解决对策

(一)结合高校办学特征,构建完善的财务内部监管体系

作为高校财务内部控制的关键要素,控制活动的监管体系完善性、可操作性,将会对实际的管理成效产生重要的影响。因此,高校需根据自身的办学特征、财务管理问题、管理模式等,构建更具有实效性与科学性的财务内部监管体系。相关管理人员应组建一支专门的财务内控监管部门,对财务部门的核心岗位、重要工作进行严格、有序、合理的管理与监督。由此,可在一定深度上实现廉洁办公的工作环境,令财务人员心无旁骛的融入到各项财务工作中。当然,在组建监管部门,以及制定具体的管理流程、管理制度与规范的过程中,应做到刚性制度与柔性管理进行科学的结合。既要体现制度的权威性、严格性,还需展现财务内部控制机制的人文性。例如,针对财务部门的升级与预算管理工作的监管,可通过制定科学的工作流程与工作标准等,基于监管制度督促各岗位认真落实每一项财务工作。而实际推进财务工作的进程中,在对财务支出、预算方法与程序进行监管的过程中,应能够将“以人为本”的管理理念渗透到全过程中。即在预算工作在外部环境的作用下发生变化时,需对执行人员出现的错误给予一定的理解。不应完全依照制度与规范对他们进行惩罚,需结合实际情况灵活化的处理员工的失职。如倘若因员工已认真、严格履行预算制度,导致工作失误的原因在于外界环境的变化。此时,管理人员需帮助财务人员重新梳理工作思路,令他们不断优化财务管理模式。与此同时,高校管理人员在制定与落实财务内控监管制度的过程中,需对预算管理、财务审计范围、教育事业费用预算、科研费用预算、成本计算等工作进行全面的关注与掌握。能够根据工作内容的差异性,分别制定行之有效、灵活化的监管制度与工作流程。例如,可根据财务管理内容,重视在事前、事中、事后进行科学控制与监管。且在实际开展财务工作、控制活动的过程中,能注重对工作程序的制约与监督,并基于合理的授权、批注、执行、记录、核查等规范会推进财务管理活动。

(二)注重财务数据的有效共享,进一步加强财务内部控制活动实效性

信息化时代背景下,数据的整合与应用对高校财务内部控制体系的优化与创新,具有十分重要的推动作用。即管理人员必须注重财务数据的有效共享,确保各项管理策略、经济战略规划的实效性与前瞻性。而关于高校财务内部控制问题的探索,管理层需建立大局意识与责任意识。在实际开展财务管理活动的过程中,所依据的财务数据、管理模式等,都会在一定程度上受到市场大环境的影响。由此,也使得财务工作的运作与管理充满一定的复杂性与多变性。而若想有效、及时的应对不同程度、不同方面的财务风险,必须制定科学财务风防范机制。而在互联网技术、大数据技术被广泛地渗透与应用到各个领域的进程中,高校必须充分发挥技术手段优势。既要注重优化内部控制制度,还需利用现代信息技术、大数据手段等获取更加全面、精准的财务数据。并学会从数据的研究与深入分析的过程中,找到客观事件中存在的密切关联性。由此,能够对潜在的风险要素进行全面掌握,制定科学、完善的风险应对机制。在实际开展财务管理活动的过程中,工作人员不仅要利用计算机技术、互联网技术等优化工作流程,还需各个岗位间能灵活、有序的共享财务数据。这样,更利于各个部门及时发现问题,解决问题,尽量控制财务风险的发生。高校管理人员应对财务管理进行及时化的转型,基于大数据分析、财务数据的有效共享,探寻最精准的突破口,对财务管理模式进行科学的改革与创新。即在寻求健康、可持续发展道路的过程中,应对新时代背景建立正确的认识。高校财务管理需从价值管理逐渐转化为价值创造,在发现问题与解决问题、分析风险要素,解决财务风险的过程中,应切实发挥大数据的优势与价值。目前,社会对高等教育的最终成果有了新的要求。即不仅要培养出符合时代需求、社会需求的高素质、复合型人才,还需能展现一定的科研成果。而无论在提高教育水准,还是强化科研技能的过程中,都需增加一定的资金投入与时间成本。因此,高校财务部门必须利用财务数据信息,实现价值的高效创造。能够针对财务管理与价值创造相关问题的矛盾,应从传统的财务管理形态迈入财务对价值的管理与创造。利用更全面、精准的财务数据、使高校获得更大的价值增长与价值增值。例如,高校财务管理人员需要战略性、策略性的对财务管理范畴、服务领域等进行延伸与丰富。最大程度体现财务管理的附加值,并有针对性的转移管理重点。即从价值核算、财务监管等逐渐趋向企业经营与经济管理。注重在服务成本的控制,并对科研、教育方面合理的加大资金投入与管理。高校实际开展经营活动的过程中,应以大数据思维完善与优化财务管理策略。并将其贯穿到经营业务、服务活动的全过程中,由此形成更具有现代性、前瞻性的财务内部控制体系。

(三)侧重财务人员专业素养的强化,形成优质的内部控制环境

高校财务管理人员需认识到人才的管理效能,对提高财务工作质量与工作效率所产生的极大影响。高校需认识到财务人员专业素养强化的重要性,并能将培训工作纳入财务内部控制体系的重要内容中。基于人才的有效管理,逐渐形成优质的内部控制环境。财务部门负责人需对内部控制环境的复杂性建立正确的认识,根据工作过程中出现的实质性问题,有目的、有针对性地制定职业技能提升的培训方案。通过提高财务人员的专业技能、工作意识,使他们能更好地适应当下复杂的工作环境。即需使财务人员对大数据技术、信息技术的应用形成清晰、明确的认识,使他们积极参与到培训活动中,建立良好的大数据意识与信息素养。高校管理层应重新界定财务管理人员在内部控制系统中的作用。即所制定的培训方案,不仅能覆盖财务部门的所有人员,还需他们真正达成合作共识,共同解决财务问题。如需针对财务部门的管理人员开设针对管理能力提升的课程。基于传统的专业素养的提升,科学的融入管理学、心理学、现代信息技术应用等课程。使财务管理人员切实发挥自身的专业优势,能够基于强有力的管理能力,独立统筹安排内控事宜。能够针对财务内部控制环境的复杂性,制定科学的工作细则、规范、流程与管理程序等。财务部门负责需对各个岗位职能进行科学的规范,做到科学分工,将责任落实到具体的岗位与个人,令所有人都能依照工作流程与工作标准落实各项财务活动。同时,在财务部门负责人的主导下,将针对基层工作人员的培训工作落到实处。如通过采集、总结与分析日常财务工作中出现的具体问题,制定具有实用性的培训计划。使财务人员在工作的过程中能够应用培训中所学习到的知识与技术,使他们的工作能力、职业素养等获得大幅提升。高校管理人员需结合财务部门的工作内容、管理特征等,制定具有实效性的内部轮岗制度以及完善的考核机制。由此达到优化内部控制环境的目的。一方面,利用轮岗机制,使财务人员在不同的岗位上了解更多的专业知识,拓展他们的工作视域。另一方面,基于科学的轮岗制度与考核机制,促使财务人员全身心投入到工作当中,并能对自身的优势、天赋等重新建立认识。并结合高校系统化、科学化的培训机制,全面、全方位提高财务人员的专业素养、职业素养、业务能力。使得财务人员依托于自身超强的实践应用能力、信息素养等,更好的应对复杂的财务工作环境。而在对财务所有人员的专业素养进行强化的过程中,相关管理人员必须注重完善他们的意识形态。使他们建立与时俱进的思想意识,以大数据思维、现代管理理念动态化审视自身面对的财务工作。这样,才可确保高校从其根本上优化内部控制环境,切实发挥财务部门的服务功能与职能优势。

结语

总之,高校管理人员需紧密围绕控制环境、监管体系、信息交流与共享三方面关键要素,对财务内部控制问题进行分析。基于既定发生的工作问题,能够制定科学的解决问题的对策。即结合高校办学特征,构建完善的财务内部监管体系;注重财务数据的有效共享,进一步加强财务内部控制活动实效性;侧重财务人员专业素养的强化,形成优质的内部控制环境。由此,逐渐形成高效的、科学的财务内部控制系统,全面提高财务管理效能。财

作者:王茜一 单位:昆明医科大学

高校财务会计篇3

中共中央办公厅、国务院办公厅2016年下发了《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》,文中指出坚持推进“放管服”措施,完善科研经费使用方式,以激发广大科研人员的积极性。基本意见里指出的“放管服”措施,包括简化预算编制、提高间接费用比重、明确劳务开支范围、完善差旅会议费管理等,一定程度上减轻了科研人员的负担,但对于广大高校师生来说,财务报销却远非一件容易的事。哪些票据可以报销;哪些票据不能报销;报销需要附哪些材料;报销如何审批签字等等问题时时困扰着财务报销人员。如何优化财务报销流程,有效解决财务报销困难,提高财务报销效率,成为各个高校眼下亟需解决的一项重要工作。

一、高校财务报销现状

为了进一步优化财务报销流程,高校财务报销已由原来的传统线下排队报销模式发展为网上预约报销模式。网上预约报销模式的出现,解决了现场排队报销等待时间长的问题,高校师生通过网上报销系统可以在任何时间和地点填写预约报销单,有效缓解财务工作人员现场办公的压力和紧迫感。目前高校财务报销流程一般为:财务报销人员收集整理发票、明细清单、合同等,登陆网上报销系统填写预约报销单;项目负责人和经办人在发票、预约报销单等材料上签字,学院审批盖章;如业务金额超过一定数额,报销人员需提供单位财务负责人和主管校长审批的大额资金审批表、经费主管部门审批的合同、外包单等;财务报销人员提交预约报销单、发票等相关材料;财务人员核对无误后进行制单、审核和出纳。高校财务规章制度多、经费使用要求严格、报销签字手续复杂、经办人来回返工等等问题时刻困扰着财务报销人员。在财务报销人员中有很多老师和学生,他们非会计专业人士,对财务报销规定不够熟悉,报销一笔经费,往往要跑好几个部门,有的部门甚至要跑好几趟才能完成,使得报销人员常怀不满和抱怨情绪,一提报销就觉得报销难,报销烦[1]。

二、财务报销中存在的问题

在高校财务报销过程中,报销人员经常抱怨财务要求多,手续烦,报销难;财务人员也纷纷感叹报销单据多,压力大,吃不消。在多年的财务一线工作和研究分析中发现,高校财务报销主要存在以下几个问题:

(一)财务报销业务量逐年上涨,财务人员工作强度大

随着国家对高等教育的重视、学校与企业之间合作的加强和高校自身的扩招发展,高校教育经费拨款、科研经费和事业收入都呈大幅度增加的趋势,收入增加直接导致财务报销业务量急剧上升。以笔者所在的A学院为例,从图1的A学院2017年到2020年财务收支情况,可以清晰看到2017年到2020年财务收入和支出业务量逐年上涨。与2017年相比,2020年财务收入增长123%,财务支出增长65%,即便2020年在各行各业都受新冠疫情严重影响的情况下,A学院财务收入和支出业务量也都有所增长。在财务报销业务量逐年上涨的情况下,财务人员配备并未随着报销业务量的增长而有所增加,财务人员工作量大幅增加,经常处于高强度、高压力的工作状态[2]。日常工作中,财务人员不仅要时刻学习掌握不断更新的财务报销规定,加强自身业务知识的学习,而且每天都要面临大量预约报销单的处理。审核预约报销单时,财务人员一方面审核发票是否真实合法、金额是否正确无误、会计科目选择是否准确;另一方面审核签字、签章、支撑材料等是否齐全完整。一旦发现有问题需要及时与报销人员沟通,要求报销人员予以改正,等所有材料、手续齐全完整后再进行制单审核。财务报销业务量逐年上涨的情况下,财务人员的压力越来越大,工作任务越来越繁重,工作积极性下降。除此之外,高校财务人员每天还要面对大量学生、老师等各种电话咨询和现场咨询,需要不厌其烦地解释各种财务问题,报销工作常常被打断,无法高速有效地完成财务报销工作。

(二)财务报销时间过于集中,财务报销效率低下

高校教学科研活动的安排、课题项目结题审计的要求、年终结账等因素的影响,导致高校财务报销时间相对比较集中。通过分析图2的A学院2017年到2020年每月财务报销凭证数,可以看到A学院财务报销业务量分布不均衡,主要集中在3月、9月和年底。高校一般规定上一年的发票报销截止时间为下一年的3月31日。许多平时教学科研任务重来不及报销的老师,为了防止积攒的票据过期无法报销,常常会集中在3月统一报销,导致3月报销业务量急剧增加。新学期开始,财务报销人员会把上学期积攒的未来得及报销的票据和假期期间发生的业务支出集中报销,造成9月业务量明显上涨。在面临年初拨付预算即将收回、科研经费结余资金年底必须清零、年终结账工作、暂付款清理等因素的影响下,财务报销人员会各种突击花钱,造成年底财务报销业务量急剧上升。财务报销时间过于集中,大量预约报销单和票据堆积,财务人员一定时间内要整理报销大量的票据,工作压力大,常常处于超负荷的工作状态,甚至需要加班加点才能完成,工作热情和积极性大大下降,影响财务报销质量和效率。

(三)财务报销人员流动性大

高校老师平时工作繁忙,既要承担大量的教学任务,又要忙着发表论文、做科研项目,往往无暇顾及财务报销,常常会指派不同的学生来处理财务报销事项。即使有的课题组聘用了专门的人员来处理报销事项,也经常会因为报销任务重、薪酬待遇、合同到期等问题导致报销人员不固定,经常发生变动。财务报销人员流动性大,报销人员对财务报销规定不了解,需要很长一段适应期来熟悉报销流程和手续,加上很多学生主观上觉得报销不是自己的主要任务,对学习财务报销知识意愿不强,导致报销一笔经费往往要折腾好长时间,即便递交到财务部门也常常因为各种各样的问题需要返回修改,导致报销人员容易产生不满情绪,报销时间延长,大大影响财务报销效率。

(四)财务报销审批签字缓慢

为加强高校资金使用安全,高校财务报销大都实行项目负责人负责制,项目负责人是经费使用的直接责任人,报销要以项目负责人签字确认为准。《行政事业单位内部控制规范(试行)》和“三重一大”集体决策制度要求,单项经济业务超过一定金额的资金支出时,需要提供大额资金使用审批表。大额资金使用审批表需要项目负责人申请并提供相关材料,单位办公会集体决策,单位财务负责人签字。如果业务涉及设备采购、经费外包等业务,则还需要设备部、经费主管部门等业务职能部门审批。超过特定金额的还需要主管校领导签字审批。总的来说,在目前高校财务报销流程中,一笔业务的报销可能会涉及经办人、项目负责人、单位财务负责人、经费主管部门、职能部门和主管校领导的审批和签字。各级负责人,尤其是单位财务负责人和主管校领导,大都工作繁忙,平时往往承担着大量的行政、教学和科研交流任务,出差不在校、外出情况多,报销人员需要审批签字时,找不到人的情况时常发生[3]。一笔业务的审批签字,报销人员往往要折腾好几次,甚至好几天才能完成,直接影响财务报销的顺利进行。如果财务报销时财务人员发现审批签字不合格,报销人员又需要重复同样的流程,耗费更长的时间才能完成报销,不利于报销工作的顺利开展。

(五)电子发票大量出现,加剧财务报销风险

高校财务报销中出现越来越多电子发票的身影,电子发票的普及和推广有助于财务报销人员打印和存储,减少票据丢失的风险。然而在实际操作中,高校缺乏对电子发票的有效监管,尚未出台电子发票相关使用和管理制度,报销时也仅要求报销人员自行承诺电子发票的真实性、合法性和未重复报销,也未要求对所有报销的电子发票进行验真。一旦报销人员恶意修改或重复报销电子发票,仅靠财务人员肉眼根本无法判断鉴别,无形中加大财务报销工作难度,增加财务报销风险。

(六)财务信息化建设有待完善

高校财务信息化建设虽然取得了一定发展,但是如何优化财务报销流程,进一步提升财务服务水平和工作效率仍是高校面临的一项重要工作。在高校,一项经济业务的报销常常会涉及不同的部门,比如经费主管部门、实验室与设备管理部门、图书馆、人事部、财务部等等。每个部门都有自己的信息管理系统,各个系统之间是相互独立的,缺乏有效沟通。作为业务发生最终环节的财务系统,不能很好地与财务相关的科研经费系统、资产系统、人事系统等对接,缺少统一的信息化平台将所有部门之间的财务信息数据整合在一起,无法很好地实现信息共享和资源优化配置。财务报销过程中,报销人员常常因为信息不对称、各部门之间缺少沟通的情况多次往返于不同部门,大大增加工作量,降低财务报销效率。

三、完善高校财务报销的措施

(一)做好财务服务工作,加强业务宣传培训

高校财务部门要切实做好高校财务服务工作,通过财务部网站、网上报销系统、微信公众号、工作群等多个途径,及时制定和广泛宣传各项财务规章制度和政策法规,简化财务报销流程和手续,把财务报销中遇到的有共性的问题汇集整理制作成财务答疑手册和视频操作指南,以便报销人员参考学习。高校财务部门可以定期对财务报销人员开展多种形式的财务知识培训,帮助更好地学习和了解财务规章制度和报销政策,提升报销人员财务专业能力,以便更好地为课题组和老师提供专业化财务服务。

(二)优化财务报销流程,提高财务工作效率

1.开通发票查验功能。为了有效解决电子发票重复报销和恶意修改发票信息的问题,高校财务部门应在财务网上报销系统中开通发票查验功能,要求报销人员必须对报销的电子发票进行发票查验认证,只有认证成功的发票才可以报销。涉及多张电子发票报销的可以全部认证成功后一起报销。发票认证成功后,报销人员在网报系统填写预约报销单时选择已查验发票,发票代码、发票号码、开票内容、发票金额等信息即可显示在预约报销单上。同时,网上报销系统会将已认证报销的发票绑定,一旦已报销的发票再次报销,系统就会提示发票已使用,不得重复报销,有效避免电子发票重复报销,减少财务风险。

2.大力推行线上审批。为了解决财务报销审批签字缓慢、经办人跑腿多的问题,高校财务部门应优化财务报销流程,大力推行线上审批。报销人员在填写预约报销单界面选择线上审批功能,上传相关票据及附件的影像资料或电子版本,然后提交报销单等待逐级审批。相关负责人在网上报销系统查看已提交待审核的报销单,选择审核通过或退回,如退回详细告知退回原因。报销人员在线实时查看报销单审核状态,审核退回的可以及时补充材料等待再次审批[4]。线上审批的推行,有助于减少报销人员往返不同部门的次数,实现负责人无法到校办公也可随时随地完成审批签字,大大提高报销审核时效性,有效保证财务报销业务顺利进行。

3.设立财务报销预审流程。高校设立科研经费报销预审流程,让经办人真正做到少跑腿。经办人在网上报销系统填写相关信息时,系统可设置提示和具体操作流程,提示经办人报销要点及每笔业务报销所需的相关材料,然后上传发票、明细单等文件的电子版本,待预约报销单线上审批完成后,财务人员直接线上对提交的预约单和电子版本材料进行预审[5]。预审中一旦发现问题,可以在线上让报销人员及时改正,减少报销人员跑动次数,等初审无误后报销人员再将纸质版材料交到财务部门。设立财务报销预审流程,一方面可以实现线上办公与线下办公相结合;另一方面可以减少预约报销单退回重改情况,提高财务报销效率。

(三)不断完善财务信息化建设

高校财务部门加强对财务信息化建设的高度重视,并积极与各单位沟通,规范并统一所需的财务信息数据,减少部门之间的信息不对称情况,提高财务管理水平和财务报销效率[6]。在实际操作中,高校财务部门应充分考虑财务报销所需的人员信息、项目信息、设备建卡信息等,构建一个专业性、综合性的财务管理平台,归纳融合学校各个部门之间与财务有关的信息和数据,真正实现各系统之间的无缝对接,全面提升财务信息化水平。

(四)提高财务人员专业素质,加强服务意识

财务人员的专业水平和服务态度一定程度上反映了高校财务部门的服务水平,因此高校财务部门要加强财务人员的学习和管理,通过问卷调查、业务竞赛、讨论交流等多种形式开展对财务人员的业务学习,注重提高财务人员专业水平,定期对财务人员专业知识进行考核。同时,财务部门应制定相应的激励措施,提高财务人员薪酬待遇,重视财务人员晋升发展机会,定期进行岗位轮换,激发财务人员工作热情和积极性,缓解财务人员工作压力。财务人员除了注重自身专业知识的学习外,还要坚持以人为本,加强服务意识,提升服务质量,对师生提出的问题耐心解释、准确答疑。

四、结语

高校财务报销工作是高校财务的基础工作,也是至关重要的一项工作,财务报销的顺利及时有助于高校教学科研活动的顺利开展。高校财务部门要加强重视,进一步优化财务报销流程和服务,利用信息化、专业化手段完善财务建设,提高财务报销管理水平,全面助力高校教学科研事业发展。

作者:范伟娜

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