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商业合同管理全文(5篇)

商业合同管理

第1篇:商业合同管理范文

关键词:合同管理;风险分析;控制方法

合同的制定与执行是每一个企业的重要事务之一。这项工作的主要目标是争取使流程得以优化,风险得到最大程度降低以及效率得到充分地提升。这需要对合同管理的具体流程以及合同管理当中存在的风险进行细致分析。对于合同管理中存在的风险,一般可以从两个角度进行分析:一是合同管理流程,二是导致合同风险的影响因素。

1合同管理的具体流程

合同管理一般需要经过以下四个阶段:第一是准备阶段,先对合同进行策划、调查,然后初步确定合同的对象以及拟订合同的文本,最后进行审核;第二是合同签署阶段,首先要双方按正式流程进行合同的签署,然后把合同分别移送到各个有关部门备案;第三是合同履行阶段,合同的履行有很多形式,常见的有:履行合同、变更合同、转让合同、终止合同、处理纠纷等;第四是合同管理阶段,主要是针对合同进行归档保管,以及对合同的执行情况做出评价等。

2按流程分析的合同管理风险及其控制方法

合同管理的四个阶段都存在一定的风险性,履行阶段的风险尤为突出,在其他阶段当中合同准备阶段的风险次之,并且导致风险的因素有很多种。所以,针对合同管理方面的风险分析,可以从其执行的流程入手,也可以从导致合同风险的影响因素的方面挖掘。因为合同管理的每个阶段和环节都存在着风险。所以,根据流程的风险分析就可以分成以下各个阶段的风险分析:

2.1准备阶段的风险

这一阶段的风险主要是由于合同准备过程中的不得当行为导致的,包括合同策划风险、调查风险、准合同对象的风险、谈判风险、合同文本风险、审核风险等。

(1)合同策划风险的具体内涵是:在进行合同策划时,由于合同的内容超出或落后于企业的战略发展目标以及业务实现目标所导致的风险。这种风险主要有两个影响因素:一是合同设定的目标同企业所制定的各项目标不匹配;二是有意逃避合同管理的有关规定,比如擅自大而化小,把较大金额或较高级别的大合同重新拆分组合成小金额低等级合同。针对此阶段风险控制的主要方法有两种:第一种是加大对以上两个目标的一致性的审核;第二种严格规定合同的不可拆分原则,把合同的制定和执行责任到人。

(2)合同调查风险的具体内容是:在对合同进行调查时,对被调查对象的评价有失客观公正的原则。这种风险一般表现为高估调查对象的履约能力和商业信誉。规避这类风险主要在于大力提高相关调查员的专业水平以及责任心,以事实为依据,理性客观的对被调查者做出判断。除此之外,还可以针对合同使用的双方建立商业信用档案制度等。

(3)准合同对象风险的具体内容是:准合同对象不能明确确定的风险。准合同风险包括以下两点:一是未能将有效履约的双方明确为准合同对象;二是错误的把具有履约能力的对象排除在外。有效规避这种风险可以通过加强防范措施,即集体决策的的制度。

(4)合同谈判风险的具体内容是:谈判过程中由于疏忽或考虑不周所导致损害自身利益的风险。此类风险一般体现为:对合同涉及到的产品具体信息的忽视,比如产品或服务的标的、质量或技术标准等,甚至是违背当地政策的内容,这些至关重要的细节有可能给企业带来巨大的损失。有效避免这类风险的措施提高谈判团队的素质,如谈判队伍的人员结构要多元化和专业化;在谈判过程中,要认真聆听对方陈述,及时总结谈判条款,充分研究谈判策略,将团队的智慧发挥到最大化。

(5)合同文本风险的具体内容是:在对合同的内容和条款进行设定时出现的不得当的风险。此类风险一般体现为:合同内容和条款可的制定有失逻辑或欠缺完整性,这样就极有可能产生误解;此外,还有一种表现是,不了解企业当地的有关政策法规,制定出违背规定的条款。消减此类风险的最好方法就是加强合同的审核。

(6)合同审核风险的具体内容是:在对合同进行审核时,由于审核人员的疏忽未发现合同的不当条款的风险。此类风险一般表现为:审核者由于专业素质低或工作态度不端正,没有发现合同中有损自身利益的条款;发现合同本身存在的问题,但是没有提出合适的修改意见。

2.2签署阶段的风险

(1)合同签署风险一般表现为三种,分别是:一超出规定的权限进行合同签订;二由于合同印章管理失误,错盖合同印章;合同签署后,因保管不当,条款被篡改。降低这类风险的主要措施是:职责统一,部门清晰,严禁越权;严格印章管理,盖章程序化、专门化;签署过程现场化,当面化;合同内容防伪化,比如公章做出特殊标记,或者条款制定内部特殊化,防止被任意篡改。

(2)合同移送到有关部门过程中存在以下风险:错误地将合同送到无关部门;管理合同的有关部门未能及时妥善处理合同;保密工作不周全,导致合同泄密。降低这类风险的方法有:严格按照合同签收制度运行,并且要把无关的合同尽快退回;指合同保管专人化,并为其提供相应的设施。

2.3履行阶段的风险

合同履行阶段的风险主要包括合同履行过程中的风险、合同变更或转让风险、合同终止风险等。

(1)合同履行过程中存在的风险一般有以下几种:一是违约风险,即没有按合同中规定的条款履行相应的义务。降低此类违约风险的常用方法首先要做好前期的调查工作,包括合同对象的履约能力以及商业信誉,尽量和这两方面评价高的企业签约;在合同文本中必须明确违约需承担的责任;签订合同时,要让合同对象为能够履行合同提供担保措施;签订合同后,还要对合同对象进行履行监督,如果发现合同对象有违约的迹象,那么就应当采取相应措施把损失降到最低。

(2)合同变更或转让过程中的风险一般要表现为:未能及时有效的对需要变更的条款作出更改;未能按照严格的变更程序随意更改,导致变更内容无效;合同双方尚未达成一致意见,导致合同转让行为无效;降低这类风险的主要措施是:合同的各种“动态”及时向相关负责人报告;合同双方达成一致意见后方可对合同变更或转让的内容和条款作出决定;合同管理程序严格化。

(3)合同终止风险一般表现为:在合同条件不充分时,终止合同;合同终止时没有办理必要的终止手续。降低这种风险的主要措施是:将合同终止时需要的相关文件按照严格的程序进行逐一办理;到专门化的机构对合同严格复核终止手续。

2.4履行后管理阶段的风险

合同履行后的管理阶段也存在一些风险,即在履行合同后或终止合同后的管理过程中存在的风险,包括合同归档保管的风险、执行情况评价的风险等。

(1)合同归档保管的风险一般有以下两个方面:一是丢失合同或者内容泄密;二是合同被滥用。降低这类风险的主要措施是建立责任追寻制度;制定严格的合同借阅的审批制度;对已签订的合同做不定期的检查工作,并提高检查的频率。

(2)合同执行情况评价风险的具体内容是:忽视合同运行的评价;未能对合同的内容做针对性以及全方位的评价。降低这类风险的主要措施是:及时向合同对象进行合同执行的回馈反映,建立起一套完整的合同执行评价操作说明;实施责任追究制度等。

3风险影响因素及其控制方法

导致合同风险的主要因素有三种,分别是:外部因素、对方因素、自身因素。

3.1外部因素

外部因素包括的内容十分广泛,有当前政治经济情况,社会发展走向,自热环境反映,科学技术态势等等。合同双方在签订合同时,不但要考虑到有关企业发展、运行、合作等切身利益条款,还要关注来自企业之外的各种影响因素,尤其是是国家的大政方针以及法律法规方面的影响。由于这些企业外部的影响因素所导致的后果,合同签订双方都没有办法控制,只能根据掌握的规律做出合理预测,并采取相应的预防规避措施。当然,这些外部的影响因素虽然不可控,也不能精确预测,但是,在企业条件允许的情况下,可以采取分担风险的措施,常见的方法有购买保险。

3.2对方因素

因合同对方的原因导致合同风险的因素主要包括合同对方的蓄意欺诈或违约、财务状况不佳、生产能力与技术水平等。如对方一开始就根本没有履行合同的意愿,签订合同的目的就是为了欺诈他人;或者在合同履行过程中借故小题大作,蓄意不履行合同义务;或者陷入财务困境,无力履行合同义务;或者因生产能力或技术水平等方面的原因,无力履行合同规定的数量或质量标准等。控制这类风险,可采取“事前防范、事中控制、事后补救”的方法。事前防范就是在签约前全面调查对方的签约动机、履约能力和商业信誉等,并做出恰当的风险评估;只与具有良好履约能力和商业信誉的单位签订合同;只签订与对方履约能力相符合的合同;要求对方提供履行合同的担保等。事中控制就是密切监控合同履行过程,一旦发现对方有违约的可能,或者已有违约行为,立即采取相应的对策,防止风险扩大和发展。事后补救就是在对方违约后,根据合同约定追究其违约责任,甚至采取合同仲裁或诉讼方式等。

3.3自身因素

企业自身因素导致合同风险的影响因素包括:决策水平、管理能力、人员素质、技术水平等等。合同决策的过程中,存在合同的策划尚未系统化,在确定准合同对象时没有严格按照符合本企业要求条件进行查找匹配,合同中出现的关键内容含糊不清;管理水平的影响原因主要有公司的战略目标以及经营目标不能恰当的设定,甚至与合同管理相关的职责相脱离,合同的管理过程有重大缺陷;人员素质所导致的风险因素包括有关负责人和工作人员专业素质不合格、工作的态度不端正、未能严格执行合同制度、故意规避合同中存在的问题、与其他企业人员共同欺诈本企业等;因财务状况所导致的风险一般是由于企业财务状况出现问题而而失去还债的能力,导致违约;生产能力和技术水平因素主要是指企业目前生产能力或技术水平不能满足履行合同义务的要求等。控制此类风险的主要策略是风险降低,即建立合同内部控制并严格执行。

4合同风险的主要应对策略

针对合同中存在的诸多风险,企业可以采取风险规避、风险降低、风险分担等方式,从而降低风险对企业造成的损失。

4.1风险规避

风险规避是指企业没有能力承受风险所带来的冲击,通常情况下,这类企业会选择放弃或者终止合同中的部分条款,从而来最大程度的降低损失。根据规避风险的的程度以及采取的方式,可将他们分为完全拒绝承担、逐步试探承担两种策略。

(1)完全拒绝承担合同风险的含义是在针对合同风险进行评估后,企业直接拒绝承担某类或某个合同风险。在签订合同之前,企业都应该对合同对象企业做全面的合同风险评估,如果该企业认为合同对象企业存在长期经营管理不善、财务状况十分混乱、企业的产品或服务质量低下、商业信誉严重受损等现象,那么本次合同签订的风险就很高,应取消与这家企业签订合同。

(2)逐步试探承担合同风险的意思是在针对合同风险进行评估后,合同对象的整体状况虽然不是十分完善,但是不会为该次合作带来损失,只是导致盈利减少,那么最好采用分步实施的方法,有效规避部分风险。如果在对合同对象企业进行完合同风险评估后发现,和他们合作可能会带来较大的风险,但是,本公司所需的产品只有合同对象公司能够提供,那么也可以采取这种风险规避的策略。具体的方法是:以小变大,金额逐步增多,边合作边观察,然后在决定是否进行更大金额的合同签订。

4.2风险降低

风险降低是指在权衡企业的成本效益后,制定出一套完整的风险防御系统措施,这套系统要保证能够将合同风险控制在有限的承受范围之内。风险降低针对于企业内部而言需要做好精细的内部控制,以此来更好的抵抗风险。

4.3风险分担

风险分散,简言之就是“大而化小,小而化无”的一个过程,具体做法是将较大金额的投资分散于几家能够提供相同产品或服务的公司,和不同的企业签订合同,把风险分散在不同的地方,以此来有效的规避由于合同对象企业由于某种情况经营不善带来的合同风险损失。

参考文献

[1]朱锦余.合同管理流程及其主要风险分析与控制研究[J].会计之友(中旬刊),2009,05:4-7.

[2]任明.企业合同风险管理研究[D].天津大学,2007.

[3]楼海军.国际EPC水泥工程风险管理研究[D].武汉理工大学,2011.

[4]李飞.中央企业境外投资风险控制研究[D].财政部财政科学研究所,2012.

[5]谭德俊.基于经济资本的商业银行全面风险管理研究[D].湖南大学,2014.

[6]杨宝君.国际油气勘探开发项目的风险管理研究[D].哈尔滨工程大学,2003.

[7]王丽荣.企业合同管理流程及其风险与控制[J].中国外资,2013,22:172-173.

第2篇:商业合同管理范文

(一)加强经济合同风险管理降低企业经济风险。

企业在经营过程中面临着诸多风险,但最直接的风险来自确定买卖双方权利义务的经济合同,例如,企业未对违约责任进行认真审核,如果无法按期交货,则将面临巨大的经济损失;再如,企业对于一些老客户,在销售过程中未与其签订经济合同,当客户无法偿还货款时,企业则面临举证责任难等问题。企业通过加强合同管理可以及时发现合同中隐藏的潜在风险、减少由于工作人员马虎使企业面临风险、提醒企业按时、按量履行合同、提高对企业合同保管重视程度,最终可以有效地降低企业经济风险。

(二)加强经济合同风险管理提升企业信誉度。

在市场竞争不断加剧的今天,企业若想生存并发展,不光应有合格的产品、诱人的价格,而且应有良好的商业信誉。加强企业经济合同管理可以保证企业与良好信誉的客户签订买卖合同,可以对签订合同的履行情况进行实时跟踪,保证按时交货,在企业面对违约、合同变更中,能够按照法律规定及时进行处理,减少客户及自身的经济损失,并给客户留下守信用的形象,利于今后与客户长期合作,健康、持续地发展。

(三)加强经济合同风险管理提高企业经济利益。

规范、合理的经济合同可以保证企业不断提高自身经济利益,但由于企业对于合同条款的漠视,将导致企业出现违约时承担巨大的经济损失。加强经济合同管理,可以促使企业各个业务部门对经济业务的合理性做出正确的判断,并通过对合同条款的实时跟踪,不断降低企业成本,保质保量地完成合同义务,正确地处理合同变更、纠纷,使企业创造更多财富。

二、企业经济合同风险管理中存在的问题

(一)企业法律意识淡薄,对经济合同管理重视程度不足。

企业领导一味追求经济利益最大化,将主要精力放在扩大产品销量、降低产品成本上,对于签订的经济合同重视不够,甚至在发生买卖行为时未与客户签订经济合同,无法保护企业经济利益,使企业面临巨大的经济风险。

(二)企业经济合同行为不规范,易导致企业承受巨大经济损失。

由于企业对经济合同管理重视不够及工作人员法律知识的匮乏,在签订经济合同时,未将交货地点、违约责任、自然灾害免责条款等内容列入合同中,甚至缺少必要的法人签章或企业公章,一但发生法律纠纷时,则面临复杂的法律诉讼过程。

(三)缺乏有效的经济合同管理手段,降低合同风险管理效率。

企业经济合同管理方式落后,对合同编号管理不严,经常造成合同丢失,当发生法律纠纷时,无法向法院提供有效凭证;未能根据自身经营特点,合理使用合同管理软件等网络计算机技术,合同签订、修改、变更存在随意性,合同条款的修改及管理无专人负责,合同管理工作效率低下,给企业带来巨大的违约风险及人、财、物的浪费。

三、加强企业经济合同风险管理的措施

(一)提高企业法律意识,防范潜在经济合同风险。

目前,我国企业经济合同纠纷产生的原因主要是由于企业缺乏法律意识,未能按照合同法律规定条款进行合同签订、履约,最终导致企业间产生合同纠纷,造成巨大的经济损失及丧失商业信誉。企业应提高法律意识,不断学习、更新法律知识,以法律武装头脑,充分利用法律武器争取最大利益及避免发生违约行为,给企业造成经济损失。例如,企业在签订经济合同前可由法律咨询部门或聘请法律中介机构对合同条款进行严格审核,及时发现针对本企业存在的潜在不利条款,并对合同中担保人及资产抵押物价值、资信情况进行详细调查,保证客户违约时企业利益得到足额补偿。

(二)建立健全企业经济合同风险管理制度,规范企业经济合同行为。

一是建立科学有效的合同管理制度。企业应根据自身特点制定本企业经济合同管理制度,使企业在签订、履行、归档过程中能够按照制度执行,降低企业经济风险,提高企业合同管理水平。制度的内容不仅应涵盖合同签订等全过程,包括对合同的洽谈、审核、终止等全部程序。例如,在与某客户签订合同前,由销售人员对客户的资信情况进行详细的调查、取证,如果选择赊销方式进行销售,还应取得客户的资产抵押或担保,并对抵押资产进行评估,避免企业由于客户无法支付货款面临巨大的财务风险。而且应该详细规定各个业务部门在经济合同管理中的职责范围,给予合同管理部门一定的配合、支持。同时,制度中应体现部门、员工合同管理奖罚制度,督促、鼓励员工重视合同管理工作,促使企业经济合同管理工作顺利开展。二是在企业内部成立法律咨询机构,由该部门专职负责经济合同涉及的法律事项。同时,该部门应与合同管理部门联合制定合同审核、归档、纠纷处理等制度,保证企业经济合同符合现行法律法规规定,并通过采取事前审查、事中跟踪、事后监督手段对经济合同管理全过程进行监控,保障企业合法利益不被侵害。三是合理使用网络计算机技术,对合同审核、签订、履行跟踪、变更、终止全过程进行监控,避免由于人为因素造成恶意篡改合同行为的发生。

(三)录用、培训合同风险管理专业人才,提高企业经济合同管理水平。

第3篇:商业合同管理范文

关键词:合同管理;信息化;出路

当前,信息化技术已经被全面地应用于社会各个领域建设当中。作为企业管理工作中的一分子,合同管理工作的进一步发展自然需要依赖信息技术的作用发挥。虽然当前大部分企业已基本实现合同管理的信息化运用,但其中仍然存在很多需要改进的方面,为了进一步提升企业合同管理信息化建设水平,企业必须要站在科学发展观的高度之上,制订更为科学、全面的优化方案。

一、探讨合同管理信息化建设的必要性及价值

(一)合同管理信息化是企业合同管理工作发展到一定阶段的必然选择随着科学技术的不断进步,有力地推动了企业合同管理工作的建设发展,而在这个过程中,信息化技术起到了重要的价值。通过对信息技术的运用,改变了企业合同管理以往对人力的过度依赖,显著地提高了合同管理的质量与效率,使企业合同管理得以上升到一个新的高度。由此可见,信息化的合同管理才是当前企业合同管理建设的新方向,更是企业合同管理发展到一定阶段的必然选择。

(二)合同管理信息化是企业管理现代化发展的客观需要信息化管理是现代化管理建设的重要标志之一,也是企业实现管理现代化的必然选择,而合同管理作为企业管理工作中的一分子,只有当其实现了信息化建设之后,才能够使企业的管理工作成为一个全面的整体。首先,信息化的合同管理更加科学规范,可以有效降低合同管理过程中的失误,提高企业合同管理质量,保证合同管理工作的有序进行;其次,信息化合同管理可以使企业合同管理上升到技术高度,这也是现代企业管理发展朝着现代化方向迈进的重要标志之一。

(三)提高安全系数,保证企业经济利益合同是企业发展中的重要文件,如果丢失或者被盗取,将会直接造成企业的经济损失,因此,确保合同安全是企业合同管理的重中之重。而信息化的合同管理则有利于进一步提高企业合同的安全性,维护企业的经济利益。在传统合同管理模式下,合同都是由合同管理人员线下保管,这对合同管理人员的职业素养和工作能力考验是比较高的,极易发生管理疏漏和合同保管不当等问题,信息化的合同管理会将合同以数字化的形式储存在电脑中,而且大多需要进行登陆验证才能够获取到合同信息,因此极大地提高了合同的安全性和保密性。

二、企业合同管理信息化建设的建议探讨

(一)建立良好的合同管理信息化发展氛围首先,很多企业并未将信息化全面应用于合同管理工作当中,对信息化的应用大多只停留在硬件配套设施上,殊不知合同管理人员的信息化水平、合同管理信息化系统安全维护等才是建设的重点。所以企业在合同管理信息化建设中要逐步提高合同管理人员的信息化运用能力及信息化系统的高度;其次,企业领导要积极引领企业全员参与到合同管理的信息化建设中去,为合同管理信息化建设培育良好的发展氛围。

(二)以信息化武装企业合同管理队伍首先,企业要建立健全合同管理信息化培训机制,加快对合同管理人员的信息化技术培训力度,通过完善的培训计划与流程,脚踏实地地开展培训工作,提高合同管理人员的信息化应用思维。其次,将合同管理信息化纳入合同管理人员绩效考核当中,通过与其自身利益相挂钩的方法,进一步增强合同管理人员对信息化合同管理的认识与重视。

(三)做好信息系统安全维护虽然信息化的合同管理可以进一步提升企业合同的安全性,但不可否认的是信息化合同管理同样具有一定的风险隐患,很多企业在构建合同管理信息平台时由于忽视了安全维护工作,致使公司合同被盗,重要信息丢失等。所以企业必须要做好合同管理信息系统的安全维护工作,避免合同管理风险的出现,企业要安装最新的杀毒软件,避免网络黑客的攻击,拦截网络病毒,建立起强大的企业合同管理信息平台,从而在安全的环境下开展合同管理工作。

三、结语

企业要学会用信息化手段不断提高合同管理水平,保证合同规范及高效的签订和履行,有效防范法律风险、优化管理、降低成本,从而提高企业的经济效益。

参考文献:

第4篇:商业合同管理范文

关键词:法律风险;合同管理;风险防控策略

一、企业合同管理现状与存在的问题

1.企业内部相关人员的法律风险防范意识缺失

企业合同一般来说都会实行分级审核的制度。金额的不同、标的不一样的合同将会由企业内部的业务部门、安全技术部门和法务部门进行审核。在合同签约之前,应当由业务部门进行审核,相关业务部门人员通常会将重点放在合同方的专业能力和业务上,往往会忽略对方的其他信息审核。还存在着被动收集对方相关资料,依赖对方主动提供相关资料。对于合同方企业的合同履约能力、纳税人信息等等不会进行考虑。部分业务人员在进行商业沟通的时候,往往不经意间会泄露部分商业秘密,增大了企业的风险。对双方所签订的合同管理不单单是进行分类,而是侧重于对合同的动态管理。很多业务人员在签署合同以后,往往就忽略了严格依照合同执行,对于合同方的延迟供货和合同履行,往往只是局限在口头的告知。在货物签收的时候,局限于对外包装的查看,并不会对货物的质量进行检查,当出现质量问题的时候,没有及时的提出书面的异议文件。对于企业的应收款没有严格依照合同进行催收,或者在催收的过程中,没有使用具备法律效应的文件,使得最终没有留下相应的证据。

2.合同管理的信息化水平较低

当前很多企业没有建立健全规范的合同管理系统,还是使用传统的人工签署流程。由于很多企业的各个分公司部门之间存在着不同的区域,这使得审批的效率大大降低。相关审批资料在各个分公司流转的过程中,也非常容易出现纸质文件损毁的情况,这将导致合同中的商业秘密出现泄露。合同在履约的过程中,往往存在于不同的部门,当企业面临着审计的时候,无法快速的收集相关的资料。各个部门由于只负责该部门负责的事情,对于合同执行的进度,双方合同履行的程度等信息,无法实现各个部门之间沟通,从而导致无法对合同信息进行动态的监管。由于合同档案是实现人工管理,在对合同进行查阅的时候,将会耗费较多的人力物力。

3.没有建立完善的范本合同

大多数企业往往会依照实际的业务来制定合同内容,往往不会首先采用企业的样本合同。部分合同名称的不规范与用语不准确,将会导致合同的内容与实际情况存在着一定的偏差。合同条款是最大程度上规避法律风险的保障,合同中的措辞应当注重严谨,保障所签订双方的权益。很多人员认为合同审查的重点在于对合同正文的核查,往往忽略了产品的质量、进度以及价格等的审查。对于合同变更或者是合同解除的内容没有明确约束。合同中常常出现违约条款不细致或是企业的违约成本过大、企业双方权责不对等。

4.企业内部的合同管理体系不健全

企业的合同管理体系不单单用于内部和外部审查、部门之间的职责划分、印章管理,还应当包括了对合同成本的监督检查、合同风险管理以及绩效考核等等。很多企业都设立了法务部门,招聘专门的人员进行管理,但没有建立起法律顾问、法务专业管理人员和部门中的履约人员体系等等,这将会导致企业的经营成本增加。在实际的企业经营过程中,法务部门也极少参与到公司的重大项目的决策过程中,合同管理大都偏向于流程。合同签订仅仅只是合同管理的一个环节,实际上的财务部门往往会在出现合同纠纷的时候才会接触,这使得内部监督体系没有最大程度上发挥其作用。

二、合同管理法律风险防控策略

1.加强业务人员的风险意识

企业的业务部门应当对合同签订前期内容进行调查,核查所签订企业的资信情况。法务部门可以对业务部门进行各项法律的宣导,使得业务人员能够充分意识到对合同签订方的资信情况掌握的重要性,切实了解合同签订过程中的注意事项。在业务合同签订之前,可以指导业务人员登录专业的网站查找对方公司的信息,对于异常企业应当重点关注。一般来说会在各省市的市场监督管理局核查企业的详细信息,重点应该关注企业的股东信息、是否存在经营异常、是否具备相应的资质以及是否被法院公布的执行名单。提高企业业务人员的法律风险防范意识能够最大程度上降低企业的诉讼风险。

2.加强合同管理的信息化水平

通过信息化技术来规范企业内部的合同管理,能够最便捷的为企业的经营提供决策,保障企业的资金安全。合同管理系统应当结合各个部门的实际情况,实现各个部门在合同管理系统上进行合同审批,并就合同的相关内容进行点评。在合同签订完毕以后,应当就合同的履约情况、付款情况、报表管理等情况进行全流程的管理。合同在签订的时候,应当依照企业内部的规则制定出唯一的编号,对合同的关键内容信息进行抽取,实现多级审批,最大程度上规避法律风险,系统所生成的合同应当具备水印功能,能够保障合同的真实性。在合同履约的时候,应当对合同的款项支出和收入进行全流程管理,对于合同的变更、解约等信息,应当确保能够在第一时间告知各个部门。归档以后的合同应当可以被各个部门进行调取和分析。

3.企业应当制定出符合企业发展的范本合同

合同条款风险的产生是导致法律风险最大的来源。当企业之间出现合同纠纷的时候,企业应当结合合同的条款进行自我保护。企业应当不断推进范本合同的签订,减少因为合同签订而导致的合同风险,保障所签订的合同质量。合同文本的标准版需要多个部门进行编写,然后进行有针对性的改变。企业应当就经常签订的范本合同进行分析,将招标项目合同以及非招标项目合同进行梳理,结合市场上企业的情况,制定出满足企业发展的合同框架和模板。合同中的通用条款应当只需要补充所签约双方的信息和本次所签订的主要内容。假定出现对签约双方的条款出现异议,则需要结合异议的部分进行单独列出。业务部门可以结合实际的情况有针对性的对合同进行改善,使得合同会签的效率明显提升。法务部门则需要关注合同中的非标准条款和内容,这将使得合同的风险大大降低。标准化的合同在执行的过程中,可以结合业务部门的实际情况与公司流程的实际情况进行有针对性的改变,当出现法律法规改变的时候,应当及时的对合同范本进行改变。

4.打造满足企业的法律风险防控模式

法务部门需要结合企业的实际情况不断的完善范本合同的修改,财务部门应当结合合同的执行与财务预算的相关情况进行汇报,各个部门应当就合同的履行情况进行汇总,定期向管理层提交合同履约的进度情况。一旦出现没有依照合同进行履行的情况或者是合同方没有严格按照要求进行履行的情况,各个部门应当结合运营部门人员向法务部门提交双方沟通的证据,对于没有及时的将合同履约不完善的情况进行汇报或者是造成公司出现重大损失的情况,公司应当纳入考核。当企业出现难以解决的问题的时候,应当积极的与外部律师沟通,完善合同的履约机制与风险预估机制。通过加强对合同的监督检查,使得企业的预算、采购价格、招投标流程等能够相互制约,最终形成多个部门对合同管理负责的局面,最终使得合同管理能够推动企业的快速发展。

三、结语

企业的合同管理是一项要求标准非常高且难度较大的工作。相关工作人员需要切实遵循我国相关法律,对企业合同签订过程中的相关条款进行严加审核,建立健全企业内部的规章制度,就能够最大程度上规避企业日常经营过程中所遭遇的各项问题,保障企业的收益不受到影响,从而能够使得企业的日常管理目标能够达成,有效的推动企业的快速发展。

参考文献:

[1]杨洁佳.电信行业采购领域法律风险研究[D].上海交通大学,2015.

[2]张英.论中小企业经营的法律风险及防控[D].河北大学,2013.

[3]肖辉.中国矿业企业跨国投资风险预警监控研究[D].武汉理工大学,2013.

第5篇:商业合同管理范文

关键词:企业;合同管理;法律;风险识别;控制

现代企业作为商业的主体,其以盈利作为日常运行的根本目的。企业在业务的日常经营过程中年需要购买设备、材料以及商品的售卖等,这些经营活动都离不开合同的签订和履行。由此看来,合同在企业的日常业务活动中发挥着极其重要的作用,但是合同自身所具有的风险也是现代企业无法规避的。企业在日常运行的过程中面临着各种各样的风险,其中合同中存在的风险所占比例最大,所以科学合理的控制合同中的各项风险对与现代企业来说是非常重要的,也只有这样企业才能实现自身利益的最大化,并提高自身的社会形象,增加自身的商业信誉。企业合同风险的控制工作不仅仅只需要过硬的专业理论和丰富的工作经验,还要不断的对合同的实践活动进行不断总结,将合同实践活动中的感性认识提升为理性认知,并合理的运用到日后的合同风险控制工作中,只有这样才能最大程度上发挥合同风险控制的作用,保障企业日常业务活动的正常开展。在市场经济条件下,企业合同法律风险已经变得无处不在,如果企业的相关部门不能对其进行足够的重视,一旦风险发生,就会对企业正常运营造成影响,并使得企业产生巨大的经济损失。另外,市场化程度的提升也促使了合同法律风险不断的增加,所以,如何规范合同控制,有效的规避合同中的法律风险问题,已经成为了现代企业管理工作中不得不面对的问题。

一、企业合同法律风险

企业合同的法律风险主要是指企业在签订合同以及履行合同权益的过程中,其实际的结果与预期的效果产生差异,从而使得企业必须要去承担一些合同之外的法律责任,如果企业在承担法律责任的过程中不能很好的应对,可能就会对自身的发展造成不可逆转的损失。一般情况下,合同的法律风险主要是由于企业外部的法律环境发生了变化,或者企业相关部门或员工并没有按照合同中所签署的条款来行使权利造成的。

(一)合同签订前的隐藏风险

通常情况下,企业合同的法律风险都体现在合同对方的主体资格和履约的能力水平上。因为大多企业在签订合同之前都没有对合同中的合作方进行充分的了解,这样就很有可能会出现合作方与主体资格不相符的情况。另外如果签订合同的当事人能力有限,或者是企业的人来签订合同,都会最终导致所签订的合同不具有法律效益。甚至如果签订合同的当事人履约能力有问题,还可能会导致合同中途停止,无法继续履行。

(二)合同签订时的风险

合同在签订过程中存在的风险主要是合同内容和形式中存在的相关风险。合同中的内容是整个合同的重要组成部分,其主要体现在合同中的相应条款,如果合同中的相关条款违反了法律的强制性规定,就会使得合同不再具备法律效力。例如A企业打算投资建设一个项目,并且这个项目需要按照国家的相关规定来进行招投标程序,但是A企业并没有经过招投标程序就直接和B公司签署了建设设同,那么这种合同就属于无效合同。合同形式上的风险主要表现为合同形式的不健全,打法律的擦边球。例如合同中约定产品的质量标准并单独制作了相应的合同附件,但是在签订合同时却没有附之前所制定的质量标准附件。

(三)合同履行时的风险

合同在履行过程中的风险,主要是指企业在履行合同的过程中,由于对方违反了相应的条款或者受到一些外界因素而产生的风险,在对企业造成经济损失的同时,还可能会影响到企业业务活动的正常开展。合同在履行过程中的风险集中体现在了企业相关部门对合同的日常管理不够重视,不能及时了解合同对方的一些变化,从而对企业造成不必要的经济损失和法律纠纷。另外如果企业在合同违约问题上应变能力较差,对违约方的责任追究不够及时,或者是在处理违约纠纷的过程中举措失当、错过了诉讼时效等也同样会对企业造成经济损失。合同在履行过程中的风险,也包括企业自身在生产经营过程中出现问题或者投资失败所产生的合同风险。

二、合同管理的法律风险的控制策略

(一)对合同的管理制度进行健全

企业要想对合同中的风险进行有效的控制就要从基础入手,完善合同管理的相关制度,根据企业的具体情况对合同的管理制度进行合理有效的建设。在合同管理制度的建设工作中,企业中的相关部门一定要做到明确管理职责、分清管理层次、程序科学规范,从而逐渐将合同中的权益纠纷控制在一个规范有序的状态中。然后就是对企业的合同管理工作进行规范,企业中的相关部门要对合同进行统一管理,在企业的重大谈判活动中,合同管理部门要积极的参与其中,找出谈判过程中可能会出现的风险,并对其进行登记备案。

(二)加大投资,提升管理人员综合素质

随着合同管理信息的不断增加,传统的合同管理模式已经不再适用,首先,应当加大合同管理部门的资金投入,使得合同关系工作更加的规范化,有效的规避合同中可能存在的风险。另外,积极引进先进的计算机信息管理技术,提高管理工作效率,实现合同的信息化管理。合同信息化建设与管理技术的不断更新,应当积极引进智能化、现代化管理系统,加强计算机的管理应用功能,对合同中的内容和形式上的法律风险进行有效评估,提高合同风险控制的精确性。企业单位还要增添硬件设施,引进专业管理人才,从而实现管理目标。管理人员的综合素质提高是档案信息化建设与管理工作提高的关键,针对企业领导应当放宽管理眼界,就足于整个企业的长期稳定发展,重视合同管理与风险控制工作,对合同管理信息化建设基层管理人员加强监督。

(三)对重大合同的审查管理进行加强

企业中的重大合同通常是指涉及到土地使用权转让、涉外合同、独家协议等内容的合同。企业的合同管理部门要对这些企业中的重大合同,进行日常的跟踪调查,对合同签订以及日后履行中的各项内容,包括合作对方当事人的整体情况、履行能力等,都要有一个清楚的了解,从而对企业的合法权益进行有效的维护。

(四)对履约结算和动态监督进行强化

合同签订的目的就是为了可以保证合作双方的经济利益和法律效力,所以为了避免在履行合同的过程中出现违约行为,企业的法律人员要加大对合同的监督力度。对已经签订的合同进行全过程动态监督,这样可以及时的发现合同履行过程中存在的问题,并制定合理的应对措施来有效的控制合同中的法律风险。另外,企业中的法律事务部门还要加大与财务部门的沟通力度,积极配合财务部门进行履约结算工作,从而实现对合同法律风险的全面管理。

(五)依法对合同中的违约行为进行处理

在合作双方签订完合同后,其签约的双方主体就成为具有法律限制性质的关系,一旦有一方出现了违约行为,就要按照合同上的相关条约对其进行违约处理。而企业中的法律事务部门就要在审查的过程中对相适应的违法条款进行选择,这对于企业维护自身利益来说非常重要,如果在履行合同的过程中出现了违约行为,法律人员就要根据违约的实际情况来进行协商沟通、诉讼仲裁,找出对方的所有违约行为,从而在最大程度上来维护企业的合法权力,将企业的经济损失降到最低。另外,企业中法律人员在处理完相关的违约纠纷后,还要进一步的完善合同的清算以及清算管理工作,避免“后遗症”的发生。

三、结束语

综上所述,笔者论述了企业与合同管理法律风险的识别与控制工作的重要意义,以及合同管理工作在企业日常运营过程中的重要作用,对合同制存在的风险进行了较为详细的剖析,并有针对性的提出了一系列的解决策略,为企业的合同管理与法律风险控制人员提供了很大的理论支持。当然,最关键的仍是加大对企业合同的管理力度,详细了解合同中存在的风险,最大程度的发挥企业合同管理法律风险识别与控制工作的作用,促使企业可以最大程度上规避法律风险,为企业自身的发展提供充足保障。

参考文献

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